INTEGRAÇÃO BACKOFFICE RM X PORTAL DE COMPRAS PARADIGMA - WBC

Contexto de negócio (Introdução)

A dinâmica da economia e o acirramento da competitividade num mundo que se comunica cada vez mais rápido e intensamente, obriga as empresas a buscarem novos meios e tecnologias para otimizar seus processos de gestão.

O setor de suprimento administra considerável percentual do orçamento das empresas, muitas vezes maior que o faturamento gerado em diferentes unidades de negócio. Por isso, passa a ser estratégico reduzir o tempo e o custo operacional dos processos de compras e o valor final de aquisição.

Reduzir os gastos com compras, seja no custo direto das aquisições ou nas despesas operacionais do processo, pode representar um aumento significativo na lucratividade de qualquer organização. Outra vantagem é a agilidade e abrangência simultânea oferecida pelos meios eletrônicos, permitindo menor investimentos em estoques, pela maior agilidade nos ciclos de reposição, com mais opções acessíveis de abastecimento.

Considerando o contexto apresentado, vislumbrou-se a oportunidade de oferecer aos usuários a integração de seu sistema integrado de gestão empresarial (ERP onde são controladas as aquisições, vendas e estoque) com portal de e-procurement, que oferece um conjunto de modalidades de negociação, ferramentas complementares, acesso na nuvem para contato com maior número de fornecedores para a negociação e módulo administrativo que permite a gestão de cadastros.

Sistemas Envolvidos

Descrição dos sistemas envolvidos no contexto de negócio.

• Portal de Compras Paradigma – Solução eletrônica de compras disponível em nuvem (pública ou privada) que visa disponibilizar funcionalidades voltadas para supply chain, com um conjunto de modalidades de negociação e ambiente voltado a grande sinergia entre os stakeholders. 
• BackOffice RM - Sistema integrado de gestão empresarial (ERP) que disponibiliza através do módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento todo o processo de cotação e compras a ser integrado ao Portal Paradigma.

Integração

A comunicação do BackOffice RM com o Portal de Compras Paradigma será efetuada através da invocação de procedimentos remotos (WebServices), sem a intervenção de nenhum EAI (como feito na integração Datasul x Paradigma), tanto para envio de informações ao Portal quanto para consultas. A comunicação é inciada a partir do BackOffice RM que utiliza os WebServices do Portal de Compras Paradigma para envio de informações e consulta de dados, nunca no sentido contrário. Os adapters de comunicação com WebServices Paradigma serão desenvolvidos com base no uso de assinantes (Subscribers).

Visto que o Paradigma trabalha de forma passiva, sem consumir nenhum serviço para envio, será necessário agendar os processos que obtém retorno de informações (retorno de cotação, aceite de pedido e outros) via Jobserver com a recorrência necessária para a operação de cada cliente.

É aconselhável que seja verificado também a necessidade de agendar de forma recorrente (diária) os processos de carga inicial de cadastros, selecionando a opção de envio somente de registros desatualizados, para garantir a consistência dos dados entre os dois sistemas.

Os tipos de comunicação podem ser divididos em quatro tipos, listados abaixo:

1.       Carga de dados 

Processo disponível para envio de dados massivos para o Portal, disponibilizando carga total, carga parcial e carga de registros selecionados, consumindo os respectivos WebServices. Para cada cadastro integrado com o Portal de Compras Paradigma será disponibilizado um processo para carga de dados, que apresentará três opções de integração, sendo elas: 

·         Carga total – Faz a sincronização de todos os registros.

·         Carga parcial – Faz a sincronização dos registros ainda não integrados ou desatualizados.

·         Somente selecionados – Faz  a sincronização dos registros selecionados no processo.

2.       Comunicação síncrona (gatilho automático) 

Comunicação síncrona com gatilho a partir das funções nativas do sistema (gatilhos nos assinantes ou por Fórmulas Visuais), sem necessidade do usuário executar um processo manual para disparar a integração.

