A partir do release 12.1.16.

A Solicitação de Viagens (FINA666) é a rotina onde os colaboradores de uma empresa registram uma pedido de viagem.

O viajante deve informar os dados de básicos da viagem, como origem e destino, datas de partida e chegada, cliente para atendimento (se houver) etc. no cabeçalho da sua solicitação.

Nos itens da viagem será possível selecionar e justificar/detalhar os seguintes serviços:

• Vôo
• Hotel
• Carro
• Rodoviário
• Seguros
• Outros

Para cada serviço deve ser informado o(s) Participante(s) e o(s) sua(s) respectiva(s) Entidade(s) de Custo(s).

Além disso, na aba Adiantamentos é possível marcar quais participantes receberão adiantamento. O valor calculado é uma previsão e exibido somente quando estiver configurado para o cálculo por valor da pernoite.

Quando parametrizadas para aprovação após a solicitação, será gerada um pendência de aprovação para o superior dos participantes. Caso contrário esta pode ser enviada para o departamento de viagens (diretamente após a solicitação ou em um segundo momento através da opção de envio) e a viagem será gerada automaticamente.

Exemplo:

A empresa pode decidir por passar pelas por todas as aprovações, neste caso o fluxo será:

Ou então pode ser que apenas uma das aprovações seja necessária, neste caso temos:

A rotina de Viagens (FINA665) possui todas as informações relacionadas às viagens já emitidas via selfbooking ou solicitação de viagem avulsa.

Uma viagem é composta:

Cabeçalho da viagem, que possui os dados de data de início e fim, origem e destino, cliente a ser atendido (quando aplicável) etc.

Na aba adiantamentos são listados os participantes e os adiantamentos solicitados para cada um deles.

Na aba da viagem propriamente dita temos a listagem de todos os pedidos efetuados.

Ao selecionar um item de pedido da viagem, é habilitado um contexto por serviço com os dados específicos de cada um deles, como por exemplo: Para vôo temos a Cia. Aérea, Localizador, Classe etc.; no caso de um hotel temos o Nome do Hotel, datas de check-in e check-out etc. O serviços possíveis são:

• Vôo
• Hotel
• Carro
• Rodoviário
• Seguros
• Outros

São exibidos também os Participantes e as Entidades de Custos relacionadas.

Uma viagem efetuada no Reserve, é integrada somente quando está emitida, ou seja, não é possível alterar os seus serviços no Protheus (datas, valores etc). Os únicos dados passíveis de edição são as Entidades de Custo. Para mais detalhes, consulte o manual da integração TOTVS X Reserve.

Já uma viagem gerada de uma Solicitação de Viagens do Protheus, deve ter os seus detalhes de serviços informados pelo departamento de viagens através da opção de Conferência, já que a solicitação é um pedido para a compra da viagem. Caso a aprovação esteja habilitada após a conferência, será gerada um pendência de aprovação para o superior dos participantes.

Uma viagem com todos os seus serviços e gastos devidamente pagos e prestados contas é elegível para faturamento. Este processo exibe os custos da viagem que podem ser repassados para o cliente, integral ou parcialmente, e gera um pedido de venda conta o cliente. Caso não seja aplicável para o segmento da empresa, este passo não é obrigatório.

Os Adiantamentos (FINA667) são os valores creditados aos colaboradores para cobrir os gastos de uma viagem, tais como alimentação, transporte, comunicação etc.

Estes valores são calculados através da configuração da política de viagens da empresa, podendo ser:

1. Valor Fixo: Este é o valor fixo concedido, normalmente para o valor de traslado.
2. Valor com e sem Pernoite: Quando a viagem possui período dentro do mesmo dia, é calculado o valor do adiantamento sem pernoite, caso extrapole uma diária, será calculado com o valor com pernoite
3. Outras moedas: Os valores em outras moedas são normalmente concedidos mediante crédito em traveller check ou compra de moeda. Para este caso o Protheus não faz o cálculo, mas o valor do crédito deste adiantamento deve ser informado. As taxas de conversão da compra desta moeda para a moeda forte podem ser informadas antes ou depois da geração do título mediante configuração no Assistente de Configuração.
4. Por trecho

Na Viagem (FINA665) ainda é possível solicitar complementos de adiantamentos. Caso um colaborador precise de mais dinheiro em uma viagem, esta solicitação pode ser efetuada selecionando a viagem a opção Adiantamento Avulso. Neste caso é gerada mais um adiantamento vinculado à viagem.

As regras de geração de título, tais como Prefixo, Natureza, Data de Vencimento para adiantamentos normais e urgentes (aqueles solicitados fora da regra da política de antecedência) estão no Assistente de Configuração.

Os adiantamentos solicitados tanto via Reserve, Solicitação de Viagem ou Avulso não são aprovados em conjunto com a viagem e geram uma pendência para o superior do viajante, se configurado.

