Boas vindas!

O documento a seguir tem por objetivo orientar o usuário sobre a utilização e funcionalidades existentes no App TOTVS Assinatura Eletrônica no TOTVS Fluig Plataformano TOTVS Fluig Plataforma.

Disponível como App em versões 1.7.0 do TOTVS Fluig Plataforma. A versão atual do APP TOTVS Assinatura Eletrônica não é compatível com as versões 1.8.x do FLUIG. Está sendo desenvolvido uma nova versão integrada ao ECM / BPM.

O que é o TOTVS Assinatura Eletrônica?

O TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) consiste em um ambiente online para assinatura de documentos. Com essa ferramenta é possível publicar documentos para que sejam assinados, de forma digital (usando um certificado A1 ou A3) ou eletronicamente, sem a necessidade de possuir o documento físico. As assinaturas pelo TOTVS Assinatura Eletrônica equivalem à uma assinatura de próprio punho e o documento é valido juridicamente.

Para mais informações acesse o site: https://www.totvs.com/assinatura-eletronica/

Funcionalidades

Composition Setup
deck.tab.active.background = #FFFFFF deck.tab.inactive.background = #FFFFFF deck.card.border = 4px black deck.card.background = #F6F9F9

Deck of Cards

startHidden	false
id	deck_funcionalidades

Card

default	true
label	Fluxo do usuário

label	App TOTVS Assinatura Eletrônica no TOTVS Fluig Plataforma
title	App TOTVS Assinatura Eletrônica no TOTVS Fluig Plataforma

Deck of Cards

Nas abas abaixo é possível conferir qual o fluxo principal (mais comum) existente no sistema, que vai desde o Cadastro até a finalização de um Documento.

Caso participe da assinatura/validação do documento marque a opção “Desejo assinar o documento e enviar”.

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O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Clique em permitir.

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Defina a forma de assinatura que você, como portador do documento, irá escolher para assinar.

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Caso esse documento tenha sido configurado para exigir assinatura manuscrita, e o autor ainda não tenha cadastrado a sua, será solicitado que ele a insira.

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Após clicar no mensagem acima, será exibido o quadro para cadastrar a assinatura manuscrita. Clique em "Nova assinatura".

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Clique no botão “Assinar documento” . O documento será salvo no TOTVS Assinatura Eletrônica e os destinatários receberão um e-mail solicitando que acessem a ferramenta e realizem a assinatura/validação.

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Realizando uma publicação com documentos do Google Drive

O processo inicial de uma publicação utilizando os arquivos contidos no seu Google Drive, é praticamente o mesmo do que já é feito atualmente, porém com algumas modificações:

Agora na tela de upload teremos um novo botão, que indicara aonde voce irá pegar os arquivos:
Ao clicar nele, irá abrir um caixa pedindo para que voce selecione qual perfil voce deseja que o Drive acesse para pegar os documentos (caso voce tenha mais de um todas as opções serão listadas pra você) :

* Lembrando que você pode logar com outra também, caso ela não esteja listada

Após isso ira abrir uma tela de consentimento do google, solicitando que você de permissão para que a aplicação acesse o seu Drive:
* Todas as vezes que você acessar o seu drive pelo portal irá aparecer a tela de consentimento.

Clicando em Continuar, irá abrir uma janela com um seletor de arquivos da própria Google:

Na tela você pode utilizar, tanto a barra de pesquisa para localizar o seu arquivo ou a barra de rolagem (que fica localizada a direita):

Selecionando um ou mais arquivos é só clicar em Select e você irá cair na tela de upload que você já conhece:

A partir dai é só seguir o mesmo fluxo de publicação de documento.

Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal.

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Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado.

O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Clique em permitir.

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Leia o documento até última página e marque a opção “Aceitou o termo de declaração de leitura” para que o botão “Assinar documento” seja habilitado.

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Para assinar eletronicamente clicando na opção “Assinar Eletronicamente”. A assinatura será realizada a partir dos seus dados de usuário (Nome, E-mail, Cargo, CPF, Geolocalização e IP da máquina).

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Após isto, clique no botão “Assinar documento”.

O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida.

Obs: A opção de rejeitar documentos somente será exibida, caso o autor do documento permita rejeição. (Opções da publicação).

Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.

