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Gestão de Licitações

O módulo de Gestão de Licitações atende a necessidade de compras do setor público e contempla o gerenciamento do Edital desde sua elaboração e seus andamentos até a escolha da melhor proposta que pode resultar em um Contrato, Pedido de Compras ou Ata do SRP (Sistema de Registro de Preços).

As principais vantagens que envolvem a utilização deste recurso são:

          Disponibilização das principais funcionalidades do processo de licitação conforme as leis 8666, 10520, RDC e RLC para a execução e o gerenciamento de cada fase do Edital. É possível personalizar            o fluxo de Licitação de acordo com a realidade de cada órgão público, respeitando sempre as Leis mencionadas.

          Controle de permissões para que seja informado o usuário ou grupo de usuários do sistema que podem realizar os andamentos do Edital, além da inclusão, visualização, alteração e exclusão de                documentos no seu banco de conhecimento.

Processos Licitatórios:

          Análise de Mercado

          O procedimento inicial para o setor público realizar uma compra é fazer uma pesquisa de preços no mercado estabelecendo um preço base para a licitação. Desta forma, estão disponíveis                          alguns métodos de avaliação para calcular o valor estimado de um produto ou lote. Os cálculos são feitos a partir do valor total de todos os participantes considerando os seguintes critérios

                      Média Global: média aritmética do valor total de todos os participantes.

                      Média maior/menor: média aritmética considerando apenas o maior e o menor valor total entre os participantes.

                      Maior: maior valor total entre os participantes.

                      Menor: menor valor total entre os participantes.

                      Informado: a rotina não considera os valores dos participantes para que o preenchimento do valor estimado seja feito manualmente.

           Observação: A rotina de Análise de Mercado também permite realizar a Geração do Edital que carrega automaticamente as informações sobre Lotes, Produtos, Participantes, Valores                                                      Estimados, Espécie, Regra da Licitação, Modalidade e Avaliação.

          Edital

          A inclusão do Edital pode ser realizada de forma manual ou automática (via Análise de Mercado) de acordo com as regras definidas no cadastro de Regras de Licitações. As principais informações            do Edital são: Código da Regra, Etapa Atual, Data e Hora (Recebimento de Propostas), Modalidade, Objeto do Edital, Produtos e Licitantes.

          Na rotina de Edital estão disponíveis os seguintes recursos:

                      Andamento: é feito de acordo com a configuração das etapas definidas no cadastro de Regras de Licitações. Para realizar o andamento de cada etapa é necessário que o usuário                                                            responsável por cada uma delas confirme os checklists atendendo os critérios da Legislação, de maneira que, o andamento do Edital prossiga para a próxima etapa somente                                                  quando todos os itens obrigatórios forem executados e, assim, será enviada uma mensagem, via workflow, da etapa atual para os participantes responsáveis.

                                            Importante: No andamento do Edital ainda é importante respeitar os prazos estipulados pela Legislação, pois, o avanço de etapas considera este critério. 

                      Etapas/Checklist: após a execução do andamento do Edital, esta opção disponibiliza uma consulta de históricos de cada etapa e possibilita identificar o responsável que efetuou a                                                                    marcação dos checklists e o andamento do Edital, bem como, o dia e a hora da ocorrência.

                      Impugnação: permite o lançamento das impugnações, mas, somente na etapa de Abertura dos Envelopes e, se o motivo da impugnação é pertinente, o Edital fica definido como                                                               impugnado e volta para elaboração. Caso contrário, ele segue para etapa de habilitação.

                      Questionamento: permite o lançamento dos questionamentos que podem ocorrer durante o processo licitatório depois da publicação. Após o lançamento das respostas do                                                                              questionamento, se uma delas for pertinente, o Edital pode ser revogado. Caso contrário, ele está apto para continuar nos próximos andamentos.

          Após habilitados os vencedores, o sistema possibilita a geração dos seguintes documentos

                    Contrato de Compra ou Venda – Integração com Gestão de Contratos.

                    Pedido de Compra ou Venda – Integração com Compras ou Faturamento.

