TOTVS Assinatura Eletrônica

Árvore de páginas

Versões comparadas

Versão antiga 6

changes.mady.by.user Marcos Felipe Ortolani Soares

Gravado em

comparado com

Nova versão 7

changes.mady.by.user Marcos Felipe Ortolani Soares

Gravado em

Chave

  • Esta linha foi adicionada.
  • Esta linha foi removida.
  • A formatação mudou.

...

Criação do documento.
Deck of Cards
startHiddenfalse
iddeck_funcionalidades

Autor

Versão

Data

Descrição das Alterações

Thamiris M. da Silva, Marcos F. O. Soares

1.0

31/08/2021

Card
defaultlabeltrueAplicativo Fluig
labeltitleFluxo PrincipalAplicativo Fluig

Nas abas abaixo é possível conferir qual o fluxo principal (mais comum) existente no sistema, que vai desde o Cadastro até a finalização de um Documento.

Deck of Cards
idfluxo_principal
Card
defaulttrue
labelAcesso à plataforma
titleAcesso à plataforma

Ao acessar o aplicativo pelo fluig , serão exibidas as opções de Login e Cadastro.


Image Modified


Card
labelCadastro
titleCadastro

O formulário para cadastro será exibido após clicar na opção “Cadastre-se aqui”, abaixo da sessão de login.

Image Modified

Nesta tela, preencha os campos ali dispostos seguindo as regras abaixo:

  • Nome Completo: Campo obrigatório;
  • CPF: Campo obrigatório. Deverá conter 11 dígitos correspondentes à um CPF válido;
  • Cargo: Campo NÃO obrigatório;
  • Telefone: Campo NÃO obrigatório;
  • E-mail: Campo obrigatório;

Caso seja colaborador de uma empresa licenciada, o e-mail deve corresponder ao e-mail corporativo da empresa (ex: [email protected]); Se for um usuário convidado poderá utilizar qualquer e-mail.

  • Empresa: Este campo somente será exibido para colaboradores e caso o sistema identifique uma empresa licenciada vinculada ao seu e-mail. Sendo assim, você deverá selecionar uma das empresas.
  • Senha: Campo obrigatório. Possui as seguintes regras:
    • Deve conter no mínimo 5 cararectes;
    • Deve conter pelo menos 1 caracter maiúsculo (A-Z);
    • Deve conter pelo menos 1 caracter minúsculo (a-z);
    • Deve conter pelo menos 1 dígito (0-9);
    • Deve conter pelo menos 1 caracter especial (@#$¨&*);
  • Confirme a Senha: Campo obrigatório. Deve ser correspondente ao campo “Senha” digitado anteriormente;

Abaixo um exemplo de cadastro com e-mail corporativo de empresa licenciada:


Image Modified

Abaixo um exemplo de cadastro de convidado:

Image Modified

Após preencher os dados de cadastro é necessário ler e concordar com a Política de privacidade e Termo de uso. Para ter acesso à esses documento é só clicar em cima deles e ele abrirá o documento para leitura.

Image Modified

Ao concordar com os documentos listados acima e se todos os dados estiverem preenchidos corretamente o botão "Cadastrar" será habilitado.


Ao clicar no botão "Cadastrar", uma mensagem será exibida informando que o cadastro foi realizado com sucesso:

Image Modified

Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá seguir as instruções do e-mail para confirmar seu cadastro.

Image RemovedImage Added

Card
labelLogin
titleLogin

Caso você já possua um usuário cadastrado, realize o login. Após preencher o e-mail e senha clique no botão “Entrar”.

Obs.: O botão “Entrar” somente será habilitado, após o preenchimento dos campos.

Image Modified

Card
labelPublicando um documento
titlePublicando um documento

Para realizar a publicação de um documento, clique no botão indicado na imagem abaixo. Esse botão encontra-se na tela que é exibida logo após o login. 

Obs.: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa.

Image Modified


Ao clicar no botão um modal se abrirá. Ele apresentará dois caminhos para Upload: Arquivos do seu Computador e Arquivos que estão no FLUIG -GED.

Image Modified 

Caso escolha Meu computador o modal abaixo se abrirá. 

Image Modified

Ao clicar na área vermelha escolha um documento e clique em “Abrir”.

Image Modified

Também é possível realizar esse procedimento arrastando um documento para dentro da área vermelha.


Após selecionar o documento clique em "Próxima etapa".  Nessa nova tela você irá definir a forma de assinatura, quem serão os assinantes/validadores e a data de expiração caso tenha uma.

