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Escrituração Contábil Digital
Questão: | Detalhes sobre o uso dos livros Diários Auxiliares para quem tem a escrituração do Diário Geral em formato resumido. |
Resposta: | Muitas pessoas jurídicas, por opção, ou até mesmo por obrigação, transcorrem o ano-calendário efetuando o registro da sua movimentação contábil de forma resumida. Muito provavelmente apenas uma parte da sua movimentação está registrada resumidamente, pois, existem registros que não são resumidos no momento do seu registro inicial. Quando nos referimos à “obrigação de escriturar resumidamente”, por sua natureza ou pela maneira como foram concebidos, não dispõe de flexibilidade para determinar se a escrituração pode ser registrada detalhadamente ou resumidamente. Algumas Informações que auxiliarão as entidades que se encontram nesta situação. A Escrituração Contábil A RESOLUÇÃO CFC N.º 1.330/11, que aprovou a ITG 2000, trata das orientações a respeito da Escrituração Contábil que todas as entidades devem observar. Dentre estas orientações é importante ressaltar algumas delas, como por exemplo, os itens 5 e 6 desta ITG: “5. A escrituração contábil deve ser executada: a) em idioma e em moeda corrente nacionais; b) em forma contábil; c) em ordem cronológica de dia, mês e ano; d) com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras ou emendas; e e) com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis. 6. A escrituração em forma contábil de que trata o item 5 deve conter, no mínimo: a) data do registro contábil, ou seja, a data em que o fato contábil ocorreu; b) conta devedora; c) conta credora; d) histórico que represente a essência econômica da transação ou o código de histórico padronizado, neste caso baseado em tabela auxiliar inclusa em livro próprio; e) valor do registro contábil; f) informação que permita identificar, de forma unívoca, todos os registros que integram um mesmo lançamento contábil.” Outro ponto importante a observar é o item 18 que diz: “18. Os registros auxiliares, quando adotados, devem obedecer aos preceitos gerais da escrituração contábil.” Se recorrermos ao DECRETO-LEI Nº 486, DE 3 DE MARÇO DE 1969, em seu parágrafo 3º do artigo 5º, veremos explicitamente a aceitação da escrituração resumida do Diário, conforme texto abaixo: “§ 3º Admite-se a escrituração resumida do Diário, por totais que não excedam o período de um mês, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares para registro individuado e conservados os documentos que permitam sua perfeita verificação.” Exemplificando… Para auxiliar no entendimento, vamos materializar essa situação em um exemplo prático, porém simplista. Consideremos uma empresa com grande volume de notas fiscais de saída emitidas diariamente. Dada esta característica, seu registro no livro Diário Contábil seria desta forma: |
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Percebam que o registro é simples, porém, representa apenas o valor total das vendas e o registro na conta de clientes. Percebam também que este tipo de registro contábil não atende as exigências do item 6 da ITG 2000 no que se refere à identificação unívoca do lançamento contábil, pois, dentro deste registro resumido há uma infinidade de transações comerciais com diferentes clientes, em diferentes datas e com valores e condições variados. Nestes casos o livro Diário Auxiliar se torna obrigatório para complementar a escrituração do Diário Geral da Contabilidade, disponibilizando todas as informações de maneira que permitam visualizar cada uma das transações realizadas. Exemplificaremos alguns dos desdobramentos: |
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Os registros acima são semelhantes ao que existe no Diário Geral, entretanto, permitem identificar individualmente cada transação. Para fins de exemplo apenas apresentamos dois registros do Diário Auxiliar, porém, a soma dos registros de todo o mês deve apresentar o mesmo valor resumido registrado no Diário Geral. Outra consideração importante é que todas as transações envolvendo clientes serão detalhadas no livro Diário Auxiliar, como: a venda, o recebimento, descontos, cancelamentos, etc. Neste exemplo apenas utilizamos uma transação de venda para elucidar o caso. A Escrituração Contábil Digital e o Diário Auxiliar A Escrituração Contábil Digital foi concebida para atender todas as entidades e receber seus livros contábeis, sejam eles resumidos ou detalhados. Assim que se faziam os livros em papel onde havia um livro Diário Geral da Contabilidade e vários livros Diários Auxiliares, todos eles encadernados e submetidos ao “carimbo” da Junta Comercial, dentro do ambiente do SPED também se procede da mesma forma, porém substituindo o papel pelo livro digital. Com a publicação do DECRETO 9.555/2018, a autenticação dos livros contábeis digitais de que trata o art. 1º será comprovada pelo recibo de entrega emitido pelo Sped, dispensada qualquer outra forma de autenticação. Logo, uma empresa que se utilize de escrituração resumida em seu livro Diário Geral terá que enviar ao SPED os seus livros auxiliares, os chamados livros tipo A – Diário Auxiliar. De acordo com os itens 1.6 e 1.7 do guia prático da ECD existe uma lista dos tipos de livros abrangidos pelo SPED e uma regra de convivência entre eles. Vejamos: Os livros aceitos pelo SPED são:
E as regras de convivência entre eles são:
Voltando ao nosso exemplo e considerando as regras do SPED, a empresa precisará enviar um livro tipo R – Resumido e um ou mais livros tipo A – Auxiliar. Outro detalhe importante é relativo a sequencia de envio destes livros para o SPED. De acordo com o guia prático (consultar item 3.6 Leiaute dos Registros - I012) os livros auxiliares devem ser enviados em primeiro lugar e por último será enviado o livro Diário Geral onde deverão ser relacionados os códigos hash dos arquivos dos livros auxiliares. Mais um ponto importante, de acordo com o item 1.11 do guia prático, os períodos dos livros auxiliares e do livro geral devem coincidir. Na sua grande maioria as empresas enviarão um único livro para todo o ano-calendário, entretanto, dado o volume de informação, pode ser necessário enviar os livros para cada mês do ano-calendário. Neste caso, tanto o diário geral quanto seus auxiliares devem ser gerados em períodos mensais. Em relação a campos adicionais nos casos da Moeda Funcional, quando na apresentação de dados não previstos nos arquivos padronizados, eles deverão ser incluídos no arquivo correspondente, mediante acréscimo de campos final de cada registro que aplica-se aos registros de I050 a I355. A pessoa jurídica deverá criar os seguintes campos adicionais em moeda funcional no arquivo da o ECD, por meio do preenchimento do registro I020, para informar os valores da contabilidade em moeda funcional, convertida para reais conforme regras previstas na legislação contábil. |
Ticket: | 282020 |
| Fonte: | A RESOLUÇÃO CFC N.º 1.330/11, que aprovou a ITG 2000. |
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