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titleConfiguração
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titleAssistente de Configuração

Por conta da complexidade de políticas de viagens corporativas e as variações de regras entre as empresas, o processo de viagens possui uma série de parametrizações. Estas estão concentradas no Assistente de Configuração (FINA691) e dividas em:


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titleGerais
  • Avisos por e-mail - permite o envio de e-mail das notificações de aprovação da prestação de contas e do adiantamento
  • Dias de Retrocedência - permite a parametrização da data retroativa para consulta de pedidos via web service (integração Protheus x Reserve)
  • Aprovador Padrão - aprovador utilizado na importação de pedidos que não possuem autorizador vinculado (integração Protheus x Reserve)
  • Usa dias úteis ou corridos - define se a atuação do parâmetro "Dias de Retrocedência" será sobre dias úteis ou dias corridos
  • Grupo de Acesso Padrão - define um único grupo de acesso a ser considerado nas rotinas de viagens
  • Exportação Protheus/Reserve - habilita exportação de cadastros do Protheus para o Reserve: 1=Sim, 0=Não. Ordem: C. Custo, Clientes, Participantes. Ex: 001 (exporta apenas participantes)
  • Participante como aprovador - permite que o participante seja autoaprovador (informando o seu próprio código no campo Aprovador no cadastro de participante)
  • Usuário do Departamento de Viagens - define os usuários que atuarão no departamento de viagens, informando o código do usuário Protheus (e não o código do cadastro de participante)
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titleFaturamento
  • Produto
  • Condição de Pagamento
  • TES de Entrada
  • TES de Saída
  • Antecipa o Faturamento
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titlePrestação de Contas
  • Prefixos dos títulos a pagar e receber
  • Tipos de título a pagar e receber
  • Naturezas dos títulos a pagar e receber
  • Natureza para os abonos a pagar e receber
  • Prefixo dos abonos
  • Dias de atraso
  • Cliente e loja padrões
  • Tipo de taxa utilizada - Cotação turismo, primeiro dia da viagem ou último dia da viagem
  • Moeda para o reembolso - Forte ou Original
  • Moeda para o adiantamento - Forte ou Original
  • Dias para vencimento dos títulos a pagar e receber
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titleAdiantamento
  • Dias máximo - prestação de contas em aberto
  • Quantidade máxima - prestações de contas em aberto
  • Adiantamento sem pernoite
  • Valor Fixo
  • Valor Diário
  • Natureza
  • Dias para previsão
  • Previsão de adiantamentos urgentes
  • Tipo de viagem - Nacional, Internacional ou Ambas
  • Tipo de Título
  • Prefixo de adiantamento solicitado com a viagem
  • Prefixo de adiantamento avulso
  • Data base do cálculo - Pedido ou início da viagem

Pedido: Considera como base de cálculo a data da solicitação da viagem até a data de finalização 
Início da Viagem: Considera como base de cálculo a data inicial da viagem até a data final

  • Conversão do Turismo - antes ou depois da geração do título
  • Bloqueia Adto Solic. Viagem Adiantamento - define se a geração do o adiantamento será bloqueada bloqueado na solicitação de viagens ou na aprovação do adiantamento, conforme configuração dos parâmetros "Dias máximo" e "Quantidade máxima".
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titleCadastros Gerais
  • E-mails dos administradores
  • Centro de Custo de Rateio
  • Ambiente de interação com o Reserve
  • Integração com o Reserve - Desativado, Online, Schedule, Online e Schedule
  • Numeração de Viagens Internacionais
  • Numeração de Viagens Avulsas
  • Configuração de Aprovações
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titleViagens Avulsas
  • Aéreo
  • Hotel
  • Carro
  • Seguro
  • Rodoviários
  • Outros
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titleVínculo Automático de Viagens
  • Passageiro
  • Cliente
  • Data - com tolerância
  • Centro de Custo
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titleConferência de Serviços
  • Prefixo
  • Tipo de título
  • Natureza
  • Fornecedor e Loja


É importante ressaltar que todas as alterações efetuadas neste assistente reflete diretamente nos parâmetros do Protheus (SX6).


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titleBKO Protheus X Reserve

Esta rotina é responsável pelo mapeamento das filiais do backoffice Protheus com o ambiente Reserve, tais como usuário e senha de acesso para integração. Para mais informações, veja a página o manual desta integração aqui.

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titleGrupo de Acesso

O grupo de acesso define as hierarquias de visualização dos dados de viagens dos colaboradores.

