Workflow é a automação de um processo de negócio, como um todo ou parte do mesmo. Nesse processo, por intermédio de documentos, as tarefas e informações são passadas de pessoa a pessoa, para que as mesmas executem as ações de acordo com um conjunto de regras de procedimentos.
Desmembrando a palavra Workflow, é possível notar que a mesma é composta pelas palavras Work (Trabalho) e Flow (Fluxo), conformando Fluxo de Trabalho, o qual tem por objetivo automatizar os processos burocráticos das organizações que necessitam flexibilidade, facilidade de movimentação, controle de informações, envio de notificações e aprovações eletrônicas. Dessa forma, racionalizando os processos e por intermédio da organização e tecnologia, componentes implícitos, aumentará a produtividade.
O Workflow pode ser aplicado em diversas atividades, cujas tarefas, de acordo com as suas características, poderão ser executadas em seqüência ou simultaneamente por diferentes pessoas, ou ainda, pela combinação das mesmas. Para isso, é necessário trabalhar em grupo, pois se somente uma pessoa participar do fluxo, o mesmo não constitui um Workflow.
Exemplo
No exemplo acima, são apresentadas três etapas de aprovação, onde em cada uma das mesmas é possível aprovar a tarefa e dar continuidade ao processo, assim como reprovar a tarefa e finalizar a mesma.
A etapa Iniciar faz referência à solicitação realizada pelo gestor e a etapa Finalizar corresponde ao término das aprovações, onde todas as tarefas foram executadas, atualizando o sistema com as informações constantes na solicitação.
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