Histórico da Página
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|---|
<div id="main-content" class="wiki-content group">
<h1 id="GuiaRápidoFluig-Índice">Index</h1>
<p>
<style type='text/css'>/*<![CDATA[*/
div.rbtoc1412695289051 {
padding: 0px;
}
div.rbtoc1412695289051 ul {
list-style: none;
margin-left: 0px;
}
div.rbtoc1412695289051 li {
margin-left: 0px;
padding-left: 0px;
}
/*]]>*/
</style>
<div class='toc-macro rbtoc1412695289051'>
<ul class='toc-indentation'>
<li><span class='TOCOutline'>1</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-PrimeiroAcesso'>First Access</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>2</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Navegaçãodedocumentos'>Document browsing</a>
<ul class='toc-indentation'>
<li><span class='TOCOutline'>2.1</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Conhecendopastas'>Getting to know the
folders</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>2.2</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Acessandoolocalparapublicação'>Accessing
post location</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>2.3</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Criandoumapasta'>Creating a folder</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>2.4</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Visualizandodocumentos'>Viewing
documents</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>2.5</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Publicandoumdocumento'>Posting a
document</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>2.6</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Publicandoumdocumentoexterno'>Posting
an external document</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>2.7</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Publicandoumdocumentoespelho'>Posting a
mirror document</a></li>
</ul></li>
<li><span class='TOCOutline'>3</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Definiçãodeformulário'>Form definition</a>
<ul class='toc-indentation'>
<li><span class='TOCOutline'>3.1</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Publicandoumadefiniçãodeformulário'>Posting
a form definition</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>3.2</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Exportandoumadefiniçãodeformulário'>Exporting
a form definition</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>3.3</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Publicandoumformulário'>Posting a form</a></li>
</ul></li>
<li><span class='TOCOutline'>4</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Workflow'>Workflow</a>
<ul class='toc-indentation'>
<li><span class='TOCOutline'>4.1</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Tarefas'>Tasks</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>4.2</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-ComocriarumprocessoWorkflow'>How to
create a Workflow process</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>4.3</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-CadastrandoumformuláriodeumprocessoWorkflow'>Registering
a Workflow process form</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>4.4</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-CadastrandoatividadesdeumprocessoWorkflow'>Registering
Workflow process activities</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>4.5</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Atividadesautomáticas'>Automatic
activities</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>4.6</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Atividadesparalelas'>Parallel
activities</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>4.7</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Cadastrandoosfluxosdasatividades'>Registering
activity flows</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>4.8</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-CriandoumLink'>Creating a Link</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>4.9</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Visualizandoodocumentoatravésdolinkcriado'>Viewing
the document through the link created</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>4.10</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Exemplodecriaçãodeumprocesso'>Process
creation example</a></li>
</ul></li>
<li><span class='TOCOutline'>5</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Qualidade'>Quality</a>
<ul class='toc-indentation'>
<li><span class='TOCOutline'>5.1</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-CópiaControlada'>Controlled Copy</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>5.2</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-ListaMestra'>Main List</a></li>
</ul></li>
<li><span class='TOCOutline'>6</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Opção'Ajuda''>'Help' Option</a></li>
<li><span class='TOCOutline'>7</span> <a
href='#GuiaRápidoFluig-Personalização'>Customization</a></li>
</ul>
</div>
</p>
<p> </p>
<h1 id="GuiaRápidoFluig-PrimeiroAcesso">First Access</h1>
<p>
After following the steps of the Installation Guide (<a
href="73075634.html">Windows</a> and <a
href="146181961.html">Linux</a>), you need to access Fluig
through a browser, entering: <HOST>:<PORT>/portal.
</p>
<p> </p>
<h1 id="GuiaRápidoFluig-Navegaçãodedocumentos">Document browsing</h1>
<p>
Document browsing has the objective of <span
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">effective
management of organization documents. Fluig groups different file
formats, such as: emails, reports, images, graphs, videos, projects,
and plants, always keeping them updated with version control. Besides
the ease of access and security per user.</span>
</p>
<p> </p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-Conhecendopastas">Getting to know the
folders</h3>
<p>Folders are places where the documents, rules, drawings,
spreadsheets, and timelines are grouped to make it easier for future
location and browsing.</p>
<p>
In Fluig main menu, by clicking the <em>Documents</em> icon, you
can see <em>Document browsing</em> (figure 1.1). In this area,
you categorize your documents, enabling the management of project
folder and the addition of drawings, minutes, timelines, and all the
digital files.
</p>
<p>This area displays the main folders of Fluig, where you can
browse the whole existing content, all being controlled by the
security profile of the user accessing the Fluig solution.</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74024843.png"
data-image-src="attachments/73894420/74024843.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 1.1 - Fluig Document browsing.</strong>
</p>
<p> </p>
<p>Follow the next steps and check how it is easy to manage
documents.</p>
<p> </p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-Acessandoolocalparapublicação">Accessing
post location</h3>
<p>You will access the folders to view or post a document.</p>
<p>To access the folders, just click the respective screen links,
note that Fluig is as simple as browsing the Internet.</p>
<p> E.g., click the Planting Ideas/Planting Ideas Program
folder and access the document "The Branch".</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74024846.png"
data-image-src="attachments/73894420/74024846.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 1.2 - Example of browsing folders and document
view.</strong>
</p>
<p>
<strong><br /></strong>
</p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-Criandoumapasta">Creating a folder</h3>
<p>To create a folder, just follow the steps below:</p>
<p> </p>
<a name="composition-deck-samples"></a>
<div id="samples" class="deck" history="false" loopcards="false"
effecttype="fade" effectduration="0.5" nextafter="0.0">
<ul class="tab-navigation"></ul>
<!-- // .tab-navigation -->
<div class="deck-cards panel" style="">
<div id="1" class="deck-card active-pane" style="" cssclass=""
accesskey="" label="Passo1" title="" nextafter="0"
effecttype="default" effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li>In the document browsing action menu, click the <em>New
Folder</em> option;
</li>
</ul>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74024849.png"
data-image-src="attachments/73894420/74024849.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 1.3 - Path to create a new folder.</strong>
</p>
<p> </p>
</div>
<div id="2" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 2" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<div>
<ul>
<li>It will open the screen to fill in the folder
information, as in the following example:</li>
</ul>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74024850.png"
data-image-src="attachments/73894420/74024850.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 1.4 - Screen for entering the Folder data.</strong>
</p>
<p style="text-align: left;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
</div>
<div id="3" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 3" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li>After filling in the Folder data, click <em>Confirm </em>to
add.
</li>
</ul>
<p> </p>
</div>
</div>
</div>
<!-- // .deck -->
<p style="text-align: left;">
<strong><br /></strong>
</p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-Visualizandodocumentos">Viewing documents</h3>
<ul>
<li>To view documents, you can browse the folders.<br />
<br /></li>
<li style="text-align: left;"><span
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">Search the
documents posted in Fluig using the link </span><em
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">“What would you
like to find?” </em><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">(figure
1.5), displayed on top of the Fluig portal.</span><br />
<img class="confluence-embedded-image"
src="attachments/73894420/74024860.png"
data-image-src="attachments/73894420/74024860.png"><br />
<strong><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">Figure
1.5 – Fluig search screen</span></strong><br />
<span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;"><br /></span></li>
<li>Perform more refined searches, <em>“Advanced”</em> option,
where the <span>user </span>can restrict the search by entering
search arguments.         
</li>
</ul>
<p> </p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-Publicandoumdocumento">Posting a document</h3>
<p>To post a document, just follow these steps:</p>
<p> </p>
<a name="composition-deck-Samples"></a>
<div id="Samples" class="deck" history="true" loopcards="false"
effecttype="fade" effectduration="0.5" nextafter="0.0">
<ul class="tab-navigation"></ul>
<!-- // .tab-navigation -->
<div class="deck-cards panel" style="">
<div id="1" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo1" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li>After finding the folder where the document will be added,
click the <em>New Document</em> option, in the document browsing
action menu.<em><br /></em>
</li>
</ul>
<p style="text-align: center;">
<img class="confluence-embedded-image"
src="attachments/73894420/74024985.png"
data-image-src="attachments/73894420/74024985.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong style="text-align: center;">Figure 1.6 - Path to
create a new document</strong>
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong style="text-align: center;"><br /></strong>
</p>
</div>
<div id="2" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 2" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<p>The document registration function is divided in five
sections. In the first section, "Publishing Files", we will
determine the filed that will be posted in the document. Whenever
you want to send a file to Fluig, you need to: </p>
<ul>
<li>Click the <em>Choose files </em> button (figure 1.7). This
feature is very important because it transfers a file from your
computer to Fluig environment, where you usually do backups that
ensure information security.   
</li>
</ul>
<p style="text-align: center;">
<img class="confluence-embedded-image"
src="attachments/73894420/74024987.png"
data-image-src="attachments/73894420/74024987.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong style="text-align: center;">Figure 1.7 - Add a
document</strong>
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong style="text-align: center;"><br /></strong>
</p>
</div>
<div id="3" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 3" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p align="center" style="text-align: left;">
<span><br /></span>
</p>
<p align="center" style="text-align: left;">
<span>In section “General Information” (figure 1.8), you
will add information about the document.  The elements of
this section are described below:</span>
</p>
<p align="center" style="text-align: left;">
<span><img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74024988.png"
data-image-src="attachments/73894420/74024988.png"></span>
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 1.8 – Add a document - General Information
Tab.</strong>
</p>
<p> </p>
<ul>
<li><strong>Comment:</strong> Enter a comment that describes
the content of the document that is being posted.</li>
<li><strong>Keyword:</strong> Enter keywords that make it easy
to locate the document.</li>
<li><strong>Version/Review Description:</strong> Enter a
description for the current document version/review.</li>
<li class="textotabela"><strong>Version/Review:</strong> Enter
the document start version/review number that is being posted.</li>
<li><strong>Unchangeable Version/Review:</strong> When
selected, it determines the document version/review is
unchangeable, not allowing changes to the document posted. In this
case, the change is only possible with a new version/review.<br />
<br /></li>
</ul>
<p>Still in the setting tab of "General Information" (figure
1.9):</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74024990.png"
data-image-src="attachments/73894420/74024990.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 1.9 – <strong>Add a document -
General Information tab.</strong></strong>
</p>
<p> </p>
<ul>
<li class="textotabela"><strong>Document Expires?:</strong>
When selected, it determines that the document being posted will
expire on the date entered in the "Valid until" field.</li>
</ul>
<div class="aui-message warning shadowed information-macro">
<p class="title">Important</p>
<span class="aui-icon icon-warning">Icon</span>
<div class="message-content">
<p>
<strong> </strong>If this field is not selected, determining that
the document must not expire, the date entered in the "Valid
until" field is not considered.
</p>
</div>
</div>
<p class="textotabela"> </p>
<ul>
<li class="textotabela"><strong>Expiration
Notification Period:</strong> <span
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">Enter the
advance period, in number of days, that should be considered for
sending the document expiration notification. </span><span
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">If 0 (zero)
is entered, the value entered in General Parameters will be used.</span></li>
</ul>
<ul>
<li class="textotabela"><strong>Valid from:</strong> Enter the
date that determines the start of document validity.</li>
</ul>
<div class="aui-message warning shadowed information-macro">
<p class="title">Important</p>
<span class="aui-icon icon-warning">Icon</span>
<div class="message-content">
<p>
<strong> </strong><span>The documents will only be
displayed for the users after the validity start date entered in
this field, which allows the author to schedule a document view.</span>
</p>
<p>
<span><strong> </strong><span>The validity start
date to be entered cannot be before the current date.</span></span>
</p>
</div>
</div>
<p>
<strong><br /></strong>
</p>
<ul>
<li class="textotabela"><strong>Valid until:</strong> Enter
the date that determines the end of the document validity.</li>
</ul>
<div class="aui-message warning shadowed information-macro">
<p class="title">Important</p>
<span class="aui-icon icon-warning">Icon</span>
<div class="message-content">
<p class="textotabela">The date entered in this field
determines the document expiration date.</p>
<p class="textotabela">If the "Document Expires?" field is not
selected, the date entered in this "Valid until" field is not
considered.</p>
</div>
</div>
<p class="textotabela">
<strong><br /></strong>
</p>
<ul>
<li><strong>Document Type:</strong> Select, among the options
available, the document type that is being posted</li>
<li><strong>Subject:</strong> Select among the options
available the subject related to the document being entered.</li>
<li><strong>Icon Type:</strong> Select among the options
available the icon that will be associated with the document.</li>
<li><strong>Author:</strong> Enter the document author name.</li>
<li><strong>Publisher:</strong> Provides the name of the
logged in <span>user</span> that is posting the document.</li>
<li class="textotabela"><strong>Language:</strong> Select the
language associated to the document being posted. This language is
used to index the content and document information. Indexed
information is used in searches by content.</li>
<li class="textotabela"><strong>Notify via email:</strong>
When selected, it determines it should send an email about the
document post.</li>
</ul>
<div class="aui-message warning shadowed information-macro">
<p class="title">Important</p>
<span class="aui-icon icon-warning">Icon</span>
<div class="message-content">
<p>
The email is sent to the <span>users</span> that have the subject
determined for this document, as being of interest.
