Índice

Objetivo

Processo BPM de Aprovação de Pedido de Material Extra é uma solução desenvolvida sobre a plataforma Fluig e integrada nativamente com ERP RM, produto TOTVS Obras e Projetos, para controlar os gastos de material extra, ou seja, material além do planejado, onde são controladas todas as movimentações de pedidos, autorização do pedido, quantidade pedida para determinada tarefa e principalmente as pessoas envolvidas no processo.

O workflow de aprovação de pedidos de material extra via Fluig irá incorporar ao TOP (TOTVS Obras e Projetos) a opção de realizar a aprovação de pedidos de material extra através de um novo caminho, além do próprio TOP, o ambiente Fluig. Esse novo caminho para a aprovação segue os mesmo passos da aprovação já existente.

Definição da Regra de Negócios

Através do pedido de material extra com aprovação via TOP os operadores do sistema tem a opção de elaborar um pedido de material ao sistema de Backoffice, sendo que este deverá ser aprovado por algum gestor com permissões para exercer tal ação. Neste pedido o operador irá incorporar itens que serão solicitados em quantidades de acordo com a necessidade descrita. Ao término da elaboração do pedido o operador irá submeter esse pedido a aprovação, e neste momento o pedido será encaminhado a quem deverá analisá-lo e aprovar/reprovar o mesmo.

O passo seguinte ao envio do pedido para aprovação, é a aprovação propriamente dita. Neste ponto um operador com permissões de aprovar o pedido e seus itens, irá manifestar seu consentimento ou não diante dos dados apresentados.

Neste momento ele poderá:

• Aprovar completamente todo o pedido;
• Reprovar completamente todo o pedido;
• Aprovar item a item:
  • Aprovar completamente o item;
  • Aprovar parcialmente o item (informando a quantidade ou o percentual de aprovação);
  • Reprovar o item;

Este é o ponto o qual o workflow Fluig também irá atuar fornecendo informações via Fluig para que o seja possível realizar a aprovação dentro da sua plataforma. O operador aprovador munido de um usuário com permissões para aprovar o workflow irá visualizar no Fluig as mesmas informações visualizadas no TOP, tanto do pedido quanto de seus itens.

Parâmetros Gerais

No Menu | Projeto | Agrupador Parâmetros | Construção e Projetos | Gerais, escolha a aba chamada “Fluig” nos parâmetros gerais do TOTVS Obras e Projetos. Escolha a aba inferior Pedido Extra para configurar o workflow.

Esta aba contém três parâmetros, sendo: um para definir o processo relativo ao workflow de Aprovação de Pedido de Material Extra, mais um para definir quais os estados do workflow que determinam que o mesmo esteja aprovado e um terceiro para definir quais os estados do workflow que determinam que o mesmo esteja reprovado.

Parâmetros de Projeto

Na aba “Integração FLUIG” em “Projeto | Agrupador Parâmetros | Construção e Projetos | Projeto", pasta "Integração | Integração Fluig” foi adicionado um parâmetro para utilizar workflow Fluig para Aprovação de Pedido de Material Extra para o Projeto:

Workflow para Aprovação de Pedido de Material Extra

No contexto do Fluig, a execução da aprovação será executada via workflow, e isso traz algumas particularidades não existentes na aprovação via TOP, como por exemplo estados da aprovação, que em comparativa se assemelham aos estados do pedido, mas não são idênticos. Para que o comportamento seja semelhante a observação dessa particularidades é muito importante, e a saída a ser adotada é o estudo e adequação do workflow, para que seus dispositivos e mecanismo sejam moldados de forma a aderir o processo já existente.

A aprovação do pedido de material extra no TOP possui duas etapas, a avaliação dos itens e do pedido e a finalização do pedido. Na avaliação o operador observa todos os dados dos itens, podendo aprovar ou reprovar cada um individualmente, ou até mesmo aprovar parcialmente a quantidade de um item. Feita a etapa de avaliação o pedido deverá ser finalizado, que nada mais é que o fechamento da aprovação, do pedido e dos itens e disponibilização do pedido no formato em que está para ser enviado ao back-office, isso na prática irá disponibilizar para o pedido apenas os itens aprovados ou aprovados parcialmente, levando sempre em consideração as quantidades aprovadas.

O workflow foi elaborado de forma a manter ao máximo a semelhança com o processo já existente. Neste sentido teremos alguns pontos a observar:

• Aprovação total do pedido;
• Reprovação total do pedido;
• Aprovação parcial do pedido;
  • Aprovação parcial dos itens;

Apresentação do workflow Fluig

No Fluig o workflow com os dados do pedido de material extra e dos seus itens é exibido de forma a apresentar apenas as informações relevantes, mas sem deixar de lado informações importantes. Neste sentido a apresentação do formulário é como exibido com duas abas sendo a primeira para apresentação dos dados do pedido e a segunda a listagem dos itens.

