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Debido a la complejidad de políticas de viajes corporativos y las variaciones de reglas entre las empresas, el proceso de viajes tiene una serie de parametrizaciones. Están concentradas en el Asistente de Configuración (FINA691) y dividas en:

Es importante resaltar que todas las modificaciones efectuadas en este asistente refleja directamente en los parámetros del Protheus (SX6).

Esta rutina es responsable por el mapeo de las sucursales del backoffice Protheus con el entorno Reserve, tales como usuario y contraseña de acceso para integración. Para más informaciones, vea en la página el manual de esta integración aquí.

El grupo de acceso define las jerarquías de visualización de los datos de viajes de los colaboradores.

Por ejemplo:

Tenemos los siguientes colaboradores de la Empresa A:

• Juan - Gerente
• Pablo - Coordinador
• Luciana - Analista de sistemas
• Ricardo - Analista de sistemas

Existen dos grupos posibles para configuración en este escenario:

1) Juan es el responsable del Grupo Departamento A, donde Pablo, Luciana y Ricardo son integrantes. Entonces, Juan logra visualizar sus propios viajes y los viajes que contienen por lo menos uno de los participantes de su grupo.

2) Pablo es el responsable del Grupo Departamento A.1, donde Luciana y Ricardo son integrantes. Entonces, Pablo logra visualizar sus propios viajes y los viajes que contienen por lo menos uno de los demás participantes de su grupo.

Los gastos son los tipos de gastos que un colaborador puede rendir cuentas a la empresa. Se puede configurarlas a través del registro de Tipo de Gastos (FINA679).

Estas pueden o no efectuar algún control de límites para la rendición de cuentas, tales como:

• Sin límite - Los gastos informados se considerarán reembolsables
• Límite diario - La suma de los gastos registrados del mismo tipo y en el día, no debe superar el límite informado
• Límite total - La suma de todos los gastos del mismo tipo registrados en la rendición de cuentas no debe superar el límite informado
• Límite/Gasto - El gasto está limitado al límite informado

Si es necesario controlar estos límites, los valores posibles para configuración de un gasto son:

• Valor unitario - Para cálculo automático cuando se informa la cantidad en la rendición de cuentas (ej. Km.)

• Límite sin estadía - Valor límite para viajes que no exigen estadía
• Límite con estadía - Valor límite para viajes que exigen estadía
• Límite Moneda 2 - Valor límite para gastos efectuados en dólar
• Límite Moneda 3 - Valor límite para gastos en euro

Los límites tienen vigencia, es decir, si es necesario cambiar la política se puede finalizar una vigencia informando la fecha final e informando los valores para un nuevo período.

Se pueden vincular los tipos de gastos a las localizaciones:

• Nacionales
• Internacionales
• Ambos

Este vínculo se realiza como otra acción en la pantalla de registro del tipo de gastos.

El Grupo de Gastos (FINA681) tiene las mismas características del Tipo de Gasto, excepto los entes de costo, tipo de límite por gasto y valor unitario, que son específicos de la línea de gastos, y tiene como objetivo agrupar y definir límites estándar para un determinado grupo.

El proceso de viajes utiliza la base de participantes (APDA020) del SIGAAPD - Evaluación y Encuesta de Desempeño. Por lo tanto, en este registro existe en la solapa Viajes las informaciones necesarias para volverlo en viajero, son estas:

• Solapa "Datos generales"
  • E-mail - utilizado para que el participante reciba e-mails de la notificación de aprobación de rendiciones de cuentas y anticipos
  • Disp Viage - Informe si un participante tiene disponibilidad para viajes. Solo se utiliza en la integración con RESERVE, para solicitud de viajes este campo fue descontinuado.
• Solapa "Viaje"
  • Nivel de cargo - utilizado para la integración con el Reserve y que define el tipo de acceso que el participante tendrá
  • Login Reserve - acceso del participante en el Reserve
  • ID Reserve - informado después de integrar el registro con el Reserve
  • Empresa y Sucursal actual - empresa y sucursal donde el participante actúa en el momento para el control de los pedidos del Reserve
  • Empresa y Sucursal anterior - registro historial empresa y sucursal donde el participante actuó anteriormente para el control de los pedidos del Reserve
  • Permite Anticipo - informa si el participante es elegible al anticipo
  • Aprobador - ID del usuario aprobador
  • Sustituto - ID del usuario aprobador sustituto
  • Proveedor y tienda - Código del proveedor y tienda para crédito de los anticipos y reembolsos
  • Sustituto de la Rendición de cuentas - ID del usuario que puede realizar la rendición de cuentas en lugar del participante (Ej. Empleado de una Oficina de Proyectos, Secretarías o Asistentes Ejecutivas, etc).
  • ¿Permite viaje? - Indica si el participante tendrá permiso para solicitud de viajes o utilización del app Mi rendición de cuentas.

Un participante puede ser o no un empleado, y las integraciones con el módulo de Gestión de Personal para este son las que existen en el Protheus (del registro del participante, copiando a la planilla de haberes o viceversa con la configuración del .ini)

Para más informaciones de la integración de participantes con el Reserve, consulte aquí.

