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titleSolicitação de Viagem

A Solicitação de Viagens (FINA666) é a rotina onde os colaboradores de uma empresa registram uma pedido de viagem.

Informações
titleImportante

Esta rotina contemplam apenas solicitações do Protheus. As viagens integradas com o Reserve não geram solicitação, pois são compradas e emitidas diretamente pelo selfbooking.

O viajante deve informar os dados de básicos da viagem, como origem e destino, datas de partida e chegada, cliente para atendimento (se houver) etc. no cabeçalho da sua solicitação.

Nos itens da viagem será possível selecionar e justificar/detalhar os seguintes serviços:

  • Vôo
  • Hotel
  • Carro
  • Rodoviário
  • Seguros
  • Outros
Aviso
titleAvisoAlteração

Estes itens de serviço são parametrizáveis e estão no Assistente de Configuração. Caso a empresa não ofereça algum destes itens em sua política, será possível omití-lo.

O item Outros é o único que não é necessário compra de serviço, logo solicitações somente com este serviço não passam pela etapa de conferência da solicitação. Este é necessário quando um colaborador deseja solicitar somente o adiantamento, pois irá fazer, por exemplo, uma visi

Para cada serviço deve ser informado o(s) Participante(s) e o(s) sua(s) respectiva(s) Entidade(s) de Custo(s).

Além disso, na aba Adiantamentos é possível marcar quais participantes receberão adiantamento. O valor calculado é uma previsão e exibido somente quando estiver configurado para o cálculo por valor da pernoite.

Quando parametrizadas para aprovação após a solicitação, será gerada um pendência de aprovação para o superior dos participantes. Caso contrário esta pode ser enviada para o departamento de viagens (diretamente após a solicitação ou em um segundo momento através da opção de envio) e a viagem será gerada automaticamente.

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titlePrestação de Contas

Com uma viagem em andamento ou após a sua conclusão, o viajante deve efetuar sua prestação de contas das despesas para a empresa.

Toda viagem, independente de possuir ou não um adiantamento, gera automaticamente um registro na rotina de Prestação de Contas (FINA677) vinculada à ela.

Uma prestação de contas possui os dados básicos de uma viagem, como o seu número, data de início e fim, local, cliente que foi atendido (se for aplicável), além das entidades de custos e percentual de faturamento contra o cliente (se o cliente for aplicável) etc.

O colaborador poderá informar item à item, os gastos que teve em sua viagem informando: despesa, local, valor (na moeda corrente ou em outra e sua taxa de conversão), quantidade, entidades de custos etc. Um anexo do comprovante pode ser incluso à despesa para auxílio da conferência do departamento de viagens.

Além disso, os adiantamentos são listados na prestação de contas e abatidos do valor total no rodapé da prestação de contas.

Os valores gastos, reembolsáveis e o saldo também são exibidos no rodapé, nas 3 moedas tratadas pelo Protheus: corrente, dólar e euro.

Aviso
titleImportanteAtenção

Uma prestação de contas só pode ser finalizada desde que todos os adiantamento vinculados à viagem, se houverem, estiverem pagos, ou seja, creditados ao colaborador. Isso previne que seja creditado um valor de reembolso indevido ao colaborador.

Todas as outras moedas são convertidas para dólar, uma vez que a operação mais comum é a de concessão de traveller checks em dólar para débito, crédito ou saque na moeda corrente de outros países. Por exemplo: Em uma despesa efetuada em rúpias, a taxa informada da transação do traveller check deve ser a de referência de conversão em dólar.

Uma vez finalizada e encaminhada para o departamento de viagens (após sua inclusão ou em momento posterior pela opção de envio para conferência), o departamento de viagens fará a conferência da prestação. Apesar do sistema já efetuar os cálculos dos valores reembolsáveis dos gastos através da regra de limites das despesas, se o conferente identificar algum item nos comprovantes que estão fora da política de viagens, o mesmo pode lançar os descontos neste momento e o valor a ser devolvido/reembolsado é atualizado.

Caso os passos de aprovação e/ou liberação para financeiro estiverem ativas, serão geradas pendências para o superior do viajante e para o financeiro/departamento de viagens respectivamente.

É possível também efetuar prestações de contas avulsas...

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titleConferência de Serviços

A Conferência de Serviços nada mais é que o espelho da fatura de uma agência de viagens ou dos próprios fornecedores diretos (companhias aéreas, hotéis, locadoras de carros etc.).

Nesta rotina é possível selecionar os itens de viagens, seja por serviço ou considerando todos os tipos, para seleção e edição do pagamento enviado na fatura. Com os pedidos devidamente selecionados e os valores editados quando necessário, será gerado um pedido compra, uma nota ou um título a pagar.

Notainfo
titleNotaImportante

Quando uma viagem é remarcada, o pedido apenas é cancelado dentro da viagem, uma vez que muitos serviços incorrem taxas/custos de cancelamento ou remarcação. Por este motivo, tanto o remarcado quanto o ativo serão exibidos no pagamento.

Ao selecionar um pedido para conferência, é sugerido o valor do serviço cadastrado na viagem, mas é possível editá-lo para maior ou menor, sendo que esta última opção também permite finalizar o pagamento do item ou manter o saldo para conferências parciais.Teste

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titleFaturamento


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titleIntegrações

Para mais informações acesse os manuais de integração TOTVS X Reserve e PCO X Reserve.

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