Por exemplo:

Temos os seguintes colaboradores da Empresa A:

  • João - Gerente
  • Paulo - Coordenador
  • Luciana - Analista de Sistemas
  • Ricardo - Analista de Sistemas

Existem dois grupos possíveis para configuração neste cenário:

1) João é o responsável do Grupo Departamento A, onde Paulo, Luciana e Ricardo são integrantes. Logo, João consegue visualizar as suas próprias viagens e as viagens que contém pelo menos um dos participantes do seu grupo;

2) Paulo é o responsável do Grupo Departamento A.1, onde Luciana e Ricardo são integrantes. Paulo consegue visualizar as próprias viagens e as que contém pelo menos um dos demais participantes do seu grupo.

Informações
titleImportante

Os usuários configurados no parâmetro de Usuário do Departamento de Viagens possuem visualização total dos dados.

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titleTipo de Despesas

As despesas são os tipos de gastos que um colaborador pode prestar contas à empresa. Através do cadastro de Tipo de Despesas (FINA679) é possível configurá-las.

Estas podem ou não efetuar algum controle de limites para a prestação de contas, tais como:

  • Sem limite - As despesas informadas serão consideradas reembolsáveis
  • Limite diário - A soma das despesas lançadas de mesmo tipo e no dia não deve ultrapassar o limite informado
  • Limite total - A soma de todas as despesas de mesmo tipo lançadas na prestação não deve ultrapassar o limite informado
  • Limite/despesa - A despesa está limitada ao limite informado

Caso seja necessário controlar estes limites, os valores possíveis para configuração de uma despesa são:

  • Valor Unitário - Para cálculo automático quando informada a quantidade na prestação de contas (ex. Km.).


    Informações
    titleImportante

    Caso este campo esteja preenchido não será possível alterar o valor unitário da despesa na prestação de contas. 

    Para que seja possível informar valores diferente na prestação de contas, este campo deve permanecer com o valor zero (0) e será controlado o limite através dos campos de Limite sem pernoite e Limite com pernoite.

  • Limite sem pernoite - Valor limite para viagens que não exigem pernoite
  • Limite com pernoite - Valor limite para viagens que exigem pernoite
  • Limite Moeda 2 - Valor limite para gastos efetuados em dólar
  • Limite Moeda 3 - Valor limite para gastos em euro

Os limites possuem vigência, ou seja, caso seja necessário alterar a política é possível encerrar uma vigência informando a Data Final e informando os valores para um novo período.

É possível vincular os tipos de despesas a localizações:

  • Nacionais
  • Internacionais
  • Ambos

Essa amarração é realizada como uma outra ação na tela de cadastro de tipo de despesas.

Dica
titleDica

O Tipo de Despesa possui em seu cabeçalho os dados das entidades de custo como facilitador para o lançamento da linha de despesas na prestação de contas.

O Grupo de despesas pode ser informado, mas não é obrigatório.

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titleGrupo de Despesas

O Grupo de Despesas (FINA681) possui as mesmas características do Tipo de Despesa, com exceção das entidades de custo, tipo de limite por despesa e valor unitário, que são específicos da linha de despesas, e tem como objetivo agrupar e definir limites padrões para um determinado grupo.

Aviso
titleAtenção

O valor configurado na despesa, quando informado, é prioritário no cálculo da prestação de contas.

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titleParticipantes

O processo de viagens utiliza a base de Participantes (APDA020) do SIGAAPD - Avaliação e Pesquisa de Desempenho. Para tanto, neste cadastro existe na aba Viagens as informações necessárias para torná-lo um viajante, são elas:

  • Aba "Dados Gerais"
    • E-mail - utilizado para que o participante receba e-mails da notificação de aprovação de prestações de contas e adiantamentos
    • Disp Viage - Informe se um participante possuí disponibilidade para viagens. Utilizado apenas na integração com RESERVE, para solicitação de viagens este campo foi descontinuado.
  • Aba "Viagem"
    • Nível de cargo - utilizado para a integração com o Reserve e que define o tipo de acesso que o participante terá
    • Login Reserve - login do participante no Reserve
    • ID Reserve - preenchido após a integração do cadastro com o Reserve
    • Empresa e Filial atual - empresa e filial onde o participante atua no momento para controle dos pedidos do Reserve
    • Empresa e Filial anterior - registro histórico da empresa e filial onde o participante atuou anteriormente para controle dos pedidos do Reserve
    • Permite Adiantamento - informa se o participante é elegível a adiantamento
    • Aprovador - ID do usuário aprovador
    • Substituto - ID do usuário aprovador substituto
    • Fornecedor e Loja - Código do fornecedor e loja para crédito dos adiantamentos e reembolsos
    • Substituto da Prestação de Contas - ID do usuário que pode realizar a prestação de contas no lugar do participante (Ex. Funcionário de um Escritório de Projetos, Secretárias ou Assistentes Executivas etc).