3 – Comunicação assíncrona - Saída (gatilho manual) 

A comunicação deve ser iniciada através do consumo de processo ou funcionalidade por parte do usuário. Serão disponibilizados processos nas visões, onde o usuário responsável deverá selecionar os registros desejados e disparar os mesmos.

4 – Comunicação assíncrona - Entrada (processo recorrente) 

A extração de dados no Portal de Compras Paradigma ocorre através de consultas aos WebServices do mesmo. Para tanto, é necessário que seja programado de forma recorrente a execução dos processos de extração no JobServer, que ficarão responsáveis por dar entrada nos dados.

Escopo

A integração do BackOffice RM com Portal de Compras Paradigma visa disponibilizar aos usuários que seus processos de cotação e pedidos de compra sejam integrados com seus fornecedores através de ambiente em nuvem, trazendo maior economia no processo de compras e sinergia entre os stakeholders. 

O processo de integração de cotações permite que as cotações iniciadas no BackOffice RM possam ser enviadas ao Portal de Compras Paradigma e passar por reagrupamento (aglutinação) e cotação online, com recebimento de orçamentos, seleção de orçamento vencedor e retorno automatizado das informações ao BackOffice. 

Juntamente com o processo de integração de cotações, foi disponibilizada a integração de Pedidos de Compra (oriundos de Cotações integradas ou não) que é responsável por encaminhar ao fornecedor as informações do Pedido e solicitar aprovação do mesmo, que posteriormente seguirá o fluxo de compras no BackOffice definido pelo cliente. 

Segue listado abaixo os processos de integração disponíveis para que as funcionalidades listadas acima sejam disponibilizadas:

• Envio de Cadastros.
• Envio de Itens de Requisição.
• Consulta cancelamento de Itens de Requisição.
• Envia cancelamento de Itens de Requisição.
• Consulta de Orçamentos de Cotação finalizada.
• Envio de Pedidos de Compra.
• Envia cancelamento de Pedidos de Compra.
• Consulta de Aceite de Fornecedor para Pedido de Compra.

O escopo da integração se restringe aos processos e subprocessos descritos nos documentos de especificação listados acima, considerando as regras e restrições descritas internamente a estes.

Pré-requisitos instalação/implantação/utilização

Segue listado abaixo as restrições de instalação, implantação e configuração necessárias para o correto funcionamento da integração, agrupado por sistema.

BackOffice RM

•  Versão 12.1.5 ou superior da Biblioteca RM.
• Permissão de acesso para trafego de informações na rede entre o servidor de aplicação e o servidor do Portal de Compras Paradigma.
• Correta parametrização, conforme descrito nos documentos de especificação listados anteriormente e apresentado no item de Instalação/Configuração do BackOffice RM.

Portal de Compras Paradigma

• Instalação do Portal de Compras Paradigma em máquina acessível pelo servidor de aplicação RM.
• É pre-requisito que o ambiente possua as configurações padrão para integração com o BackOffice RM, que são geridas pela equipe responsável pela implantação do Portal de Compras Paradigma.
• É de responsabilidade da equipe de implantação do Portal de Compras Paradigma documentar e capacitar os usuários quanto a instalação e configuração do mesmo.

Instalação/Atualização

A integração do BackOffice RM com Portal de Compras Paradigma é nativamente instalada a partir das versões descritas no respectivo item, sendo necessário somente ativá-la e efetuar a correta parametrização para uso da mesma, melhor descrita nos itens abaixo.

Para informações detalhadas vide documentos de especificação de cada processo.

