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Boas vindas!
O documento a seguir tem por objetivo orientar o usuário sobre a utilização e funcionalidades existentes no App TOTVS Assinatura Eletrônica no TOTVS Fluig Plataforma.
Disponível como App em versões 1.7.0 do TOTVS Fluig Plataforma ou superior.Nova versão em desenvolvimento
O que é o TOTVS Assinatura Eletrônica?
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Para mais informações acesse o site: https://www.totvs.com/assinatura-eletronica/
Funcionalidades
| Composition Setup |
|---|
deck.tab.active.background = #FFFFFF
deck.tab.inactive.background = #FFFFFF
deck.card.border = 4px black
deck.card.background = #F6F9F9 |
...
| startHidden | false |
|---|---|
| id | deck_funcionalidades |
...
| label | App TOTVS Assinatura Eletrônica no TOTVS Fluig Plataforma |
|---|---|
| title | App TOTVS Assinatura Eletrônica no TOTVS Fluig Plataforma |
...
| id | fluxo_principal |
|---|
...
| default | true |
|---|---|
| label | Instalando o App TOTVS Assinatura Eletrônica |
| title | Instalando o APP Fluig |
Acesse o TOTVS Fluig Plataforma
Acesse o menu Painel de Controle
Pesquise por Itens da Store
Localize na tela inicial ou pela Busca o APP TOTVS Assinatura Eletrônica e clique em adquirir/configurar.
Clique em Instalar
Pronto! Agora o TAE já se encontra no seu menu de aplicativos.
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| default | true |
|---|---|
| label | Adquirindo o TRIAL / Contratando o TAE |
| title | Acesso à plataforma |
Para adquirir o TRIAL, o responsável pela empresa deve efetuar o cadastro pelo link abaixo. Clicando em: Crie uma Conta Grátis.
https://www.totvs.com/assinatura-eletronica/
Deve preencher o formulário:
E automaticamente a empresa será provisionada em produção. O responsável pela empresa receberá seu acesso inicial com permissão de administrador, que pode gerenciar via PORTAL WEB TAE, seus usuários, configurar regras para o funcionamento do TAE na sua empresa e visualizar análises de consumo.
Para adquirir pacotes de documentos do TOTVS ASSINATURA ELETRÔNICA utilize a TOTVS STORE.
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| default | true |
|---|---|
| label | Acesso à plataforma |
| title | Acesso à plataforma |
Ao acessar o App serão exibidas as opções de Login e Cadastro.
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| label | Cadastro |
|---|---|
| title | Cadastro |
O formulário para cadastro será exibido após clicar na opção “Cadastre-se aqui”, abaixo da sessão de login.
Nesta tela, preencha os campos ali dispostos seguindo as regras abaixo:
- Nome Completo: Campo obrigatório;
- CPF: Campo obrigatório. Deverá conter 11 dígitos correspondentes à um CPF válido;
- Cargo: Campo NÃO obrigatório;
- Telefone: Campo NÃO obrigatório;
- E-mail: Campo obrigatório;
Caso seja colaborador de uma empresa licenciada, o e-mail deve corresponder ao e-mail corporativo da empresa (ex: [email protected]); Se for um usuário convidado poderá utilizar qualquer e-mail.
- Empresa: Este campo somente será exibido para colaboradores e caso o sistema identifique uma empresa licenciada vinculada ao seu e-mail. Sendo assim, você deverá selecionar uma das empresas.
- Senha: Campo obrigatório. Possui as seguintes regras:
- Deve conter no mínimo 5 cararectes;
- Deve conter pelo menos 1 caracter maiúsculo (A-Z);
- Deve conter pelo menos 1 caracter minúsculo (a-z);
- Deve conter pelo menos 1 dígito (0-9);
- Deve conter pelo menos 1 caracter especial (@#$¨&*);
- Confirme a Senha: Campo obrigatório. Deve ser correspondente ao campo “Senha” digitado anteriormente;
Abaixo um exemplo de cadastro com e-mail corporativo de empresa licenciada:
Abaixo um exemplo de cadastro de convidado:
Após preencher os dados de cadastro é necessário ler e concordar com a Política de privacidade e Termo de uso. Para ter acesso à esses documento é só clicar em cima deles e ele abrirá o documento para leitura.
Ao concordar com os documentos listados acima e se todos os dados estiverem preenchidos corretamente o botão "Cadastrar" será habilitado.
Ao clicar no botão "Cadastrar", uma mensagem será exibida informando que o cadastro foi realizado com sucesso:
Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá seguir as instruções do e-mail para confirmar seu cadastro.
| Card | ||||
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| ||||
Caso você já possua um usuário cadastrado, realize o login. Após preencher o e-mail e senha clique no botão “Entrar”. Obs.: O botão “Entrar” somente será habilitado, após o preenchimento dos campos.
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| label | Publicando um documento |
|---|---|
| title | Publicando um documento |
Para realizar a publicação de um documento, clique no botão indicado na imagem abaixo. Esse botão encontra-se na tela que é exibida logo após o login.
Obs.: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa.
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Ao clicar na área vermelha escolha um documento e clique em “Abrir”.