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A autenticação por envio de código por e-mail, é uma alternativa que o autor do documento pode oferecer aos seus destinatários, para que eles possam assinar seus documentos sem a necessidade de se cadastrarem e efetuarem login no TOTVS Assinatura Eletrônica.

Obs: Mesmo que um usuário receba um documento com a opção de assinar sem realizar cadastro, e ele já tenha cadastrou ou escolha realizar o cadastro, fica a critério do destinatário escolher como vai realizar o acesso. Ele pode acessar da forma tradicional, realizado o login, ou acessar pelo link recebido por e-mail. Conforme demonstrado no fluxo abaixo:

Quando um autor envia um documento e define o tipo de autenticação como: Envio de código por e-mail o destinatário vai receber o e-mail de Documento Pendente, basta clicar no link Acessar documento

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Será aberta a tela de validação de código:

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Nesse momento, será enviado um novo e-mail para o destinatário. Com um código para realizar o segundo fator de autenticação.

Obs: Esse código possui validade de 4 horas. Após esse tempo, será necessário reenviar um novo código.

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Basta digitar o código recebido no e-mail na tela de validação de código, e terá acesso ao documento.

Obs: Você terá 5 tentativas para digitar o código, caso ultrapasse esse número, o código será invalidado e um botão de reenviar novo código será exibido.

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O mesmo acontece quando um código expirar após 4 horas de sua geração.

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Digitando o código corretamente, você será redirecionado para a tela do documento.

A esquerda é exibido o documento, e a direita as opções de assinatura.

No exemplo abaixo, o autor preencheu o Nome e não informou o CPF/CNPJ/Id Internacional do seu destinatário. Sendo necessário que o destinatário preencha seu CPF/CNPJ/ID Internacional. Caso haja alguma informação incorreta, deverá entrar em contato com o autor do documento, e solicitar a correção.

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Ao abrir a página pela primeira vez, será solicitado permissão para consultar a geolocalização do assinante.

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Ao clicar em "permitir para este site", as coordenadas de onde a assinatura foi realizada serão gravadas com a assinatura e exibidas no protocolo de assinaturas. Caso o usuário não permita, essa informação não será gravada.

Obs:

A opção de rejeitar documentos somente será exibida, caso o autor do documento permita rejeição. (Opções da publicação).
O botão de assinatura só é habilitado após marcar o item: "Declaro que li todas as páginas..." e os requisitos serem compridos.

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Caso o documento exija, ou o usuário decida assinar com certificado digital será solicitado a instalação do plugin do webpki e seleção do certificado desejado.

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Caso o usuário ainda não tenha uma assinatura manuscrita e rubrica, e aquele documento o autor tenha exigido, será solicitado a criação delas.

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A assinatura manuscrita e rubrica criada será armazenada vinculada ao e-mail do assinante. Caso ele deseje atualizá-la, precisará cadastrar no TAE e acessar o perfil do usuário.

Caso o autor do documento tenha solicitado um documento de identificação, mas não tenha o preenchido, o destinatário precisará obrigatoriamente informar no ato da assinatura.

Nesse caso, para habilitar o botão de assinatura, além de marcar o item "Declaro que li todas as páginas...", será necessário informar um documento, conforme solicitado.

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Caso o documento de identificação informado não seja válido, será exibido um erro de validação.

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O autor também pode enviar o documento sem solicitar que o destinatário informe uma identificação (CPF/CNPJ/ID Internacional). Caso ele tenha marcado o tipo de identificação como: Não possui (não solicitar).

Nesse caso, ao declarar que leu e concorda com o documento o botão de assinar já será liberado.

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Após realizar a assinatura, serão exibidas as informações do documento na lateral direita. E também é possível realizar o download pelo botão baixar na parte superior da página.

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Ao final das assinaturas, todos os participantes recebem o e-mail de Documento finalizado, onde é possível acessar o documento realizando o mesmo fluxo de autenticação.

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Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal. Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado.

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O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Caso esteja de acordo, clique em permitir.

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Leia o documento até última página e marque a opção “Aceitou o termo de declaração de leitura” para que o botão “Assinar documento” seja habilitado.

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Serão exibidos os campos para informar os dados de assinatura. Selecione a opção "Assinar com certificado (A1/A3)" que corresponde à uma Assinatura Digital.