Na tela do pedido o usuário é capaz apenas de visualizar dados, nenhuma informação poderá ser alterada, já que essas informações não serão alteradas no TOP e não são enviadas de volta a ele.

Na tela dos itens, assim como na tela do pedido, todos os campos serão bloqueados, porém o campo "Quantidade aprovada" poderá ser editado, pois é esse o campo que irá refletir a aprovação do item. Como dito anteriormente o Fluig irá manter o comportamento já existente, mas nem todos poderão ser iguais, e a edição do campo quantidade é um deles, pois ele será o ponto central da aprovação do workflow, a analise do campo irá indicar ser o item foi aprovado, aprovado parcialmente ou reprovado. Essa avaliação é simples, fazendo as seguintes validações:

• Item com Quantidade aprovada igual a Quantidade Pedida, será considerado aprovado;
• Item com Quantidade aprovada menor que a Quantidade Pedida, será considerado aprovado parcialmente;
• Item com Quantidade aprovada igual a zero será considerado reprovado;

Para facilitar a aplicação estão disponíveis botões semelhantes aos já existes no TOP, para aprovar ou reprovar item, permitindo a execução dos mesmo em mais de um registro.

Além das visualizações o Fluig segue o fluxo de operação do workflow de aprovação de pedido de material extra, existindo dois estados finais Finalizado e Reprovado.

Aprovação total do pedido

Como no TOP a aprovação total do pedido reflete a definição de 100% da quantidade aprovada dos itens do pedido. No caso do workflow de aprovação de pedido de material extra essa irá acontecer quando o usuário Fluig selecionar prosseguir o workflow para o estado final de "Aprovar", com todos os itens da listagem do formulário com suas quantidades aprovadas em 100% da quantidade pedida, essa avaliação é feita no momento que o workflow estiver mudando para o estado aprovado.

Caso seja zerada a quantidade aprovada de todos os itens, ou seja, 0% da quantidade pedida, e o workflow prosseguir ao estado Aprovado, automaticamente o mesmo irá atribuir ao workflow o estado Reprovado, já que este é o real estado refletido pelas quantidades aprovadas dos itens. O usuário é informado de tal ação.

Reprovação total do pedido

Semelhante a Aprovação, a Reprovação do pedido se comporta conforme as regras já existentes no TOP, sendo assim ele irá atribuir a todos os itens do pedido o percentual associado de 0% e o status de reprovado. No workflow de aprovação de pedido de material extra esse comportamento será representado pelo estado "Reprovar" que na prática irá realizar o mesmo procedimento que o estado  "Aprovar", porém atribuindo o percentual da quantidade associada de 0% da quantidade pedida.

Aprovação parcial do pedido e Aprovação parcial dos itens

A Aprovação parcial de um pedido é a situação em que nem todos os itens do mesmo são aprovados integralmente (100% da quantidade solicitada) ou então podendo ter alguns itens reprovados e outros aprovados (integral ou parcialmente). Resumidamente a aprovação parcial de um item é o processo já descrito, no qual o item pode não ter sua quantidade aprovada integralmente (menos de 100% da quantidade solicitada). No workflow de aprovação de pedido de material extra esse comportamento é representado pelo estado "Aprovar" que na prática irá finalizar o pedido e irá encaminhar ao TOP os itens do pedido no estado que o aprovador os deixou. Para manter o comportamento já existente no TOP, ao visualizar o workflow de aprovação de pedido de material extra existe uma aba que irá exibir os dados dos itens, e nesta aba é possível atribuir a quantidade aprovada a um item. Existe também nesta a opção de aplicar um percentual de aprovação em sobre a quantidade pedida, bastando apenas informar esse percentual e selecionar quais itens deseja que seja aplicado o percentual.

Na prática a informação que irá dizer se um item e subsequentemente um pedido está aprovado é a quantidade aprovada dos itens. Se todos os itens estiverem com a quantidade aprovada no valor de 100% da quantidade solicitada, irá indicar que todos os itens estão com o estado aprovado e o pedido também, bem como o valor da quantidade aprovada em 0% da quantidade solicitada presente em todos os itens do pedido irá indicar que aqueles itens estão todos reprovados e por consequência o pedido. Qualquer percentual de quantidade aprovada em um ou mais itens fora dos descritos acima indicará que o pedido está aprovado parcialmente.