BackOffice RM

• Ativar a integração e configurar parâmetros globais do módulo TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento (processo 04.03.05).
• Parametrizar a tabela de classificação utilizada para relacionamento com Fornecedor (processo 04.01.04.01)
  • Selecionar o parâmetro Tipo de Produto fornecido pelo Fornecedor.
  • Parametrizar tipos de movimento de Pedido de Compra integráveis ao Portal de Compras Paradigma
    • Deve-se marcar o campo Integrado ao Portal de Compras Paradigma na etapa Integração Paradigma para os respectivos tipos de movimento.
    • Parâmetros necessários para viabilizar a importação de Fornecedores do Paradigma (Parâmetros do contexto do Financeiro).
      • Deve-se permitir inclusão de Fornecedores Globais.
      • Parâmetro de informação de estado obrigatório para Fornecedor deve estar desmarcado.
      • Importação das fórmulas visuais de gatilho de integração
        • Para que ao incluir, alterar ou excluir um cadastro o mesmos seja enviado automaticamente para o Portal de Compras Paradigma é necessário efetuar a importação das respectivas fórmulas visuais de gatilho.
        • A listagem das fórmulas está descrita no documento de especificação da integração de cadastros.

• Parâmetro de integração com Paradigma ativo.
• Parametrizar corretamente o caminho do webService Paradigma.
• Informar fórmula do código do Cliente/Fornecedor para importação deste cadastro no Paradigma.

Portal de Compras Paradigma

Não é de responsabilidade deste documento a apresentação das formas de instalação e configuração do Portal de Compras Paradigma, que deve ser efetuada pela equipe de implantação do respectivo produto.

Controle de Versão

O grupo TOTVS, representado por suas marcas, irá administrar as demandas de evolução dos layouts e demais ajustes, acordando junto aos solicitantes o prazo de liberação de release.

Todas as evoluções programadas deverão ser discutidas e aprovadas pelas marcas antes do início do desenvolvimento e somente serão desenvolvidas em caso de concordância das marcas e alinhamento com as diretivas definidas pelo Comitê de Integração TOTVS.

Suporte

O suporte aos recursos da Integração será de responsabilidade de todas as linhas, sendo assim as equipes de suporte dos produtos RM  e Paradigma estarão aptas a fazer a primeira análise e, quando necessário, repassar para a equipe mais adequada em cada caso.

Observação: Este modelo de suporte está sendo revisado pela TOTVS.

Fluxo das Informações

Todo os fluxos de integração são executados a partir do consumo de webservices disponibilizados pelo Portal de Compras Paradigma, sendo este fluxo de envio de dados ou consulta.

Segue abaixo lista de fluxos de integração contemplados na integração:

Cadastros

O Portal de Compras Paradigma possui um módulo administrativo que permite a gestão de cadastro de fornecedores, usuários, moedas, medidas, catálogo de materiais, entre outras entidades mantidas pelo BackOffice.

Para melhor usabilidade estes cadastros são integrados automaticamente a partir do processo de carga de dados e de gatilhos de alteração (inclusão e exclusão), atualizando as informações no módulo administrativo do Portal sem necessidade de replicação manual dos dados. 

A integração de cadastros é necessária para que as informações base para os processos constem nos dois sistemas, como por exemplo o cadastro de Produtos é pré-requisito para a integração de Cotações, sendo necessário no mínimo os produtos a serem cotados. Assim sendo, ainda utilizando o mesmo exemplo, para a integração de uma Cotação é necessário que todos os Produtos, Fornecedores, Condições de Pagamento, Unidades de Medida (e alguns outros cadastros) envolvidos nesta cotação tenham sido previamente integrados com o Portal de Compras Paradigma e para facilitar a manutenção da integração aconselha-se que seja feita no momento da implantação da integração a carga completa através dos processos disponibilizados. Vide coluna “Predecessoras” na tabela disponível na seção Fluxo de Informações para maiores informações quanto ao relacionamento de entidades e predecessão.

Após a carga de dados todas as alterações efetuadas nestes cadastros serão automaticamente integradas ao Portal de Compras, mantendo a sincronia e espelhamento de dados, desde que os gatilhos tenham sido corretamente habilitados (fórmulas visuais).