Será exibida na lista de requisitos para a assinatura os seguintes requisitos:

"Possui o plugin de assinatura digital webpki instalado." e "Possui um certificado digital A1/A3 válido instalado.", caso ainda não tenha nenhum dos dois ambos irão

aparecer com uma bolinha com X em vermelho, para corrigir isto basta clicar em "Instalar" nela e seguir os passos indicados.

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Obs: A opção de rejeitar documentos somente será exibida, caso o autor do documento permita rejeição. (Opções da publicação).

Deck of Cards

id	fluxo_principal

O formulário para cadastro será exibido após clicar na opção “Cadastre-se aqui”, abaixo da sessão de login.

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Nesta tela, preencha os campos ali dispostos seguindo as regras abaixo:

Nome Completo: Campo obrigatório;
Identificação: Campo obrigatório.

O campo de identificação possui dois valores: Brasil ou Exterior.

Caso o valor escolhido seja Brasil, o sistema irá solicitar o CPF/CNPJ.

CPF/CNPJ: Campo obrigatório. CPF: 11 dígitos. CNPJ: 14 dígitos.

Campo preenchido com CPF:

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Campo preenchido com CNPJ:

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Caso o valor escolhido seja Exterior, o sistema irá solicitar o ID internacional.

ID internacional: Campo obrigatório. De 1 à 30 caracteres.

Campo preenchido com ID internacional:

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Cargo: Campo opcional.
E-mail: Campo obrigatório.

Caso seja colaborador de uma empresa licenciada, o e-mail deve corresponder ao e-mail corporativo da empresa (ex: [email protected]); Se for um usuário convidado poderá utilizar qualquer e-mail.

Empresa Licenciada: Este campo somente será exibido para colaboradores e caso o sistema identifique uma empresa licenciada vinculada ao seu e-mail. Sendo assim, você deverá selecionar uma das empresas.

Senha: Campo obrigatório. Possui as seguintes regras:
- Deve conter no mínimo 5 cararctes;
- Deve conter pelo menos 1 caracter maiúsculo (A-Z);
- Deve conter pelo menos 1 caracter minúsculo (a-z);
- Deve conter pelo menos 1 dígito (0-9);
- Deve conter pelo menos 1 caracter especial (@#$¨&*);

Confirme a Senha: Campo obrigatório. Deve ser correspondente ao campo “Senha” digitado anteriormente;

Após preencher os dados de cadastro clique no botão “Cadastrar”.

Abaixo um exemplo de cadastro com CPF e-mail de convidado:

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Obs.: O botão “Cadastrar” somente será habilitado, após o preenchimento correto dos campos.

Após finalizar, uma mensagem será exibida informando que o cadastro foi realizado com sucesso:

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Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá seguir as instruções do e-mail para confirmar seu cadastro.

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Card

default	true
label	CadastroInstalando o App TOTVS Assinatura Eletrônica
title	Cadastro

Obs: Caso você utilize um e-mail de domínio público como gmail, hotmail, outlook, etc., a sua empresa não será listada.

Você deverá solicitar ao Administrador da sua empresa que realize a inclusão do seu usuário ao CNPJ da empresa pelo menu Usuários do painel administrativo".

Instalando o APP Fluig

Acesse o TOTVS Fluig Plataforma

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Acesse o menu Painel de Controle

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Pesquise por Itens da Store

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Localize na tela inicial ou pela Busca o APP TOTVS Assinatura Eletrônica e clique em adquirir/configurar.

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Clique em Instalar

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Pronto! Agora o TAE já se encontra no seu menu de aplicativos.

Card

default	true
label	Adquirindo o TRIAL / Contratando o TAE
title	Acesso à plataforma

Para adquirir o TRIAL, o responsável pela empresa deve efetuar o cadastro pelo link abaixo. Clicando em: Crie uma Conta Grátis.

https://www.totvs.com/assinatura-eletronica/

Deve preencher o formulário:

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E automaticamente a empresa será provisionada em produção. O responsável pela empresa receberá seu acesso inicial com permissão de administrador, que pode gerenciar via PORTAL WEB TAE, seus usuários, configurar regras para o funcionamento do TAE na sua empresa e visualizar análises de consumo.

Para adquirir pacotes de documentos do TOTVS ASSINATURA ELETRÔNICA utilize a TOTVS STORE.

