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FAQ 55.164 – Como funciona a central de compras?- MULTIPLANTA

(Antiga FAQ 1.327)

O objetivo deste processo é efetuar as aquisições de materiais ou serviços de forma centralizada, negociando melhores condições de fornecimento. Além disto, permite acompanhar o consumo de materiais e serviços nos demais estabelecimentos da empresa.

Descrição

O estabelecimento central, definido nos parâmetros de compras passou a ter a função apenas de centralizador das informações, ou seja, uma base para consulta das informações. A planta que efetuará a compra será o estabelecimento Gestor, definido na ordem de compra. Caso o processo de compra deva ser feita na própria planta origem, o campo estabelecimento gestor deve ficar em branco.

Estabelecimento Executor: Estabelecimento origem da compra.

Estabelecimento Gestor  : Estabelecimento responsável pela compra.

Estabelecimento Central : Receberá todas as informações. Tem a finalidade de ser a base de consulta para todas as informações.

Importante:

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É plenamente viável integrar numa central de compras empresas diferentes, desde que a codificação dos seus estabelecimentos não sejam coincidentes. Afinal, é apenas um controle interno e não depende de legislação fiscal ou contábil.

O módulo do Multiplanta transporta (replica) essa informações sendo que todo o processo de cotação passa a ser tratado pelo estabelecimento Gestor (planta destino).

Apresentaremos aqui, como o módulo de compras se relaciona com o módulo Multiplanta.

Para a maioria do fluxo de compras existe uma transação com o Multiplanta.

Exemplo 1 Ordem de Compra => MAT002. Emissão de Pedido => MAT006

E para cada transação do Multiplanta existe um destino.

Exemplo 2

Cadastro de Fornecedor, os destinos são as Filiais.

Cadastro de ordem de compra, o destino é a o estabelecimento Gestor e o Estabelecimento Central.

Para que uma compra não seja enviada para a planta destino, deve-se deixar em branco o campo estabelecimento gestor na ordem de compra

Seqüência Central Compras:

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· Ao cadastrar a ordem de compra (CC0301) na filial (planta origem), informando um estabelecimento gestor, gera uma transação no Multiplanta (MAT002), e também para o estabelecimento Central definido nos parâmetros de compras. Não será mais possível modificar a ordem de compra na planta origem.

· Esta transação gerada será encaminhada para a planta destino, podendo-se utilizar o processo de envio RPW* (Remote Procedure Wait), conforme programado, ou utilizar o programa de envio manual de mensagem no Multiplanta.

· No estabelecimento gestor a ordem de compra seguirá o fluxo normal da área de compras (ordem compra, cotação e pedido).

· Na emissão do pedido será criada uma transação MAT006, tendo como destino o Estabelecimento de entrega (normalmente a planta origem), desde que tenha sido informado o campo estabelecimento Gestor no pedido (que é o mesmo estabelecimento gestor informado na ordem de compra)

· Após o envio seguirá a mesma lógica da ordem de compra, ou seja, poderá ser enviado via RPW ou via manual pelo Multiplanta. Assim a empresa tem replicado o pedido, na planta destino que originou o pedido, e na planta origem que originou a ordem de compra.

· Na efetivação da transação MAT006 é replicado pelo Multiplanta todos os dados do pacote de compras: dados da ordem de compra, parcela, cotação e pedido.

· Após o recebimento dos itens pela planta origem (estabelecimento ordem de compra), é gerado um processo MAT038, para que possa ser baixado o pedido de compra que se encontra no estabelecimento gestor e no estabelecimento Central.

Se durante o processo, na cotação pela planta destino (gestor), por exemplo, o item não estiver relacionado a um fornecedor (relação Item x Fornecedor), será criada a transação MAT001, que deverá ser enviada para a planta origem antes da transação MAT006.

Essa transação dar-se-á tanto da planta origem para a destino quanto da destino para a origem.

A processo central de compras atua hoje como uma facilitadora de compras, dando oportunidade de negociar melhores preços e condições de pagamento para maiores quantidades, unificando assim as compras.

Integração da ordem de compras:

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· A transação criada é a MAT002.

· Para cada ordem de compra é gerada uma mensagem;

· Na mensagem consta todos os dados da ordem de compra;

· A ordem de compra pode ter sido originada através da programação do estoque, programação do planejamento ou cadastrada diretamente em compras;

· Ao informar um estabelecimento gestor na ordem de compra, cuja estabelecimento relacionado no multiplanta seja remoto, não será possível alterar a ordem de compra na planta origem .

Integração do Pedido:

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· Após o recebimento das ordens de compras das unidades, o estabelecimento gestor deverá efetuar o processo de cotações das ordens e depois cadastrar o pedido de compra. As mensagens de envio serão geradas, após a impressão do pedido (CC0305) e/ou alteração de pedido (CC0300), mediante o seguinte requisito:

· estabelecimento de entrega do pedido de compra deverá estar relacionado a uma planta cadastrada, ou seja, no cadastro de empresas e estabelecimentos da planta (MP0108), deverá estar cadastrado o relacionamento referente à entrega do pedido de compra.

