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Deck of Cards
id0
Card
id1
labelAções de Cobrança |

Cobrança| Ações de Cobrança

As ações serão utilizadas para realizar a comunicação com o Cliente/Fornecedor, será possível  cadastrar vários tipos de ações de cobrança. 

As ações para cobranças , são as seguintes:
1- Envio de e-mail;
2- Envio de SMS;
3- Abertura de atendimento de cobrança para o contato com o cliente

  • Para a ação de envio de SMS, será possível definir o texto do SMS com auxílio de mnemônicos (utilizar os existentes no assistente de cobrança).
  • Para a ação de envio de Email, será possível definir o Assunto, informar um relatório para o corpo do E-mail e enviar o boleto(Para que o boleto seja enviado, o lançamento em atraso precisa possuir um boleto gerado e o convênio utilizado precisa de um relatório de boleto associado).
  • Para a ação de abertura de atendimento é preciso informar os parâmetros do atendimento(Coligada do Atendimento, Grupo de Atendimento e Tipo de Atendimento).

Processos

Gerar Ação Manual da Cobrança: 

É possível executar manualmente as ações de cobranças cadastradas, ao selecionar a ação e executar o processo será apresentado uma tela para seleção de lançamentos, os lançamentos que serão listados na visão não estão necessariamente vinculados a uma cobrança, com isso é possível realizar uma campanha informando sobre as parcelas vincendas.

Na tela de seleção de lançamentos, o usuário  irá definir o filtro a ser usado para buscar os lançamentos desejados. Os lançamentos que estiverem de acordo com o filtro selecionado serão exibidos na tela.
Será enviado e-mail,  SMS ou realizado a abertura do atendimento para o Cliente/Fornecedor de cada lançamento retornado pelo filtro. Não será realizado nenhuma forma de agrupamento de e-mails, SMSs ou lançamentos, sendo processado individualmente cada lançamento.

Card
id2
labelRégua de Cobrança |

Cobrança| Régua de Cobrança

A Régua de Cobrança permite uma automação da cobrança. Neste cadastro são vinculados as ações de cobrança e é definido os dias para cada ação e a partir disso o sistema consegue de forma automática realizar alguma ação na cobrança, por exemplo, enviar SMS. 

Durante o cadastro da Régua de Cobrança será apresentado um menu Anexo para que seja possível realizar a vinculação da Régua de Cobrança com as ações. Nesta associação será definido os dias em atraso, ao definir os dias em atraso o sistema irá sempre considerar o vencimento do lançamento, por exemplo, ao cadastrar a régua é informando que após 3 dias será enviado um SMS, o lançamento venceu em   no dia  a régua esta apta a enviar o SMS. 

  • Para cada uma das ações de cobrança,  será definido o número de dias de atraso de pagamento para a execução da determinada ação.
  • Para a ação de envio de e-mail, será possível  possível definir o assunto e o relatório a ser anexado no corpo do e-mail . ( GLOBAL – Coligada 0 apenas ).
  • Para cada régua de cobrança serão definidas várias ações de envio de e-mail ou SMS. Porém só poderá ser definida uma ação de abertura de atendimento.
  • Cada ação que é executada com sucesso irá gerar efeito apenas 1 vez no dia.
0 → Venda
1 → Aluguel
Card
id3
labelCarteira de Cobrança |

Cobrança| Carteira de Cobrança

Com a carteira de cobrança será possível criar perfis de cobrança. O perfil é criado considerando a régua definida e o filtro utilizado.

  • A régua será utilizada para automação da carteira de cobrança, caso a carteira não seja automatizada o campo deve ficar sem preenchimento. 
Criando o Filtro:

Para criar um novo filtro é necessário inserir/editar uma carteira, é clicar na opção Selecionar o Filtro da carteira(...), neste momento o sistema irá abrir uma visão de Filtro de Carteira, primeiramente será necessário criar/selecionar o filtro no menu superior da visão, após selecionar o filtro e executar é necessário clicar na opção Selecionar Filtro no rodapé da visão. Em seguida basta salvar a carteira que o filtro está aplicado.

  • Será possível criar os filtros utilizando campos das tabelas FCFO ou XCOBRANCA.