</p>
<p>
If the subject determined for the document is a mandatory
subject, it will not be possible to restrict the delivery of
email; thus, all active <span>users</span> in Fluig will receive
notification of the post.
</p>
</div>
</div>
<p class="textotabela"> </p>
<ul>
<li><strong>Allow Download and Printing?:</strong> When
selected, it defines that the <span>users</span> can download and
print the file that contains the document.</li>
<li><strong>Use internal viewer?:</strong> Allows internally
viewing a document in Fluig.</li>
</ul>
<div class="aui-message hint shadowed information-macro">
<p class="title">Note:</p>
<span class="aui-icon icon-hint">Icon</span>
<div class="message-content">
<p>To view a document internally, you need to generate a PDF
document. This generation is done automatically by Fluig, using
libraries available on the market. Depending on the features used
in the document, the generated PDF cannot display all details of
the original file. Verify the renderer that presents the best
result by selecting one of the renderers available and posting
the document.</p>
</div>
</div>
<p> </p>
<ul>
<li><strong>Update Controlled Copy properties?:</strong> When
selected, it determines that Fluig should update the document
information in its properties.</li>
</ul>
<p> </p>
</div>
<div id="4" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 4" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<p>In the "Related Documents" section, documents related to the
document that is being posted will be entered.</p>
<p>In the "Approval" section, one or more approvers are defined
for the document in question.</p>
<p>In the "Security" section, the document access policies are
defined.</p>
<p>
<span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;"><br /></span>
</p>
<p>
<span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">After
filling in the document data, click </span><em
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">Confirm</em><span
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;"> to
add.</span>
</p>
<p> </p>
</div>
</div>
</div>
<!-- // .deck -->
<p>
You can also post a document by dragging it to Fluig (<em>drag
and drop</em>).
</p>
<a name="composition-deck-arrastaDocumento"></a>
<div id="arrastaDocumento" class="deck" history="true"
loopcards="false" effecttype="fade" effectduration="0.5"
nextafter="0.0">
<ul class="tab-navigation"></ul>
<!-- // .tab-navigation -->
<div class="deck-cards panel" style="">
<div id="arrastaDocumentoPasso1" class="deck-card " style=""
cssclass="" accesskey="" label="Passo 1" title="" nextafter="0"
effecttype="default" effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li>Click and hold the desired document directly in the
operating system and drag it to Fluig.</li>
<li>The document can be dragged directly to a folder or to a
document <em>upload</em> area (<em>New Document</em> option).
</li>
</ul>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center" width="800"
src="attachments/73894420/141099157.jpg"
data-image-src="attachments/73894420/141099157.jpg">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 1.10 - Dragging a document directly to a
Fluig folder.</strong>
</p>
</div>
<div id="arrastaDocumentoPasso2" class="deck-card " style=""
cssclass="" accesskey="" label="Passo 2" title="" nextafter="0"
effecttype="default" effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li>When you drop the document, it is posted with the default
properties or with the properties inherited from the folder.</li>
<li>If it is dragged to the <em>upload</em> area, the post
will remain in the same format used in the <em>New Document</em>
option.
</li>
</ul>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center" width="800"
src="attachments/73894420/141099176.jpg"
data-image-src="attachments/73894420/141099176.jpg">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 1.11 – Document posted directly through <em>drag
and drop</em>.
</strong>
</p>
</div>
</div>
</div>
<!-- // .deck -->
<div class="aui-message warning shadowed information-macro">
<p class="title">Warning</p>
<span class="aui-icon icon-warning">Icon</span>
<div class="message-content">
<p>
This feature of dragging the document is only possible in Google
Chrome and Firefox browsers, in Internet Explorer, you can only use
the <em>Transfer area</em> option.
</p>
</div>
</div>
<p> </p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-Publicandoumdocumentoexterno">Posting an
external document</h3>
<p>This function allows Fluig to refer to an Internet page.</p>
<p> </p>
<a name="composition-deck-Sample"></a>
<div id="Sample" class="deck" history="true" loopcards="false"
effecttype="fade" effectduration="0.5" nextafter="0.0">
<ul class="tab-navigation"></ul>
<!-- // .tab-navigation -->
<div class="deck-cards panel" style="">
<div id="1" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 1" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li>Select the folder where the external document will be
posted.</li>
<li>Click on <em>More</em> option and then <em>New
External Document</em>.
</li>
</ul>
<div class="aui-message warning shadowed information-macro">
<p class="title">Warning</p>
<span class="aui-icon icon-warning">Icon</span>
<div class="message-content">
<p>Some URLs might not be rendered due to a security matter,
where the pages themselves block access via iFrames, preventing
the use of these URLs in an external document.</p>
<p>Check if the site you are trying to access has an "Embed"
URL, which are URLs that are usually made available for use in
iFrames.</p>
</div>
</div>
<div>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74024994.png"
data-image-src="attachments/73894420/74024994.png">
</div>
<div>
<p align="center">
<strong>Figure 1.12 - Path to create a new External
Document.</strong>
</p>
<p align="center">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
</div>
<div id="2" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 2" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<p>After selecting the External Document option, the screen for
filling out the document data opens (figure 1.13). Most attributes
on this screen have already been explained in document post, the
main difference is in the URL field, which is filled out with the
address for accessing the Web page.</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74024995.png"
data-image-src="attachments/73894420/74024995.png">
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong>Figure 1.13 – Registration screen for general
information</strong>
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
<div id="3" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 3" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<p>
 When you finish filling out the data, click "<em>Confirm"
</em>located on the page footer.
</p>
<div class="aui-message hint shadowed information-macro">
<p class="title">Note:</p>
<span class="aui-icon icon-hint">Icon</span>
<div class="message-content">
<p>
<span>In order to have access to the posted document page,
you need to be connected to the Internet.</span>
</p>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
<!-- // .deck -->
<p> </p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-Publicandoumdocumentoespelho">Posting a
mirror document</h3>
<p>It has the objective to post the same document in more than one
folder, without the need to physically duplicate it.</p>
<p> </p>
<a name="composition-deck-Sample"></a>
<div id="Sample" class="deck" history="true" loopcards="false"
effecttype="fade" effectduration="0.5" nextafter="0.0">
<ul class="tab-navigation"></ul>
<!-- // .tab-navigation -->
<div class="deck-cards panel" style="">
<div id="1" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 1" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li>Select the folder where the document that will be mirrored
is.</li>
<li>Check the desired document.</li>
<li>Click the <em>More</em> option and then on <span
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;"></span><em
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">Mirror</em><span
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">.</span><em
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;"> </em></li>
</ul>
<div>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025004.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025004.png">
</div>
<div>
<p align="center">
<strong>Figure 1.14 - Path to mirror a document.</strong>
</p>
<p align="center">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
</div>
<div id="2" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 2" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li>On the <em>Select target folder</em> screen, select the
folder where the mirror document should be posted.
</li>
<li>Then click <em>Confirm</em>.
</li>
</ul>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025008.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025008.png">
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong>Figure 1.15 - Screen to post mirror document.</strong>
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
</div>
</div>
<!-- // .deck -->
<p> </p>
<h1 id="GuiaRápidoFluig-Definiçãodeformulário">Form definition</h1>
<p>Form Definition is a type of formated folder, that is, all the
documents (forms) below that structure will have the same format.</p>
<p>Form is a document posted in a folder of the Form Definition
type. It is created according to the HTML form defined in the Form
Definition registration in which it is contained.</p>
<ul>
<li>Form is a formated document that requests predefined
information.</li>
<li>The Form Definitions are usually used to standardize the
information record about something you want to know.</li>
<li>In Fluig, the form must be created in HTML standard.</li>
<li>They can also be used to start Workflow processes.</li>
<li> The Forms should always respect the Form Definition
standard where they were created and, for that reason, cannot be
moved from one Form definition to another. In order to fulfill this
need, you can create mirrored documents to display the forms in
folders.</li>
</ul>
<p> </p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-Publicandoumadefiniçãodeformulário">Posting
a form definition</h3>
<p>In order to post a card index, follow these steps:</p>
<p>The Form Definition post is done from Fluig Studio, then it is
exported to Fluig server, identifying a document browsing folder.</p>
<p> </p>
<a name="composition-deck-Sample"></a>
<div id="Sample" class="deck" history="true" loopcards="false"
effecttype="fade" effectduration="0.5" nextafter="0.0">
<ul class="tab-navigation"></ul>
<!-- // .tab-navigation -->
<div class="deck-cards panel" style="">
<div id="1" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 1" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li>In a previously registered Fluig project, in the <em>forms</em>
folder, right click and choose the <em>New -> Form Definition</em>
option.
</li>
</ul>
<div>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025042.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025042.png">
</div>
<div>
<p align="center">
<strong>Figure 2.1 – Creating a Form Definition.</strong>
</p>
<p align="center">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
</div>
<div id="2" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 2" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li><p>
In the form definition creation screen, just fill out the desired
name and click <em>Finish</em>.
</p></li>
</ul>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025044.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025044.png">
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong>Figure 2.2 – Form definition creation screen.</strong>
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
<div id="3" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 3" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li><p>
When you finish, a package that refers to the form is created in
the <em>forms</em> folder and the form editor is available for
editing.
</p></li>
</ul>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025046.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025046.png">
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong>Figure 2.3 – Creating form definition.</strong>
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
<div id="4" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 4" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li><p style="text-align: left;">From the editor, all the
HTML content is developed. In the example, a simple registration
form was developed. After creating the desired form definition,
just export it to the server.</p></li>
</ul>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025047.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025047.png">
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong>Figure 2.3 – Creating form definition.</strong>
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
</div>
</div>
<!-- // .deck -->
<h3 id="GuiaRápidoFluig-Exportandoumadefiniçãodeformulário">Exporting
a form definition</h3>
<div>In order to post the form in the document browsing, you need
to export it to the Fluig server. Along with the forms, the
customization events are exported.</div>
<p>In order to export, follow these steps:</p>
<p> </p>
<a name="composition-deck-Sample"></a>
<div id="Sample" class="deck" history="true" loopcards="false"
effecttype="fade" effectduration="0.5" nextafter="0.0">
<ul class="tab-navigation"></ul>
<!-- // .tab-navigation -->
<div class="deck-cards panel" style="">
<div id="1" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 1" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li>Right click the previously registered form and then <em>Export</em>.
</li>
</ul>
<div>
<img class="confluence-embedded-image image-center" width="500"
src="attachments/73894420/74025052.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025052.png">
</div>
<div>
<p align="center">
<strong>Figure 2.4 – Exporting Form Definition.</strong>
</p>
<p align="center">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
</div>
<div id="2" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 2" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li><p>
In the export screen, select <em>Export top Fluig server</em> and
then <em>Next</em>.
</p></li>
</ul>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025055.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025055.png">
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong>Figure 2.5 – <strong>Exporting Form
Definition.</strong></strong>
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
<div id="3" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 3" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<p> </p>
<ul>
<li>In the example, we have filled out the server field and
checked the <em>New form definition</em> flag.
</li>
<li><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">The
form definition field is automatically populated when you select
the file you want to export.</span></li>
<li><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">
</span><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">In the
example, we did not associate the form to a dataset, so the field
is empty.</span></li>
<li><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">
</span><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">We
enter the target folder for document browsing, in which the form
will be published (through code).</span></li>
<li><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">
</span><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">In the
example, we do not enter a descriptor field and then enter that
we wish to store the information in <em>Cards</em>.
</span></li>
<li><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">
</span><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">We
select Next to continue.</span></li>
</ul>
<p> </p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025056.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025056.png">
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong>Figure 2.6 – <strong style="text-align: center;"><strong>Exporting
Form Definition.</strong></strong></strong>
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
<div id="4" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 4" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li><p>In the next screen, it is necessary to configure
the form definition for a mobile version. If we want all the
fields to be displayed in mobile devices, we keep them checked
and click the finish button.</p>
<p>The form definition will be sent to the server and the
.html file for the mobile version will be made available in the
forms folder of the Fluig project.</p></li>
</ul>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025058.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025058.png">
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong>Figure 2.7 – <strong style="text-align: center;"><strong><strong>Exporting
Form Definition.</strong></strong></strong></strong>
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
</div>
</div>
<!-- // .deck -->
<p>
<span>After exporting, when you access document browsing in the
target folder provided, you will be able to check that the form
definition was exported successfully.</span>
</p>
<p>
<span><br /></span>
</p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-Publicandoumformulário">
<span>Posting a form</span>
</h3>
<p>
<span>Follow the form post process in Fluig document browsing:</span>
</p>
<p>
<span><br /></span>
</p>
<a name="composition-deck-Sample"></a>
<div id="Sample" class="deck" history="true" loopcards="false"
effecttype="fade" effectduration="0.5" nextafter="0.0">
<ul class="tab-navigation"></ul>
<!-- // .tab-navigation -->
<div class="deck-cards panel" style="">
<div id="1" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 1" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li>In Fluig document browsing, find the folder to which the
Form Definition was exported. Then click the folder that indicated
the Form Definition.</li>
</ul>
<div>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025065.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025065.png">
</div>
<div>
<p align="center">
<strong>Figure 2.8 – Creating the Form.</strong>
</p>
<p align="center">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
</div>
<div id="2" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 2" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li><p>
Then access the <em>More</em> option in the Actions menu and
click <em>New Form</em>.
