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No menu de Definições de Fechamento, serão definidas os módulos e tabelas que integram com a contabilidade e serão acompanhados no processo de fechamento. As definições ficarão gravadas mas poderão ser alteradas quando necessário.
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02.3.1 SELEÇÃO DE MÓDULOS E TABELAS
Na primeira fase das definições de fechamento, serão selecionados os módulos e tabelas a serem monitorados durante o processo. Pode-se optar pela seleção do módulo inteiro ou das tabelas específicas pertencentes ao módulo.
02.3.2 ATRIBUIÇÃO DE RESPONSÁVEIS
Na segunda fase serão definidos os responsáveis pelos módulos e tabelas selecionados na fase anterior. Os responsáveis poderão receber notificações por e-mail em caso de alguma pendência de contabilização dos registros da tabela de sua responsabilidade.
É possível adicionar mais de um responsável por modulo/tabela.
Ou um responsável especifico para cada tabela do módulo.
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02.3.3 MENSAGEM DE SINALIZAÇÃO PADRÃO
Na ultima fase de definição de fechamento, será definida a mensagem que será enviada aos responsáveis caso seja necessária uma notificação. Esta mensagem é apenas um modelo que pré definido pelo usuário que poderá ser alterada no momento de enviar a notificação.
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03. FECHAMENTO CONTÁBIL
Após configurar suas definições, acessando a funcionalidade de Fechamento Contábil, será exibida a tela abaixo caso este seja seu primeiro fechamento com a ferramenta.
Caso você já possua fechamentos contábeis realizados com a ferramenta, será exibida uma tabela com a listagem dos fechamentos já realizados.
De qualquer forma, selecione a opção 'Iniciar Fechamento Contábil' para dar inicio ao processo.
03.1 PARÂMETROS DE FECHAMENTO
Na opção de Fechamento Contábil será iniciado o fechamento de acordo com as definições selecionadas anteriormente. Nesta fase serão informados a moeda e o período a ser fechado e a moeda.
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03.2 CONFERÊNCIA DE MOVIMENTAÇÕES
Na fase de conferência de movimentações será possível monitorar o progresso das contabilizações dos movimentos de tabelas selecionadas nas definições Definições de fechamento Fechamento, considerando o período de informado no passo anterior.
Os dados serão disponibilizados em um gráfico com três legendas:
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- Integrados - Movimentos que já foram contabilizados.
- Faltam Integrar - Registros que ainda não foram contabilizados.
- Desprezados - Registros que já passaram por contabilização mas não serão contabilizados por alguma definição de lançamento padrão.
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03.2.1 VER PENDÊNCIAS
Para ver com mais detalhes o que resta integrar com a contabilidade, é só clicar no botão 'Ver pendências' embaixo da tabela que deseja conferir. Será exibida uma lista com os registros que ainda não foram contabilizados.
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03.2.2 SINALIZAR ÁREAS COM PENDÊNCIA
O botão 'Sinalizar áreas com pendência' abre um modal para seleção das áreas que deverão ser notificadas junto da mensagem pré-definida de sinalização. A mensagem fica disponível para alteração, caso seja necessário.
Exemplo de e-mail de sinalização recebido:
| Informações |
|---|
Para o correto funcionamento desta funcionalidade, é necessária a configuração de um servidor de e-mails por meio do Configurador. |
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É muito importante que os saldos contábeis estejam de acordo com as movimentações, portanto após conferir as conciliações o passo seguinte é verificar os saldos. Nesta etapa serão verificados se os saldos das entidades contábeis estão corretos.
Caso seja identificado alguma divergência, serão exibidas as divergências para que seus saldos sejam reprocessados.
Para corrigi-las é muito simples, basta clicar sem "Atualizar saldos agora' e apenas Apenas as entidades com divergência serão reprocessadas, não será necessário reprocessar todas as entidades.
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03.5 BLOQUEAR CALENDÁRIO
Para finalizar o fechamento, a ultima fase é a de bloqueio de calendário contábil, impedindo que novas movimentações sejam realizadas em um período fechado.
Nesta etapa serão exibidos os calendários contábeis referente ao período selecionado na primeira etapa do fechamento (Parâmetros de fechamento).
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