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Com uma viagem em andamento ou após a sua conclusão, o viajante deve efetuar sua prestação de contas das despesas para a empresa.

Toda viagem, independente de possuir ou não um adiantamento, gera automaticamente um registro na rotina de Prestação de Contas (FINA677) vinculada à ela.

Uma prestação de contas possui os dados básicos de uma viagem, como o seu número, data de início e fim, local, cliente que foi atendido (se for aplicável), além das entidades de custos custo e percentual de faturamento contra o cliente (se o cliente for aplicável) etc.

O colaborador poderá informar item à item, os gastos que teve em sua viagem informando: despesa, local, valor (na moeda corrente ou em outra e sua taxa de conversão), quantidade, entidades de custos etc.

Além disso, os adiantamentos são listados na prestação de contas e abatidos do valor total no rodapé da prestação de contas.

Os valores gastos, os reembolsáveis e o saldo também são exibidos no rodapé, nas 3 moedas tratadas pelo Protheus: corrente, dólar e euro.

Uma vez finalizada e encaminhada para o departamento de viagens (após sua inclusão ou em momento posterior pela opção de envio para conferência), o departamento de viagens fará a conferência da prestação. Apesar do sistema já efetuar os cálculos dos valores reembolsáveis dos gastos através da regra de limites das despesas, se o conferente identificar algum item nos comprovantes que estão fora da política de viagens, o mesmo pode lançar os descontos neste momento e o valor a ser devolvido/reembolsado é atualizado.

Caso os passos de aprovação e/ou liberação para financeiro estiverem ativasativos, serão geradas pendências para o superior do viajante e para o financeiro/departamento de viagens, respectivamente.

Exemplo:

No caso em que o processo todo deve passar por aprovação ou conferência, temos:

Caso alguma etapa possa ser realizada automaticamente, temos:

Por fim, além das viagens, a rotina também permite efetuar prestações de contas avulsas.

A Conferência de Serviços nada mais é que o espelho da fatura de uma agência de viagens ou dos próprios fornecedores diretos (companhias aéreas, hotéis, locadoras de carros etc.).

Nesta rotina é possível selecionar os itens de viagens, seja por serviço ou considerando todos os tipos, para seleção e edição do pagamento enviado na fatura. Com os pedidos devidamente selecionados e os valores editados quando necessário, será gerado um pedido de compra, uma nota ou um título a pagar.

Quando existe um acordo entre fornecedor e cliente à a respeito do pagamento de gastos das viagens, o Protheus permite faturar tanto a viagem completa como um prestação de contas avulsa.

O faturamento de uma viagem inclui os custos dos serviços contratados (vôovoo, hotel, locação de carros, seguros e rodoviário) e os gastos dos colaboradores envolvidos. Quando todos os serviços estiverem pagos e a prestação de contas finalizada e aprovada, a viagem está estará apta a ser faturada contra o cliente, seja parcial ou totalmente. Contudo, é possível parametrizar as regras de viagens e permitir o faturamento antecipado de uma viagem, desde que ao menos a prestação de contas esteja finalizada, uma vez que este é um custo variável, diferentemente dos serviços que possuem uma previsão na sua contratação.

Já as prestações de contas avulsas podem ser faturadas assim que finalizadas.