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A mais recente funcionalidade de Rateio-Off-Line (CTBA270) foi projetada para aprimorar a gestão dos rateios em seu ambiente. Agora, você pode cadastrar novas regras de rateio não apenas com base na Origem e na Partida, mas também utilizando um novo campo, chamado "Evento de Rateio". Ele oferece uma abordagem mais simplificada para definir origens e destinos de rateio.
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Temos dois tipos de regras de De/para:
Simples:
A regra simples consiste em definir uma entidade de origem juntamente com seu destino correspondente, ambos possuindo valores fixos.
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- Avançada:
- A regra avançada oferece a capacidade de configurar distintos intervalos de posições, adaptando-se ao tamanho do campo de entidade escolhido e proporcionando maior flexibilidade nas opções de valores a serem considerados.
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Caso seja necessário excluir ou alterar uma regra cadastrada clique nos 3 pontinhos disponível na lateral esquerda da tabela e escolha uma das opções
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04. NOVO CADASTRO DE RATEIO OFF
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Na ultima fase de definição de fechamento, será definida a mensagem que será enviada aos responsáveis caso seja necessária uma notificação. Esta mensagem é apenas um modelo que pré definido pelo usuário que poderá ser alterada no momento de enviar a notificação.
04. FECHAMENTO CONTÁBIL
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De qualquer forma, selecione a opção 'Iniciar Fechamento Contábil' para dar inicio ao processo.
04.1. PARÂMETROS DE FECHAMENTO
Na opção de Fechamento Contábil será iniciado o fechamento de acordo com as definições selecionadas anteriormente. Nesta fase serão informados a moeda e o período a ser fechado.
04.2. CONFERÊNCIA DE MOVIMENTAÇÕES
Na fase de conferência de movimentações será possível monitorar o progresso das contabilizações dos movimentos de tabelas selecionadas nas Definições de Fechamento, considerando o período informado no passo anterior.
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-LINE
Introdução:
O Cadastro de Rateio Off-Line apresenta uma nova funcionalidade que proporciona maior flexibilidade e precisão na gestão de rateios em nosso sistema. Agora, é possível criar regras personalizadas, associando uma origem e destino específicos ou configurando com base em eventos de rateio.
Neste cadastro você tem a flexibilidade de realizar diversas operações cruciais relacionadas aos rateios. Isso engloba a inclusão, modificação, visualização e exclusão de informações referentes a um rateio específico. Além disso, para facilitar ainda mais a gestão, oferecemos a funcionalidade de importação de um arquivo .csv, contendo todo o registro de rateio previamente configurado. Essa facilidade permite uma abordagem eficiente para trabalhar com grandes conjuntos de dados de rateio, garantindo praticidade e precisão no processo.
Benefícios do Novo Cadastro de Rateio Off-Line:
- Personalização Avançada: Atenda às necessidades específicas do seu processo de rateio, personalizando regras de acordo com suas exigências.
- Eficiência Operacional: Simplifique a configuração de regras, otimizando o processo de rateio e melhorando a eficiência operacional.
- Adaptação Dinâmica: A flexibilidade oferecida pelo cadastro de eventos de rateio permite a adaptação dinâmica a diferentes condições e exigências de negócios.
- Rastreabilidade Aprimorada: Registre e mantenha um histórico transparente das regras de rateio configuradas, proporcionando rastreabilidade aprimorada.
04.1. INCLUINDO UMA NOVA REGRA DE RATEIO
Princípios da funcionalidade
Na rotina Novo Rateio Off-line (CTBA270) estão disponíveis:
- Dados do cabeçalho: Código do rateio (Automático), Descrição, Tipo (Movimentos Mês ou Saldo Acumulado), Percentual base e Bloqueado;
- Dados de origem: Entidades contábeis utilizadas na composição do saldo a ser rateado.
- Dados de partida: Entidades contábeis utilizadas na partida do lançamento de rateio que será gerado.