Card

default	true
label	Acesso à plataforma
title	Acesso à plataforma

Ao acessar o App serão exibidas as opções de Login e Cadastro.

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Card

label	Cadastro
title	Cadastro

O formulário para cadastro será exibido após clicar na opção “Cadastre-se aqui”, abaixo da sessão de login.

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Nesta tela, preencha os campos ali dispostos seguindo as regras abaixo:

Nome Completo: Campo obrigatório;
CPF: Campo obrigatório. Deverá conter 11 dígitos correspondentes à um CPF válido;
Cargo: Campo NÃO obrigatório;
Telefone: Campo NÃO obrigatório;
E-mail: Campo obrigatório;

Caso seja colaborador de uma empresa licenciada, o e-mail deve corresponder ao e-mail corporativo da empresa (ex: [email protected]); Se for um usuário convidado poderá utilizar qualquer e-mail.

Empresa: Este campo somente será exibido para colaboradores e caso o sistema identifique uma empresa licenciada vinculada ao seu e-mail. Sendo assim, você deverá selecionar uma das empresas.
Senha: Campo obrigatório. Possui as seguintes regras:
- Deve conter no mínimo 5 cararectes;
- Deve conter pelo menos 1 caracter maiúsculo (A-Z);
- Deve conter pelo menos 1 caracter minúsculo (a-z);
- Deve conter pelo menos 1 dígito (0-9);
- Deve conter pelo menos 1 caracter especial (@#$¨&*);
Confirme a Senha: Campo obrigatório. Deve ser correspondente ao campo “Senha” digitado anteriormente;

Abaixo um exemplo de cadastro com e-mail corporativo de empresa licenciada:

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Abaixo um exemplo de cadastro de convidado:

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Após preencher os dados de cadastro é necessário ler e concordar com a Política de privacidade e Termo de uso. Para ter acesso à esses documento é só clicar em cima deles e ele abrirá o documento para leitura.

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Ao concordar com os documentos listados acima e se todos os dados estiverem preenchidos corretamente o botão "Cadastrar" será habilitado.

Ao clicar no botão "Cadastrar", uma mensagem será exibida informando que o cadastro foi realizado com sucesso:

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Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá seguir as instruções do e-mail para confirmar seu cadastro.

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Card

label	Login
title	Login

Caso você já possua um usuário cadastrado, realize o login. Após preencher o e-mail e senha clique no botão “Entrar”.

Obs.: O botão “Entrar” somente será habilitado, após o preenchimento dos campos.

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Para realizar a publicação de um documento, clique no botão "+ Adicionar documentos" na tela que é exibida logo após o login.

Obs.: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa com plano ativo e com saldo.

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Informe o nome do envelope e Clique ou arraste no campo abaixo para inserir um ou mais documentos PDF, DOC ou DOCX.

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Clique em próxima etapa para seguir com o upload.

Obs: O tamanho do envelope varia de acordo com o plano contratado pelo cliente. (10mb ou até 25mb), assim como poderá variar de tamanho caso houver arquivos DOC ou DOCX.

Caso o usuário deseje, é possível fazer o upload de múltiplos arquivos. Fazendo isso, todos os arquivos submetidos ao sistema serão agrupados em um único documento, e definindo um nome para o envelope.

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Obs: O tamanho do envelope varia de acordo com o plano contratado pelo cliente. (10mb ou até 25mb), assim como poderá variar de tamanho caso houver arquivos DOC ou DOCX.

Um alerta pode ser exibido caso existam documentos com mesmo nome na lista, mas isso não impede o avanço do processo.

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Após selecionar o documento você irá definir a forma de assinatura e quem serão os assinantes/validadores.

Para isto, basta clicar no botão "Novo destinatário" que irá se abrir uma janela para realizar esta ação.

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Ao inserir um novo destinatário é possível salvá-lo na sua agenda de contatos, marcando a opção: Salvar na agenda

Os e-mails listados nesses campos correspondem aos usuários que você já enviou algum documento anteriormente e eles já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso o destinatário ainda não tenha cadastro no TAE ou ainda não realizou o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo correspondente e teclar “ENTER” para que ele seja inserido.