Limitações/Restrições

• O cadastro de Marca não é integrado e com isso é necessário que se realize o cadastro diretamente no Portal Paradigma de um registro Default de Marca para integração.
• O cadastro de de CST não é integrado com o Portal Paradigma com isso deve ser desabilitado no portal a sua obrigatoriedade na Cotação.
• O cadastro de Taxas e Impostos não é integrado com o Portal Paradigma.
• O cadastro de IVA não é integrado com Portal Paradigma e deve ser desabilitado na cotação.

• O Frete é obrigatório na Cotação do Portal Paradigma e com isso é necessário realizar o De-Para manual conforme tabela abaixo:

  Código Frete Paradigma	Descrição Frete Paradigma	Código Frete ERP
  0	Não se aplica	9
  1	CIF	1
  2	FOB	2
  3	Transporte Próprio Rementente	3
  4	Transporte Próprio Destinatário	4
  5	Outros	0

O Portal de Compras Paradigma possui um módulo administrativo que permite a gestão de cadastro de fornecedores, usuários, moedas, medidas, catálogo de materiais, entre outras entidades mantidas pelo BackOffice.

Para melhor usabilidade estes cadastros são integrados automaticamente a partir do processo de carga de dados e de gatilhos de alteração (inclusão e exclusão), atualizando as informações no módulo administrativo do Portal sem necessidade de replicação manual dos dados. 

A integração de cadastros é necessária para que as informações base para os processos constem nos dois sistemas, como por exemplo o cadastro de Produtos é pré-requisito para a integração de Cotações, sendo necessário no mínimo os produtos a serem cotados. Assim sendo, ainda utilizando o mesmo exemplo, para a integração de uma Cotação é necessário que todos os Produtos, Fornecedores, Condições de Pagamento, Unidades de Medida (e alguns outros cadastros) envolvidos nesta cotação tenham sido previamente integrados com o Portal de Compras Paradigma e para facilitar a manutenção da integração aconselha-se que seja feita no momento da implantação da integração a carga completa através dos processos disponibilizados. Vide coluna “Predecessoras” na tabela disponível na seção Fluxo de Informações para maiores informações quanto ao relacionamento de entidades e predecessão.

Processos

Os fluxos de integração disponíveis podem ser divididos em dois macro processos, de Cotação e Pedido de Compras, que envolvem diversas operações, algumas transcendendo a fronteira de cada sistema e sendo integradas nativamente. Estes processos e operações serão descritos de forma didática nos subtópicos a seguir e de forma técnica nos respectivos documentos de especificação

Cotação

Aos usuários que já utilizam o BackOffice RM e o módulo TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento a alteração para utilização do Portal de Compras Paradigma tende a ser natural, visto que a integração segue em sua base o mesmo processo de cotação, mas repassando ao Portal as responsabilidades decorrentes de seleção e contato com fornecedores, entrada de orçamentos e definição de vencedor.

Segue abaixo diagrama do processo de Cotação com os fluxos sem integração e via integração com Portal de Compras Paradigma, cujo processo é também descrito na listagem a seguir.

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Etapas da cotação com integração com Portal de Compras Paradigma: 