                    Ata do SRP.

          Registro de Preço

          O Sistema de Registro de Preços (SRP) é o conjunto de procedimentos para registro formal de preços relativos a prestação de serviços e aquisição de bens para contratações futuras. Sua                        principal finalidade resulta nas vantagens oferecidas na administração e para os fornecedores:

                      Administração:  - Modernização e desburocratização dos processos de compras.

                                                  - Economia de recursos.

                                                  - Eliminação do problema de regulação dos estoques: utilização de espaços e produtos deteriorados.

                                                  - Viabilidade de compartilhamento do registro.

                                                  -  Mobilidade orçamentária – não é obrigatória a reserva orçamentária prévia.

                      Fornecedores:  - Expectativa de fornecimento de uma quantidade média periódica.

                                                - Evita despesas de participação em várias licitações.

          A Ata do Sistema de Registro de Preços (SRP) possibilita rapidez nas aquisições do processo de licitação com a eliminação de licitações contínuas de bens e serviços, burocracia do processo e                redução de custos com economia de recursos. Para isto, é possível administrar os seguintes itens:

                      Manutenção da Ata.

                      Órgãos Participantes.

                      Atualização de Saldos.

                      Repactuação de Preços.

Administração de Licitações

Administração de Licitações

A administração de Licitações é realizada por meio das informações apresentadas nos seguintes cadastros:

          Checklists

          Atende os critérios da Legislação de maneira que o andamento do Edital prossiga para a próxima etapa somente quando todos os itens obrigatórios forem executados. Eles podem ser                                customizados de acordo com a necessidade da empresa para assegurar também que processos internos sejam realizados.

          Editais X Parágrafo

          Cadastro de artigos ou parágrafos da Lei que tem influência direta com o Edital e que devem ser citados diretamente na sua formação.

          Permissões

          Permite informar para o usuário ou grupo de usuários do sistema os que podem dar andamento em uma determinada etapa do Edital, bem como, incluir, visualizar, alterar e excluir documentos no            banco de conhecimento.

          Órgãos

          Permite o cadastramento de todos os órgãos da administração que podem participar do processo licitatório. Quando for utilizado o SRP (Sistema de Registro de Preços), serão definidas as opções           relacionadas as caronas na ata e, consequentemente, poderão ser adicionados outros participantes.

          Participantes

          Nem todos os interessados no processo Licitatório estão cadastrados como fornecedores/clientes, assim, os participantes podem ser envolvidos em um pré-cadastro de fornecedores/clientes e,                somente, serão cadastrados se forem os vencedores da licitação.

          Fornecedores Habilitados

          Permite configurar a habilitação dos fornecedores de maneira que a fase de adjudicação do Edital seja realizada somente quando o fornecedor estiver credenciado e com todas as documentações            validadas. Desta forma, o sistema garante um controle maior dos fornecedores participantes do certame com mais segurança e confiabilidade do processo de licitação.

          Regras de Licitações

          Permite flexibilidade na configuração de fluxos do processo de licitação para atender as leis 8666, 10520, RLC e RDC, além, da possibilidade de complementar com os fluxos internos dos clientes.                Desta forma, todo gerenciamento e andamento do Edital é controlado por meio do código da regra de licitação vinculado a uma Lei.

                     Macrofluxo do processo

                     - Elaboração do Edital

                     - Código do Checklist

                     - Relação dos itens do checklist

                    Neste cadastro, a TOTVS disponibiliza a carga inicial das regras padrões, assim, ao acionar esta opção são inseridas automaticamente as seguintes regras:

                    001 – Normas gerais para licitações e contratos 8.666/93.

                    002 – Regulamento e Licitações de Contratos.

                    003 – Normas Gerais para o Pregão 10.520.

                    004 – Regime Diferenciado de Contratações.

                   Cada etapa do fluxo de licitações está vinculada a uma relação de checklists e, portanto, o Edital prosseguirá para a próxima etapa somente após a execução de todos os itens.

                   Modalidades

                   Configuração das etapas para a definição do fluxo de cada modalidade durante a execução do andamento do Edital.

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