Selecione o tipo de Autenticação que o destinatário irá realizar:

Realizar login no sistema : Para acessar o documento o destinatário precisará se cadastrar no TOTVS Assinatura Eletrônica, e após realizar o login, poderá acessar o documento e assinar.
Enviar código via e-mail: Para acessar o documento o destinatário precisará clicar no link que irá receber no e-mail, logo após ele receberá um código de validação em outro e-mail. Digitando o código na página, ele terá acesso ao documento e poderá assinar.

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Selecione o campo 'Ação' para definir qual será dentre as opções assinante, testemunha, validador ou observador

, de acordo com a finalidade pretendida.

Assinar

Assinantes: Usuários que assinarão

digitalmente via certificado

eletronicamente via TOTVS Fluig Plataforma. Para assinar digitalmente, utilizando certificados A1/A3

ou eletronicamente através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina);

Assinar com Certificado digital A1/A3: Usuários que assinarão obrigatóriamente via certificado digital A1/A3.

Testemunhar: Usuários que irão assinar eletronicamente como testemunha no documento através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina).

, o usuário deverá utilizar o PORTAL WEB TAE pelo link recebido no e-mail;
Testemunhas: Usuários que irão testemunhar o documento.
Validadores

Validar

: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.

Observar: Um usuário observador participa do documento de forma indireta, podendo apenas acompanhar seu fluxo mas nunca influenciá-lo. São listados na aba 'Informações' do documento, logo abaixo dos participantes ativos.

Obs: Ao selecionar a opção "Assinar com certificado (A1/A3)" o autor está definindo que aquele signatário só poderá realizar a assinatura utilizando um certificado A1 ou A3.

Papel na assinatura: É possível definir qual o papel que aquele assinante está exercendo nesse documento. Por exemplo: Assinou "como contratante", "como fiador", "como locatário" etc.

Ao escolher o tipo de Autenticação "Enviar código via e-mail", novos campos serão exibidos no formulário, são eles:

Tipo de Identificação: Define qual tipo de documento será exigido para o destinatário. Por padrão, a opção Brasil virá selecionada fazendo com o que campo abaixo receba um CPF ou CNPJ. Caso mude para Exterior o campo deverá ser preenchido com algum documento de identificação internacional. E caso selecione a opção: Não possui, não será solicitado documento para esse destinatário.

Identificação: Esse campo é exibido dinamicamente, de acordo com o tipo de identificação definido. Conforme demonstrando o item acima.

Obs: Ao enviar um documento o autor define se irá preencher o número do documento do destinatário (CPF por exemplo), ou o destinatário deverá preencher essa informação no ato da assinatura.

Caso o autor preenche esse campo, ele não poderá ser alterado pelo destinatário.

Caso o autor não preencha esse campo, ele deverá ser preenchido obrigatoriamente pelo destinatário.

Nome Completo: O nome completo do destinatário deverá ser preenchido pelo autor, sempre que solicitar a autenticação sem cadastro no sistema. (Enviar código por e-mail).

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Após realizar a inclusão dos destinatários, eles serão exibidos na tela do documento:

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Cada destinatário será exibido em um card, onde somente é possível alterar a Ação e papel de assinante.

Caso o tipo de autenticação ou o e-mail tenham sido informados errado, será necessário clicar no ícone de lixeira para remover o destinatário da lista, e adicioná-lo novamente.

Os destinatários adicionados como Observadores serão exibidos ao final da lista de Participantes.

Também é possível adicionar destinatários de sua agenda, seja a partir da seleção de contatos individuas ou em grupos.

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Card

label	Publicando um documento
title	Publicando um documento

Para realizar a publicação de um documento, clique no botão indicado na imagem abaixo. Esse botão encontra-se na tela que é exibida logo após o login.

Obs.: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa.

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Ao clicar no botão um modal se abrirá. Ele apresentará dois caminhos para Upload: Arquivos do seu Computador e Arquivos que estão no TOTVS Fluig - ECM.

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Caso escolha Meu computador o modal abaixo se abrirá.

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Ao clicar na área vermelha escolha um documento e clique em “Abrir”.

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Também é possível realizar esse procedimento arrastando um documento para dentro da área vermelha.

Caso escolha TOTVS Fluig - ECM o modal abaixo se abrirá.

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Permitindo a seleção de arquivos do ECM.

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É permitido subir até 10 MB de arquivos por envelope (conjunto de documentos).