1. Inclusão das necessidades de compra.
   1. Conforme processo padrão do BackOffice RM as necessidades de compra são inseridas no mesmo através de itens de Solicitação de Compra.
2. Seleção das necessidades de compra a serem cotadas
   1. A seleção de itens a serem cotados é efetuada através da inclusão da Cotação no BackOffice, com parâmetro integrado ao paradigma selecionado.
3. Integração das cotações a serem efetuadas no Portal de Compras Paradigma.
   1. As cotações marcadas para integração com Portal Paradigma são inseridas inicialmente com o status “Pendente de Envio Paradigma”, sendo necessário executar o processo “Enviar Requisição para o Paradigma” para efetuar o envio.
   2. O envio ao Portal Paradigma é efetuado a nível de ítem de cotação, que é incluído no Portal com a nomenclatura de Item de Requisição.
4. Agrupamento das necessidades de compra em Cotações e seleção de participantes.
   1. No Portal de Compras Paradigma as cotações devem ser compostas por Itens de Requisição, onde o usuário poderá agrupa-los conforme conveniência.
   2. Após selecionar os itens a serem cotados o usuário deverá informar quais os fornecedores poderão participar desta cotação, sendo que o Portal sugere os melhores baseados em suas informações e inferências.
   3. Um exemplo de agrupamento vantajoso ao cliente seria efetuar o agrupamento de diversas necessidades de compra (Itens de Requisição) de coligadas diferentes para cotar em maior quantidade e assim obter melhores condições.
5. Agendamento da cotação.
   1. As cotações no Portal, após a sua configuração, precisam ser agendadas para execução, informando dentre outras informações a data de inicio e término do período.
6. Inclusão dos orçamentos de cotação.
   1. Os fornecedores selecionados para participar da cotação serão comunicados automaticamente pelo portal e através de sua visão no mesmo poderá inserir os orçamentos para os itens de cotação.
7. Seleção dos orçamentos vencedores.
   1. O Portal de Compras Paradigma através de regras de inferência internas a ele indica quais os melhores orçamentos para os itens de cotação, podendo o usuário seguir esta opção ou selecionar outros orçamentos como vencedores.
8. Fechamento das cotações ou itens de cotação.
   1. Após selecionar os orçamentos vencedores deve-se finalizar a cotação, ou somente um ítem específico.
9. Consultar orçamentos vencedores no Portal de Compras Paradigma.
   1. O BackOffice RM disponibiliza na visão de Cotação o processo “Retorno de Cotações orçadas no Portal de Compras Paradigma”, responsável por consultar no Portal de Compras Paradigma os orçamentos vencedores de itens de cotação finalizados. Este processo pode ser executado manualmente ou ser agendado para execução recorrente (ex.: de 15 em 15 minutos).
   2. O processo de retorno de orçamentos também efetua a busca e inclusão de fornecedores inseridos diretamente no Portal Paradigma que seja vencedor de algum item de cotação e não conste no BackOffice.
10. Geração de Ordem de Compra
    1. Conforme item anterior, os orçamentos vencedores de itens de cotação são retornados à Cotação do BackOffice RM, assim ficando disponíveis para geração de Ordem de Compra e seguir o processo padrão do BackOffice.
    2. As ordens de compra geradas podem passar por integração com Portal de Compras Paradigma ou não, seguindo maior conveniência do cliente.

Processos

Descreva características gerais do fluxo de informações e que serão comuns para este tipo de entidade. Características particulares para cada entidade deverão ser citadas em tópicos específicos de cada entidade.

Sempre que existir (a sugestão é sempre criar) e for agregador ao documento acrescentar aqui os diagramas/imagens ou até mesmo colocar tais diagramas diretamente na especificação dos processos

Em seguida faça uma descrição para cada um dos fluxos para cada entidade

<Transação/Processo>

Tipo de Fluxo: Protheus -> RM

Mensagem: Request_1_000

Versão: 1.000

Descrição de todo o comportamento e funcionamento do processo. Breve contexto, origem, regras, integração (geração da mensagem, envio, recebimento no destino), o quê supostamente irá ocorrer no destino, retorno, impacto, consequências, o que foi afetado, como conferir, validar, etc o retorno.

Acrescentar um diagrama do processo.

Notas:

Observações sobre comportamento desta mensagem ou dos processos envolvidos nela/para ela

Limitações/Restrições

Descreva limitações e restrições para a integração que está sendo descrita. 

Limitações / Restrições Gerais

Descreva limitações e restrições para cada fluxo descrito no tópico anterior. Exemplo:

• ERP1 envia ITEM cadastrado para o ERP2

ERP1 somente enviará o ITEM se este estiver em uma das famílias cadastradas no parâmetro FAMILIA_INTEGRACAO.

Se o tipo de valorização do estoque for FIFO.

