Para realizar a publicação de um documento, clique no botão indicado na imagem abaixo. Esse botão encontra-se na tela que é exibida logo após o login. Obs.: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa. ![](/download/attachments/635757029/image2021-8-30_15-36-48.png?version=1&modificationDate=1630348608293&api=v2&effects=drop-shadow)
Ao clicar no botão um modal se abrirá. Ele apresentará dois caminhos para Upload: Arquivos do seu Computador e Arquivos que estão no FLUIG -ECM.
Caso escolha Meu computador o modal abaixo se abrirá.
![](/download/attachments/635757029/image2021-8-30_15-58-45.png?version=1&modificationDate=1630349925373&api=v2&effects=drop-shadow) Ao clicar na área vermelha escolha um documento e clique em “Abrir”. ![](/download/attachments/635757029/image2021-3-19_11-25-52.png?version=1&modificationDate=1629997078657&api=v2)
Também é possível realizar esse procedimento arrastando um documento para dentro da área vermelha.
Caso escolha TOTVS FLUIG - ECM o modal abaixo se abrirá. ![](/download/attachments/635757029/image%20%289%29.png?version=1&modificationDate=1636632155370&api=v2)
Permitindo a seleção de arquivos do ECM.
É permitido subir até 10 MB de arquivos por envelope (conjunto de documentos).
Após selecionar o documento clique em "Próxima etapa". Nessa nova tela você irá definir a forma de assinatura, quem serão os assinantes/validadores e a data de expiração caso tenha uma. ![](/download/attachments/635757029/dest.png?version=1&modificationDate=1655311693957&api=v2)
Selecione os usuários que assinarão o documento como assinante, testemunha ou validador, de acordo com a finalidade pretendida. - Assinantes: Usuários que assinarão eletronicamente via TOTVS Fluig Plataforma. Para assinar digitalmente, utilizando certificados A1/A3, o usuário deverá utilizar o PORTAL WEB TAE pelo link recebido no e-mail;
- Testemunhas: Usuários que irão testemunhar o documento.
- Validadores: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
- Observadores: Usuários que acompanharam o processo sem nenhuma ação sobre com o documento.
Obs: Quando um documento é enviado com a ação: ASSINAR, o destinatário poderá usar qualquer plataforma para assinar esse documento: App no TOTVS Fluig Plataforma, App "Minha Assinatura Eletrônica" disponível para Android e IOs ou via PORTAL WEB TAE. Caso o destinatário queira realizar a assinatura digital, utilizando certificado digital A1/A3, precisará realizá-la exclusivamente via portal web.
![](/download/attachments/635757029/destin12.png?version=1&modificationDate=1655313616960&api=v2)
Ao digitar são listados os e-mails dos usuários que você já enviou algum documento anteriormente e que já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE). Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TAE ou ainda não tenha realizado o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo destinatário e teclar “ENTER” para que ele seja inserido na lista. Então você poderá selecioná-lo como um assinante/validador/testemunha/observador.
Obs: Os usuários do TOTVS Fluig Plataforma não são listados no campo destinatário. Somente serão exibidos os contatos da sua agenda no TAE, conforme detalhado acima.
![](/download/attachments/635757029/image2021-3-19_11-27-49.png?version=1&modificationDate=1629997078407&api=v2) Defina a forma de assinatura que você, como portador do documento, irá escolher para assinar. Caso não participe da assinatura/validação do documento deixe a opção “Desejo assinar o documento e enviar” desmarcada . ![](/download/attachments/635757029/assinar.png?version=2&modificationDate=1655312817890&api=v2)
Caso deseje assinar, assinale a opção ilustrada acima e clique em "Próxima etapa". ![](/download/attachments/635757029/proxima.png?version=1&modificationDate=1655312711490&api=v2)
Na etapa seguinte selecione o tipo de assinatura e concorde com em usar assinaturas e registros eletrônicos. Clique no botão “Assinar documento” . O documento será salvo no TOTVS Assinatura Eletrônica e os destinatários receberão um e-mail solicitando que acessem a ferramenta e realizem a assinatura/validação. ![](/download/attachments/635757029/acoes.png?version=1&modificationDate=1655312620703&api=v2)
![](/download/attachments/635757029/des222.png?version=1&modificationDate=1655312526827&api=v2)
Também é possível definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos. No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para o Marcos, quando ele assinasse seria disparado o email para o Diego e assim por diante. O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura. ![](/download/attachments/635757029/image2021-3-19_11-31-17.png?version=1&modificationDate=1629997078153&api=v2)
Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada. Outra forma de ordenação possível é utilizando grupos. Onde definimos um grupo de pessoas para receber o documento primeiro, e após todas elas assinarem o documento é disponibilizado para o grupo dois, e assim sucessivamente. Para criar um grupo clique na numeração de um contato e arraste até a opção “Arraste aqui para criar um grupo” ![](/download/attachments/635757029/image2021-3-19_11-32-1.png?version=1&modificationDate=1629997078083&api=v2)
![](/download/attachments/635757029/image2021-9-30_15-18-55.png?version=1&modificationDate=1633703676000&api=v2)
Também é possível incluir anexos em uma publicação. Basta selecionar a aba Anexos e escolher a forma de upload. Caso já exista anexos inseridos serão listados abaixo dos botões.
Obs: Os anexos não são assinados, são documentos complementares. Exemplo: Foto de documentos, atas de reuniões, ou qualquer outro documento necessário. ![](/download/attachments/635757029/image2022-6-15_13-44-44.png?version=1&modificationDate=1655311485213&api=v2)
Na aba opções é possível definir uma data de expiração para o documento. Além de poder solicitar o uso de assinaturas manuscritas. Também é possível personalizar o assunto do e-mail de documento pendente e incluir uma mensagem personalizada nele. ![](/download/attachments/635757029/image2022-6-15_13-48-54.png?version=1&modificationDate=1655311735287&api=v2)
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