Exemplo:

Se for necessária a aprovação do superior e avaliação financeira, temos:

Ou então teremos os seguintes cenários se uma etapa puder ser realizada automaticamente:

Com uma viagem em andamento ou após a sua conclusão, o viajante deve efetuar sua prestação de contas das despesas para a empresa.

Toda viagem, independente de possuir ou não um adiantamento, gera automaticamente um registro na rotina de Prestação de Contas (FINA677) vinculada à ela.

Uma prestação de contas possui os dados básicos de uma viagem, como o seu número, data de início e fim, local, cliente que foi atendido (se for aplicável), além das entidades de custos e percentual de faturamento contra o cliente (se o cliente for aplicável) etc.

O colaborador poderá informar item à item, os gastos que teve em sua viagem informando: despesa, local, valor (na moeda corrente ou em outra e sua taxa de conversão), quantidade, entidades de custos etc.

Além disso, os adiantamentos são listados na prestação de contas e abatidos do valor total no rodapé da prestação de contas.

Os valores gastos, reembolsáveis e o saldo também são exibidos no rodapé, nas 3 moedas tratadas pelo Protheus: corrente, dólar e euro.

Uma vez finalizada e encaminhada para o departamento de viagens (após sua inclusão ou em momento posterior pela opção de envio para conferência), o departamento de viagens fará a conferência da prestação. Apesar do sistema já efetuar os cálculos dos valores reembolsáveis dos gastos através da regra de limites das despesas, se o conferente identificar algum item nos comprovantes que estão fora da política de viagens, o mesmo pode lançar os descontos neste momento e o valor a ser devolvido/reembolsado é atualizado.

Caso os passos de aprovação e/ou liberação para financeiro estiverem ativas, serão geradas pendências para o superior do viajante e para o financeiro/departamento de viagens respectivamente.

Exemplo:

No caso em que o processo todo deve passar por aprovação ou conferência, temos:

Caso alguma etapa possa ser realizada automaticamente, temos:

Por fim, além das viagens, a rotina também permite efetuar prestações de contas avulsas.

A Conferência de Serviços nada mais é que o espelho da fatura de uma agência de viagens ou dos próprios fornecedores diretos (companhias aéreas, hotéis, locadoras de carros etc.).

Nesta rotina é possível selecionar os itens de viagens, seja por serviço ou considerando todos os tipos, para seleção e edição do pagamento enviado na fatura. Com os pedidos devidamente selecionados e os valores editados quando necessário, será gerado um pedido compra, uma nota ou um título a pagar.

Quando existe um acordo entre fornecedor e cliente à respeito do pagamento de gastos das viagens, o Protheus permite faturar tanto a viagem completa como um prestação de contas avulsa.

O faturamento de uma viagem inclui os custos dos serviços contratados (vôo, hotel, locação de carros, seguros e rodoviário) e os gastos dos colaboradores envolvidos. Quando todos os serviços estiverem pagos e a prestação de contas finalizada e aprovada, a viagem está apta a ser faturada contra o cliente parcial ou totalmente. Contudo, é possível parametrizar as regras de viagens e permitir o faturamento antecipado de uma viagem, desde que ao menos a prestação de contas esteja finalizada, uma vez que este é um custo variável, diferentemente dos serviços que possuem uma previsão na sua contratação.

Já as prestações de contas avulsas podem ser faturadas assim que finalizadas.

Para mais informações acesse os manuais de integração TOTVS X Reserve e PCO X Reserve.

O App Minha Prestação de Contas permite um controle fácil e rápido para que viajantes corporativos mantenham sua prestação de contas atualizada durante uma viagem.

Com este aplicativo é possível:

• Sincronizar as prestações de contas de viagens;
• Incluir uma prestação de contas avulsa;
• Gerir/Controlar despesas;
• Acompanhar o saldo da prestação de contas;
• Encaminhar uma prestação de contas para conferência e aprovação;
• Acompanhar as prestações de contas já encerradas;
• Corrigir as prestações de contas recusadas.

O mínimo deste processo que precisa estar configurado para o funcionamento do aplicativo é:

• Cadastros
  • Despesas (com ou sem amarração por localidade e grupo)
  • Grupo de acesso
  • Participantes
• Prestação de Contas (avulsa)

Já um processo completo de viagens para o App englobam:

• Cadastros
  • Wizard de Configuração
  • Participante
  • Grupo de Acesso
  • Despesa
  • Grupo de Despesa
• Solicitação de Viagem (Via integração Reserve ou Protheus)
• Viagem
• Adiantamento
• Prestação de Contas (foco do app)
  
  

Para mais informações acesse o TOTVS Minha Prestação de Contas na área do Aplicativos.

Para fazer o download do App acesse o Google Play.