Um participante pode ou não ser um funcionário e as integrações com o módulo de Gestão de Pessoal para este são as existentes no Protheus (do cadastro do Participante replicando para a folha ou vice-versa com a configuração do .ini)

Informações
titleImportante

Para que o participante seja considerado autoaprovador, é necessário configurar o parâmetro MV_RESAPRT com o valor "1" (sim) e preencher o campo Aprovador no cadastro de Participantes (aba Viagem) com o seu próprio código. Só é possível realizar este processo do cadastro em operação de Alteração.

Aviso
titlePrivilégios para controle de acesso a rotinas

Os usuários que possuem acesso a rotina do menu aprovação (F677APROVA), rotina: FINA677 também deverão possuir acesso ao menu Aprovar/Reprovar (F677ARVrpv) da rotina FINA677APR. Caso o privilégio FINA677APR não seja adicionado junto ao FINA677, ocorrerá um erro de permissão no momento da aprovação de uma prestação de contas.

Segue abaixo um exemplo de configuração:


Para mais informações da integração de Participantes com o Reserve, consulte aqui.

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titleEntidades de Custos

Apesar do Reserve possuir somente como entidade de custo o Centro de Custo e o Protheus trabalhar com outras entidades, é possível efetuar as classificações no Protheus através da rotina de Viagens (FINA665). Em Ações Relacionadas, através da opção Alterar Ent. Custos, é possível informar também a Classe de Valor e o Item Contábil.

O restante das rotinas carregam estes custos da viagem ou então, no caso da Prestação de Contas ou Solicitação de Viagem, possuem campos para a entrada das entidades.

Para mais informações da integração de Centro de Custos com o Reserve, consulte aqui.

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titleEnvio de e-mail

Alguns eventos do processo de Viagens realizam o envio de e-mail padrão para notificar o participante envolvido na ação que acabou de ser executada. Muito legal né ?! (sorriso) 

Veja quais são esses eventos:

Na rotina de Viagens (FINA665)

  1. Ao conferir a solicitação, transitando o status da mesma p/ "Aguardando Aprovação" - Notifica o aprovador.

Na rotina de Adiantamentos (FINA667)

  1. Ao gerar o adiantamento em status "Solicitado" - Notifica o aprovador;
  2. Ao reprovar um adiantamento na etapa de aprovação do gestor (incluindo a aprovação por lote) - Notifica o viajante;
  3. Ao liberar o pagamento do adiantamento gerando o título financeiro através da ação "Liberar Pagto" - Notifica o viajante.

Na rotina de Prestação de Contas (FINA677)

  1. Ao conferir uma prestação de contas pelo departamento de viagens através da ação "Conferir" - Notifica o aprovador;
  2. Ao reprovar uma prestação de contas na etapa de aprovação do gestor - Notifica o viajante;
  3. Ao liberar o reembolso para o viajante ou a devolução p/ a empresa, gerando o título financeiro através da ação "Liberar Financ." - Notifica o viajante.

Para que todo esse fluxo tenha a dinâmica do envio de e-mails, é necessário alguns pré-requisitos, tais como:

  • Configurar servidor de e-mail do Protheus;
  • Ter o campo "E-mail" preenchido no cadastro do Participante com um endereço válido;
  • Ter o parâmetro MV_RESAVIS (presente no Assistente de Configuração, seção "Gerais") configurado como "1";
  • Permitir que o serviço de e-mail (Google, Office365, etc) seja acessado pelo Protheus. Essa ação só se faz necessária caso você receba um alerta Google/Microsoft sobre o bloqueio à tentativa de conexão de um dispositivo desconhecido.

Exemplo de um e-mail que foi disparado para o gestor aprovador no momento em que o departamento de viagens conferiu a prestação de contas (ação "Conferir->Aprovar"):

Aviso
titleImportante

Em caso de utilização do workflow com o Fluig, para cada processo configurado (SOLVIAJ1 - Solicitação de Viagem, SOLADIANTA - Adiantamento, APVPRESTCO - Prestação de Contas), o envio de e-mail nesses eventos será desconsiderado.

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