Comportamento na tela de Aprovação de pedido de material extra Fluig

Como o ambiente no qual o workflow está inserido existem particularidades, as telas de aprovação do workflow não são espelhos das telas existentes no TOP. Alguns processos e campos foram eliminados, afim de tornar a visualização mais limpa e objetiva, deixando a vista somente dados relevantes da aprovação.

Continuando nesta linha de raciocínio a aprovação de um item será feita com a seleção do mesmo na caixa ao lado do seu nome, conforme o passo-a-passo a seguir, ao selecionar a caixa a quantidade aprovada será registrada em 100% da quantidade pedida. O mesmo ocorrerá ao desmarcar a caixa, porém, esse processo irá reprovar o item atribuindo ao mesmo na quantidade aprovada 0% da quantidade pedida. A qualquer momento o usuário poderá inserir na caixa de texto da quantidade aprovada um valor indo de 0,00...1 a 99,99...9% da quantidade pedida, esse comportamento irá atribuir ao item o status de aprovado parcialmente.

Nenhum outro campo a não ser a quantidade aprovada estará disponível para edição. A qualquer momento o usuário poderá salvar o formulário, usando-se do botão presente no workflow para tal ação.

Regras de Integridade

Para o Workflow de aprovação de pedido material extra é necessário observar algumas regras e algumas validações. A principio um fato básico é a não existência de dois fluxos na aprovação do pedido, ou seja, a aprovação ser realizada via Fluig e via TOP, para não permitir tal situação alguns processos foram desabilitados ao se optar por utilizar a aprovação via Fluig. São eles:

• Finalizar Aprovação de pedido de material extra;
• Aprovar Pedido Extra;
• Reprovar Pedido Extra;

Além dos processo desabilitados alguns processos sofreram alterações no seus fluxo normal de execução. O processo de "Retornar para criação" irá executar sua funcionalidade normalmente, mas como adicional ao seu fluxo de execução quando utilizada a aprovação via Fluig o processo irá cancelar qualquer workflow que esteja em aberto para aquele pedido. Assim não se corre o risco de abrir dois workflows para o mesmo pedido com informações diferentes. O processo de "Enviar pedido extra para aprovação" por outro lado sofreu mais alterações, ele é o responsável por elaborar o workflow e enviá-lo ao Fluig. Sua execução internamente no TOP continua inalterada, mas com o adicional de gerar o workflow para o Fluig.

Outra validação que é a não existência de dois workflows para um mesmo pedido de material ao mesmo tempo. Sendo que toda vez que de alguma forma for solicitado a elaboração de um novo workflow essa regra será validada.

Ao optar por executar a aprovação de pedidos de material extra via Fluig, o processo de aprovação só será concluído quando não houver nenhum erro ou exceção. Ao chegar a qualquer estado final no workflow, o Fluig agrupa os dados e chama um processo no TOP passando como informação os dados colhidos da tela. Se por ventura durante a finalização da aprovação do pedido de material extra no TOP ocorrer erros ou exceções o procedimento será abortado. O TOP irá tentar buscar os dados da aprovação consultando o servidor Fluig. Nenhum novo workflow será gerado e o pedido já em estado final não poderá gerar novo workflow.

Benefícios

Os principais benefícios na utilização deste processo BPM são:

• Rastreabilidade;
• Governança;
• Aprovação via mobile;
• Melhora no gerenciamento e controle dos gastos e/ou receitas de pedidos de material extra dos projetos.

Ambiente de Negócio

Segmento

Construção e Projeto.

Áreas de Negócios

Materiais e Obras e Projetos.

Processo workflow

Atividades do Processo

Atividade: Início.

Descrição: Tarefa inicial do Workflow.

Instruções: Definir o início do Workflow.

Atividade: Aprovar Pedido de Material Extra.

Descrição: Aprovar Pedido de Material Extra. 

Instrução: Verificar o pedido e itens do pedido de material extra para realizar a aprovação ou reprovação.

Atividade: Solicitar justificativa.

Descrição: Inserção da justificativa para liberação do Pedido de Material Extra.

Instrução: Por meio dessa atividade você insere o porque ou dados adicionais para liberar o Pedido de Material Extra.

Atividade: Reprovar.

Descrição: Reprova o Pedido de Material Extra.

Instrução: Reprovação e finalização do workflow.

Atividade: Aprovar.

Descrição: Aprova a liberação do Pedido de Material Extra.

Instrução: Aprovação e finalização do workflow.

