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Manutenção Tipo de Despesa - EEC003AA

Visão Geral do Programa

Tipo de Despesa é um classificador das despesas dos funcionários em processos de prestação de contas.

As despesas implementadas devem ser relacionadas a um tipo de despesa, definindo também os processos que essas podem ser utilizadas, ou seja, no adiantamento, no acerto de contas ou em ambos os casos.

Exemplo:

Determinada Empresa define que para os processos de prestação de contas, seus funcionários somente poderão ter as seguintes despesas:

Despesa

Tipo Despesa

Utiliza

Passagens

Passagens

Ambos

Gorjetas

Outras

Acerto de Contas

Combustível

Combustível

Ambos

Hospedagem

Hospedagem

Adiantamento

Conserto Veículo

Outras

Acerto de Contas

Outras Despesas

Outras

Acerto de Contas

Manutenção Tipo Despesa

Objetivo da tela:

Permitir a implementação dos tipos de despesas a serem utilizados no módulo de Prestação de Contas.

 

Outras Ações/Ações Relacionadas:

 

Ação:

Descrição:

Inclui

 

Quando acionado, permite a inclusão de tipos de despesas de viagem.

Veja mais informações na descrição da tela Inclui Tipo Despesa.

Elimina 

Um Tipo de Despesa só pode ser eliminado, caso este não esteja sendo utilizado em outro procedimento do Datasul EMS. Caso o código a ser eliminado estiver sendo utilizado em outro procedimento no momento de sua eliminação, o sistema apresentará a mensagem, "Possui Relacionamentos", onde deve ser efetuado o seguinte:

1. Identificar os procedimentos relacionados com o Tipo de Despesa.

2. Em cada um destes procedimentos, selecionar e eliminar as ocorrências, onde o código está sendo utilizado.

Pode acontecer que no momento em que o processo 2 estiver sendo utilizado, a ocorrência que deseja eliminar também possua relacionamentos e assim por diante. Isto ocorrido, deve-se executar todos os passos identificados anteriormente, sempre atentando para a possibilidade ou não de eliminar as ocorrências relacionadas. No caso de não poder eliminar as ocorrências relacionadas ao Tipo de Despesa, este também não pode ser eliminado.

Cópia Tipo Despesa Viagem

Quando acionado, permite efetuar a cópia dos tipos de despesas de viagem.

Veja mais informações na descrição da tela Cópia Tipo Despesa Viagem.

Inclui Tipo Despesa

Objetivo da tela:

Permitir a inclusão de tipos de despesas de viagem.

 

Principais Campos e Parâmetros:

 

Campo:

Descrição:

Estabelecimento

Inserir um código de estabelecimento para o qual será relacionado o tipo de despesa. 

Cod Despesa

Inserir um código que identifique uma despesa a ser implementada no módulo de Prestação de Contas.

Descrição

Inserir uma descrição da despesa a ser implementada.

Tipo Despesa

Selecionar o tipo de despesa relacionando este a uma despesa.

Os Tipos de Despesas são:

1 – Combustível;

2 – Locomoção;

3 – Hospedagem;

4 – Passagem;

5 – Outros.

Quanto a COMBUSTÍVEL, toda a despesa cadastrada como combustível, disponível para ser solicitada no adiantamento ou acerto de contas, será validada com relação ao roteiro informado pelo usuário, mais especificamente com relação ao tipo de transporte escolhido no roteiro.

Caso o tipo de transporte escolhido seja aéreo, a despesa combustível não terá um valor disponível, e caso seja solicitada, irá gerar inconsistência.

Caso o tipo de transporte seja alugado, particular ou empresa, as despesas de combustíveis deverão ser calculadas conforme parametrização.

Caso seja outros não sofrerá nenhuma validação, apenas será calculado conforme os padrões para diária ou não.

Quanto a HOSPEDAGEM, as despesas caracterizadas como hospedagem serão validadas nas seguintes condições:

Caso no roteiro, o funcionário escolha que quem irá pagar a hospedagem é a empresa, o sistema não irá calcular valor disponível, e fará as validações caso esta despesa seja solicitada.

Caso seja paga pelo cliente, a despesa também não será calculada e passará pela validação, mas não será travada.

Caso seja paga pelo funcionário, o sistema fará os cálculos com base nos dias de hospedagem (diária), ou estipulará um valor padrão para toda a viagem.

Quanto a PASSAGEM, da mesma forma que a hospedagem, será validada perante a informação de quem paga: Empresa, Cliente ou Funcionário.

Outra validação feita para a despesa de passagem, é quando não existam roteiros com tipo de transporte que utilizem passagem.

Exemplo:

Em um processo que temos três roteiros e apenas um deles utiliza tipo de transporte aéreo, e este está configurado que utiliza passagem, o sistema deverá calcular o valor padrão para os dias do roteiro (diária), ou estipular um valor padrão para todo o processo.

Quanto a LOCOMOÇÃO, as despesas indicadas como sendo de locomoção serão validadas com base no tipo de transporte que esta se utilizando no roteiro. Entendemos por locomoção os meios de transportes coletivos como Ônibus Urbano, Trem, Metro, Táxi.

Caso um roteiro tenha como tipo de transporte carro de tipo particular, o sistema não disponibilizará valor para locomoção. Caso o tipo de transporte seja aéreo, será calculado pelo sistema um valor que poderá ser usado pelo funcionário.

Para tipos de transportes alugado ou empresa, o sistema também fará a validação para tipo de transporte.

Quanto a OUTRAS, as despesas classificadas como outras, não sofreram validação com relação a outros cadastros do módulo.