</p></li>
</ul>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025067.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025067.png">
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong>Figure 2.9 – Creating the Form.</strong>
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
<div id="3" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 3" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li><p>In the form screen, fill out the form description,
which will be the post name. Then provide the fields to be filled
out in the form.</p></li>
</ul>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025069.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025069.png">
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong>Figure 2.10 – Creating the Form.</strong>
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
<div id="4" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 4" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li style="list-style-type: none;"><ul>
<li><p>
After populating the fields correctly, click <em>Confirm</em>
to post the form.
</p></li>
</ul></li>
</ul>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025070.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025070.png">
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong>Figure 2.11 – Creating the Form.</strong>
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
</div>
</div>
<!-- // .deck -->
<p>
<span><br /></span>
</p>
<h1 id="GuiaRápidoFluig-Workflow">Workflow</h1>
<p>It is a sequential set of activities (figure 3.1). It has the
objective of making users, customers, suppliers and partners actively
participate in the company by managing processes and workflows,
designing and developing simple and complex processes supported by
electronic forms and managed by parameterizable rules, interacting
with other company systems and applications.</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025081.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025081.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 3.1 – Example of Workflow process.</strong>
</p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-Tarefas">Tasks</h3>
<p>Tasks are specific activities controlled by Fluig. One or
several (Consensus) users have the responsibility of executing them,
all activity running management is proactive, with running and delay
message delivery.</p>
<p>
You will know which ones are the pending activities by clicking the <em>Task
Central</em> icon in Fluig main menu (figure 3.2b). This section presents
all due tasks, pending requests, and documents to approve. This
section can include: task for completing RNC (Non-conformity Record),
RAP (Preventive Action Record), purchase request, help desk, and all
existing requests in your organization.
</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center" width="500"
src="attachments/73894420/74025082.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025082.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 3.2 – Task Central.</strong>
</p>
<p> </p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-ComocriarumprocessoWorkflow">How to create
a Workflow process</h3>
<p>Follow the creation and configuration process for the Workflow
process in Fluig:</p>
<p> </p>
<a name="composition-deck-Sample"></a>
<div id="Sample" class="deck" history="true" loopcards="false"
effecttype="fade" effectduration="0.5" nextafter="0.0">
<ul class="tab-navigation"></ul>
<!-- // .tab-navigation -->
<div class="deck-cards panel" style="">
<div id="1" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 1" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<div>
<p>
To add a Workflow process, click on the <em>Configure Process</em>
option in the <em>Processes</em> icon in Fluig main menu.
</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025083.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025083.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 3.3 - Path to create a new Workflow
process</strong>
</p>
<p align="center">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
</div>
<div id="2" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 2" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<p>Then a screen opens with the processes that were already
registered.</p>
<p>
<span>In order to add a new process, just click <em>Add</em>
in the action menu of the <em>Configure Processes</em> screen.
</span>
</p>
<p>
<span>In the <em>Add New Process</em> screen, you should
enter the code and the description for the process, then click the
<em>Save and Edit</em> button.
</span>
</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025084.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025084.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 3.4 – Configuration of new Workflow
process.</strong>
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
<div id="3" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 3" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li><p>Then you will be able to view the process
configuration screen and the modeling area.</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025085.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025085.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 3.5 – Configuration of new Workflow
process.</strong>
</p></li>
</ul>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
<div id="4" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 4" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p>
<span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;"><br /></span>
</p>
<p>
<span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;"> </span><span
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">At this
moment, the next step is to configure the process properties. In
order to do that, click on the </span><em
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">Properties</em><span
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;"> option in
the left side menu. </span>
</p>
<ul>
<li>General tab.</li>
<li>Version tab.</li>
<li>Attachment Security tab.</li>
<li>Advanced tab.</li>
<li>CAP tab.</li>
</ul>
<p style="text-align: center;">
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025087.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025087.png"><strong
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt; text-align: center;">Figure
3.6 – Configuration of new Workflow process.</strong>
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
</div>
</div>
<!-- // .deck -->
<p> </p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-CadastrandoumformuláriodeumprocessoWorkflow">
<span>Registering a Workflow process form</span>
</h3>
<p>
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Forms are formated documents
that request specific information. In addition to the option of
creating forms via Fluig Studio, it is also possible to create and
add forms to the Workflow process directly via the </span><span
style="color: rgb(0, 0, 0);">web</span><span
style="color: rgb(0, 0, 0);"> tool.</span>
</p>
<p>
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">To create forms in a
Workflow process, follow theses steps:</span>
</p>
<p> </p>
<a name="composition-deck-samples"></a>
<div id="samples" class="deck" history="false" loopcards="false"
effecttype="fade" effectduration="0.5" nextafter="0.0">
<ul class="tab-navigation"></ul>
<!-- // .tab-navigation -->
<div class="deck-cards panel" style="">
<div id="1" class="deck-card active-pane" style="" cssclass=""
accesskey="" label="Passo 1" title="" nextafter="0"
effecttype="fade" effectduration="0.5">
<p>
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"><br /></span>
</p>
<ul>
<li><span style="color: rgb(0, 0, 0);">After
configuring the Workflow process, select the "Form" option in the
side menu</span></li>
</ul>
<div>
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"><img
class="confluence-embedded-image image-center" width="500"
src="attachments/73894420/128811111.png"
data-image-src="attachments/73894420/128811111.png"><br /></span>
</div>
<p style="text-align: center;">
<strong><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Figure
1.1 - Workflow process configuration screen</span></strong>
</p>
</div>
<div id="2" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 2" title="" nextafter="0" effecttype="fade"
effectduration="0.5">
<p>
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"><br /></span>
</p>
<ul>
<li><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Enter the
required information, such as name, description, and target
folder, then select the desired template.</span></li>
</ul>
<p style="text-align: center;">
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"><img
class="confluence-embedded-image" width="500"
src="attachments/73894420/128811112.png"
data-image-src="attachments/73894420/128811112.png"><br /></span>
</p>
<p style="text-align: center;">
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"><strong>Figure
1.2 - Form Settings</strong></span>
</p>
</div>
<div id="3" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 3" title="" nextafter="0" effecttype="fade"
effectduration="0.5">
<p>
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"><br /></span>
</p>
<ul>
<li><p>
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Enter the desired
fields and edit their properties.</span>
</p>
<div style="text-align: center;">
<img class="confluence-embedded-image" width="500"
src="attachments/73894420/128811113.png"
data-image-src="attachments/73894420/128811113.png">
</div></li>
</ul>
<div style="text-align: center;">
<strong>Figure 1.3 - Form content edition</strong>
</div>
</div>
<div id="4" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 4" title="" nextafter="0" effecttype="fade"
effectduration="0.5">
<p>
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"><br /></span>
</p>
<ul>
<li><p>
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Enter rules for the
form, as required.</span>
</p>
<div style="text-align: center;">
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"><img
class="confluence-embedded-image" width="500"
src="attachments/73894420/128811114.png"
data-image-src="attachments/73894420/128811114.png"><br /></span>
</div></li>
</ul>
<div style="text-align: center;">
<strong>Figure 1.4 - Form content edition</strong>
</div>
</div>
<div id="5" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 5" title="" nextafter="0" effecttype="fade"
effectduration="0.5">
<p>
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"><br /></span>
</p>
<ul>
<li><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Order the
Analytics fields</span></li>
</ul>
<div style="text-align: center;">
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"><img
class="confluence-embedded-image" width="500"
src="attachments/73894420/128811115.png"
data-image-src="attachments/73894420/128811115.png"><br /></span>
</div>
<div style="text-align: center;">
<strong>Figure 1.5 - Form content edition</strong>
</div>
</div>
<div id="6" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 6" title="" nextafter="0" effecttype="fade"
effectduration="0.5">
<p>
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"><br /></span>
</p>
<ul>
<li><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Save the form,
the Workflow process, and release a new version. Ready! The form
is ready to be used in the process.</span></li>
</ul>
<p style="text-align: center;">
<img class="confluence-embedded-image" width="500"
src="attachments/73894420/128811116.png"
data-image-src="attachments/73894420/128811116.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> <strong>Figure
1.6 - Form saved successfully</strong><br /></span>
</p>
</div>
</div>
</div>
<!-- // .deck -->
<p> </p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-CadastrandoatividadesdeumprocessoWorkflow">Registering
Workflow process activities.</h3>
<p align="left">In a process, the activities can represent:</p>
<ul>
<li><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">The
start of the process, and there can only be one start per process.</span></li>
<li>Any and all decision or activity, such as approval,
evaluation, checking, and so on, performed by users.</li>
<li>The end of the process. There can be more than one activity
that characterizes the end of the process.</li>
</ul>
<p>In this activity registration, you define the main information
to be considered during a Workflow process request. This way, it is
necessary to define this information carefully, thus ensuring the
correct functioning of the process.</p>
<p> </p>
<ul>
<li>In the modeling screen, click on the activity in the side
menu and drag it to the stage.</li>
</ul>
<p align="center">
<img class="confluence-embedded-image"
src="attachments/73894420/74025090.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025090.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 3.7 – New Workflow Process activity.</strong>
</p>
<p> </p>
<p>In order to edit the activity properties, hover the mouse over
the activity and click the respective icon. The activity property
screen will be displayed.</p>
<ul>
<li>The Activity main information will be registered in the
General tab.</li>
<li>The Follow-up tab will indicate who will receive the
follow-up notification, Tolerance, and Frequency of notification.</li>
<li>The Delay tab will indicate who will receive the delay
notification, Tolerance, and Frequency of notification.</li>
<li><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">In
the Effort tab, the effort control type and the expected effort will
be entered.</span></li>
</ul>
<p> </p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-Atividadesautomáticas">Automatic
activities.</h3>
<p>In Workflow processes, it is common to find flows where one of
the activities should determine which path the flow should take, based
on a series of information.</p>
<p>Choosing which activity should continue the flow will depend on
the information entered in a form, or on more complex logics, based on
the business applications.</p>
<p>To fulfill this situation, Fluig offers the possibility of using
automatic decision-making activities in its workflow processes.</p>
<p>The possibility of adding automatic decision-making activities
in a Workflow process, besides minimizing the need for product
customization, really enhances its use.</p>
<p> </p>
<p>In the following image, there is an example of automatic
decision-making activity. A decision will be made, based on the
information in the form.</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025097.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025097.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 3.8 – Example of an automatic decision-making
activity.</strong>
</p>
<p>Let's see the example:</p>
<p>We have the Purchase process and, in the "value" field, there is
a rule.</p>
<p>If the "value" is less than 20 thousand, the flow follows to the
"Authorization 01" activity, which can be approved in a simple way.</p>
<p>If the "value" is above 20 thousand and less than 40 thousand,
the flow follows to the "Authorization 02" activity, which needs
management approval.</p>
<p>Now if the "value" is above 40 thousand, it follows to the
"Authorization 03" activity, which may be the director approval, where
it requires an evaluation from someone of higher hierarchical level.</p>
<p>Automatic decision-making activity allows the creation of an
automatic mechanism, without the need for user interaction in that
decision.</p>
<p> </p>
<p>In the activity flow Registration, It is necessary to pay
attention to the fact that the output flows of a normal activity to an
automatic activity do not allow return (figure 3.9a).</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025095.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025095.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 3.9a - Situation that does not allow return.</strong>
</p>
<p>Whereas, output flows from an automatic activity to a normal
activity allow return (figure 3.9b), and the return is performed
directly to the activity that precedes the automatic decision-making.</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025096.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025096.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 3.9b - Situation that allows return.</strong>
</p>
<p> </p>
<p>For automatic activities, you can insert intelligent mechanisms
(expressions) that, depending on the result obtained, determine for
the activity, among the possibilities that we configured during
process development time, what will be the flow to where such activity
should be routed.</p>
<p>In an automatic activity, you can configure "n" expressions,
however Fluig requires a priority order to be considered (figure
3.10). In this way, as soon as the first expression is met, the flow
follows to the activity related to the expression in question and the
other expressions are ignored.</p>
<p> </p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025098.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025098.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 3.10 – Definition of the order of an automatic
Activity.</strong>
</p>
<p>The expressions configured in an automatic activity should
follow pre-established standards, making it possible, for example, to
use the "getCardValue" function, which returns the value of a form
field, and can even validate the value.</p>
<p>Ex.: hAPI.getCardValue(“val_nota_fiscal”) > 1000.</p>
<p>For more complex conditions, you can create events and call them
in the condition. To add an event to the process, simply enter the
name you want, and then simply call the event in the condition and
handle the result. Ex.: retornaValor() > 1000</p>
<p>For each configured expression, you need to determine to which
activity the task should be routed, also being possible, but not
mandatory, to determine an assignment mechanism to be considered. If
an assignment mechanism is not determined, the task considers the
assignment mechanism configured in the target activity. In the event
of a mechanism being configured in the automatic activity, Fluig
performs a special treatment.</p>
<p> </p>
<p>
To create an automatic activity, you must <span
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">follow these
steps:</span>
</p>
<p>
<span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;"> </span>
</p>
<a name="composition-deck-Sample"></a>
<div id="Sample" class="deck" history="true" loopcards="false"
effecttype="fade" effectduration="0.5" nextafter="0.0">
<ul class="tab-navigation"></ul>
<!-- // .tab-navigation -->
<div class="deck-cards panel" style="">
<div id="1" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 1" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<div>
<ul>
<li>Create a new workflow process or edit an existing
Workflow process.</li>
</ul>
<ul>
<li style="text-align: left;"><span>In the process
modeling screen, click the automatic activity in the side menu
and drag it to the stage </span><span>(figure 3.11).</span></li>
</ul>
<p align="center" style="text-align: center;">
<br />
<span><img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025099.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025099.png"></span><br />
<strong>Figure 3.11 – Click on add Automatic Activity
button.</strong>
</p>
<p align="center">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
</div>
<div id="2" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 2" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li><span>In order to edit the activity properties,
hover the mouse over it and click on the property icon. The
activity property screen will be displayed.</span></li>
</ul>
<p>The Automatic Activity Registration function is divided into
two sections. In the first one, it is necessary to determine the
activity general information and in the second one, the conditions
(effectively the expressions) to be used.</p>
<ul>
<li>In the <em>General</em> tab (figure 3.12)<em>, </em>automatic
activity information will be registered.