Como Utilizar

Iniciando Processo BPM pelo RM

Movimentando e Consultando Processo BPM pelo Fluig

Deck of Cards
effectDuration 0.5 history false id samples effectType fade
Card default true id 1 label Passo 1 Faça login no Fluig e clique no link Tarefas a concluir, conforme figura abaixo:     Card id 2 label Passo 2 A página seguinte irá mostrar todas as suas tarefas à concluir. Encontre na tabela de tarefas o Workflow “Aprovação de Pedido de Material Extra” e dê um clique sobre ele, conforme figura abaixo:   Card id 3 label Passo 3 Será aberto o formulário com informações do Projeto e as opções de “Solicitar Justificativa”, “Aprovar” e “Reprovar” o Workflow. Abaixo o formulário com informações do Pedido de Material Extra. Abaixo o formulário com informações dos Itens do Pedido de Material Extra. Card id 4 label Passo 4 É no formulário de Itens do Pedido de Material Extra que a aprovação é realizada. No exemplo abaixo foi realizado uma aprovação parcial do pedido, pois o item 06.11 - Lavagem do Veículo teve a sua quantidade diminuída e por isso o Status Parcialmente. Já o item 12.02 - Tampas acrílicas 2/3 Brancas foi reprovado. E por fim apenas o item 18.01 - Luvas foi aprovado por completo. Mais informações sobre como realizar as aprovações neste formulário, veja o capítulo Workflow para Aprovação de Pedido de Material Extra deste documento.

Como Instalar

Fluig

a)    Instalar o ambiente de Desenvolvimento Fluig 

Para realizar a instalação do Processo BPM é preciso ter instalado o TDS (TOTVS Developer Studio) e o plugin do FLUIG para o mesmo. Para instalar o TDS e o plugin do FLUIG visite esta página que contém detalhes para tal: http://tdn.totvs.com/pages/releaseview.action?pageId=73078179.

b)    Buscar os Arquivos para Instalação do Processo BPM 

O nome do arquivo do projeto processo BPM Fluig de Medição/Liberação de Períodos de Contratos é:  RM.Prj.Contrato.LiberarPDO.zip. Estão na pasta de instalação dentro da pasta objetos gerenciais: <pasta de instalação do RM>\ObjetosGerenciais\Fluig\Workflow\Projetos.zip.

c)    Abrir o Arquivo do Instalação do Processo BPM no TDS 

No link estão as instruções de como fazer a abertura do arquivo do processo BPM dentro do TDS.

http://tdn.totvs.com/pages/releaseview.action;jsessionid=D2A6F7626B6B8CB061A77A89F9693875?pageId=128681226#ExpediçãodeProcessosdeWorkflowpeloFluigStudio-ExpediçãodeprocessodeworkflowpelopluginFluignoTDS.)

d)    Componentes dos Processos BPM

e)    Envio do Processo BPM para o Fluig

Uma vez instalado TDS deve de importar o Processo BPM para o TDS para manipularmos e posteriormente importá-lo para o servidor Fluig do cliente. Para importar o Workflow siga os passos explicados nesta página:http://tdn.totvs.com/pages/releaseview.action;jsessionid=D2A6F7626B6B8CB061A77A89F9693875?pageId=128681226#ExpediçãodeProcessosdeWorkflowpeloFluigStudio-ExpediçãodeprocessodeworkflowpelopluginFluignoTDS.  

ERP RM

a)    Configurar nos parâmetros globais do sistema

Acesse Menu -> Ambiente -> Parâmetros -> Globais, aba Integração Fluig, informe os dados do endereço do servidor Fluig, usuário, senha e identificador da empresa.

a)    Configurar nos parâmetros Gerais do TOTVS Obras e Projetos

Em Menu -> Construção de Projetos -> Gerais, aba Integração, box Workflow FLUIG, veja qual Processo BPM será utilizado para Medição/Liberação e qual será o seu Estado de aprovação.

c)    Escolher o projeto e configurar nos parâmetros de Projetos se o projeto em questão irá utilizar a integração com o Fluig

Acesse, Menu -> Construção e Prejetos -> Projetos. Na tela que irá se abrir vá no item Integração -> Integração CRM -> Integração FLUIG. Ao entrar escolhe quais tipos de contrato receberão a integração Fluig, a pagar, a receber ou ambos.

Considerações 

Informamos que é de suma importância conhecimento técnico para implantação do componente no Fluig. Caso necessite, sugerimos aquisição de horas de consultoria para auxiliar na Implantação desses componentes junto ao canal TOTVS que lhe atende ou através da Fluig Store. 

Todos os produtos comercializados e distribuídos na Fluig Store possuem como pré-requisito a plataforma Fluig para funcionamento.  

Para mais informações sobre a integração Fluig x RM consulte: Fluig Framework.