Após selecionar o documento clique em "Próxima etapa". Nessa nova tela você irá definir a forma de assinatura, quem serão os assinantes/validadores e a data de expiração caso tenha uma.

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Selecione os usuários que assinarão o documento como assinante, testemunha ou validador

Card

label	Publicando um documento
title	Publicando um documento

Expandir

title	Publicando um documento

Expandir

title	Publicando um envelope (mais de um documento)

Expandir

title	Adicionando destinatários

Expandir

title	Adicionando destinatários (da agenda)

Expandir

title	Selecionando contatos

Optando pela seleção por contato, uma nova janela será aberta, onde os mesmos terão suas informações dispostas e poderão ser escolhidos.

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Após confirmação, todos os contatos selecionados serão enviados para a listagem de participantes (e observadores, quando houver), já relacionados com suas respectivas ações padrão.

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title	Selecionando grupos

Optando pela seleção por grupo (disponível apenas para documentos em "Rascunho"), uma nova janela será aberta, onde os mesmos terão suas informações dispostas e poderão ser escolhidos.

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Após confirmação, todos os grupos selecionados serão enviados para a listagem de participantes (e observadores, quando houver), já relacionados com suas respectivas ações padrão.

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Observação:

1) Ao escolher mais de um grupo ou se já existir pelo menos um participante relacionado ao documento, após confirmação;

2) A flag "Definir ordem de assinaturas" será habilitada automaticamente;

3) Os contatos serão agrupados de acordo. No caso de não possuírem grupo prévio, serão associados à um novo, com nomenclatura genérica.

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title	Definindo ordenação das assinaturas (workflow)

Também é possível definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos. No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para o Marcos, quando ele assinasse seria disparado o e-mail para o Diego e assim por diante. O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura.

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Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada.

Outra forma de ordenação possível é utilizando grupos. Onde definimos um grupo de pessoas para receber o documento primeiro, e após todas elas assinarem o documento é disponibilizado para o grupo dois, e assim sucessivamente. Para criar um grupo clique na numeração de um contato e arraste até a opção “Arraste aqui para criar um grupo”

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title	Adicionando Anexos

Também é possível incluir anexos no momento da criação da publicação, utilizando a aba Anexos.

Obs: O tamanho do envelope varia de acordo com o plano contratado pelo cliente. (10mb ou até 25mb). Incluindo seus documentos (envelope) e os anexos.

O tamanho total e o tamanho já utilizado nessa publicação pode ser exibido abaixo do botão "procure em seu computador".

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Para inserir os anexos basta clicar ou arrastar os arquivos para o quadro pontilhado, ou clicar no botão e selecionar os arquivos do seu computador.

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Após a inclusão dos anexos, eles ficarão disponíveis para download para todos os participantes do documento.
Somente o autor da publicação pode inserir anexos e excluí-los.

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title	Opções: Data limite de assinatura, Lembretes automáticos, Rejeitar documentos, Mensagem personalizada de email

Também é possível realizar configurações adicionais na aba Opções.

Como definir a data limite para assinaturas da publicação que será exibida na tela inicial. Essa data serve como um lembrete para os destinatários.
Lembretes automáticos via e-mail, podendo escolher entre "Não enviar lembretes", "A cada 1 dia", "A cada 2 dias", "A cada 3 dias", "A cada 5 dias", "A cada 7 dias", "A cada 14 dias". Estes lembretes são enviados no final do dia a partir do momento que foi escolhido a opção e o documento for publicado.
Permitir rejeitar o documento, marcando essa opção o autor define que os participantes do documento podem rejeitá-lo caso não concordem ou entendam que algo está errado. Quando um destinatário rejeita, todo o envelope é rejeitado. (Caso esta opção seja desmarcada, a opção de rejeitar não será exibida para os participantes).
Assunto e Corpo da Mensagem essas opções serão usadas para personalizar o envio do e-mail de notificação de documento pendente para seus destinatários.

Obs: Estas configurações so podem ser alteradas pelo autor ou administrador enquanto o documento estiver pendente.

