https://totvssign.totvs.app/webapptotvssign/#/authAo acessar o siteaplicativo pelo fluig , serão exibidas as opções de Login e Cadastro.

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O formulário para cadastro será exibido após clicar na opção “Cadastre-se aqui”, abaixo da sessão de login.

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Nesta tela, preencha os campos ali dispostos seguindo as regras abaixo:

• Nome Completo: Campo obrigatório;
• E-mailCPF: Campo obrigatório. Deverá conter 11 dígitos correspondentes à um CPF válido;
• Cargo: Campo NÃO obrigatório;
• Telefone: Campo NÃO obrigatório;
• E-mail: Campo obrigatório;

Caso seja colaborador de Caso seja colaborador de uma empresa licenciada, o e-mail deve corresponder ao e-mail corporativo da empresa (ex: [email protected]); Se for um usuário convidado poderá utilizar qualquer e-mail.

• Empresa Licenciada: Este campo somente será exibido para colaboradores e caso o sistema identifique uma empresa licenciada vinculada ao seu e-mail. Sendo assim, você deverá selecionar uma das empresas.
• CPF: Campo obrigatório. Deverá conter 11 dígitos correspondentes à um CPF válido;
• Senha: Campo obrigatório. Possui as seguintes regras:
  • Deve conter no mínimo 5 cararectes;
  • Deve conter pelo menos 1 caracter maiúsculo (A-Z);
  • Deve conter pelo menos 1 caracter minúsculo (a-z);
  • Deve conter pelo menos 1 dígito (0-9);
  • Deve conter pelo menos 1 caracter especial (@#$¨&*);
• Confirme a Senha: Campo obrigatório. Deve ser correspondente ao campo “Senha” digitado anteriormente;

Abaixo um exemplo de cadastro com e-mail corporativo de empresa licenciada:

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Abaixo um exemplo de cadastro de convidado:

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Obs.: O botão “Cadastrar” somente será habilitado, após o preenchimento correto dos campos.

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Após preencher os dados de cadastro é necessário ler e concordar com a Política de privacidade e Termo de uso. Para ter acesso à esses documento é só clicar em cima deles e ele abrirá o documento para leitura.

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Ao concordar com os documentos listados acima e se todos os dados estiverem preenchidos corretamente o botão "Cadastrar" será habilitado.

Ao clicar no botão "Cadastrar"Após finalizar, uma mensagem será exibida informando que o cadastro foi realizado com sucesso:

Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá seguir as instruções do e-mail para confirmar seu cadastro.

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Caso você já possua um usuário cadastrado, realize o login. Após preencher o e-mail e senha clique no botão “Entrar”.

Obs.: O botão “Entrar” somente será habilitado, após o preenchimento dos campos.

Para realizar a publicação de um documento, clique no botão "+ Adic. documentos" na tela que é exibida logo após o login. 

Obs.: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa.

Escolha um documento e clique em “Abrir”.

Também é possível realizar esse procedimento arrastando um documento para dentro do site.

Após selecionar o documento você irá definir a forma de assinatura e quem serão os assinantes/validadores.

Selecione os usuários que assinarão o documento como assinante, testemunha ou validador, de acordo com a finalidade pretendida.

• Assinantes ou testemunhas: Usuários que assinarão digitalmente via certificado A1 ou eletronicamente através dos dados de usuário (nome, CPF e IP da máquina);
• Validadores: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.

Os e-mails listados nesses campos correspondem aos usuários que já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica ou ainda não realizou o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo correspondente e teclar “ENTER” para que ele seja inserido como um assinante/validador.

Defina a forma de assinatura que você, como portador do documento, irá escolher para assinar. Caso não participe da assinatura/validação do documento deixe a opção “Desejo assinar o documento e enviar” desmarcada .

Clique no botão “Assinar documento” . O documento será salvo no TOTVS Assinatura Eletrônica e os destinatários receberão um e-mail solicitando que acessem a ferramenta e realizem a assinatura/validação.

Também é possível definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos. No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para o Marcos, quando ele assinasse seria disparado o email para o Diego e assim por diante. O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura.

Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada.

Outra forma de ordenação possível é utilizando grupos. Onde definimos um grupo de pessoas para receber o documento primeiro, e após todas elas assinarem o documento é disponibilizado para o grupo dois, e assim sucessivamente. Para criar um grupo clique na numeração de um contato e arraste até a opção “Arraste aqui para criar um grupo”

Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal.

Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado. Leie até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura.

Após clicar no botão “Próxima etapa”, será exibido os campos para informar os dados de assinatura.

Para assinar digitalmente selecione a opção “Assinar digitalmente”. Com essa opção a assinatura será digital através de um certificado A1 válido. Selecione o certificado e insira o PIN correspondente à ele.

Se preferir você pode optar por assinar o documento eletronicamente clicando na opção “Assinar Eletronicamente”. Os campos “Certificado” e “PIN” ficarão desabilitados e a assinatura será realizada a partir dos seus dados de usuário (nome, CPF e IP da máquina).

Marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida.

Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.

Clique no documento que deseje rejeitar e em seguida clique no botão ”Próxima etapa” conforme descrito no item 2.7. Logo após, clique no botão “Rejeitar”.

Uma janela será exibida solicitando que descreva o motivo da rejeição do documento. Preencha esse campo e clique no botão “Rejeitar”.

Todos os destinatários do documento receberão um email confirmando a rejeição.

Clique no documento que deseje fazer o download e em seguida clique no ícone “ ” no canto superior direito da tela e selecione uma opção.

Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções:       

• Manifesto: Documento com o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF;
• Original: Documento original submetido ao TOTVS Assinatura Eletrônica;
• Documento digital: Documento digital para validação no site do governo (https://verificador.iti.gov.br);
• Todos os documentos: Arquivo “zipado” com os dois documentos.

Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma:

Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes.

No canto esquerdo do Totvs Assinatura Eletrônica existe a opção "Usuários". Neste menu é possível gerenciar os usuários de determinado domínio/empresa.

• Filtrar: Essa opção permite realizar filtros para encontrar um usuário específico: 

• + Criar usuário: Com essa opção um novo usuário pode ser criado diretamente dentro do TOTVS Assinatura Eletrônica. Após sua criação, o novo usuário receberá um e-mail para definir sua senha:

• Editar: Usuários administradores também podem editar outros usuários, retificando permissões e alguns campos de cadastros como: Nome, Telefone e Cargo.

• Remover da empresa: Opção que permite aos administradores remover usuário(s) de sua empresa. Usuários removidos (externos) não podem publicar documentos mas continuam assinando documentos, porém sem ter alguma empresa vinculada.

• Incluir na empresa: Para usuários removidos ou recém cadastrados sem associação de empresas, existe essa opção. Após executá-la, o usuário fará parte da sua organização, desde que o domínio de seu e-mail esteja associado aquela empresa.

Abaixo serão listas algumas opções contidas no painel administrativo.