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A rotina de Fechamento Contábil irá facilitar os fechamentos de seu ambiente, esta funcionalidade permitirá que você monitore o status das contabilizações vindas dos módulos que integram com a contabilidade no período desejado, acompanhar o progresso de sua conciliação contábil, garantindo que os saldos dos contábeis estejam corretos, ao final do processo será possível bloquear os calendários e processos contábeis do período selecionado.
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02. PRIMEIROS PASSOS
02.1. REQUISITOS MÍNIMOS
02.1.1. CAMPOS UUID (MSUIDT)
No fechamento contábil, serão utilizados os campos do tipo UUID que também são utilizados pelo Conciliador Backoffice, se o seu ambiente ainda não possui os campos do tipo UUID nas tabelas a serem acompanhadas no fechamento, confira a documentação abaixo e siga o passo-a-passo e inclua os campos UUID nas tabelas pré-definidas no Conciliador nas configurações de conciliação padrão.
02.1.2. PROCEDURES
Para garantir a integridade dos seus saldos contábeis, utilizaremos as procedures 01 e 29. Portanto antes de acessar o Fechamento Contábil, acesse a rotina de Gestão de Procedures no menu do configurador e instale as procedures 01 (Reprocessamento Contábil) e 29 (Gravar as inconsistências de saldos na tabela QLJ).
Caso utilize cubo de entidades contábeis (MV_CTBCUBE), lembre-se de instalar as procedures acima com o parâmetro ativado.
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02.1.3. DICIONÁRIOS:
No fechamento utilizaremos as novas tabelas QLF, QLJ, QLK e QLI, confira se o dicionário de dados de seu ambiente já possuí essas tabelas antes de acessar o Fechamento Contábil.
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02.1.4. PORTA MULTI PROTOCOLO
Para a utilização do Fechamento Contábil, é necessária a ativação da porta multi protocolo no appserver.ini do seu ambiente Protheus.
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Essas configurações são essenciais para o correto funcionamento do Conciliador em ambientes que utilizam banco de dados PostgreSQL.
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02.2. CONFIGURAÇÃO DE SERVIDOR DE E-MAILS
O fechamento contábil possui uma etapa de conferência de integrações com a contabilidade, onde é possível ver o progresso de integração dos lançamentos contábeis e até mesmo a notificar por e-mail os responsáveis pelas áreas quando há alguma pendência. Caso deseje utilizar esta funcionalidade, configure o servidor de e-mails para o correto funcionamento desta funcionalidade.
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Imagem padrão para envio de e-mail:
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02.3. FILIAIS
Para selecionar as filiais a serem utilizadas, confira a documentação detalhada abaixo de seleção de filiais no Fechamento Contábil.
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DEFINIÇÕES DE FECHAMENTO
No menu de Definições de Fechamento, serão definidas os módulos e tabelas que integram com a contabilidade e serão acompanhados no processo de fechamento. As definições ficarão gravadas mas poderão ser alteradas quando necessário.
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SELEÇÃO DE MÓDULOS E TABELAS
Na primeira fase das definições de fechamento, serão selecionados os módulos e tabelas a serem monitorados durante o processo. Pode-se optar pela seleção do módulo inteiro ou das tabelas específicas pertencentes ao módulo.
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ATRIBUIÇÃO DE RESPONSÁVEIS
Na segunda fase serão definidos os responsáveis pelos módulos e tabelas selecionados na fase anterior. Os responsáveis poderão receber notificações por e-mail em caso de alguma pendência de contabilização dos registros da tabela de sua responsabilidade.
É possível adicionar mais de um responsável por modulo/tabela.
Ou um responsável especifico para cada tabela do módulo.
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MENSAGEM DE SINALIZAÇÃO PADRÃO
Na ultima fase de definição de fechamento, será definida a mensagem que será enviada aos responsáveis caso seja necessária uma notificação. Esta mensagem é apenas um modelo que pré definido pelo usuário que poderá ser alterada no momento de enviar a notificação.
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04. FECHAMENTO CONTÁBIL
Após configurar suas definições, acessando a funcionalidade de Fechamento Contábil, será exibida a tela abaixo caso este seja seu primeiro fechamento com a ferramenta.
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De qualquer forma, selecione a opção 'Iniciar Fechamento Contábil' para dar inicio ao processo.
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04.1. PARÂMETROS DE FECHAMENTO
Na opção de Fechamento Contábil será iniciado o fechamento de acordo com as definições selecionadas anteriormente. Nesta fase serão informados a moeda e o período a ser fechado.
