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titleAdiantamento

Os Adiantamentos (FINA667) são os valores creditados aos colaboradores para cobrir os gastos de uma viagem, tais como alimentação, transporte, comunicação etc.

Estes valores são calculados através da configuração da política de viagens da empresa, podendo ser:

  1. Valor Fixo: Este é o valor fixo concedido, normalmente para o valor de traslado.
  2. Valor com e sem Pernoite: Quando a viagem possui período dentro do mesmo dia, é calculado o valor do adiantamento sem pernoite, caso extrapole uma diária, será calculado com o valor com pernoite
  3. Outras moedas: Os valores em outras moedas são normalmente concedidos mediante crédito em traveller check ou compra de moeda. Para este caso o Protheus não faz o cálculo mas o valor do crédito deste adiantamento deve ser informado. As taxas de conversão da compra desta moeda para a moeda forte podem ser informadas antes ou depois da geração do título mediante configuração no Assistente de Configuração.
  4. Por trecho

Na Viagem (FINA665) ainda é possível solicitar complementos de adiantamentos. Caso um colaborador precise de mais dinheiro em uma viagem, esta solicitação pode ser efetuada selecionando a viagem a opção Adiantamento Avulso. Neste caso é gerada mais um adiantamento vinculado à viagem.

As regras de geração de título, tais como Prefixo, Natureza, Data de Vencimento para adiantamentos normais e urgentes (aqueles solicitados fora da regra da política de antecedência) estão no Assistente de Configuração.

Os adiantamentos solicitados tanto via Reserve, Solicitação de Viagem ou Avulso não são aprovados em conjunto com a viagem e geram uma pendência para o superior do viajante, se configurado.

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titlePrestação de Contas

Com uma viagem em andamento ou após a sua conclusão, o viajante deve efetuar sua prestação de contas das despesas para a empresa.

Toda viagem, independente de possuir ou não um adiantamento, gera automaticamente um registro na rotina de Prestação de Contas (FINA677) vinculada à ela.

Uma prestação de contas possui os dados básicos de uma viagem, como o seu número, data de início e fim, local, cliente que foi atendido (se for aplicável), além das entidades de custos e percentual de faturamento contra o cliente (se o cliente for aplicável) etc.

O colaborador poderá informar item à item, os gastos que teve em sua viagem informando: despesa, local, valor (na moeda corrente ou em outra e sua taxa de conversão), quantidade, entidades de custos etc. Um anexo do comprovante pode ser incluso à despesa para auxílio da conferência do departamento de viagens.

Além disso, os adiantamentos são listados na prestação de contas e abatidos do valor total no rodapé da prestação de contas.

Os valores gastos, reembolsáveis e o saldo também são exibidos no rodapé, nas 3 moedas tratadas pelo Protheus: corrente, dólar e euro.

Aviso
titleImportante

Uma prestação de contas só pode ser finalizada desde que todos os adiantamento vinculados à viagem, se houverem, estiverem pagos, ou seja, creditados ao colaborador. Isso previne que seja creditado um valor de reembolso indevido ao colaborador.

Todas as outras moedas são convertidas para dólar, uma vez que a operação mais comum é a de concessão de traveller checks em dólar para débito, crédito ou saque na moeda corrente de outros países. Por exemplo: Em uma despesa efetuada em rúpias, a taxa informada da transação do traveller check deve ser a de referência de conversão em dólar.

Uma vez finalizada e encaminhada para o departamento de viagens (após sua inclusão ou em momento posterior pela opção de envio para conferência), o departamento de viagens fará a conferência da prestação. Apesar do sistema já efetuar os cálculos dos valores reembolsáveis dos gastos através da regra de limites das despesas, se o conferente identificar algum item nos comprovantes que estão fora da política de viagens, o mesmo pode lançar os descontos neste momento e o valor a ser devolvido/reembolsado é atualizado.

É possível também efetuar prestações de contas avulsas...

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titleConferência de Serviços


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