- Dados de destino: Entidades contábeis, percentuais e valores com os quais serão gerados os lançamentos do rateio.
No Grupo de Rateio serão utilizados os tipos de rateio para definir as informações deste cadastro, conforme:
Origem:
Definem a quantidade de cadastros de rateios que serão gerados e que irão compor as entidades que definem o saldo a ser rateado.
Como para cada origem é necessário 01 (um) cadastro de Rateio Off-line, para cada combinação do tipo origem será gerado um cadastro de rateio.
Para cadastrar o Rateio Offline (CTBA270) acesse: Contabilidade Gerencial> Atualizações> Rateios> Rateios Off-line>Rateio Off-line
Neste exemplo estamos usando duas entidades.
Podemos combinar todas as entidades de origem ao cadastrar o rateio: Conta Contábil, Centro de Custo, Item Contábil, Classe de Valor e Entidades Adicionais.
Para incluir o Rateio Off-line (CTBA280) ou Rateio Off-line Combinações (CTBA281) a tabela CTQ (Rateio Off-Line) deverá conter a chave de combinações de entidades de origem, isto é, de onde extrairá o saldo das Tabelas CQ's.
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Partida:
Definem as linhas de lançamentos do Rateio Off-line.
Através da combinação entre cadastro do tipo destino, para cada entidade contábil, determinará a quantidade de linhas de detalhe, as entidades contábeis utilizadas e seus respectivos percentuais de rateio.
Escolha uma ou mais entidades para continuar.
Rateios do mesmo tipo
Da combinação entre rateios do mesmo tipo será gerada uma matriz de entidades, cuja estrutura será o produto cartesiano da combinação entre as entidades individuais de cada grupo.
Itens de Contra-Partida:
Aqui, são detalhadas todas as entidades relacionadas às Contra-Partidas que serão geradas no rateio, abrangendo elementos como Conta Contábil, Centro de Custo, e outros similares. Inclua um ou mais itens para continuar.
Caso não seja informado a entidade contábil obrigatória, é exibido uma mensagem de atenção permitindo ao usuário escolher entre continuar o processo ou retornar e corrigir o rateio.
É permitido a confirmação do cadastro de Rateio Off-line (CTBA270) mesmo com inconsistências.
Isso porque o usuário pode efetuar um Rateio Off-line por combinações (CTBA281) e informar as entidades contábeis obrigatórias nesta rotina.
Porém o recomendado é que as inconsistências sejam corrigidas já no cadastro de Rateio Off-line.
Essas definições proporcionam uma visão abrangente e organizada das informações necessárias ao realizar a inclusão de dados no sistema. Certifique-se de preencher adequadamente cada seção de acordo com as especificações do seu processo contábil.
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04.2. UTILIZANDO O NOVO CAMPO DE EVENTO DE RATEIO
Para aprimorar nosso processo, introduzimos um novo campo de evento de rateio, utilizando a rotina CTBA211 como facilitador para o Cadastro de Rateio Off-Line. O funcionamento desse campo é detalhado da seguinte maneira:
1. Acesso à Rotina CTBA211:
Inicie a rotina CTBA211 para realizar o cadastro.
2. Inclusão de Evento de Rateio:
Ao adicionar um evento de rateio, você encontrará as seguintes opções:
Origem:
Entidades de origem referem-se a lançamentos contábeis considerados para a geração dos rateios.
Campo "Ent. Base": Representa os lançamentos que serão considerados como origem. Por exemplo, ao selecionar 1-Débito, todos os campos relacionados a Débito serão utilizados como origem, como Conta Débito, Centro de Custo Débito, entre outros.
Partida:
Entidades de partida são os lançamentos contábeis contra a origem, considerados para a geração dos rateios.
Campo "Ent. Base": As informações de partida são o oposto da origem. Utilizando o exemplo acima, todos os registros de débito representam a origem, enquanto as informações de crédito representam a partida. Exemplo: Conta Crédito, Centro de Custo Crédito, etc.