A pesar de que el Reserve tiene solamente como ente de costo al Centro de Costo y el Protheus trabaja con otros entes, se pueden efectuar las clasificaciones en el Protheus a través de la rutina de viajes (FINA665). En Acciones Relacionadas, a través de la opción Modificar Ent. Costos, se puede informar también la Clase de Valor y el Ítem Contable.

El restante de las rutinas cargan estos costos del viaje o entonces, en el caso de la Rendicón de cuentas o Solicitud de viaje, tienen campos para la entrada de los entes.

Para más informaciones de la integración del Centro de Costos con el Reserve, consulte aquí.

Algunos eventos del proceso de viajes realizan el envío de e-mail estándar para notificar al participante involucrado en la acción que acabó de ejecutarse. ¡¿Muy bueno no?!  

Vea cuáles son estos eventos:

En la rutina de Viajes (FINA665)

1. Al verificar la solicitud, transitando el estatus de esta p/ "Esperando aprobación" - Notifica el aprobador.

En la rutina de Anticipos (FINA667)

1. Al generar el anticipo en estatus "Solicitado" - Notifica el aprobador.
2. Al reprobar un anticipo en la etapa de aprobación del administrador (incluyendo la aprobación por lote) - Notifica el viajante.
3. Al liberar el pago del anticipo generando el título financiero, por medio de la acción "Liberar Pago" - Notifica el viajante.

En la rutina de Rendición de cuentas (FINA677)

1. Al verificar una rendición de cuentas por parte del departamento de viajes, mediante la acción "Verificar" - Notifica el aprobador.
2. Al reprobar una rendición de cuentas en la etapa de aprobación del administrador - Notifica el viajante.
3. Al liberar el reembolso para el viajante o la devolución p/ la empresa, generando el título financiero a través de la acción "Liberar Financ." - Notifica el viajante.

Para que todo este flujo tenga la dinámica del envío de e-mails, es necesario algunos requisitos previos, tales como:

• Configurar servidor de e-mail del Protheus.
• Tener el campo "E-mail" informado en el registro del participante con una dirección válida.
• Tener el parámetro MV_RESAVIS (presente en el Asistente de Configuración, sección "Generales") configurado como "1".
• Permitir que el servicio de e-mail (Google, Office365, etc.) se acceda por medio del Protheus. Esta acción solo es necesaria si usted recibe un aviso de alerta Google/Microsoft sobre el bloqueo al intento de conexión de un dispositivo desconocido.

Ejemplo de un e-mail que se ejecutó para el administrador aprobador en el momento en que el departamento de viajes verificó la rendición de cuentas (acción "Verificar->Aprobar"):

• Una rendición de cuentas solo se puede finalizar siempre y cuando todos los anticipos vinculados al viaje, si existen, están pagados, es decir, acreditados al colaborador. Esto previene que sea acreditado un valor de reembolso indebido al colaborador.
• Todas las demás monedas se convierten a dólar, una vez que la operación más común es la de concesión de traveller checks en dólar a débito, crédito o retirada en la moneda actual de otros países. Por ejemplo: En un gasto realizado en Rupias, la tasa informada dela transacción del Traveller Check debe ser la referencia de conversión en dólar.
• Título oriundo de la rendición de cuentas: FINA667 o FINA677 no puede negociarse.

En la inclusión de una Prestación de cuentas por separado, existe la opción "Modif. Viajante", donde es posible modificar el participante de la Rendición de cuentas.

Por ejemplo: 

Dos empleados de una empresa deben realizar una visita a un determinado cliente y uno de estos incluirá la rendición de cuentas al otro empleado. 

Empleado João : es quien incluirá la rendición de cuentas para María. Será el Sustituto de María.

Empleada María:  es quien tendrá la rendición de cuentas incluida por João. En su registro de participante (APDA020), debe haber configurado el usuario João como su Sustituto (RD0_USRPRE). 

En este caso, el usuario João debe acceder al sistema y en la inclusión de la Rendición de cuentas por separado, debe efectuar la modificación del Viajante, informando la Participante: Maria. 

De esta manera, el participante de la Rendición de cuentas será la usuaria Maria (FLF_PRESTA).  

La contabilidad de la rendición de cuentas tiene registros específicos para contabilizar los gastos, son estos:

• 8B3 - Ítem de la rendición de Cuentas/Gasto
• 8B4 - Reversión del ítem de la rendición de Cuentas/Gasto
• 8B5 - Encabezado de la Rendición de cuentas*
• 8B6 - Reversión del encabezado de la Rendición de cuentas*

*Los totalizadores de la rendición de cuentas se graban en la tabla FLF - Encabezado de la rendición de cuentas

• Esta aplicación es complementaria al proceso de control de viajes del Financiero Protheus.
• Es necesario tener un usuario y contraseña del Protheus (a partir de la versión 12.1.17 expedición Janeiro/18) para utilizarlo.
• No es obligatorio el uso de la integración TOTVS Reserve, porque se puede efectuar la solicitud del viaje suelto del Protheus.