  • Ao utilizar mais de 1 carteira é importante que os filtros estejam alinhados para que a cobrança seja gerada na carteira correta, por exemplo, na carteira 2 existe um filtro CODCFO = "A123", na carteira 1 deve ter um filtro CODCFO <> "A123". Caso não exista essa combinação ao executar o processo de gerar a cobrança a carteira 1 irá gerar a cobrança para o cliente/fornecedor "A123".
  • Para validar o retorno dos filtros criados é preciso possuir registros na tabela XCOBRANCA, sendo assim pode ser executado o processo de Gerar Cobrança para que as cobranças sejam criadas, com isso ao criar e executar o filtro será possível ver exatamente quais registros o filtro irá contemplar, ao concluir a criação dos filtros basta ir na Visão de Cobrança e executar o processo de Alterar a Carteira de Cobrança. Após isso as novas cobranças serão automaticamente criadas para a carteira correta.
  • É possível criar filtros usando consulta SQL:

    O exemplo a seguir retorna os contratos de Venda vinculados ao Empreendimento com o código 2007.

    SELECT XCOBRANCA.CONTRATO FROM XCOBRANCA
    JOIN XVENDA ON XCOBRANCA.CONTRATO = XVENDA.NUM_VENDA
    AND XCOBRANCA.CODCOLIGADA = XVENDA.CODCOLIGADA
    WHERE XVENDA.COD_PESS_EMPR = 2007
    AND XVENDA.CODCOLIGADA = 1


    Link com maiores informações sobre o procedimento: Melhorando Performance de filtro com SQL

    Ao criar o filtro deve ser utilizado as tabelas FCFO ou XCOBRANCA e os respectivos campos, por exemplo:
    XCOBRANCA.CODCOLIGADA IN (1,2,3) AND XCOBRANCA.TIPOORIGEMCOBRANCA(0,1)

Informações
iconfalse
titleXCOBRANCA.TIPOORIGEMCOBRANCA

Card
id4
labelVisão de Cobrança |

Cobrança| Visão de Cobrança

A Visão de cobrança apresenta as cobranças existentes para cada cliente/fornecedor, é possível visualizar informações simplificadas da cobrança(Data de Abertura, Contrato, Origem da Cobrança e etc). Essa visão também contempla o Anexo Lançamentos da Cobrança, que apresenta informações do lançamento(s) que está associado a cobrança, além de possuir uma opção para visualizar as ações de cobrança que foram aplicadas no(s) lançamento(s) e Log para acompanhar todo o histórico no lançamento nesta cobrança. 

Menu Processos
  • Gerar Cobrança: Será possível executar a geração de cobrança diretamente da visão de Cobrança.
  • Alteração da Carteira de Cobrança: Será possível alterar a carteira de uma ou varias cobranças, será necessário selecionar a(s) cobrança(s) e executar a rotina informando a nova carteira.
  • Gerar Ação Manual de Cobrança:  Será possível manualmente executar as ações de cobrança que já estão cadastradas. É necessário selecionar uma ou mais cobranças e executar a rotina informando qual será a ação aplicada. 

Tela de Cobrança

Para visualizar os dados consolidados de um cobrança é necessário abrir uma cobrança na visão de cobrança, posicione o cursor do mouse sobre a cobrança que deseja visualizar e de um duplo click, após essa ação será feito a abertura da tela de cobrança.

A tela de cobrança irá apresentar de forma organizada todas as informações da cobrança, como dados do cliente, informações do contrato(Venda e Aluguel), lançamentos que pertencem a cobrança.

Identificação:

  • Dados do Cliente: Será apresentado informações para contato do cliente em forma de hiperlink, que possibilita um rápido acesso ao cadastro do cliente.
  • Dados do Contrato: Apresentado informações básicas do contrato(Venda ou Aluguel), e com acesso rápido para o contrato de venda/aluguel ou empreendimento/imóvel através de hiperlink.
  • Lançamentos em Atraso:
    Lançamentos: Apresenta todos os lançamentos que compõem a cobrança.
    Valores: Ao selecionar os lançamentos e utilizar a opção Calcular será retornado o valor liquido do lançamento considerando a Data do Liquido informado, os lançamentos ficam desabilitados até que seja utilizado a opção 'Limpar'.
    Boleto: Após calcular o valor, será possível incluir o boleto para os lançamentos que foram selecionados. 