</li>
</ul>
<p style="text-align: center;">
<strong><img class="confluence-embedded-image"
src="attachments/73894420/74025100.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025100.png"></strong>
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 3.12 - Main Tab Screen.</strong>
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
<div id="3" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 3" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li><p>
In the "Conditions" tab, enter the conditions that will trigger
an automatic behavior in the activity. To register, click the <em>Add</em>
button. A pop-up opens (figure 3.13) where you must register the
conditions, the target activity of this condition, and the
assignment mechanism, this last one being optional.
</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025101.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025101.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 3.13 - Automatic Activity Condition
configuration screen.</strong>
</p></li>
</ul>
<p> </p>
<p>The interesting thing is that these expressions can have the
format of any logic expression that is used in JavaScript language.
The return of these expressions must be a logic value.</p>
<div class="aui-message hint shadowed information-macro">
<p class="title">Note:</p>
<span class="aui-icon icon-hint">Icon</span>
<div class="message-content">
<p>
<span>To register the logical expressions in automatic
activities in the Workflow processes in Fluig, you must first
register the normal activities, as well as the automatic
activities. The expression settings of an automatic activity
must only be performed after the process activity flow
registration.</span>
</p>
</div>
</div>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
</div>
</div>
<!-- // .deck -->
<p>
<span
style="color: rgb(0, 0, 0); font-size: 1.4em; font-weight: bold; line-height: normal;"><br /></span>
</p>
<p>
<span
style="color: rgb(0, 0, 0); font-size: 1.4em; font-weight: bold; line-height: normal;">Subprocess</span>
</p>
<p>Fluig allows to relate workflow processes. When a process is
related to another, it is called a subprocess.</p>
<p>The relationship between processes causes a new request (of the
subprocess) to be generated automatically when the user takes action
on a particular activity.</p>
<p>As in the manual procedure, the user responsible for the
activity related to the subprocess becomes the author of the new
request.</p>
<p>Once registered, a subprocess is modeled in the process in a way
similar to an activity.</p>
<p>When the flow that leads to a subprocess does not allow return,
Fluig terminates the original request when the new request is created.</p>
<p>When the flow that leads to a subprocess allows return, Fluig
suspends the original request until the new request is finished. At
this point, the original request is reactivated and returns
automatically to the activity where it was before starting the
subprocess.</p>
<div class="aui-message hint shadowed information-macro">
<p class="title">Note:</p>
<span class="aui-icon icon-hint">Icon</span>
<div class="message-content">
<p>The subprocesses can only have input flows.</p>
</div>
</div>
<p> </p>
<p>Let's see an example of a subprocess.</p>
<p>A particular company has the following defined processes:</p>
<p>
<strong><br /></strong>
</p>
<p>
<strong>1) Material Request</strong>
</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025102.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025102.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 3.14 - Workflow Process Material Request.</strong>
</p>
<p align="center">
<strong
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt; text-align: left;"><br /></strong>
</p>
<p align="center" style="text-align: left;">
<strong
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt; text-align: left;">2)
Purchase Request</strong>
</p>
<p align="center" style="text-align: left;">
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025103.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025103.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 3.15 - Workflow Process Purchase Request.</strong>
</p>
<p> </p>
<p>By using the first material requisition process it was
identified that, in the event it did not have the requested material,
a Purchase Requisition request should be initiated.</p>
<p>Thus, it hanged the material request process and treated the
"Purchase Request" process as a subprocess of the "Material Request"
process (figure 3.16).</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025104.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025104.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 3.16 - Workflow process with the subprocess.</strong>
</p>
<p align="center" style="text-align: left;">
<span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">Thus,
when the material requested is missing, the user can start the
purchase request and then, when the material is received, fulfill the
pending request.</span>
</p>
<p align="center" style="text-align: left;"> </p>
<p>Let's see how to register a subprocess in your workflow process:</p>
<p> </p>
<a name="composition-deck-Sample"></a>
<div id="Sample" class="deck" history="true" loopcards="false"
effecttype="fade" effectduration="0.5" nextafter="0.0">
<ul class="tab-navigation"></ul>
<!-- // .tab-navigation -->
<div class="deck-cards panel" style="">
<div id="1" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 1" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<div>
<ul>
<li>Create a new workflow process or edit an existing
Workflow process.</li>
<li><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">In
the process modeling screen, click on </span><em
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">Subprocess</em><span
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;"> in the
side menu and drag it to the stage (figure 3.17).</span></li>
</ul>
<p align="center" style="text-align: center;">
<br />
<img class="confluence-embedded-image"
src="attachments/73894420/74025105.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025105.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 3.17 –Click on Add Subprocess button</strong>
</p>
<p align="center">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
</div>
<div id="2" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 2" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li>In order to edit the subprocess properties, hover the
mouse over it and click on the property icon. The subprocess
property screen will be displayed.</li>
<li><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">In
the </span><em style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">Subprocess</em><span
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;"> option
(figure 3.18), you must select, among the available options,
which process should be considered as Subprocess of the process
in question.</span></li>
<li><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">The
</span><em style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">Transfers
attachment</em><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">
option (figure 3.18), when enabled, can transfer the attachments
from the original process request to the new Subprocess request.</span></li>
<li><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">When
finished, click on </span><em
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">Confirm</em><span
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">.</span></li>
</ul>
<p style="text-align: center;">
<img class="confluence-embedded-image"
src="attachments/73894420/74025110.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025110.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 3.18 - Subprocess registration screen.</strong>
</p>
<p style="text-align: center;"> </p>
</div>
</div>
</div>
<!-- // .deck -->
<p> </p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-Atividadesparalelas">Parallel activities.</h3>
<p>In Workflow processes, it is common to find activities that
should work in parallel. To fulfill this situation, Fluig process
management provides mechanisms to enable the use of parallel
activities.</p>
<p>In Fluig, Fork and Join respectively indicate the start and end
of the parallel activities. When there are pending parallel
activities, the process is positioned in Join until all activities
end. When the tasks end, it automatically goes to the next activity.</p>
<p>Suppose that in the process below (figure 3.19), there are 3
parallel activities "Book Hotel", "Buy Ticket", and "Deposit
Prepayment". When one of the three activities is complete, the process
is stopped at Join until all other activities are complete, i.e. if
the activity "Buy Ticket" finishes, it will only continue the flow
until the "Trip Ok?" activity when the "Book Hotel" and "Deposit
Prepayment" activities are also complete.</p>
<p> </p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74612749.png"
data-image-src="attachments/73894420/74612749.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 3.19 - Screen of Workflow process with Fork
and Join.</strong>
</p>
<p> </p>
<p>Let's see how to register parallel activities in a workflow
process:</p>
<p> </p>
<a name="composition-deck-Sample"></a>
<div id="Sample" class="deck" history="true" loopcards="false"
effecttype="fade" effectduration="0.5" nextafter="0.0">
<ul class="tab-navigation"></ul>
<!-- // .tab-navigation -->
<div class="deck-cards panel" style="">
<div id="1" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 1" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<div>
<ul>
<li>Create a new workflow process or edit an existing
Workflow process.</li>
<li>In the process modeling screen, click on <em>Fork</em> in
the side menu and drag it to the stage (figure 3.20).
</li>
</ul>
<p align="center" style="text-align: center;">
<br />
<img class="confluence-embedded-image"
src="attachments/73894420/74612750.png"
data-image-src="attachments/73894420/74612750.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 3.20 – Click on the Fork button.</strong>
</p>
<p align="center">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
</div>
<div id="2" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 2" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li>In order to edit the properties of <em>Fork</em>, hover
the mouse over it and click the property icon. The <em>Fork</em>
property screen will be displayed.
</li>
<li><span>In the </span><span
style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">Fork
property screen, you can only edit the name of the component.</span></li>
<li><span>When finished, click on </span><em>Confirm</em><span>.</span></li>
</ul>
<p style="text-align: center;">
<img class="confluence-embedded-image"
src="attachments/73894420/74612759.png"
data-image-src="attachments/73894420/74612759.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 3.21 - Fork registration screen.</strong>
</p>
<p style="text-align: center;"> </p>
</div>
<div id="3" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 3" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<div>
<ul>
<li>To create a <em>Join</em>, click on <em>Join </em> in the
side menu and drag it to the stage (figure 3.22).
</li>
<li>In order to edit the properties of <em>Join</em>, hover
the mouse over it and click the property icon. The <em>Join</em>
property screen will be displayed.
</li>
<li><span>In the <em>Join</em> property screen, you
can only edit the name of the component.
</span></li>
<li>When finished, click on <em>Confirm</em>.
</li>
</ul>
<p align="center" style="text-align: center;">
<br />
<img class="confluence-embedded-image"
src="attachments/73894420/74612762.png"
data-image-src="attachments/73894420/74612762.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 3.22 – Click on the Join button.</strong>
</p>
<div class="aui-message hint shadowed information-macro">
<p class="title">Note:</p>
<span class="aui-icon icon-hint">Icon</span>
<div class="message-content">
<p>A Fork must have output flows, while Join must have input
flows. </p>
</div>
</div>
<p align="center" style="text-align: left;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
</div>
</div>
</div>
<!-- // .deck -->
<h3 id="GuiaRápidoFluig-Cadastrandoosfluxosdasatividades">Registering
the activity flows</h3>
<p>The flows represent the paths that lead one activity to another,
until the end of the process. The flows create the link between
activities and guide users in the correct sequence of process
execution.</p>
<p>To register the flow of a process, in the process edit screen,
in the Workflow Graphical Designer tab, you must right click the
desired activity and, in the "Stream" tab, click the "Add Flow"
button, a pop-up will open with the options you must enter to register
a new flow. They are:</p>
<ul>
<li class="textotabela">Activ. Flow: Enter the text to be used to
identify the source activity advance action for the target activity
in the process flow. This text is displayed as action option to the
user at the moment of the source activity execution.</li>
<li class="textotabela">Automatic Flow: When checked, it
determines that the activity will be moved automatically to the
target activity when its deadline is overdue. For this to happen, it
is necessary to configure a schedule of Automatic Flow type from the
Task Scheduler feature.</li>
<li>Allows Return: When checked, it determines that the target
activity can perform a return action to the source activity.</li>
<li>Activ. Return: Enter the text to be used to identify the
target activity return action for the source activity in the process
flow. This text is presented as an action option to the user at the
moment of the target activity execution.</li>
</ul>
<p> </p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74612766.png"
data-image-src="attachments/73894420/74612766.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 3.23 – Activity flow registration.</strong>
</p>
<p align="center" style="text-align: left;">
<strong><br /></strong>
</p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-CriandoumLink">Creating a Link</h3>
<p>When we are preparing an activity or a Workflow process
instructions, it is often necessary to search for another file or site
information.</p>
<p>Fluig process management has the concept of Hyperlink that
allows you to add "accesses" to Fluig documents and also to Internet
addresses, avoiding information replication and making browsing
easier.</p>
<ul>
<li><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">Create
workflow process or select an existing one.</span></li>
<li>In the <em>Instructions</em> field, in the <em>General</em>
tab (of the process or activity),<em> </em>it is necessary to
add the tag [WD:999999], where 999999 must be replaced by the number
of the document in Fluig. 
</li>
</ul>
<p> </p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-Visualizandoodocumentoatravésdolinkcriado">Viewing
the document through the link created</h3>
<ul>
<li>Choose Workflow process that has a registered link.</li>
<li>In this process, you can follow the instructions and the link
to the document in the left corner of the screen.</li>
</ul>
<p> </p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-Exemplodecriaçãodeumprocesso">Example of
process creation</h3>
<p>We will build a simple Workflow (figure 3.24), which will be
very useful for understanding Fluig ease of operation. The Workflow
has the following activities: Start, Approval, and End.</p>
<p align="center">
<strong>Figure 3.24 – Example of Workflow Process.</strong>
</p>
<p align="center"> </p>
<p> </p>
<a name="composition-deck-Sample"></a>
<div id="Sample" class="deck" history="true" loopcards="false"
effecttype="fade" effectduration="0.5" nextafter="0.0">
<ul class="tab-navigation"></ul>
<!-- // .tab-navigation -->
<div class="deck-cards panel" style="">
<div id="1" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 1" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<div>
<p>
To add a Workflow process (according to the above example), click
on the <em>Configure Process</em> option in the <em>Processes</em>
icon in Fluig main menu.