Campo "Cod. Rateio": Código do Evento de Rateio que utilizará o Evento de Rateio para Origem e Partida.
Observação:
As informações de contra-partida permanecerão sendo informadas no Cadastro de Rateio Off-line (CTBA280). Não houve alterações para esses itens.
Essa implementação visa simplificar e otimizar o processo, proporcionando maior controle e eficiência na gestão de eventos de rateio. Certifique-se de seguir essas orientações ao utilizar o novo campo de evento de rateio.
Exemplo de Utilização:
Explicação:
Ent. Base = Débito - Os lançamentos de origem levarão em conta os lançamentos contábeis a débito.
Conta Débito = 1101001 – Conta Contábil que será verificada para rateio.
C Custo Deb = 01001 – Centro de Custo que será verificado para rateio.
Conta Credit = 1110210 – Conta Contábil que será utilizada como Partida nos lançamentos de rateio.
C Custo Crd = CC000008 – Centro de Custo que será utilizado como Partida nos lançamentos de rateio.
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05. PARAMETRIZAÇÃO DA ROTINA DE RATEIO OFF-LINE (CTBA280)
Data de Referência - Os lançamentos contábeis de rateio serão gerados com a data que se especifica neste parâmetro.
Grupo de características do lançamento contábil de rateio - Nestes parâmetros o usuário indica as características que os lançamentos de rateio gerados terão.
Número do Lote?
Número do Sub-Lote?
Número do Documento?
Cod. Hist. Padrão? O usuário deve possuir cadastro de histórico padrão como precondição para usar este parâmetro.
Cadastro de Rateios - Permite indicar quais cadastros rateio serão usados.
Do Rateio?| Até o Rateio?
Grupo Moedas
Moedas? (Todas|Específica)
Todas - Os lançamentos contábeis de rateio serão gerados para todas as moedas.
Específica - Os lançamentos contábeis de rateio serão para uma moeda escolhida no parâmetro 'Qual Moeda?'.
Qual Moeda? Moeda para gerar os lançamentos contábeis de rateio caso selecionado o parâmetro anterior Moedas = Específica.
Tipo de Saldo? Tipo de Saldo dos lançamentos contábeis de rateio.Seleciona Filiais (Sim|Não)
Filial de? | Filial até?
Atualiza Saldo?(No Final | Durante)
No Final.- Realiza o reprocessamento de saldos contábeis (CTBA190) após gerar os lançamentos contábeis de rateio na filial corrente.
Durante.- Atualiza os saldos dos lançamentos contábeis durante o processamento de rateio.
Observações
- A rotina Rateio Offline(CTBA280) não realiza controle de execuções num período dado. Se o usuário realizar n execuções num período, a rotina gerará os lançamentos de rateios para cada execução.
- Os rateios são realizados pelos saldos da entidade nas tabelas CQ's, não pelo lançamento realizado na CT2.
- Se o cadastro de rateio considerar o 'Tipo = Movimento mês' o rateio será feito sobre o saldo da entidade no mês da data de referência.
- Se a fórmula de rateio considerar o 'Tipo = Saldo acumulado' o rateio será feito sobre o saldo da entidade até o mês da data de referência.
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05.1. EXECUTAR O RATEIO OFF-LINE (CTBA280) ou RATEIO OFF-LINE COMBINAÇÕES (CTBA281):
Exemplo:
A pré-condição é a conta de origem possuir saldo nas tabelas CQ's.
Após executados os processos de rateio (CTBA280 ou CTBA281) serão gerados os lançamentos.
Importante
Em caso de utilização de entidades contábeis que estão configuradas para que seja obrigatório seu uso em conjunto com outras entidades, é importante que o usuário também informe essas entidades no cadastro de rateio para evitar inconsistências ao gerar os lançamentos de rateio na rotina CTBA280.
Exemplo:
Conta contábil configurada para ser utilizada obrigatoriamente com um centro de custo.