Image Modified

Image Modified

Selecione os usuários que assinarão o documento como assinante, testemunha ou validador, de acordo com a finalidade pretendida.

  • Assinantes ou testemunhas: Usuários que assinarão digitalmente via certificado A1 ou eletronicamente através dos dados de usuário (nome, CPF e IP da máquina);
  • Validadores: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
  • Observadores: Usuários que acompanharam o processo sem nenhuma ação sobre com o documento

Image Modified


Os e-mails que são listados nesses campos enquanto você começa a digitar correspondem aos usuários que já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica ou ainda não realizou o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo correspondente e teclar “ENTER” para que ele seja inserido na lista e então você poderá selecioná-lo como um assinante/validador/observador.

Image Modified

Defina a forma de assinatura que você, como portador do documento, irá escolher para assinar. Caso não participe da assinatura/validação do documento deixe a opção “Desejo assinar o documento e enviar” desmarcada .

Image Modified

Caso deseje assinar, assinale a opção ilustrada acima e clique em "Próxima etapa".

Image Modified

Na etapa seguinte selecione o tipo de assinatura e concorde com em usar assinaturas e registros eletrônicos.

Clique no botão “Assinar documento” . O documento será salvo no TOTVS Assinatura Eletrônica e os destinatários receberão um e-mail solicitando que acessem a ferramenta e realizem a assinatura/validação.

Image Modified

Image Modified

Também é possível definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos. No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para o Marcos, quando ele assinasse seria disparado o email para o Diego e assim por diante. O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura.

Image RemovedImage Added

Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada.

Outra forma de ordenação possível é utilizando grupos. Onde definimos um grupo de pessoas para receber o documento primeiro, e após todas elas assinarem o documento é disponibilizado para o grupo dois, e assim sucessivamente. Para criar um grupo clique na numeração de um contato e arraste até a opção “Arraste aqui para criar um grupo”

Image Modified

Image RemovedImage Added

Card
labelAssinando um documento
titleAssinando um documento

Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal.Image Removed

Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado. Leie Leia até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura.

Image Modified

Após clicar no botão “Próxima etapa”, verifique os dados, marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. O documento será assinado e as informações serão gravadas no documento.

Image Modified

Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.

Image RemovedImage Added

Card
labelRejeitando um documento
titleRejeitando um documento

Clique no documento que deseje rejeitar e em seguida clique no botão ”Próxima etapa” conforme descrito no item 2.7. Logo após, clique no botão “Rejeitar”.

Image Modified

Uma janela será exibida solicitando que descreva o motivo da rejeição do documento. Preencha esse campo e clique no botão “Rejeitar”.

Image Modified

Todos os destinatários do documento receberão um email e-mail confirmando a rejeição.

Image RemovedImage Added

Card
labelDownload de um documento
titleDownload de um documento
Seguem abaixo outros processos que podem ser acessados e executados na plataforma.
Expandir
titleDocumento
deck_processos_adic_documento
Deck of Cards
id

Clique no documento que deseje fazer o download e em seguida clique no ícone “” no canto superior direito da tela e selecione uma opção.Image Removed

Image Modified

Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções:       

  • Manifesto: Documento com o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF;
  • Original: Documento original submetido ao TOTVS Assinatura Eletrônica;
  • Documento digital: Documento digital para validação no site do governo (https://verificador.iti.gov.br);
  • Todos os documentos: Arquivo “zipado” com os dois documentos.

Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma:

Image Added


Caso o documento utilize assinaturas manuscritas o manifesto será exibido conforme imagem abaixo.

Image Added

E as rubricas serão exibidas na parte inferior de cada página do documento.

Image AddedImage Removed


Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes.

Image Removed

Card
labelProcessos Adicionais
titleProcessos Adicionais

Image Added


Card
labelExcluindo um documento
titleExcluindo um documento

Um documento já publicado, poderá ser excluído pelo responsável pela publicação a qualquer momento, desde que o documento ainda não tenha sido assinado por todos os assinantes, ou seja, o documento não deverá estar com o status “finalizado”.

Clique no documento que deseje excluir e em seguida clique no ícone “Image Modified” no canto superior direito da tela e selecione a opção “Excluir documento”.

Image Removed

Image Added

Image Removed

Logo após, clique no botão “OK” para confirmar a exclusão do documento do TOTVS Assinatura Eletrônica.

Image Modified

Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a exclusão do documento.

Image Removed

Image Added

Card
labelAnexos do documento
titleAnexos do documento

O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Anexos” no canto superior direito da tela. Logo após, clique no botão “Procure em seu computador” ou arraste o arquivo desejado até a área tracejada.