</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025083.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025083.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 3.25 - Path to create a new Workflow
process</strong>
</p>
<p align="center">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
</div>
<div id="2" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 2" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<p>Then a screen opens with the processes that were already
registered.</p>
<p>
In order to add a new process, just click <em>Add</em> in the
action menu of the <em>Configure Processes</em> screen.
</p>
<p>
In the <em>Add New Process</em> screen, you must enter the code and
the description for the process, then click the <em>Save and
Edit</em> button. <span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">In
the example, we enter the 'process' code and the 'Approval'
description.</span>
</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025084.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025084.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 3.26 – Configuration of new Workflow
process.</strong>
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
<div id="3" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 3" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li><p>Then you will be able to view the process
configuration screen and the modeling area.</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025085.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025085.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 3.27 – Configuration of new Workflow
process.</strong>
</p></li>
</ul>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
<div id="4" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 4" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p>
<span><br /></span>
</p>
<p>
<span> </span><span>At this moment, the next step is to
configure the process properties. In order to do that, click on
the </span><em>Properties</em><span> option in the left side menu.
</span>
</p>
<ul>
<li>General tab.</li>
<li>Version tab.</li>
<li>Attachment Security tab.</li>
<li><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">Advanced
tab.</span></li>
<li><span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">CAP
tab</span></li>
</ul>
<p>
After completing the changes, click on <em>Confirm</em> to return
to the process modeling stage.<br />
<span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;"><br /></span>
</p>
<p style="text-align: center;">
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74025087.png"
data-image-src="attachments/73894420/74025087.png"><strong>Figure
3.28 – Configuration of new Workflow process.</strong>
</p>
<p align="center" style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
<div id="5" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 5" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li>To create a start activity, click on <em>Start</em> in the
side menu and drag it to the stage.
</li>
<li>In order to edit the properties, hover the mouse over the
component and click the property icon. The respective component
properties screen will appear.</li>
<li>Repeat the action to add a common activity: click on <em>Activity
</em> in the side menu and drag it to the stage. This activity must be
named 'Approval'.
</li>
<li>Lastly, repeat the process for <em>End</em> activity.
</li>
</ul>
<p>Modeling, at first, must be as in the following image:</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74612775.png"
data-image-src="attachments/73894420/74612775.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 3.29 - Workflow process with activities
created.</strong>
</p>
</div>
<div id="6" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 6" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<p>After activities registration, you need to configure the
flows between them:</p>
<ul>
<li>To add the flow between the <em>Start</em> activity and
the <em>Approval</em>, hover the mouse over the <em>Start</em>
activity, click on the <em>flow</em> icon and drag to the target
activity (<em>Approval</em>).
</li>
</ul>
<p> </p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74612776.png"
data-image-src="attachments/73894420/74612776.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 3.30 – Flow icon in the target activity.</strong>
</p>
<p> </p>
<p>This step must be as in the following image:</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74612777.png"
data-image-src="attachments/73894420/74612777.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 3.31 – Flow from the Start activity to the
Approval activity.</strong>
</p>
<p style="text-align: left;">
<strong><br /></strong>
</p>
<ul>
<li>Repeat this process for the <em>Approval </em> activity,
where the target should be the <em>End</em> activity.
</li>
</ul>
<p style="text-align: center;">
<img class="confluence-embedded-image"
src="attachments/73894420/74612778.png"
data-image-src="attachments/73894420/74612778.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 3.32 – Flow from the Approval activity to
the End activity.</strong>
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong><br /></strong>
</p>
</div>
<div id="7" class="deck-card " style="" cssclass="" accesskey=""
label="Passo 7" title="" nextafter="0" effecttype="default"
effectduration="-1.0">
<p> </p>
<ul>
<li>To end, click on the <em>Release Version</em> button in
the modeling screen to release the Workflow process created
(figure 3.33).
</li>
</ul>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74612781.png"
data-image-src="attachments/73894420/74612781.png">
</p>
<div>
<p align="center">
<strong>Figure 3.33 – Release the Workflow process
version.</strong>
</p>
</div>
</div>
</div>
</div>
<!-- // .deck -->
<p> </p>
<h1 id="GuiaRápidoFluig-Qualidade">Quality</h1>
<p>Fluig has features that support the Quality area in standard
management, ensuring the ISO9000-2000 certification. These features
enable and facilitate approval controls, access, validity, versions,
revisions, and distribution of standards and procedures.</p>
<p> </p>
<p>Functions:</p>
<ul>
<li>Area registration.</li>
<li>Controlled copy printing.</li>
<li>Issued controlled copy logs.</li>
<li>Generation of main list.</li>
</ul>
<p> </p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-CópiaControlada">Controlled Copy</h3>
<p>In corporate environments, there are documents that have
controlled printing, since the hard copy should always have its
distribution in a controlled manner, also ensuring the authenticity of
the information. This happens more often with documents managed by
Quality Management, such as, standards, techniques, and methodologies.</p>
<p>Control of distribution of these document updates is usually
done by area, where each area receives the updated documents printed
and signs a receipt protocol.</p>
<p>In order to make the whole process easier and faster, Fluig has
the Controlled Copy Printing feature, which allows you to determine
the target area of the copy that is being printed, and also allows
automatic issuance of the delivery protocol.</p>
<p>This way, you can prevent the content of controlled documents to
be changed or copied in an unauthorized manner.</p>
<p>Fluig also offers full control and traceability over printed
copies, because for each controlled copy printed an Issued Controlled
Copy Log is generated (Figure 4.1), being possible to verify
information such as: document number, description, issuer, date of
printing, target area, person responsible for the area, and other
information.</p>
<p>Only documents that have a main file from MS-Word, MS-Excel or
PDF are made available for printing.</p>
<p>Controlled copy printing allows, at the time the copy is
generated, updates to fields in the document that is being printed or
to the protocol that is being used. In order to do that, you need to
previously create the fields to be updated in the documents. The task
of creating these fields has different characteristics, depending on
the type of document (WORD, EXCEL or PDF).</p>
<ul>
<li>The report can be accessed from the <em>Controlled
Copy Log</em> feature, available in the Fluig <em>Control Panel</em>, <em>Documents</em>
tab.
</li>
</ul>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74612789.png"
data-image-src="attachments/73894420/74612789.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 4.1 – Controlled Copy Log Example</strong>
</p>
<p> </p>
<h3 id="GuiaRápidoFluig-ListaMestra">Main List</h3>
<p>In Fluig, you can create a main list of documents of a folder.
In order to issue this list, the following parameters are made
available:</p>
<ul>
<li>Displays documents in subfolders: displays documents from
subfolders of the selected folder.</li>
<li>Display expired documents: displays documents that have
deadline expired.</li>
<li>Display documents not released: displays documents with
validity start date greater than current date.</li>
<li>Document type: displays only documents of a given type. When
configured to <em>All</em>, displays all.
</li>
<li>Approval status: displays only documents with a specific
approval status. When configured to <em>All</em>, displays all.
</li>
<li>Posted by: displays only documents of a particular publisher
and, when not provided, displays all.</li>
</ul>
<p>
<strong> </strong>
</p>
<p>Let's see how to use the main list feature:</p>
<ul>
<li>In Fluig document browsing, select the folder for which you
wish to generate the main list.</li>
<li>In the actions menu, click <em>More</em>, and then click <em>Main
List</em>.
</li>
</ul>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74612794.png"
data-image-src="attachments/73894420/74612794.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 4.2 – Generate Main List.</strong>
</p>
<p align="center" style="text-align: left;">
<span style="font-size: 10.0pt; line-height: 13.0pt;">In the
Main List Screen, choose the parameters for issuing the list.</span>
</p>
<p align="center" style="text-align: left;">
<img class="confluence-embedded-image image-center" width="500"
src="attachments/73894420/74612795.png"
data-image-src="attachments/73894420/74612795.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 4.3 – Main List Screen</strong>
</p>
<ul>
<li>Click on <em>Click List</em>.
</li>
<li>A pop-up opens with the mains list issued and with the option
to print.</li>
</ul>
<p align="center" style="text-align: left;"> </p>
<h1 id="GuiaRápidoFluig-Opção'Ajuda'">'Help' Option</h1>
<p>
In the Help option, available in Fluig <em>Settings</em> menu
(located in the upper right corner), you can check the solution
reference manual.
</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74612797.png"
data-image-src="attachments/73894420/74612797.png">
</p>
<p align="center">
<strong>Figure 5.1 - Product Help.</strong>
</p>
<p align="center" style="text-align: left;"> </p>
<h1 id="GuiaRápidoFluig-Personalização">Customization</h1>
<p>In Fluig, it is possible to customize the default view. </p>
<p>Note (figure 6.1) that you can change the color of the top bar,
the color of the menu bar, and the color of the background of Fluig.</p>
<p>It is also possible to change the logo image that is in the
upper left corner, the background image, and the top image.</p>
<p>
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74612800.png"
data-image-src="attachments/73894420/74612800.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong>Figure 6.1 - Fluig default theme (left) and custom
theme (right).</strong>
</p>
<p> </p>
<ul>
<li style="text-align: left;">Access to changing the <em>Theme</em>
is located in the <em>Control panel</em> in the <em>WCM</em>
tab.
</li>
</ul>
<p style="text-align: center;">
<img class="confluence-embedded-image"
src="attachments/73894420/74612803.png"
data-image-src="attachments/73894420/74612803.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong style="text-align: center;">Figure 6.2 - Theme
Feature.</strong>
</p>
<p style="text-align: left;"> </p>
<ul>
<li>When modifying the theme, you can change the background
color, the menu color, and the top color. You can also add company
logo images or another type of image to the background, in place of
Fluig logo and the top image.</li>
</ul>
<p style="text-align: left;">
<img class="confluence-embedded-image image-center"
src="attachments/73894420/74612804.png"
data-image-src="attachments/73894420/74612804.png">
</p>
<p style="text-align: center;">
<strong style="text-align: center;">Figure 6.2 - Theme
Feature - Change.</strong>
</p>
<p style="text-align: left;"> </p>
<p> </p>
<p> </p>
</div>
|
Index
| Índice | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|
First Access
After following the steps of the Installation Guide (Windows and Linux), you need to access Fluig through a browser, entering: <HOST>:<PORT>/portal.
Document browsing
Document browsing has the objective of effective management of organization documents. Fluig groups different file formats, such as: emails, reports, images, graphs, videos, projects, and plants, always keeping them updated with version control. Besides the ease of access and security per user.
Getting to know the folders
Folders are places where the documents, rules, drawings, spreadsheets, and timelines are grouped to make it easier for future location and browsing.
In Fluig main menu, by clicking the Documents icon, you can see Document browsing (figure 1.1). In this area, you categorize your documents, enabling the management of project folder and the addition of drawings, minutes, timelines, and all the digital files.
This area displays the main folders of Fluig, where you can browse the whole existing content, all being controlled by the security profile of the user accessing the Fluig solution.
Figure 1.1 - Fluig Document browsing.
Follow the next steps and check how it is easy to manage documents.
Accessing post location
You will access the folders to view or post a document.
To access the folders, just click the respective screen links, note that Fluig is as simple as browsing the Internet.
E.g., click the Planting Ideas/Planting Ideas Program folder and access the document "The Branch".
Figure 1.2 - Example of browsing folders and document view.
Creating a folder
To create a folder, just follow the steps below:
...
| effectDuration | 0.5 |
|---|---|
| id | samples |
| history | false |
| effectType | fade |
| Card | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Figure 1.3 - Path to create a new folder.
|
| Card | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Figure 1.4 - Screen for entering the Folder data.
|
...
| id | 2 |
|---|---|
| label | Step 2 |
- After filling in the Folder data, click Confirm to add.
Viewing documents
...
Figure 1.5 – Fluig search screen
...
Posting a document
To post a document, just follow these steps:
...
| effectDuration | 0.5 |
|---|---|
| id | Samples |
| effectType | fade |
...
| id | 1 |
|---|---|
| label | Step 1 |
- After finding the folder where the document will be added, click the New Document option, in the document browsing action menu.
Figure 1.6 - Path to create a new document
...
| id | 2 |
|---|---|
| label | Passo 2 |
The document registration function is divided in five sections. In the first section, "Publishing Files", we will determine the filed that will be posted in the document. Whenever you want to send a file to Fluig, you need to:
- Click the Choose files button (figure 1.7). This feature is very important because it transfers a file from your computer to Fluig environment, where you usually do backups that ensure information security.
