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Por conta da complexidade de políticas de viagens corporativas e as variações de regras entre empresas, o processo de viagens possui uma série de parametrizações. Estas estão concentradas no Assistente de Configurações (FINA691) e dividas em:

É importante ressaltar que todas as alterações efetuadas neste assistente reflete diretamente nos parâmetros do Protheus (SX6).

Esta rotina é responsável pelo mapeamento das filiais do backoffice Protheus e com o ambiente Reserve, tais como seu usuário e senha de acesso para integração. Para mais informações, veja a página o manual desta integração aqui.

O grupo de acesso define as hierarquias de visualização dos dados de viagens dos colaboradores.

Por exemplo:

Temos os seguintes colaboradores da Empresa A:

• João - Gerente
• Paulo - Coordenador
• Luciana - Analista de Sistemas
• Ricardo - Analista de Sistemas

Existem dois grupos possíveis para configuração neste cenário:

1) João é o responsável do Grupo Departamento A, onde Paulo, Luciana e Ricardo são integrantes. Logo, João consegue visualizar as suas próprias viagens e as viagens que contém pelo menos um dos participantes do seu grupo;

2) Paulo é o responsável do Grupo Departamento A.1, onde Luciana e Ricardo são integrante. Paulo consegue visualizar as próprias viagens e as que contém pelo menos um dos dois participantes de seu grupo.

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As despesas são os tipos de gastos que um colaborador pode prestar contas à empresa. Através do cadastro de Tipos de Despesa (FINA679) é possível configurá-las.

Estas podem ou não efetuar algum controle de limites para a prestação de contas, tais como:

• Sem limite - As despesas informadas serão consideradas reembolsáveis
• Limite diário - A soma das despesas lançadas de mesmo tipo e no dia não deve ultrapassar o limite informado
• Limite total - A soma de todas as despesas de mesmo tipo lançadas na prestação não deve ultrapassar o limite informado
• Limite/despesa - A despesa está limitada ao limite informado

Caso seja necessário controlar estes limites, os valores possíveis para configuração de uma despesa são:

• Valor Unitário - Para cálculo automático quando informada a quantidade na prestação de contas (ex. Km.)
• Limite sem pernoite - Valor limite para viagens que não exigem pernoite
• Limite com pernoite - Valor limite para viagens que exigem pernoite
• Limite Moeda 2 - Valor limite para gastos efetuados em dólar
• Limite Moeda 3 - Valor limite para gastos em euro

Os limites possuem vigência, ou seja, caso seja necessário alterar a política é possível encerrar uma vigência informando a Data Final e informando os valores para um novo período.

O Grupo de Despesas (FINA681) possui as mesmas características do Tipo de Despesa, com exceção das entidades de custos, tipo de limite por despesa e valor unitário, que são específicos da linha de despesa, e tem como objetivo agrupar e definir limites padrões para um determinado grupo.

O processo de viagens utiliza a base de Participantes (APDA020) do SIGAAPD - Avaliação e Pesquisa de Adiantamento. Para tanto, neste cadastro existe a aba Viagens as informações necessárias para torná-lo um viajante, são elas:

• Nível de cargo - utilizado para a integração com o Reserve e que define o tipo de acesso que o participante terá
• Login Reserve - login do participante no Reserve
• ID Reserve - preenchido após a integração do cadastro com o Reserve
• Empresa e Filial atual - empresa e filial onde o cliente está atualmente para controle dos pedidos do Reserve
• Empresa e Filial anterior - registro histórico da empresa e filial onde o cliente atuou anteriormente para controle dos pedidos do Reserve
• Permite Adiantamento - informa se é o participante é elegível à adiantamento
• Aprovador - ID do usuário aprovador
• Substituto- ID do usuário aprovador substituto
• Fornecedor e Loja - Código do fornecedor e loja para crédito dos adiantamentos e reembolsos
• Substituto da Prestação de Contas - ID do usuário que pode realizar a prestação de contas no lugar do participante (Ex. Funcionário de um Escritório de Projetos, Secretárias ou Assistentes Executivas etc).

Este participante pode ou não ser um funcionário e as integrações com o módulo de Gestão de Pessoal para este são as existentes no Protheus (do cadastro do Participante replicando para a folha ou vice e versa com a configuração do .ini)

Para mais informações da integração de Participantes com o Reserve, consulte aqui.

Apesar do Reserve possuir somente como entidade de custo o Centro de Custo e o Protheus trabalhar com outras entidades, é possível efetuar as classificações no Protheus através da Viagem (FINA665). Em Ações Relacionadas, através da opção Alterar Ent. Custos, é possível informar também a Classe de Valor e Item Contábil.

O restante das rotinas carregam estes custos da viagem ou então, no caso da Prestação de Contas ou Solicitação de Viagem, possuem campos para a entrada das entidades.

Para mais informações da integração de Centro de Custos com o Reserve, consulte aqui.

• Uma prestação de contas só pode ser finalizada desde que todos os adiantamento vinculados à viagem, se houverem, estiverem pagos, ou seja, creditados ao colaborador. Isso previne que seja creditado um valor de reembolso indevido ao colaborador.
• Todas as outras moedas são convertidas para dólar, uma vez que a operação mais comum é a de concessão de traveller checks em dólar para débito, crédito ou saque na moeda corrente de outros países. Por exemplo: Em uma despesa efetuada em rúpias, a taxa informada da transação do traveller check deve ser a de referência de conversão em dólar.

A contabilização da prestação de contas possui lançamentos específicos para a contabilização das despesas, sendo eles:

• 8B3 - Item da Prestação de Contas/Despesa
• 8B4 - Estorno do Item da Prestação de Contas/Despesa
• 8B5 - Cabeçalho da Prestação de Contas*
• 8B6 - Estorno do Cabeçalho da Prestação de Contas*

*Os totalizadores da prestação de contas são gravados na tabela FLF - Cabeçalho da Prestação de Contas