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URL
URL para a qual o usuário será direcionando quando acessar esse documento externo. 

Comentário
Breve descrição com informações relevantes sobre o documento externo.
Tags
Rótulos atribuídos ao documento externo para facilitar a busca posteriormente. As tags funcionam como palavras-chave e permitem etiquetar o documento externo de maneira mais informal e pessoal. É possível encontrar o documento externo por navegação ou na busca. Inserir com ou sem o caractere "#" para ativar o auto complete das tags no campo de tags. O auto complete exibe uma lista suspensa com as cinco tags mais utilizadas a partir dos caracteres digitados depois do caractere "#".
Descrição versão/revisão
Descrição da atual versão/revisão do documento externo.
Versão/revisão
Número da versão/revisão inicial do documento externo que está sendo publicado. Este campo somente é habilitado na inclusão de um documento externo e quando o campo "Controle manual da versão inicial" do recurso Parâmetros da guia Gerais no Painel de Controle está assinalado. Quando o campo do Painel de Controle não está assinalado, é automaticamente atribuída a versão/revisão "1.000" para o documento externo e não é possível alterá-la. O formato desse campo é numérico (999.999), sendo que os três primeiros números representam a versão e os três demais representam a revisão. Após a primeira publicação, a plataforma controla automaticamente a evolução de versões e revisões, não permitindo a alteração dos números. Ao selecionar este campo, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão/revisão.
Criar versão/revisão obrigatória
Quando selecionado, determina que não é possível alterar o documento externo e manter a mesma versão/revisão, ou seja, somente é possível efetivar alterações criando uma nova versão ou revisão dele.
Documento expira?
Quando assinalado, determina que o documento externo expirará na data informada no campo "Válido até". Caso contrário, o documento externo não expirará e a data informada no campo "Válido até" não é considerada. Essa opção será exibida assinalada quando o campo "Documento expira?" – do recurso Parâmetros da guia Gerais do Painel de Controle – estiver assinalado.
Período de notificação de expiração
Período de antecedência – em dias – a partir do qual a emissão de notificação de expiração do documento externo se iniciará. Se for inserido zero (0) será considerado o número de dias informado nos parâmetros gerais da plataforma.
Válido a partir de
Data a partir da qual o documento externo estará disponível para os usuários – de acordo com as permissões de acesso. Essa data permite ao autor do documento externo agendar sua visualização para os demais usuários da plataforma, pois ele somente será exibido a partir dessa data. Quando o documento externo é válido somente a partir de uma data futura, para o autor ele é exibido identificado com uma seta vermelha que representa que é um documento futuro. A data para publicação futura não pode ser menor que a data corrente e a publicação futura não envia e-mail de notificação (aprovação, nova versão/revisão do documento etc.).
Válido até
Data a partir da qual o documento externo será considerado como expirado quando a opção "Documento expira?" estiver assinalada. A data de expiração é sugerida considerando o campo "Dias expiração documentos" – do recurso Parâmetros da guia Gerais do Painel de Controle – quando ele tiver algum valor definido. Se o campo "Documento expira" desse recurso não estiver assinalado, essa data é desconsiderada.
Tipo de documento
Tipo ao qual o documento externo pertence.
Assunto
Assunto ao qual o documento externo está relacionado.
Tipo de ícone
Elemento gráfico para representar o documento externo. Quando não é escolhido o ícone, é associado um ícone padrão.
Autor
Usuário autor do documento externo que está sendo criado.
Idioma
Idioma ao qual o documento externo será relacionado. O idioma é utilizado para indexar as informações do documento externo. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo. Como padrão, é exibido o idioma determinado nas preferências do usuário. Se não estiver definido no perfil do usuário, é sugerido o idioma padrão definido nos Parâmetros gerais da plataforma.
Notificar?
Quando assinalado, determina que os usuários que possuem o assunto relacionado ao documento externo como assunto de interesse serão notificados sobre a sua publicação.