Figure 1.7 - Add a document
| Card | ||||
|---|---|---|---|---|
| ||||
In section “General Information” (figure 1.8), you will add information about the document. The elements of this section are described below:
Figure 1.8 – Add a document - General Information Tab.
|
| Card | ||||
|---|---|---|---|---|
| ||||
Still in the setting tab of "General Information" (figure 1.9):
Figure 1.9 – Add a document - General Information tab.
|
...
| id | 5 |
|---|---|
| label | Step 5 |
...
| id | 6 |
|---|---|
| label | Step 6 |
...
| id | 7 |
|---|---|
| label | Step 7 |
...
| id | 8 |
|---|---|
| label | Step 8 |
...
| id | 9 |
|---|---|
| label | Step 9 |
...
| id | 10 |
|---|---|
| label | Step 10 |
Publicando um documento (modo avançado)
Para publicar um documento no modo avançado basta efetuar os seguintes passos:
...
| effectDuration | 0.5 |
|---|---|
| id | Samples |
| effectType | fade |
...
| id | 1 |
|---|---|
| label | Passo1 |
- Após localizar a pasta onde o documento será adicionado, clique na opção Mais > Novo Documento (Avançado), no menu de ações da navegação de documentos.
Figura 1.9 - Caminho para criar um novo documento avançado
...
| id | 2 |
|---|---|
| label | Passo 2 |
A função publicação avançada de documentos, dependendo do nível de permissão, pode ser dividida em até cinco seções. Na primeira seção, “Arquivos de Publicação”, serão determinados os arquivos que serão publicados. Sempre que você quiser enviar um arquivo para o Fluig, é necessário:
- Clicar no botão Escolher arquivos (figura 1.10). Esta funcionalidade é muito importante porque transfere um arquivo de seu computador para o ambiente Fluig, onde normalmente são efetuados backups que garantem a segurança da informação.
Figura 1.10 - Inserir um documento
...
| id | 3 |
|---|---|
| label | Passo 3 |
Na seção “Informações Gerais” (figura 1.11) serão inseridas informações sobre o documento. Abaixo estão descritos os elementos dessa seção:
Figura 1.11 – Inserir um documento - Aba Informações Gerais.
- Comentário: Inserir um comentário que descreva o conteúdo do documento que está sendo publicado.
- Tags: Inserir tags que facilitem a localização do documento.
- Descrição Versão/Revisão: Inserir uma descrição para a atual versão/revisão do documento.
- Versão/Revisão: Inserir o número da versão/revisão inicial do documento que está sendo publicado.
- Versão/Revisão Inalterável: Quando assinalado, determina que a versão/revisão do documento é inalterável, não permitindo alterações no documento publicado. Nesse caso, alteração somente é possível com uma nova versão/revisão.
- Documento Expira?: Quando assinalado, determina que o documento que está sendo publicado irá expirar na data inserida no campo "Válido Até".
...
| title | Importante |
|---|
...
- Período de Notificação de Expiração: Inserir o período de antecedência, em quantidade de dias, que deve ser considerado para o envio de notificação de expiração dos documentos. Se informado 0 (zero), será utilizado o valor informado nos Parâmetros Gerais.
- Válido a partir de: Inserir a data que determina o início de validade do documento.
...
| title | Importante |
|---|
...
- Válido até: Inserir a data que determina o fim de validade do documento.
| Nota | ||
|---|---|---|
| ||
A data inserida nesse campo determina a data de expiração do documento. Caso o campo "Documento Expira?" não esteja assinalado, a data inserida neste campo "Válido Até" não é considerada. |
- Tipo do Documento: Selecionar entre as opções disponíveis o tipo do documento que está sendo publicado
- Assunto: Selecionar entre as opções disponíveis o assunto ao qual se relaciona o documento que está sendo inserido.
- Tipo Ícone: Selecionar entre as opções disponíveis o ícone que será associado ao documento em questão.
- Autor: Inserir o nome do autor do documento.
- Publicador: Informa o nome do usuário logado que está publicando o documento.
- Idioma: Selecionar o idioma relacionado ao documento que está sendo publicado. Esse idioma é utilizado para indexar as informações do conteúdo e do documento. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo.
- Notifica via e-mail: Quando assinalado, determina que deve ser efetuado o envio de e-mail sobre a publicação do documento.
| Nota | ||
|---|---|---|
| ||
O e-mail é enviado para os usuários que possuem o assunto, determinado para esse documento, como sendo de interesse. Caso o assunto determinado para o documento em questão seja um assunto obrigatório, não será possível restringir o envio de e-mail e portanto todos os usuários ativos no Fluig receberão a notificação da publicação. |
- Permite Download e Impressão?: Quando assinalado, define que os usuários poderão efetuar o download e impressão do arquivo que contém o documento.
- Utiliza visualizador interno: Permite visualizar internamente um documento no Fluig.
| Informações | ||
|---|---|---|
| ||
Para visualizar um documento internamente, é necessário gerar um documento PDF. Esta geração é feita automaticamente pelo Fluig utilizando bibliotecas disponíveis no mercado. Dependendo dos recursos utilizados no documento, o PDF gerado pode não apresentar todos os detalhes do arquivo original. Verifique o renderizador que apresenta o melhor resultado, selecionando um dos renderizadores disponíveis e publicando o documento. |
- Atualiza propriedades de Cópia Controlada?: Quando assinalado, determina que o Fluig deve efetuar a atualização das informações do documento nas propriedades do mesmo. Informações adicionais sobre a cópia controlada podem ser obtidas em Utilização da Cópia Controlada.
...
| id | 4 |
|---|---|
| label | Passo 4 |
Na seção “Documentos Relacionados” serão inseridos documentos que estão relacionados com o documento que está sendo publicado.
Na sessão “Aprovação” são definidos um ou mais aprovadores para o documento em questão.
Na sessão “Segurança” são definidas as políticas de acesso ao documento.
Após o preenchimento dos dados do documento, clique em Confirmar para a inclusão.
Publicando um documento via Drag and Drop
Também é possível publicar uma pasta ou documento arrastando para dentro do Fluig (drag and drop).
| Deck of Cards | ||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||||||||||
|
| Informações | ||
|---|---|---|
| ||
Agora é possível publicar uma estrutura de diretórios e arquivos arrastando um .ZIP para a área delimitada. |
| Nota | ||
|---|---|---|
| ||
A facilidade de publicação via drag and drop não está disponível para todos os navegadores. Para consultar a lista de compatibilidade e funções disponíveis para cada navegador acesse Compatibilidade de navegadores para Drag and Drop. |
Publicando um documento externo
Esta função permite que o Fluig faça referência a uma página da Internet.
...
| effectDuration | 0.5 |
|---|---|
| id | Sample |
| effectType | fade |
...
| id | 1 |
|---|---|
| label | Passo 1 |
- Selecione a pasta onde o documento externo será publicado.
- Clique na opção Mais e em seguida em Novo Documento Externo.
| Nota | ||
|---|---|---|
| ||
Algumas URLs podem não ser renderizadas devido à uma questão de segurança, onde as próprias páginas bloqueiam seu acesso via iFrames, impedindo a utilização dessas URLs em um documento externo. Verificar se o site que esta se tentando acessar possui uma URL "Embed", que são URLs geralmente disponibilizadas para uso em iFrames. |
Figura 1.14 – Caminho para criar um Documento Externo.
...
| id | 2 |
|---|---|
| label | Passo 2 |
Após selecionar a opção Documento Externo, abrirá a tela para preenchimento dos dados do documento (figura 1.15), a maioria dos atributos que existem nesta tela já foram explicados na publicação de documentos, a principal diferença está no campo URL, que é preenchido com o endereço de acesso à página da Internet.
Figura 1.15 – Tela de cadastro para informações gerais
| Card | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| |||||
Ao finalizar o preenchimento dos dados, clique em “Confirmar” localizado no rodapé da página.
|
Publicando um documento espelho
Tem como objetivo a publicação de um mesmo documento em mais de uma pasta sem a necessidade de duplicá-lo fisicamente.
...
| effectDuration | 0.5 |
|---|---|
| id | Sample |
| effectType | fade |
...
| id | 1 |
|---|---|
| label | Passo 1 |
- Selecione a pasta onde o documento que será espelhado está.
- Marque o documento desejado.
- Clique na opção Mais e em seguida em Espelhar.
Figura 1.16 – Caminho para espelhar um documento.
...
| id | 2 |
|---|---|
| label | Passo 2 |
- Na tela Selecionar pasta destino, seleciona a pasta na qual o documento espelho deve ser publicado.
- Em seguida, clique em Confirmar.
Figura 1.17 – Tela de publicação de documento espelho.
Definição de formulário
Definição de Formulário é um tipo de pasta formatada, ou seja, todos os documentos (formulários) abaixo dessa estrutura terão o mesmo formato.
Formulário é um documento publicado em uma pasta do tipo Definição de Formulário. Ela é criada conforme o formulário HTML definido no cadastro da Definição de Formulário em que está contida.
- Formulário é um documento formatado que solicita informações pré-definidas.
- As Definições de Formulários são normalmente utilizados para padronizar o registro de informações sobre algo que se deseja saber.
- No Fluig é necessário que o formulário seja criado no padrão HTML.
- Também podem ser utilizados para iniciar processos Workflow.
- Os Formulários devem sempre respeitar o padrão da Definição de Formulário onde foram criados e por esse motivo não podem ser movidas de uma Definição de Formulário para outro. Para atender essa necessidade é possível criar documentos espelhos para exibir os formulários em pastas.
Publicando uma definição de formulário
Para publicar um fichário siga os seguintes passos:
A publicação de Definição de Formulário é feita a partir do Fluig Studio, posteriormente é feita a exportação para o servidor Fluig, identificando uma pasta da navegação de documentos.
...
| effectDuration | 0.5 |
|---|---|
| id | Sample |
| effectType | fade |
...
| id | 1 |
|---|---|
| label | Passo 1 |
- Em um projeto Fluig previamente cadastrado, na pasta forms, clique com o botão direito e escolha a opção Novo -> Definição de Formulário.
Figura 2.1 – Criação de uma Definição de Formulário.
...
| id | 2 |
|---|---|
| label | Passo 2 |
Na tela de criação de definição de formulário, basta preencher o nome desejado e clicar em Concluir.
Figura 2.2 – Tela de criação de definição de formulário.
...
| id | 3 |
|---|---|
| label | Passo 3 |
Ao concluir, um pacote referente ao formulário é criado na pasta forms e o editor de formulário fica disponível para edição.
Figura 2.3 – Criação de definição de formulário.
...
| id | 4 |
|---|---|
| label | Passo 4 |
A partir do editor, todo o conteúdo HTML é desenvolvido. No exemplo um formulário simples de cadastro foi desenvolvido. Após criar a definição de formulário desejada, basta realizar a exportação para o servidor.
Figura 2.3 – Criação de definição de formulário.
Exportando uma definição de formulário
Para publicar o formulário na navegação de documentos é necessário exportá-lo para o servidor Fluig. Juntamente ao formulários são exportados os eventos de customização.
Para realizar a exportação siga os passos a seguir:
...
| effectDuration | 0.5 |
|---|---|
| id | Sample |
| effectType | fade |
...
| id | 1 |
|---|---|
| label | Passo 1 |
- Clique com o botão direito do mouse sobre o formulário previamente cadastrado, e em seguida em Exportar.
Figura 2.4 – Exportação de Definição de Formulário.
...
| id | 2 |
|---|---|
| label | Passo 2 |
Na tela de exportação, seleciona-se Exportar para o servidor Fluig e em seguida Avançar.
Figura 2.5 – Exportação de Definição de Formulário.
...
| id | 3 |
|---|---|
| label | Passo 3 |
No exemplo preenchemos o campo servidor, e marcamos a flag Nova definição de formulário.
O campo definição de formulário é preenchido automaticamente ao selecionar o arquivo que deseja exportar.
No exemplo não associamos o formulário com um dataset, portanto o campo está vazio.
Informamos a pasta destino da navegação de documentos, em que o formulário será publicado (através do código).
No exemplo não informamos um campo descritor e em seguida informamos que desejamos armazenar as informações em Fichas.
Selecionamos Avançar para continuar.
Figura 2.6 – Exportação de Definição de Formulário.
...
| id | 4 |
|---|---|
| label | Passo 4 |
Na tela seguinte é necessário configurar a definição de formulário para uma versão mobile. Caso desejamos que todos os campos sejam exibidos em dispositivos mobile mantemos assinalados e clicamos no botão concluir.
A definição de formulário será enviada ao servidor e o arquivo .html para a versão mobile será disponibilizado na pasta forms do projeto Fluig.
Figura 2.7 – Exportação de Definição de Formulário.
Após a exportação, ao acessar a navegação de documentos na pasta de destino informada será possível verificar que a definição de formulário foi exportado com sucesso.
Publicando um formulário
Acompanhe o processo de publicação de formulário na navegação de documentos do Fluig:
...
| effectDuration | 0.5 |
|---|---|
| id | Sample |
| effectType | fade |
...
| id | 1 |
|---|---|
| label | Passo 1 |
- Na navegação de documentos do Fluig, encontre a pasta para a qual a Definição de Formulário foi exportada. Em seguida clique sobre a pasta que indica a Definição de Formulário.
Figura 2.8 – Criação de Formulário.
...
| id | 2 |
|---|---|
| label | Passo 2 |
Em seguida acesse a opção Mais no menu de Ações e clique em Novo Formulário.