Todas as despesas serão validadas quanto ao valor máximo calculado, conforme parametrização do cadastro de complemento de cargos. As despesas poderão ser validadas, bloqueadas ou não validadas, por cargo conforme parametrização no complemento de cargo. Ver detalhes no programa Manutenção Cargos – botão Inclui Complemento.

Utiliza

Selecionar a opção que determina se a despesa implementada é utilizada no adiantamento, acerto de contas, outras despesas faturáveis ou ambos.

Caso uma determinada despesa é parametrizada que só é utilizada no Adiantamento, esta não poderá ser utilizada no Acerto de Contas e em Outras Despesas Faturáveis. Caso seja necessária a sua utilização no Acerto de Contas, a opção a ser informada é Acerto de Contas, ou selecionar a opção Ambas. Podendo assim, a Despesa ser utilizada tanto no Adiantamento, Acerto de Contas e como Outras Despesas Faturáveis.

Informações
titleImportante:

Se no momento de uma solicitação de Adiantamento, o funcionário desconhece o valor necessário que irá utilizar para cada Despesa, como proceder:

O adiantamento deve ser informado que será utilizado para uma despesa “Outros”, que está relacionada a um Tipo de Despesa “Outros”. Quando no Acerto de Contas, pode ser informado o valor correspondente a cada gasto, para cada Despesa efetuada.

Exemplo:

Adiantamento               R$ 500,00

Informando que este valor será utilizado para Despesa Outros.

Lembrando que a Despesa informada deve estar habilitada para ser utilizada no Adiantamento.

No Acerto de Contas, o valor utilizado deve ser informado para cada Despesa.

Gasolina                      ° R$ 150,00

Hospedagem               °°° R$ 150,00

Almoço                       ° R$100,00

Jantar                           R$ 50,00

Outros                          R$ 50,00

Total das Despesas.          R$ 500,00

Lembrando que a Despesa informada deve estar habilitada para ser utilizada no Acerto de Contas.

Dessa forma, poderá ser parametrizada apenas uma despesa para Adiantamento, como sendo Tipo de Despesa “Outros”, e no Acerto de Contas ser utilizadas várias despesas classificadas, nos diversos Tipos de Despesas que o sistema permite.

Início Validade

Inserir a data de início de validade de utilização da despesa.

Informações
titleImportante:

Essa informação, a partir do momento que a despesa foi utilizada em um processo, não pode ser modificada ou eliminada.

Fim Validade

Inserir a data final de validade de utilização da despesa.

Informações
titleImportante:

Essa informação, a partir do momento que a despesa foi utilizada em um processo, somente poderá ser modificada.

Plano Contas

Inserir um código do plano de contas em que a conta contábil está inserida. Plano de Contas é um conjunto de normas e intitulações sobre contas, destinado a servir de guia e modelo para os trabalhos de registro e demonstração de fatos patrimoniais; previsão das contas a serem utilizadas em um sistema de escrituração e estudo prévio de contas destinado a estabelecer a normalização de registros contábeis.

Informações
titleImportante:

Esta informação é utilizada pelo Módulo de Contas a Pagar. Representa a conta que será debitada à despesa na contabilização.

Conta Contábil

Inserir um código de conta contábil para onde será efetuado o lançamento das despesas.

Informações
titleImportante:

Essa informação é utilizada pelo módulo de Contas a Pagar.

Cálculo Diário

Quando assinalado, será considerado cálculo diário para as despesas.

Quando não assinalado, será considerado o valor padrão para a despesa, definido na formação de valores para Tipos de Processos x Despesas x Cargos/Níveis de Cargos. Veja mais informações na descrição do programa Manutenção Cargos – botão Movimentos – Opção Tipo Processo x Despesas.

Exemplo:

Em um processo de 5 dias será efetuado o seguinte cálculo, valor padrão determinado para a despesa multiplicado por 5, que representa a quantidade de dias da viagem.

Cópia Tipo Despesa Viagem

Objetivo da tela:

Permitir efetuar a cópia dos tipos de despesas, implementadas a um estabelecimento com o objetivo de transferir essas para outros estabelecimentos selecionados, evitando dessa forma, o retrabalho de implementar a mesma relação para cada estabelecimento da empresa.

 

Principais Campos e Parâmetros:

 

Campo:

Descrição:

Estab

Inserir o código do estabelecimento relacionado a um código de despesa, que terá suas informações copiadas para outros estabelecimentos a serem informados. 

Despesa Inic

Inserir o código de despesa inicial relacionado a um código de estabelecimento, que terá suas informações copiadas para outros estabelecimentos a serem informados.

Despesa Fim

Inserir o código de despesa final que está relacionado a um código de estabelecimento, que terá suas informações copiadas para outros estabelecimentos a serem informados. 

Estabelecimento Destino

Inicial

Inserir um código inicial de uma faixa de estabelecimentos, para os quais as informações copiadas serão transferidas.

Estabelecimento Destino

Final

Inserir um código final de uma faixa de estabelecimentos, para os quais as informações copiadas serão transferidas.

Outras Despesas Faturáveis

Objetivo da tela:

Quando selecionada essa opção, permite vincular ao processo de prestação de contas, despesas que não estão associadas a um adiantamento ou acerto de contas, ou seja, despesas que serão faturadas posteriormente.

Exemplo:

Em um processo de viagem para treinamento, as despesas com inscrição não podem ser tratadas como adiantamento ou acerto de contas. Porém, essas despesas devem ser consideradas no processo de prestação de contas, uma vez que estas irão compor o valor total a ser aprovado.

 

Conteúdos Relacionados:

São pré-requisitos para a implementação desse programa:

Manutenção Estabelecimento (UTB071AA)

Manutenção Planos Contas (UTB080AA)

Manutenção Conta Contábil Integração (UTB033AA)