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O fluxo de alçadas do módulo de Compras restringe a manutenção dos documentos de compras emitidos pela empresa aos usuários que possuem permissão para tais ações, bem como, a análise e aprovação dos processos de compras realizados pela empresa. Isto viabiliza a redução de erros na emissão de documentos e garante o controle e gerenciamento dos gastos das compras realizadas. O controle de alçadas reduz os custos operacionais, pois, impede que seja feita uma solicitação de produto ou grupo de produtos, que esteja fora da alçada do solicitante, ou ainda, que seja efetuado um pedido de compras por um comprador ou grupo de compradores que não possui direitos para realizar este procedimento. Desta forma, permite que todo grupo de usuários, devidamente cadastrado como um grupo de solicitantes tenha direito, por exemplo, de comprar materiais de escritório. Ao mesmo tempo, é possível aumentar ou restringir direitos de um usuário pertencente a este grupo.

O modelo de controle de alçadas é definido da seguinte forma:

• Por hierarquia: O parâmetro MV_APRPCEC precisa estar desativado (F) e o comprador deve conter um grupo de aprovação associado, sendo que, nesta condição é verificado o valor do documento no momento da aprovação.
• Por entidade contábil: o parâmetro MV_APRPCEC precisa estar ativado (T) e o comprador não deve conter um grupo de aprovação associado, sendo que, nesta condição é verificada a autonomia das Entidades Contábeis que, por padrão, são formadas por Centro de Custo, Conta Contábil, Item da Conta e Classe de Valor.
• Por hierarquia e entidade contábil: o parâmetro MV_APRPCEC precisa estar ativado (T) e o comprador deve conter um grupo de aprovação associado, sendo que, nesta condição é verificado o valor do documento e a autonomia das entidades contábeis.

Aprovação direcionada por hierarquia

Esse método de aprovação é recomendado para processos de auditoria do documento completo, para configurar dessa forma é necessário informar no comprado.

Aprovação direcionada por entidades contábeis

A aprovação por entidade contábil é recomendada para processos que necessitam separar os itens de forma departamental, podendo ser controlado nos itens, possibilitando o direcionamento de aprovação de despesas por área (representadas pela estrutura contábil), promovendo assim mais flexibilidade no fluxo de aprovação.

Solicitantes

 Este cadastro define os usuários com permissão para solicitar a compra dos produtos restritos que pode ser dada por grupo de produtos, quantidade solicitada etc. Aqui é estabelecida a relação o usuário solicitante e os compradores responsáveis pelo atendimento de suas solicitações de compra.

Compradores

 O cadastro de Compradores define os usuários que podem gerar/manipular processos de compra como cotações e pedidos. Estabelece a relação entre o comprador e os aprovadores responsáveis pelos documentos gerados por ele com a definição dos grupos de aprovação para pedidos de compra e contratos de parceria.

Grupo de Compras

O Grupo de Compras é o cadastro que agrupa os compradores, geralmente pela categoria de materiais que estes são responsáveis pela compra, responsáveis por manipular as cotações, pedidos de compra e autorizações de entrega.

Aprovadores

 Este cadastro define os usuários responsáveis pela aprovação dos diversos documentos de compras que são submetidos ao fluxo de alçadas. São estabelecidos os valores de limites de aprovação, como:

Perfis de Aprovação

Este cadastro define os perfils de aprovação realizando o agrupamento das informações de valor minimo e máximo, sendo necessária atualização dessas informações, apenas uma operação para que todos os aprovadores que tenham o mesmo perfil relacionado, tenham seus limites atualizados.