Figura 2.9 – Criação de Formulário.
...
| id | 3 |
|---|---|
| label | Passo 3 |
Na tela de formulário, preencha a descrição do formulário, que será o nome da publicação. E informe os campos para preenchimento do formulário.
Figura 2.10 – Criação de Formulário.
...
| id | 4 |
|---|---|
| label | Passo 4 |
Após preencher os campos corretamente, clicamos em Confirmar para publicar o formulário.
Figura 2.11 – Criação de Formulário.
Workflow
É um conjunto sequencial de atividades (figura 3.1). Tem como objetivo fazer com que usuários, clientes, fornecedores e parceiros participem ativamente da empresa, administrando os processos, gerenciando fluxos de trabalho, desenhando e evoluindo processos simples e complexos, sustentados por formulários eletrônicos e administrados por regras parametrizáveis, interagindo com outros sistemas e aplicativos da empresa.
Figura 3.1 – Exemplo de um processo de Workflow.
Tarefas
As tarefas são atividades pontuais controladas pelo Fluig, elas são de responsabilidade de execução de um usuário ou de vários (Consenso), toda gestão de execução das atividades é pró-ativa, com envio de mensagens de execução e atrasos.
Você irá saber quais são as atividades pendentes clicando no ícone Central de Tarefas no menu principal do Fluig (figura 3.2b), esta seção demonstra todas as tarefas a concluir, solicitações pendentes e documentos a aprovar, nesta seção poderão estar incluídas: tarefa para conclusão de RNC (Registro de Não Conformidade), RAP (Registro de Ação Preventiva), requisição de compras, helpdesk, e todas as solicitações existentes na sua organização.
| Nota | ||
|---|---|---|
| ||
A ordenação da lista de solicitações pelo número da solicitação é feita de forma alfabética, sendo que ele ordena pelo primeiro número considerado e não pela ordem numérica. Exemplificando: em uma lista de 10, 7, 51 a ordem seria 10, 51 e 7 crescente e 7, 51 e 10 decrescente. |
Figura 3.2 – Central de Tarefas.
Como criar um processo Workflow
Acompanhe o processo de criação e configuração de processo Workflow no Fluig:
...
| effectDuration | 0.5 |
|---|---|
| id | Sample |
| effectType | fade |
...
| id | 1 |
|---|---|
| label | Passo 1 |
Para adicionar um processo Workflow, no ícone Processos do menu principal Fluig acione a opção Configurar Processos.
Figura 3.3 – Caminho para criar um novo processo de Workflow.
...
| id | 2 |
|---|---|
| label | Passo 2 |
Em seguida será aberta uma tela com os processos que já foram cadastrados.
Para adicionar um novo processo basta acionar Adicionar no menu de ações da tela de Configurar Processos.
Na tela Adicionar Novo Processo deve-se informar o código e a descrição para o processo, em seguida iremos clicar no botão Salvar e Editar.
Figura 3.4 – Configuração de um novo processo de Workflow.
...
| id | 3 |
|---|---|
| label | Passo 3 |
Em seguida será possível visualizar tela de configuração de processos e a área de modelagem.
Figura 3.5 – Configuração de um novo processo de Workflow.
...
| id | 4 |
|---|---|
| label | Passo 4 |
Neste momento o próximo passo é configurar as propriedades do processo, para isso acione a opção Propriedades no menu do lado esquerdo.
- Aba Geral.
- Aba Versão.
- Aba Segurança Anexos.
- Aba Avançado.
- Aba CAP
Figura 3.6 – Configuração de um novo processo de Workflow.
Cadastrando um formulário de um processo Workflow
Formulários, são documentos formatados que solicitam informações especificas. Além da opção de criação de formulários através do Fluig Studio, permite-se também a criação e inclusão de formulário no processo Workflow, diretamente pela ferramenta web.
Para criar formulários em um processo Workflow, siga os seguintes passos:
...
| startHidden | false |
|---|---|
| effectDuration | 0.5 |
| id | samples |
| history | false |
| effectType | fade |
...
| default | true |
|---|---|
| effectDuration | 0.5 |
| id | 1 |
| label | Passo 1 |
| effectType | fade |
- Após configurar o processo Workflow, selecione a opção “Formulário” no menu lateral
Figura 1.1 - Tela de configuração de processos workflow
...
| effectDuration | 0.5 |
|---|---|
| id | 2 |
| label | Passo 2 |
| effectType | fade |
- Insira as informações necessárias, como nome, descrição e pasta de destino e selecione o template desejado.
Figura 1.2 - Configurações do Formulário
...
| effectDuration | 0.5 |
|---|---|
| id | 3 |
| label | Passo 3 |
| effectType | fade |
Insira os campos desejados e edite as propriedades dos mesmos.
Figura 1.3 - Edição do conteúdo do formulário
...
| effectDuration | 0.5 |
|---|---|
| id | 4 |
| label | Passo 4 |
| effectType | fade |
Insira regras para o formulário, conforme necessário
Figura 1.4 - Edição do conteúdo do formulário
...
| effectDuration | 0.5 |
|---|---|
| id | 5 |
| label | Passo 5 |
| effectType | fade |
- Ordene os campos de Analytics
Figura 1.5 - Edição do conteúdo do formulário
...
| effectDuration | 0.5 |
|---|---|
| id | 6 |
| label | Passo 6 |
| effectType | fade |
- Salve o formulário, o processo Workflow e libere uma nova versão. Pronto! O formulário está pronto para ser utilizado no processo.
Figura 1.6 - Formulário salvo com sucesso
Cadastrando atividades de um processo Workflow
Em um processo as atividades podem representar:
- O início do processo, podendo existir apenas um início por processo.
- Toda e qualquer decisão ou atividade como aprovação, avaliação, checagem, etc., executada pelos usuários.
- O final do processo. pode existir mais uma atividade que caracteriza o fim o processo.
Nesse cadastro de atividades são definidas as principais informações a serem consideradas durante uma solicitação de processo Workflow. Desta forma é necessário definir com atenção essas informações, garantindo assim o correto funcionamento do processo.
- Na tela de modelagem clique sobre a atividade, no menu lateral e a arraste para o palco.
Figura 3.7 – Nova atividade do Processo Workflow.
Para editar as propriedades da atividade, passe com o mouse sobre a atividade e clique no respectivo ícone. A tela de propriedades da atividade será exibida.
- Na aba Geral serão cadastradas informações principais da Atividade.
- Na aba Acompanhamento será indicado quem receberá a notificação de acompanhamento, Tolerância e Frequência de notificação.
- Na aba Atraso será indicado quem receberá a notificação de atraso, Tolerância e Frequência de notificação.
- Na aba Esforço será informado o tipo do controle de esforço e o esforço previsto.
Atividades automáticas
Em processos Workflow é comum encontrarmos fluxos em que uma das atividades deve determinar qual o caminho que o fluxo deve tomar, baseado em uma série de informações.
A escolha de qual atividade deve continuar o fluxo pode depender das informações inseridas em um formulário ou ainda de lógicas mais complexas, dependendo das aplicações de negócio.
Para atender essa situação o Fluig oferece a possibilidade de utilizar atividades de decisão automática em seus processos workflow.
A possibilidade de incluir atividades de decisão automática em um processo Workflow, além de minimizar a necessidade de customização no produto, potencializa muito sua utilização.
Na imagem a seguir há um exemplo de atividade de decisão automática. Que baseado em uma informação do formulário, será tomada uma decisão.
Figura 3.8 – Exemplo de uma Atividade de decisão automática.
Vejamos o exemplo:
Temos o processo de Compras, e no campo “valor” existe uma regra.
Se o “valor” for menor que 20mil, o fluxo segue para a atividade “Autorização 01”, que pode ser aprovado de forma simples.
Se o “valor” for acima de 20mil e menor que 40mil, o fluxo segue para a atividade “Autorização 02”, onde precisa da aprovação da gerência.
Agora se o “valor” for acima de 40 mil, segue para a atividade “Autorização 03”, que pode ser a aprovação do diretor onde necessita de uma avaliação de alguém de um nível hierárquico maior.
A atividade de decisão automática permite que seja criado um mecanismo automático, sem que haja necessidade de interação do usuário nessa decisão.
No Cadastro do fluxo de atividades é necessário atentar ao fato de que, os fluxos de ida de uma atividade normal para uma atividade automática não permitem retorno (figura 3.9a).
Figura 3.9a – Situação em que não permite retorno.
Enquanto, fluxos de ida de uma atividade automática para uma atividade normal permitem retorno (figura 3.9b), sendo que o retorno é efetuado diretamente para a atividade que antecede a de decisão automática.
Figura 3.9b – Situação em que permite retorno.
Nas atividades automáticas, é possível inserir mecanismos inteligentes (expressões) que, dependendo do resultado obtido, determinam para a atividade, dentre as possíveis que configuramos em tempo de desenvolvimento de processo, qual será o fluxo que aquela atividade deve ser encaminhada.
Em uma atividade automática é possível configurar “n” expressões, porém o Fluig exige uma ordem de prioridade a ser considerada (figura 3.10). Dessa forma, assim que a primeira expressão for atendida o fluxo segue para a atividade relacionada com a expressão em questão e as demais expressões são ignoradas.
Figura 3.10 – Definição da ordem de uma Atividade automática.
As expressões configuradas em uma atividade automática devem seguir padrões pré-estabelecidos, sendo possível, por exemplo, utilizar a função "getCardValue" que retorna o valor de um campo de formulário, podendo inclusive validar esse valor.
Ex.: hAPI.getCardValue(“val_nota_fiscal”) > 1000.
Para condições mais complexas é possível criar eventos e chamá-los na condição. Ao adicionar um evento no processo, basta informar o nome desejado e depois na condição basta chamar o evento e tratar o resultado. Ex.: retornaValor() > 1000
Para cada expressão configurada é necessário determinar para qual atividade a tarefa deve ser encaminhada, sendo que também é possível, porém não obrigatório, determinar um mecanismo de atribuição a ser considerado. Caso não seja determinado um mecanismo de atribuição, a tarefa considera o mecanismo de atribuição configurado na atividade destino. Caso seja configurado um mecanismo na atividade automática o Fluig efetua um tratamento especial.
Para criação de uma atividade automática deve-se seguir os seguintes passos:
...
| effectDuration | 0.5 |
|---|---|
| id | Sample |
| effectType | fade |
...
| id | 1 |
|---|---|
| label | Passo 1 |
- Crie um novo processo workflow ou edite um processo workflow já existente.
- Na tela de modelagem do processo, clique sobre a atividade automática no menu lateral e a arraste para o palco (figura 3.11).
Figura 3.11 – Clique no botão incluir Atividade Automática.
...
| id | 2 |
|---|---|
| label | Passo 2 |
- Para editar as propriedades da atividade passe o mouse sobre esta e clique no ícone de propriedades. A tela de propriedades da atividade será exibida.
A função Cadastro de Atividades Automáticas é dividida em duas seções. Na primeira é necessário determinar as informações gerais da atividade e na segunda, as condições (efetivamente as expressões) a serem utilizadas.
...
Figura 3.12 – Tela da Aba Principal.
...
| id | 3 |
|---|---|
| label | Passo 3 |
Na aba “Condições” serão inseridas as condições que farão a atividade ter comportamento automático. Para cadastrar clique no botão Adicionar. Abrirá um popup (figura 3.13) onde você deve cadastrar a condição, a atividade de destino desta condição e o mecanismo de atribuição, este último é opcional.
Figura 3.13 – Tela de configuração da Condição da Atividade Automática.
O interessante é que essas expressões podem ter o formato de qualquer expressão lógica que é utilizada na linguagem JavaScript. O retorno destas expressões deve ser obrigatoriamente um valor lógico.
| Informações | ||
|---|---|---|
| ||
Para cadastrar as expressões lógicas em atividades automáticas nos processos Workflow no Fluig é necessário primeiramente cadastrar as atividades normais e também as atividades automáticas. A configuração das expressões de uma atividade automática somente deve ser efetuada após o cadastramento do fluxo de atividades do processo. |
Sub-Processo
O Fluig permite relacionar processos workflow. Quando um processo é relacionado a outro, ele é chamado de sub-processo.
O relacionamento entre processos faz com que uma nova solicitação (do sub-processo) seja gerada automaticamente quando o usuário toma uma ação em uma determinada atividade.
Como no procedimento manual, o usuário responsável pela atividade relacionada ao sub-processo, torna-se o autor da nova solicitação.
Uma vez cadastrado, um sub-processo é modelado no processo de forma semelhante a uma atividade.
Quando o fluxo que leva a um sub-processo não permite retorno, o Fluig finaliza a solicitação original no momento em que a nova solicitação é criada.
Quando o fluxo que leva a um sub-processo permite retorno, o Fluig suspende a solicitação original até que a nova solicitação seja finalizada. Neste momento, a solicitação original é reativada e retorna automaticamente para a atividade em que estava antes de iniciar o sub-processo.
| Informações | ||
|---|---|---|
| ||
Os sub-processos podem ter apenas fluxos de entrada. |
Vejamos um exemplo de sub-processo.
Determinada empresa possui os seguintes processos definidos:
1) Requisição Material
Figura 3.14 – Processo Workflow Requisitar Material.