Atendimento:

O menu de atendimentos estará disponível apenas ao acessar a tela de cobrança através da visão de atendimentos, com isso o atendente irá visualizar apenas os atendimentos que é responsável.

Historio de Cobrança:

Ao se gerar uma Ação Manual de Cobrança , a mesma ficará guardada no Histórico de cobrança .

          Anexos | Histórico de Cobrança

         

Histórico Financeiro:

Retorna todo o histórico financeiro do cliente/financeiro que está vinculado a cobrança. Ao acessar a visão, é exibido na tela do cockpit um resumo de informações referentes à:

  • Cadastro do cliente/fornecedor
  • Saldo devedor Atual
  • Gráfico de quitação do contrato
  • Solicitações de atendimento
  • Últimos Vencimentos
  • Quantidade de contratos
  • Quantidade de parcelas atrasadas 
  • As vendas do cliente

Cliente/Fornecedor:

  • Cliente/Fornecedor: Apresenta o cliente/fornecedor da cobrança, sendo possível atualizar o seu cadastro.

Contratos de Venda/Locação:

  • Contrato: Apresenta o contrato da cobrança.


Card
id5
labelGerar Cobrança |

Cobrança| Gerar Cobrança

O processo de cobrança percorre a base de dados em busca de lançamentos vencidos, ao identificar os registros em atraso será feito a criação de uma nova cobrança para o cliente/fornecedor, essa cobrança é criada por contrato e origem(Venda ou Aluguel), caso já exista uma cobrança para o contrato e for identificado um novo lançamento em atraso essa cobrança é atualizada. O cliente/fornecedor pode possuir mais de uma cobrança, caso ele possua lançamentos em contratos distintos.

Card
id6
labelVisão de Atendimentos

Cobrança| Visão de Atendimentos

Nesta visão o atendente irá visualizar os atendimentos que estão sobre sua responsabilidade. Os atendimentos são tarefas que seguem um determinado fluxo com várias etapas, com instruções sobre cada etapa, até sua conclusão.

As regras para criação/gerenciamento do atendimento seguirão os padrões que devem primeiro ser definidos no TOTVS Aprovações e Atendimento. Consulte a documentação abaixo para maiores detalhes da rotina de acordo:

  • Grupos de Atendimento
  • Tipo de Atendimento
  • Atendentes
  • Grupo de Atendentes - É importante que neste cadastro a opção Tipo de Repasse fique como Por um rodízio entre os atendentes do grupo, com isso o sistema automaticamente faz a distribuição para todos os atendentes deste grupo.
  • Etapas - Sugerimos que seja utilizados 3 etapas(Em Atendimento, Atendimento concluído e Atendimento cancelado), caso exista necessidade podem ser criadas quantas etapas forem necessárias. 
  • Fluxo de Etapas
  • Parâmetros - Apontamento - TOTVS Aprovações e Atendimento>>Ambiente>>Parâmetros>>TOTVS Aprovações e Atendimento.

Processos


Ao editar um atendimento será feito a abertura da tela de cobrança, será possível visualizar todos os dados da cobrança que está vinculada ao atendimento e através do menu atendimento será possível atualizar o atendimento.

Atendimento:

  • Atendimento: Apresenta informações importantes do atendimento, como abertura, primeiro contato e afins. O atendente poderia classificar o atendimento, informar uma ação, realizar o agendamento e iniciar/concluir o apontamento. Será apresentado também o histórico do atendimento onde é possível inserir novas informações, através do campo Descrição, após informar o texto desejado será habilitado a opção de Salvar, é possível também avançar as etapas do atendimento conforme o fluxo de atendimento que foi criado.
  • Apontamento: Será apresentado os apontamentos realizados no atendimento.
  • Arquivos anexos ao atendimento: Exibe os arquivos anexos ao atendimento, na própria visão é possível realizar a inclusão de novos arquivos.
  • Histórico de Status: Demonstra o histórico dos status que o atendimento foi percorrendo. 

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