RM - Anexo Global

Introdução

Quando o usuário necessita incluir documentos digitais do TOTVS Assinatura Eletrônica em determinado módulo, ele poderá utilizar este ícone e realizar a sua associação diretamente ao TOTVS Assinatura Eletrônica.

Desta forma, o RM está preparado, de forma global e customizada a receber a integração das assinaturas digitais através deste anexo.

Para consultar a documentação do TOTVS Assinatura Eletrônica, basta ir diretamente na visão e clicar no ícone TOTVS Assinatura Eletrônica como mostra a imagem abaixo:

Os arquivos incluídos são associados ao DataServer e a Chave do registro no qual foi aberto o Anexo.

Primeiro acesso através do RM

Quando o usuário ainda não possui cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica, o RM irá validar este usuário quando o mesmo tentar inserir o documento. Caso este usuário já exista o TOTVS Assinatura Eletrônica irá prosseguir com as etapas abaixo, para inclusão dos documentos, destinatários e validadores.

Quando o usuário não existe, ou seja o e-mail cadastrado do usuário logado no RM não existe no TOTVS Assinatura Eletrônica, o RM irá cadastrá-lo automaticamente na tela de inclusão de documentos como mostrado abaixo:

Neste momento o RM valida o usuário logado no RM. Caso o e-mail não seja encontrado no ambiente TOTVS Assinatura Eletrônica, será proposta a sua criação na etapa seguinte:

Será necessário inserir o Nome e o CPF do usuário logado para que o cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica ocorra com sucesso. Terminando esta etapa o usuário já pode inserir seus documentos no portal TOTVS Assinatura eletrônica.

Aba Identificação

Ao cadastrar um documento novo utilizando o anexo na barra de ferramentas, poderemos cadastrar os destinatários e suas validações de processos.

Temos também a opção de visualizar o documento anexado, clicando no link "Visualizar".

O sistema só permitirá anexar um documento do tipo .pdf.

Na aba identificação, poderemos também, consultar diretamente o status do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica. Os seguintes status poderão ser visualizados:

• Pendente: Quando o documento ainda não foi assinado por nenhuma das partes envolvidas;
• Rejeitado: Quando o documento foi rejeitado no TOTVS Assinatura por algum motivo;
• Finalizado: Quando o documento já foi assinado por todos os assinantes.

Aba Destinatários

Nesta etapa deveremos selecionar os e-mails dos usuários que deverão receber o documento para assinatura no TOTVS Assinatura Eletrônica. O RM permite um usuário ser assinante ou validador. O RM não irá permitir a inclusão do documento caso não tenha definido os destinatários. Da mesma forma, não é possível cadastrar um destinatário sem que se defina que o mesmo é validador ou assinante do documento. Na imagem abaixo, temos três e-mails, dois destes são assinantes e um está cadastrado como validador.

Para cadastrar um destinatário, devemos clicar no botão "Novo".

Nesta etapa, podemos inserir um ou vários e-mails separados por ponto e vírgula.

Podemos também fazer uma pesquisa por Cliente/Fornecedor. Somente clientes / fornecedores que possuem e-mail aparecerão nesta listagem. Sendo assim, basta selecionar o cliente /fornecedor e adicioná-lo à lista de destinatários.

Aba Validações

Nesta aba, deveremos selecionar quais processos que irão validar o status da assinatura eletrônica, ou seja, impedindo que os mesmos sejam efetivados caso o documento esteja ainda pendente de assinaturas.

Os processos listados acima se estiverem marcados, somente poderão ser efetivados quando todos os assinantes tenham concluído a sua assinatura. Ou seja, o status do documento está marcado como "finalizado".

Atualizando o status dos documentos

Existem duas formas de atualizar o status destes documentos que foram enviados ao TOTVS Assinatura Eletrônica. O parâmetro Atualizar situação das assinaturas dos documentos ao carregar a visão disponível em Parâmetros / Parâmetros Globais / Integração TOTVS Assinatura Eletrônica irá controlar esse comportamento:

• Caso o parâmetro esteja marcado, assim que for aberta a visão de documentos o TOTVS Gestão de Imóveis irá sincronizar o status destes documentos com o TOTVS Assinatura Eletrônica, o que pode acarretar certa lentidão;
• Caso o parâmetro esteja desmarcado, o sistema irá apenas sincronizar este status utilizando o processo "Atualizar status de documentos". Vale lembrar que, caso o documento não exista no TOTVS Assinatura Eletrônica no momento da sincronia, o sistema irá excluir o documento do RM assim que concluir o processo. 

Independente do parâmetro, os status dos documentos sempre serão atualizados ao efetivar os contratos.

Exclusão de documentos

Para remover os documentos do RM e do TOTVS Assinatura Eletrônica, basta o usuário acessar o processo "Exclusão de documentos".

Este processo irá consultar o documento associado à action em específico e com isso, realizará sua exclusão nos dois sistemas. 

Visualização de documentos

Para visualizar um documento do TOTVS Assinatura Eletrônica e consultar seu status, basta clicar no link "Visualizar", na aba identificação:

Desta forma o sistema irá mostrar o documento e o seu status atual, se está pendente, finalizado ou rejeitado. Possibilitando salvar o mesmo em .PDF ou realizar uma impressão. Além de outros controles.