2) Requisição Compra
Figura 3.15 – Processo Workflow Requisitar Compra.
Utilizando o primeiro processo de requisição de material identificou que, caso não possuísse o material requisitado, deveria iniciar uma solicitação de Requisição de Compra.
Desta forma, alterou o processo de requisição de material e tratou o processo “Requisitar Compra” como sub-processo do processo “Requisitar Material” (figura 3.16).
Figura 3.16 – Processo Workflow com o sub-processo.
Assim, quando o material requisitado está em falta, o usuário pode iniciar a solicitação de requisição de compra e posteriormente, quando do recebimento do material, atender a requisição pendente.
Vejamos como cadastrar um sub-processo em seu processo workflow:
...
| effectDuration | 0.5 |
|---|---|
| id | Sample |
| effectType | fade |
...
| id | 1 |
|---|---|
| label | Passo 1 |
- Crie um novo processo workflow ou edite um processo Workflow já existente.
- Na tela de modelagem do processo, clique sobre o Subprocesso no menu lateral e o arraste para o palco (figura 3.17).
...
Figura 3.17 – Clique no botão Incluir Sub-processo
| Card | ||||
|---|---|---|---|---|
| ||||
Figura 3.18 – Tela de cadastro do sub-processo.
|
Atividades paralelas
Em processos Workflow é comum encontrarmos atividades que deveriam trabalhar paralelamente. Para atender a essa situação a gestão de processos do Fluig disponibiliza mecanismos para possibilitar o uso de atividades paralelas.
No Fluig o Fork e Join indicam respectivamente início e fim das atividades paralelas. Quando existem atividades paralelas pendentes, o processo fica posicionado no Join, até que todas as atividades sejam concluídas. Quando as tarefas forem concluídas, ele passa automaticamente para a próxima atividade.
Suponhamos que no processo abaixo (figura 3.19), existem 3 atividades paralelas “Reservar Hotel”, “Comprar Passagem” e “Depositar Adiantamento”. Quando uma das três atividades é concluída, o processo fica parado no Join até que todas as outras atividades sejam concluídas, ou seja, se a atividade “Comprar Passagem” for concluída ela só continuará o fluxo até a atividade “Viagem Ok?” quando as atividades “Reservar Hotel” e “Depositar Adiantamento” também forem concluídas.
Figura 3.19 – Tela de um processo Workflow com Fork e Join.
Vejamos como cadastrar atividades paralelas em um processo workflow:
...
| effectDuration | 0.5 |
|---|---|
| id | Sample |
| effectType | fade |
...
| id | 1 |
|---|---|
| label | Passo 1 |
- Crie um novo processo workflow ou edite um processo Workflow já existente.
- Na tela de modelagem do processo, clique sobre o Fork no menu lateral e o arraste para o palco (figura 3.20).
...
Figura 3.20 – Clique no botão Fork.
| Card | ||||
|---|---|---|---|---|
| ||||
Figura 3.21 – Tela de cadastro do Fork.
|
...
| id | 3 |
|---|---|
| label | Passo 3 |
- Para criar um Join, clique sobre o Join no menu lateral e o arraste para o palco (figura 3.22).
- Para editar as propriedades do Join passe o mouse sobre este e clique no ícone de propriedades. A tela de propriedades do Join será exibida.
- Na tela de propriedades do Join é possível apenas editar o nome do componente.
- Ao finalizar, clique em Confirmar.
...
Figura 3.22 – Clique no botão Join.
| Informações | ||
|---|---|---|
| ||
Um Fork deve obrigatoriamente possuir fluxos de saída, enquanto o Join deve possuir fluxos de entrada. |
Cadastrando os fluxos das atividades
Os fluxos representam os caminhos que levam uma atividade à outra, até o final do processo. Os fluxos criam a ligação entre as atividades e guiam os usuários na sequência correta de execução do processo.
Para cadastrar o fluxo de um processo, na tela de edição do processo na aba Workflow Graphical Designer você deverá clicar com o botão direito do mouse sobre a atividade desejada e na aba “Fluxo” clicar no botão “Adicionar Fluxo”, um popup será aberto com as opções que você deverá informar para cadastrar um novo fluxo, são elas:
- Ativ. Fluxo: Inserir texto a ser utilizado para identificar a ação de avanço da atividade origem para a atividade destino no fluxo do processo. Esse texto é apresentado como opção de ação ao usuário no momento da execução da atividade origem.
- Fluxo Automático: Quando assinalado, determina que a atividade será movimentada automaticamente para a atividade destino quando seu prazo de conclusão vencer. Para que isto aconteça, é necessário configurar um agendamento do tipo Fluxo Automático, a partir da funcionalidade Agendador de Tarefas.
- Permite Retorno: Quando assinalado, determina que a atividade destino pode efetuar ação de retorno para a atividade origem.
- Ativ. Retorno: Inserir texto a ser utilizado para identificar a ação de retorno da atividade destino para a atividade origem no fluxo do processo. Esse texto é apresentado como opção de ação ao usuário no momento da execução da atividade destino.
Figura 3.23 – Cadastro dos fluxos das atividades.
Criando um Link
Quando estamos preparando as instruções de uma atividade ou de um processoWorkflow, é comum precisarmos buscar informações de outro arquivo ou site.
A gestão de processos do Fluig possui o conceito de Hiperlink que permite que você inclua “acessos” para documentos do Fluig e também para endereços na Internet, evitando a replicação de informações e facilitando a navegação.
- Crie um processo workflow ou selecione um existente.
- No campo Instruções na aba Geral (do processo ou atividade) é necessário inserir a tag [WD:999999], onde 999999 deve ser substituído pelo número do documento no Fluig.
Visualizando o documento através do link criado
- Escolha um processo Workflow que tenha um link cadastrado.
- Neste processo, você poderá acompanhar as instruções e o link para o documento no canto esquerdo da tela.
Exemplo de criação de um processo
Iremos construir um Workflow simples (figura 3.24), que será muito útil para o entendimento das facilidades de funcionamento do Fluig. O Workflow tem as seguintes atividades: Início, Aprovação e Fim.
Figura 3.24 – Exemplo de um Processo de Workflow.
...
| effectDuration | 0.5 |
|---|---|
| id | Sample |
| effectType | fade |
...
| id | 1 |
|---|---|
| label | Passo 1 |
Para adicionar um processo Workflow (conforme exemplo acima, no ícone Processos do menu principal Fluig acione a opção Configurar Processos.
Figura 3.25 – Caminho para criar um novo processo de Workflow.
...
| id | 2 |
|---|---|
| label | Passo 2 |
Em seguida será aberta uma tela com os processos que já foram cadastrados.
Para adicionar um novo processo basta acionar Adicionar no menu de ações da tela de Configurar Processos.
Na tela Adicionar Novo Processo deve-se informar o código e a descrição para o processo, em seguida iremos clicar no botão Salvar e Editar. No exemplo, informamos o código 'process' e descrição 'Aprovação'.
Figura 3.26 – Configuração de um novo processo de Workflow.
...
| id | 3 |
|---|---|
| label | Passo 3 |
Em seguida será possível visualizar tela de configuração de processos e a área de modelagem.
Figura 3.27 – Configuração de um novo processo de Workflow.
...
| id | 4 |
|---|---|
| label | Passo 4 |
Neste momento o próximo passo é configurar as propriedades do processo, para isso acione a opção Propriedades no menu do lado esquerdo.
- Aba Geral.
- Aba Versão.
- Aba Segurança Anexos.
- Aba Avançado.
- Aba CAP
Após concluir as alterações clique em Confirmar, para retornar ao palco de modelagem do processo.
Figura 3.28 – Configuração de um novo processo de Workflow.
| Card | ||||
|---|---|---|---|---|
| ||||
A modelagem, em um primeiro momento, deve ficar conforme imagem a seguir: Figura 3.29 – Processo Workflow com as atividades criadas. |
...
| id | 6 |
|---|---|
| label | Passo 6 |
Após o cadastro das atividades é necessário configurar os fluxos entre elas:
- Para incluir o fluxo entre a atividade Início e Aprovação, passe o mouse sobre a atividade Início, cliquei no ícone fluxo e arraste até a atividade destino (Aprovação).
Figura 3.30 – Ícone fluxo na atividade destino.
Esta etapa deve ficar conforme imagem a seguir:
Figura 3.31 – Fluxo de atividade Início para atividade Aprovação.
- Repita esse processo para a atividade Aprovação, onde o destino deve ser a atividade Fim.
Figura 3.32 – Fluxo de atividade Aprovação para atividade Fim.
| Card | ||||
|---|---|---|---|---|
| ||||
Figura 3.33 – Liberar a versão do processo Workflow. |
Qualidade
O Fluig possui funcionalidades que apoiam a área da Qualidade na gestão das normas, garantindo a certificação ISO9000-2000. Essas funcionalidades permitem e facilitam os controles de aprovação, acesso, validade, versões, revisões e distribuição de normas e procedimentos.
Funções:
- Cadastro de áreas.
- Impressão de cópia controlada.
- Log's de cópias controladas emitidas.
- Geração de lista mestra.
Cópia Controlada
Em ambientes empresariais existem documentos que possuem a impressão controlada, pois a via impressa deve sempre possuir a sua distribuição de forma controlada, garantindo também a autenticidade da informação. Isso ocorre com mais freqüência com documentos administrados pela Gestão da Qualidade, como por exemplo, normas, técnicas e metodologias.
O controle da distribuição das atualizações destes documentos normalmente é efetuado por área, onde cada área recebe os documentos atualizados impressos e assina um protocolo de recebimento.
Para facilitar e agilizar todo esse processo, o Fluig dispõe da funcionalidade de Impressão de Cópia Controlada, que permite determinar a área destino da cópia que está sendo impressa e ainda permite a emissão automática do protocolo de entrega.
Dessa forma é possível evitar que o conteúdo de documentos controlados sejam alterados ou copiados de forma não autorizada.
O Fluig oferece também total controle e rastreabilidade sobre as cópias impressas, pois para cada cópia controlada impressa é gerado um Log de Cópia Controlada Emitida (Figura 4.1), sendo possível verificar informações como: número do documento, descrição, emissor, data da impressão, área de destino, responsável pela área e outras informações.
São disponibilizadas para impressão somente documentos que tenham como arquivo principal um arquivo do MS-Word, MS-Excel ou PDF.
A impressão de cópia controlada permite que, no momento da geração da cópia, sejam efetuadas atualizações em campos no documento que está sendo impresso ou ainda no protocolo que está sendo utilizado. Para isso é necessário que os campos a serem atualizados sejam previamente criados nos documentos. A tarefa de criar esses campos possui características diferentes, dependendo do tipo de documento (WORD, EXCEL ou PDF).
- O relatório pode ser acessado a partir da funcionalidade Log de Cópia Controlada, disponível no Painel de Controle do Fluig, guia Documentos.
Figura 4.1 – Exemplo de Log. de cópia Controlada
Lista Mestra
No Fluig é possível criar uma lista mestra de documentos de uma pasta. Para a emissão desta lista, estão disponíveis os seguintes parâmetros:
- Exibe documentos em sub-pastas: exibe documentos das sub-pastas da pasta selecionada.
- Exibe documentos expirados: exibe documentos que já expiraram seu prazo de validade.
- Exibe documentos não liberados: exibe documentos com data inicial de validade superior a data atual.
- Tipo de documento: exibe somente os documentos de um determinado tipo. Quando configurado Todos exibe todos.
- Status de aprovação: exibe somente os documentos com determinado status de aprovação. Quando configurado Todos exibe todos.
- Publicado por: exibe somente os documentos de um determinado publicador e quando não informado exibe todos.
Vejamos como usar a funcionalidade de lista mestra:
- Na navegação de documentos do Fluig selecione a pasta que deseja gerar lista mestra.
- No menu de ações clique em Mais, e posteriormente acione Lista Mestra.
Figura 4.2 – Gerar Lista Mestra.
Na Tela de Lista Mestra escolha os parâmetros para emissão da lista.
Figura 4.3 –Tela Lista Mestra
- Clique em Clicar Lista.
- Abrirá um popup com a lista mestra emitida e com a opção de imprimir.
Opção 'Ajuda'
Na opção Ajuda, disponível no menu Configurações (situado no canto superior direito) do Fluig, é possível verificar o manual de referência da solução.
Figura 5.1 – Help do Produto.
Personalização
No Fluig é possível personalizar seu visual padrão.
Note (figura 6.1) que é possível alterar a cor da barra superior, a cor da barra de menu e a cor do fundo do Fluig.
Também é possível alterar a imagem de logo que fica no canto superior esquerdo, a imagem de fundo e uma imagem de topo.
Figura 6.1 - Tema padrão do Fluig (a esquerda) e tema personalizado (a direita).
- O acesso a alteração do Tema está localizado no Painel de controle na guia WCM.
Figura 6.2 - Funcionalidade Tema.
- Na modificação do tema é possível alterar a cor de fundo, a cor do menu e a cor do topo. Também é possível adicionar imagens da logo da empresa ou outro tipo de imagem no fundo, no local da logo do Fluig e a imagem do topo.
Figura 6.2 - Funcionalidade Tema - Alteração.
...
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