Cadastro de rateio off-line com a entidade obrigatória preenchida.
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06. TABELAS UTILIZADAS
- QLL - Regra de De/Para do Rateio Off-Line
- CTQ - Rateio Off-Line
- CQ1, CQ2, CQ3, CQ4, CQ5 - Tabelas de Saldos
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| Nota | ||
|---|---|---|
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Para uma contabilização ser considerada desprezada, é necessário que exista um lançamento padrão configurado para esta movimentação e que a movimentação tenha passado por alguma contabilização (Online ou Offline). Se houverem movimentações que não possuam uma configuração de lançamento padrão, serão considerados como 'Não contabilizados'. |
04.2.1. VER PENDÊNCIAS
Para ver com mais detalhes o que resta integrar com a contabilidade, é só clicar no botão 'Ver pendências' embaixo da tabela que deseja conferir. Será exibida uma lista com os registros que ainda não foram contabilizados.
04.2.2. SINALIZAR ÁREAS COM PENDÊNCIA
O botão 'Sinalizar áreas com pendência' abre um modal para seleção das áreas que deverão ser notificadas junto da mensagem pré-definida de sinalização. A mensagem fica disponível para alteração, caso seja necessário.
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| Informações |
|---|
Para o correto funcionamento desta funcionalidade, é necessária a configuração de um servidor de e-mails por meio do Configurador. |
04.3. CONCILIAÇÃO CONTÁBIL
A rotina de fechamento contábil é integrada com a rotina Conciliador Backoffice, neste passo do fechamento, será exibido o progresso das conciliações contábeis das tabelas selecionadas para serem monitoradas no processo de fechamento.
Os lançamentos contábeis conciliados receberão uma marca e caso sejam identificados lançamentos de integração sem conciliação, a rotina de fechamento ira alertar que a conciliação do período ainda está pendente.
Para facilitar a navegação, o botão 'Acessar Conciliador' irá redirecionar o usuário para a rotina Conciliador Backoffice, para que as conciliações sejam realizadas. Ao sair do Conciliador, o fluxo retorna para o fechamento contábil.
Se a conciliação contábil do período já estiver sido realizada, é só passar para a próxima etapa.
04.4. VERIFICAR SALDOS
É muito importante que os saldos contábeis estejam de acordo com as movimentações, portanto após conferir as conciliações o passo seguinte é verificar os saldos. Nesta etapa serão verificados se os saldos das entidades contábeis estão corretos.
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Para corrigi-las é muito simples, basta clicar sem "Atualizar saldos agora' e apenas as entidades com divergência serão reprocessadas, não será necessário reprocessar todas as entidades.
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04.5. BLOQUEAR CALENDÁRIO
Para finalizar o fechamento, a ultima fase é a de bloqueio de calendário contábil, impedindo que novas movimentações sejam realizadas em um período que já foi fechado. Neste passo o usuário terá duas opções, bloquear por processo ou bloquear por calendário.
04.5.1. POR PROCESSO
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04.5.2. POR CALENDÁRIO
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04.6. CONCLUSÃO DE FECHAMENTO CONTÁBIL
Após bloquear os calendários/processos, só resta finalizar o processo clicando em 'Avançar'.
Os dados dos fechamentos realizados ficarão salvos na tabela QLK.
04.7. FECHAMENTOS REALIZADOS
Após a conclusão do primeiro fechamento contábil, ao acessar o menu Fechamento, a tela exibida será a tabela de fechamentos contábeis já realizados. O botão 'Iniciar fechamentos contábeis' será movido para a parte superior da tela.
A esquerda de cada linha da tabela há um icone de expansão, ao clicar neste ícone serão exibidos os bloqueios de calendários e processos realizados no fechamento.
05. TABELAS UTILIZADAS
- QLF - Definições de Fechamento Contábil
- QLK - Fechamentos Contábeis
- QLI - Registros não contabilizados
- QLJ - Registros com saldo divergente
06. ASSUNTOS RELACIONADOS
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