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Falando de
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informações gerais dos documentos..
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O modo avançado de criação de documentos permite definir uma série de propriedades para eles, bem como critérios de aprovação e de segurança.
Criar documento - avançado
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sendo atributos comuns entre todos os tipos de documento.
Campos de documento avançado
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02. Na aba Arquivos de publicação, acionar Escolher arquivos – para selecionar um documento da estação de trabalho – ou Copiar arquivo do ECM – para selecionar um documento que já está publicado na plataforma.
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Essa aba permite efetuar a transferência do documento a partir de uma estação de trabalho para a plataforma. Essa transferência é chamada de upload e é necessária porque, para que um documento seja publicado, ele deve inicialmente ser gravado na área destinada aos arquivos a serem publicados. Apesar de ser um diretório único determinado nos Parâmetros gerais, a plataforma cria automaticamente nesse diretório uma área de upload para cada usuário. Essa definição faz com que cada usuário visualize somente os documentos existentes na sua área de upload. |
03. Localizar e selecionar o documento a ser publicado.
04. Se há mais de um arquivo, selecionar o arquivo que será o principal e assinalar quais serão seus anexos.
05. Se desejado, assinalar Limpar diretório de upload ao publicar.
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Quando assinalado, determina que os arquivos que estão no diretório de upload serão excluídos ao concluir a publicação do documento. |
06. Acionar a aba Informações gerais.
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Essa aba permite definir as informações gerais do documento que está sendo publicado. |
07. Inserir as informações solicitadas.
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As informações solicitadas são:
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Comentário Tags Descrição versão/revisão Versão/revisão Criar versão/revisão obrigatória Documento expira? Período de notificação de expiração
Válido a partir de Válido até Tipo de documento Assunto Tipo de ícone Autor Idioma Notificar? Permite download e impressão? Atualiza propriedades de cópia controlada? Utiliza visualizador interno? |
08. Acionar Adicionar campo, localizado no quadro Campos customizados da aba Informações gerais para inserir campos personalizados para o documento, se desejado.
09. Selecionar o campo que será relacionado ao documento.
10. Acionar Selecionar.
11. Acionar a aba Documentos relacionados.
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Essa aba permite relacionar um documento já publicado na plataforma ao documento que está sendo publicado.
Quando houver um documento relacionado, o usuário pode acessar as propriedades através do botão Ações do documento > Visualizar propriedades. Com isso, na área Lista de documentos relacionados, será possível clicar sobre o documento em questão e visualizá-lo. |
12. Acionar a aba Aprovação e definir os critérios de aprovação para o documento.
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Essa aba somente é exibida se a pasta na qual o documento está sendo criado não possuir critérios de aprovação. Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento. |
13. Acionar a aba Segurança e definir os critérios de segurança para o documento.
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Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento. |
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Perguntas Frequentes
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ECM - É possível colocar manualmente o número da versão e revisão no documento ou no formulário?
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