· É através da indicação do estabelecimento de entrega na ordem de compra que é definido para qual planta é enviado o pedido. Logo, a definição constante na lista de destino da transação não é considerada.

. O estabelecimento GESTOR deve estar informado no pedido.

· Mesmo que seja o programa CC0305 que gera pedidos e que o programa CC0300 que faz a manutenção nos pedidos, a mensagem de envio sempre faz referência à transação MAT006.

· Sempre que um pedido for alterado no estabelecimento gestor, todo conjunto de ordem de compra, pedidos e parcelas são transmitidos ao estabelecimento de entrega (origem/executor), sobrepondo-se ao conjunto anterior.

· Para cada pedido é gerada uma mensagem.

· Na mensagem, constam todos os dados do pedido.

· No momento da efetivação na planta origem, são efetuadas consistência e verificações de erros possíveis que devem ser corrigidos no estabelecimento gestor da opção modifica.

· Antes de efetuar qualquer alteração do pedido de compra no estabelecimento gestor, deve ser observado se não existe nenhuma parcela deste sendo recebida ou pendente para enviar à unidade, pois se ocorrer esta situação, o pedido pode estar recebendo uma baixa de parcela da situação anterior. O mesmo ocorre na unidade que pode estar recebendo uma atualização do pedido de compra já recebido anteriormente.

Nota Caso o estabelecimento de entrega também cadastre pedidos particulares, pode haver duplicidade de numeração. Logo, deve-se definir uma faixa de numeração para os pedidos provenientes da central e outra faixa para os pedidos da planta de entrega.

Integração Recebimento:

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· O objetivo desta integração é atualizar o pedido de compras no estabelecimento gestor com os dados do recebimento da mercadoria, no estabelecimento de entrega (executor).

· Para cada pedido é gerada uma mensagem.

· A integração só ocorre para recebimento de pedidos cujo estabelecimento gestor está informado.

· A transação criada é a MAT038.

· As inconsistências serão geradas no banco de dados origem do Multiplanta e no banco de dados do DATASUL EMS são atualizadas as ordens de compras OK.

· Caso a nota fiscal, no estabelecimento de entrega, for desatualizada, é enviado para central de compras uma mensagem contendo as parcelas com o novo saldo. (Na implantação do Multiplanta já deve ser definida o tipo de transação, que neste caso é a MAT038)

· A mensagem de replicação é gerada no momento do recebimento do material pela unidade, onde é atualizada a ordem local. A atualização da ordem na central de compras somente é feita após o envio da mensagem criada na unidade, pela transação MAT038.

· Se a nota de entrada for desatualizada na unidade, as parcelas da ordem de compra são reabertas e esta nova situação é replicada para o estabelecimento gestor.

· Estabelecimento de entrega das parcelas deve estar relacionado a uma máquina cadastrada, ou seja, no cadastro de empresas e estabelecimentos da máquina (MP0108), deve estar cadastrado o relacionamento referente à entrega das baixas das parcelas(este relacionamento é feito através do código do cadastro de estabelecimento).

NOTA: O ESTABELECIMENTO CENTRAL (definido nos parâmetros de compra) RECEBERÁ TODAS AS TRANSAÇÕES ACIMA MENCIONADAS, SENDO ASSIM UM PLANTA PARA CONSULTA DE TODAS COMPRAS EFETUADAS. PORTANTO, ESTE ESTABELECIMENTO TAMBÉM DEVERÁ ESTAR RELACIONADOS OS LOGS MULTIPLANTAS MENCIONADOS ACIMA.

- Será sempre considerado o relacionamento Empresa x Estabelecimento x Planta. A partir deste relacionamento, será verificado se o estabelecimento pertence a uma planta remota ou não.

- Não é obrigatório o cadastrado da ordem em uma planta origem. A ordem poderá ser cadastrada em qualquer estabelecimento (Gestor, Executor ou Central). Ela será replicada para os estabelecimentos que forem remotos.

Ex.: Posso cadastrar uma ordem no Gestor, e recebê-la no executor.

DÚVIDAS MAIS FREQUENTES:

1) Por que a ordem de compra não foi enviada ao estabelecimento gestor ?

R: Deverá ser verificado se o estabelecimento gestor foi informado na ordem de compra, e se esta planta está relacionada os LOGs MAT002, MAT006 e MAT038, conforme descrito acima.

2) Por que não consigo alterar a ordem de compra na planta origem ?

R: Uma vez informado um estabelecimento gestor na ordem de compra, e este sendo uma planta remota (definido no multiplanta), qualquer alteração da ordem de compra deverá ser efetuada no estabelecimento gestor.

3) Por que o pedido não gerou LOG multiplanta ?

R: Deverá ser informado no pedido o estabelecimento de entrega e o estabelecimento gestor (no caso é o próprio estabelecimento que está sendo digitado o pedido).