Image Modified

Uma lista contendo o(s) anexo(s) é exibida sendo possível excluir ou fazer download do arquivo.

Image Modified

Card
labelAdicionando novos assinantes
titleAdicionando novos assinantes

É possível também, adicionar novos assinantes à um documento já publicado. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Destinatários” no canto superior direito da tela. Logo após, informe os novos destinatários e selecione o respectivo papel de acordo com a finalidade pretendida clique em adicionar para colocá-los na lista de participantes. Por fim, clique no botão “Adicionar destinatário(s)”.

Image Modified

Um e-mail será enviado ao(s) assinantes(s) e o documento ficará pendente de sua assinatura.

Card
labelExcluindo assinantes pendentes
titleExcluindo assinantes pendentes

Você também poderá excluir os assinantes de um documento já publicado. Para isso o usuário deverá ser o responsável pela publicação do documento e, só poderá ser excluído, o assinante que ainda não realizou a assinatura, caso contrário, essa opção não será exibida.

Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela. Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento. Clique no ícone “ ” para excluir um determinado destinatário.

Image Modified

Uma janela será exibida solicitando a confirmação da exclusão. Clique no botão “OK”.

Image Modified

Após a exclusão, o usuário será removido da lista de assinante daquele documento.

Card
labelBuscando documentos
titleBuscando documentos

Uma vez publicados ou recebidos, os documentos associados ao seu usuário serão exibidos na tela inicial, sendo o padrão de ordenação o nome do documento.

Image Modified

Abaixo da barra de pesquisa existe botões que, após clicados, filtrará e exibirá todos os documentos que respeitem aquela condição.

Image Modified

Caso existam vários documentos (filtrando ou não), a lista de exibição será paginada exibindo no máximo 10 itens por vez. Você poderá navegar entre as páginas usando os botões logo abaixo da lista.

Image Modified

Card
labelObservador
titleObservador

É possível incluir observadores no documento, tanto no momento de sua publicação, quanto após a mesma; desde que seu status não seja 'Rejeitado'.

Image Modified

Um usuário observador participa do documento de forma indireta, podendo apenas acompanhar seu fluxo mas nunca influenciá-lo. São listados na aba 'Informações' do documento, logo abaixo dos participantes ativos.

Image Removed

Image Added


Também é permitido, no momento da adição de destinatários, converter um usuário participante (que assina, valida ou testemunha) em um observador. A conversão contrária ainda não existe; para que o usuário "observador@teste.com.br" seja convertido em um assinante, primeiro é necessário excluí-lo de sua listagem atual e incluí-lo novamente com a devida ação.

Image Modified

Card
labelEnvelope
titleEnvelope

Caso o usuário deseje, é possível fazer o upload de múltiplos arquivos. Fazendo isso, todos os arquivos submetidos ao sistema serão agrupados em um único documento, e seu nome será definido de forma condicional.

Se múltiplos arquivos forem arrastados para a área de transferência, o nome do envelope será definido por você no campo "Envolope" que aparecerá após anexar mais de um arquivo, é possivel alterar tambem a ordem dos arquivos.

Image Modified

Image Modified

Expandir
titleUsuário


label
Deck of Cards
iddeck_processos_adic_usuario
Card
Alteração de senha
titleAlteração de senha

Caso seja necessário alterar a senha ou por motivo de esquecimento, clique na opção “Esqueceu a senha?” presente na tela de login.

Image Removed

Será exibido um campo para você informar o seu e-mail:

Image Removed

Informe o e-mail e clique no botão "Enviar".

Image Removed

Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá clicar no link do e-mail para redefinir sua senha.

Image Removed

Informe os dados da nova senha nos campos que serão exibidos e clique no botão "Atualizar".

Image Removed

Card
idinfos_adc
labelInformações Adicionais
titleInformações Adicionais

Segue abaixo algumas Informações Adicionais sobre o APP TAE - Fluig:


Expandir
titleArquitetura API

Uma widget do Fluig que consome dados através de API Rest desenvolvida em .NET Core em arquitetura de microserviços hospedada na Cloud do TOTVS Apps, utilizando conteiners orquestrados por Kubernets na plataforma Azure DevOps. Banco de Dados está em um cluster de alta disponibilidade Postgres.

Expandir
titleWidget Fluig

Após realizar a instalação do aplicativo, além dá própria página que a instalação criará, a widget do aplicativo ficará disponivel para ser utilizada em outras páginas também. 

Image Modified

Expandir
titleHistórico de Atualização do Documento