Também é possível realizar esse procedimento arrastando um documento para dentro da área vermelha.
Caso escolha TOTVS Fluig - ECM o modal abaixo se abrirá.
Permitindo a seleção de arquivos do ECM.
É permitido subir até 10 MB de arquivos por envelope (conjunto de documentos).
Após selecionar o documento clique em "Próxima etapa". Nessa nova tela você irá definir a forma de assinatura, quem serão os assinantes/validadores e a data de expiração caso tenha uma.
Selecione os usuários que assinarão o documento como assinante, testemunha ou validador, de acordo com a finalidade pretendida.
- Assinantes: Usuários que assinarão eletronicamente via TOTVS Fluig Plataforma. Para assinar digitalmente, utilizando certificados A1/A3, o usuário deverá utilizar o PORTAL WEB TAE pelo link recebido no e-mail;
- Testemunhas: Usuários que irão testemunhar o documento.
- Validadores: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
- Observadores: Usuários que acompanharam o processo sem nenhuma ação sobre com o documento.
Obs: Quando um documento é enviado com a ação: ASSINAR, o destinatário poderá usar qualquer plataforma para assinar esse documento: App no TOTVS Fluig Plataforma, App "Minha Assinatura Eletrônica" disponível para Android e IOs ou via PORTAL WEB TAE. Caso o destinatário queira realizar a assinatura digital, utilizando certificado digital A1/A3, precisará realizá-la exclusivamente via portal web.
Ao digitar são listados os e-mails dos usuários que você já enviou algum documento anteriormente e que já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE). Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TAE ou ainda não tenha realizado o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo destinatário e teclar “ENTER” para que ele seja inserido na lista. Então você poderá selecioná-lo como um assinante/validador/testemunha/observador.
Obs: Os usuários do TOTVS Fluig Plataforma não são listados no campo destinatário. Somente serão exibidos os contatos da sua agenda no TAE, conforme detalhado acima.
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Defina a forma de assinatura que você, como portador do documento, irá escolher para assinar. Caso não participe da assinatura/validação do documento deixe a opção “Desejo assinar o documento e enviar” desmarcada .
Caso deseje assinar, assinale a opção ilustrada acima e clique em "Próxima etapa".
Na etapa seguinte selecione o tipo de assinatura e concorde com em usar assinaturas e registros eletrônicos.
Clique no botão “Assinar documento” . O documento será salvo no TOTVS Assinatura Eletrônica e os destinatários receberão um e-mail solicitando que acessem a ferramenta e realizem a assinatura/validação.
Também é possível definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos. No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para o Marcos, quando ele assinasse seria disparado o email para o Diego e assim por diante. O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura.
Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada.
Outra forma de ordenação possível é utilizando grupos. Onde definimos um grupo de pessoas para receber o documento primeiro, e após todas elas assinarem o documento é disponibilizado para o grupo dois, e assim sucessivamente. Para criar um grupo clique na numeração de um contato e arraste até a opção “Arraste aqui para criar um grupo”
Também é possível incluir anexos em uma publicação. Basta selecionar a aba Anexos e escolher a forma de upload.
Caso já exista anexos inseridos serão listados abaixo dos botões.
Obs: Os anexos não são assinados, são documentos complementares. Exemplo: Foto de documentos, atas de reuniões, ou qualquer outro documento necessário.
Para realizar o upload de um anexo do seu computador clique no botão "Seu Computador" e selecione o arquivo.
Ou selecione um arquivo direto do TOTVS Fluig - ECM:
É possível realizar o download de cada anexo, excluír ou excluir todos.
Ao clicar em excluir será exibida uma janela de confirmação para a ação:
Também é possível realizar configurações adicionais na aba Opções.
- Como definir a data de expiração para a publicação que será exibida na tela inicial. Essa data serve como um lembrete para os destinatários.
- Solicitar assinatura manuscrita, marcando essa opção o autor define como obrigatório o uso de assinaturas manuscritas e rubricas no documento.
- Assunto e Corpo da Mensagem essas opções serão usadas para personalizar o envio do e-mail de notificação de documento pendente para seus destinatários.
| Card | ||||
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Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal. Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado. Role até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura.
Após clicar no botão “Próxima etapa”, verifique os dados, marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. O documento será assinado e as informações serão gravadas no documento.
Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.
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| Card | ||||
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Clique no documento que deseje rejeitar e em seguida clique no botão ”Próxima etapa” conforme descrito no item 2.7. Logo após, clique no botão “Rejeitar”.
Uma janela será exibida solicitando que descreva o motivo da rejeição do documento. Preencha esse campo e clique no botão “Rejeitar”.
Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a rejeição.
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| label | Download de um documento |
|---|---|
| title | Download de um documento |
Clique no documento que deseje fazer o download e em seguida clique no ícone “
” no canto superior direito da tela e selecione uma opção.
Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções:
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Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma:
Caso o documento utilize assinaturas manuscritas o manifesto será exibido conforme imagem abaixo.
E as rubricas serão exibidas na parte inferior de cada página do documento.
Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes.
| Card | ||||
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Um documento já publicado, poderá ser excluído pelo responsável pela publicação a qualquer momento, desde que o documento ainda não tenha sido assinado por todos os assinantes, ou seja, o documento não deverá estar com o status “finalizado”. Clique no documento que deseje excluir e em seguida clique no ícone “
Logo após, clique no botão “OK” para confirmar a exclusão do documento do TOTVS Assinatura Eletrônica.
Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a exclusão do documento.
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| label | Anexos do documento |
|---|---|
| title | Anexos do documento |
O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento.
Os anexos não são assinados, são documentos complementares. Exemplo: Foto de documentos, atas de reuniões, ou qualquer outro documento necessário.
Para realizar o upload de um anexo do seu computador clique no botão "Seu Computador" e selecione o arquivo.
Ou selecione um arquivo direto do TOTVS Fluig - ECM:
É possível realizar o download de cada anexo, excluír ou excluir todos.
Ao clicar em excluir será exibida uma janela de confirmação para a ação:
| Card | ||||
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É possível também, adicionar novos assinantes à um documento já publicado. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Destinatários” no canto superior direito da tela. Logo após, informe os novos destinatários e selecione o respectivo papel de acordo com a finalidade pretendida clique em adicionar para colocá-los na lista de participantes. Por fim, clique no botão “Adicionar destinatário(s)”.
Um e-mail será enviado ao(s) assinantes(s) e o documento ficará pendente de sua assinatura. |
| Card | ||||
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Você também poderá excluir os assinantes de um documento já publicado. Para isso o usuário deverá ser o responsável pela publicação do documento e, só poderá ser excluído, o assinante que ainda não realizou a assinatura, caso contrário, essa opção não será exibida. Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela. Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento. Clique no ícone “ ” para excluir um determinado destinatário.
Uma janela será exibida solicitando a confirmação da exclusão. Clique no botão “OK”.
Após a exclusão, o usuário será removido da lista de assinante daquele documento. |
| Card | ||||
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Uma vez publicados ou recebidos, os documentos associados ao seu usuário serão exibidos na tela inicial, sendo o padrão de ordenação o nome do documento.
Abaixo da barra de pesquisa existe botões que, após clicados, filtrará e exibirá todos os documentos que respeitem aquela condição.
Caso existam vários documentos (filtrando ou não), a lista de exibição será paginada exibindo no máximo 10 itens por vez. Você poderá navegar entre as páginas usando os botões logo abaixo da lista.
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| label | Observador |
|---|---|
| title | Observador |
É possível incluir observadores no documento, tanto no momento de sua publicação, quanto após a mesma; desde que seu status não seja 'Rejeitado'.
Um usuário observador participa do documento de forma indireta, podendo apenas acompanhar seu fluxo mas nunca influenciá-lo. São listados na aba 'Informações' do documento, logo abaixo dos participantes ativos.
Também é permitido, no momento da adição de destinatários, converter um usuário participante (que assina, valida ou testemunha) em um observador. A conversão contrária ainda não existe; para que o usuário "observador@teste.com.br" seja convertido em um assinante, primeiro é necessário excluí-lo de sua listagem atual e incluí-lo novamente com a devida ação.
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| label | Envelope |
|---|---|
| title | Envelope |
Caso o usuário deseje, é possível fazer o upload de múltiplos arquivos. Fazendo isso, todos os arquivos submetidos ao sistema serão agrupados em um único documento, e seu nome será definido de forma condicional.
Se múltiplos arquivos forem arrastados para a área de transferência, o nome do envelope será definido por você no campo "Envolope" que aparecerá após anexar mais de um arquivo, é possivel alterar tambem a ordem dos arquivos.
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| id | infos_adc |
|---|---|
| label | Informações Adicionais |
| title | Informações Adicionais |
Segue abaixo algumas Informações Adicionais sobre o APP TOTVS Assinatura Eletrônica na TOTVS Fluig Plataforma:
| Expandir | ||
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Um App que consome dados através de API Rest desenvolvida em .NET Core em arquitetura de microserviços hospedada na Cloud do TOTVS Apps, utilizando conteiners orquestrados por Kubernets na plataforma Azure DevOps. Banco de Dados está em um cluster de alta disponibilidade Postgres. |
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| title | URLs Externas |
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Para fins de liberações de urls, o sistema utiliza as urls abaixo:
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| title | Abertura de Tickets de Suporte |
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O Suporte do TAE segue o padrão dos produtos TOTVS. Acesse o link: https://totvscst.zendesk.com/hc/pt-br/#home
Acesse o sistema com seu usuário TOTVS → clique em Meu Espaço → Minhas Solicitações
Clique em Abrir nova Solicitação.
Preencha o formulário:
Assunto
Descrição
Tipo da Solicitação: (Suporte ou Consultoria)
Impacto: De acordo com sua necessidade
País: Brasil
Macrossegmento: Cross Segmentos
Produto: TOTVS Assinatura Eletrônica
Módulo: Assinatura Eletrônica
Informações referentes aos canais extras de suporte e SLA são definidas no contrato do cliente.
Confira o passo a passo no vídeo abaixo:
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Visão Geral
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Conteúdo das Ferramentas
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