• ERP2 envia PEDIDO cadastrado para o ERP1

O pedido recebido no ERP1 vindo do ERP2 estará bloqueado para alteração.

Como fazer (opcional)

Descreva os passos que viabilizem a integração.

Exemplo:

Os passos para viabilizar a integração são:

• No Logix ou no Protheus efetue o cadastro das seguintes informações: Clientes, fornecedores, transportadores, cidades, cotação de moeda e unidades de medida.
• No Logix cadastrar um novo depositante e efetuar toda a parametrização necessária para a operação de WMS.
• No Logix cadastrar um novo produto que seja controlado pelo WMS, para o depositante cadastrado anteriormente.
• No Logix efetuar um processo de recebimento para o produto cadastrado anteriormente, utilizando uma nota fiscal provisória (tipo “A”).
• No Protheus consultar a nota fiscal de recebimento que foi registrada no Logix, validando as informações recebidas.
• No Logix efetuar um processamento de regularização fiscal, efetuando a cobertura dos produtos recebidos anteriormente.
• No Protheus verificar se foi efetuado corretamente o relacionamento entre os dois documentos.
• No Logix efetuar um processo de expedição para o novo produto cadastrado, até o momento do envio da mensagem de integração de pedido de venda.
• No Protheus efetuar o faturamento do pedido de venda recebido.
• No Protheus verificar se a nota fiscal gerada contém todas as informações necessárias para o segmento de operador logístico (armazém geral).
• No Protheus efetuar a escrituração fiscal das notas fiscais, verificando se as regras da legislação deste segmento foram respeitadas.
• No Logix é possível consultar o número do pedido de venda gerado para as notas fiscais de retorno simbólico e conta/ordem no programa WMS6333 (Consulta de Documentos). Para os processos de faturamento de serviço o número do pedido está disponível no programa WMS6411 (Movimentos a Faturar).

Situações comuns (opcional)

Descreva situações problemáticas comuns que podem ocorrer durante o funcionamento da integração e como solucioná-los. Neste ponto também é importante dar instruções de como reconhecer e investigar problemas que podem vir a ocorrer durante a integração. Se houver, apresente tabelas de códigos e descrições de erros que a integração poderá apresentar.

Este tópico possivelmente será alimentado com as experiências durante o desenvolvimento da integração e poderá ser realimentado durante o uso da integração no cliente.

Exemplo 1:

Tratamento de erros de integração (Produto A)

Tratamento de erros de integração (Produto B)

Exemplo 2:

Quando uma mensagem é enviada do Logix para o Protheus, podem ocorrer situações em que o WebService não estará totalmente funcional. Nestes casos uma mensagem de erro genérica irá aparecer na tela:

Exemplo:

Erro ao enviar a mensagem de Cidade via Integração

Se o arquivo de log for analisado, poderemos ver a falha na comunicação com o sistema destino:

-------------------------------------------------------------------------------

WSCERR044 / Não foi possível POST : URL http://172.16.31.57:8011/ws/FWWSEAI.apw

ADVPL WSDL Client 1.080707 / tst on 20120315 08:49:51

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Para resolver este problema, verifique as configurações do sistema de destino, analisando o funcionamento do servidor utilizado para esta comunicação e a habilitação do endereço do WebService. 

Checklist de suporte da aplicação

Crie um check-list de verificação de alguns pontos importantes para o funcionamento e atendimento da integração.

Instalação/Configuração

Relacione itens de verificação para garantir que a integração está corretamente instalada e configurada. Isto não pode ser uma cópia do procedimento de instalação/configuração, mas verificações pontuais que podem remeter aos itens da instalação.

Checklist de Verificações:

Relacione itens de verificações para que o atendente possa:

• Identificar o funcionamento da integração;
• Identificar a ocorrências de problemas;
• Coletar evidências do mau funcionamento relatado pelo cliente;
• Realizar possíveis ajustes na integração quanto à configuração ou negócio.

Anexos