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04.2. CONFERÊNCIA DE MOVIMENTAÇÕES
Na fase de conferência de movimentações será possível monitorar o progresso das contabilizações dos movimentos de tabelas selecionadas nas Definições de Fechamento, considerando o período informado no passo anterior.
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- Integrados - Movimentos que já foram contabilizados.
- Faltam Integrar - Registros que ainda não foram contabilizados.
Desprezados - Registros que já passaram por contabilização mas não serão contabilizados por conta da regra de lançamento padrão configurada.
Nota title Registros desprezados Para uma contabilização ser considerada desprezada, é necessário que exista um lançamento padrão configurado para esta movimentação e que a movimentação tenha passado por alguma contabilização (Online ou Offline).
Se houverem movimentações que não possuam uma configuração de lançamento padrão, serão considerados como 'Não contabilizados'.
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04.2.1. VER PENDÊNCIAS
Para ver com mais detalhes o que resta integrar com a contabilidade, é só clicar no botão 'Ver pendências' embaixo da tabela que deseja conferir. Será exibida uma lista com os registros que ainda não foram contabilizados.
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04.2.2. SINALIZAR ÁREAS COM PENDÊNCIA
O botão 'Sinalizar áreas com pendência' abre um modal para seleção das áreas que deverão ser notificadas junto da mensagem pré-definida de sinalização. A mensagem fica disponível para alteração, caso seja necessário.
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| Informações |
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Para o correto funcionamento desta funcionalidade, é necessária a configuração de um servidor de e-mails por meio do Configurador. |
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04.3. CONCILIAÇÃO CONTÁBIL
A rotina de fechamento contábil é integrada com a rotina Conciliador Backoffice, neste passo do fechamento, será exibido o progresso das conciliações contábeis das tabelas selecionadas para serem monitoradas no processo de fechamento.
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Se a conciliação contábil do período já estiver sido realizada, é só passar para a próxima etapa.
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04.4. VERIFICAR SALDOS
É muito importante que os saldos contábeis estejam de acordo com as movimentações, portanto após conferir as conciliações o passo seguinte é verificar os saldos. Nesta etapa serão verificados se os saldos das entidades contábeis estão corretos.
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Para corrigi-las é muito simples, basta clicar sem "Atualizar saldos agora' e apenas as entidades com divergência serão reprocessadas, não será necessário reprocessar todas as entidades.
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04.5. BLOQUEAR CALENDÁRIO
Para finalizar o fechamento, a ultima fase é a de bloqueio de calendário contábil, impedindo que novas movimentações sejam realizadas em um período que já foi fechado. Neste passo o usuário terá duas opções, bloquear por processo ou bloquear por calendário. Em ambas opções o objetivo é bloquear a contabilidade para o período fechado receba novas contabilizações.
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04.5.1. POR PROCESSO
No modo de bloqueio por processo, serão listados todos os calendários por processo encontrados no período a ser fechado, que pertencem aos módulos que foram selecionados para monitorar nas definições de fechamento. Este módo de bloqueio é indicado para os usuários que desejam fechar cada modulo individualmente.
Para realizar o bloqueio, selecione os processos e clique no botão localizado na parte inferior da tela "Bloquear".
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04.5.2. POR CALENDÁRIO
No modo de bloqueio por calendário, serão listados todos os calendários contábeis encontrados no período a ser fechado. Este modo de bloqueio é indicado para os usuários que desejam bloquear todo período em uma única ação.
Para realizar o bloqueio, selecione os períodos que serão bloqueados e clique no botão localizado na parte inferior da tela "Bloquear".
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04.6. CONCLUSÃO DE FECHAMENTO CONTÁBIL
Após bloquear os calendários/processos, só resta finalizar o processo clicando em 'Avançar'.
Os dados dos fechamentos realizados ficarão salvos na tabela QLK.
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04.7. FECHAMENTOS REALIZADOS
Após a conclusão do primeiro fechamento contábil, ao acessar o menu Fechamento, a tela exibida será a tabela de fechamentos contábeis já realizados. O botão 'Iniciar fechamentos contábeis' será movido para a parte superior da tela.
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A esquerda de cada linha da tabela há um icone de expansão, ao clicar neste ícone serão exibidos os bloqueios de calendários e processos realizados no fechamento.
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05. TABELAS UTILIZADAS
- QLF - Definições de Fechamento Contábil
- QLK - Fechamentos Contábeis
- QLI - Registros não contabilizados
- QLJ - Registros com saldo divergente
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06. ASSUNTOS RELACIONADOS
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