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title	Realizando a publicação e a assinatura

Cloak

id	UploadGoogleDrive

Card

label	Assinando um documento
title	Assinando um documento (eletronicamente)

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title	Eletronicamente (Com login no Sistema)

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title	Eletronicamente (Com com autenticação por envio de código por e-mail)

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title	Com Certificado (A1/ A3)

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title	Instalação WebPki

Passo 1: Instale a extensão no navegador.

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Passo 2: Instale o programa Web PKI em seu computador.

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Após executar o arquivo de instalação, o sistema será redirecionado para a tela de assinatura e a mensagem de alerta não será mais exibida.

Uma lista de certificados digitais instalados em seu dispositivo será exibida.

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Basta selecionar qual certificado deseja usar, e caso seja solicitado informar a senha do certificado.

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Marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. Um alerta de segurança irá aparecer, clique no botão "Permitir" para que o site tenha acesso ao seu certificado digital.

O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida.

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Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.

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Card

label	Rejeitando um documento
title	Rejeitando um documento

Obs: A opção de rejeitar documentos somente será exibida, caso o autor do documento permita rejeição. (Opções da publicação).

Clique no documento que deseje rejeitar e em seguida clique no botão ”Próxima etapa”. Logo após, clique no botão “Rejeitar”.

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Uma janela será exibida solicitando que descreva o motivo da rejeição do documento. Preencha esse campo e clique no botão “Rejeitar”.

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Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a rejeição.

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Card

label	Gerenciando uma publicação existente
title	Gerenciando uma publicação existente

Expandir

title	Reenviando e-mails para pendentes

Informações

title	Importante

Usuários Administradores que possuam a permissão Gerenciar documentos também poderão realizar essa ação.

O Autor do documento pode reenviar o e-mail de "Assinatura Pendente" para seus destinatários que ainda não efetuaram as assinaturas.

Basta clicar na seta ao lado do botão do documento desejado, e escolher a opção "Reenviar e-mails"

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Essa opção também está disponível dentro da publicação, como mostrado abaixo:

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title	Envio do documento via Whatsapp para pendentes

Informações

title	Importante

Usuários Administradores que possuam a permissão Gerenciar documentos também poderão realizar essa ação.

O Autor do documento pode enviar um link para assinatura via Whatsapp para seus destinatários que ainda não efetuaram as assinaturas.

Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela. Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento. Clique no ícone do Whatsapp para enviar o link do documento para um determinado destinatário.

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Ao clicar no ícone, será redirecionado para a pagina do Whatsapp, onde poderá enviar uma mensagem para o destinatário, tanto via web quanto via aplicativo.

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Expandir

title	Cancelando um documento

Um documento já publicado, poderá ser cancelado pelo responsável pela publicação a qualquer momento, desde que o documento ainda não tenha sido assinado por todos os assinantes, ou seja, o documento não deverá estar com o status “finalizado”.

Na linha do documento que deseja cancelando, clique no ícone de “ seta pra baixo” e selecione a opção “Cancelar documento”.

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Logo após, clique no botão “Cancelar” para confirmar o cancelamento do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica.

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Todos os destinatários do documento receberão um e-mail informando o cancelamento do documento.

Exibindo image.png Image Removed

Outra forma de realizar o cancelamento do documento é pela publicação

Image RemovedAo clicar no botão cancelar será aberto um pop-up semelhante ao fluxo de cancelamento pela grid
Cancelamento realizado, as tabs laterais serão exibidas da seguinte forma:

Image Removed Com o indicativo de cor vermelha, representando o status de cancelado e a informação dele.

O Documento nesse status o usuário será bloqueado de realizar as seguintes operações:

Enviar ou reenviar e-mail para destinatários;
Modificar as opções da publicação;
Excluir ou adicionar um destinatário;
Baixar o documento com assinaturas já realizadas (manifesto) ou com assinaturas digitais;
Inclusão de anexos;
Excluir o documento.

Também é possível verificar o documento cancelado no nosso Cartório Virtual (caso voce tenha o hash da publicação em questão), esse que ficara com a seguinte visualização:

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Informando no subtítulo que o documento foi Cancelado no nosso portal.

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title	Excluindo um documento

Um documento só poderá ser excluído pelo responsável caso o documento ainda esteja em rascunho

Na linha do documento que deseja excluir, clique no ícone de “ seta pra baixo” e selecione a opção “Excluir documento”.

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Logo após, clique no botão “Excluir” para confirmar a exclusão do documento do TOTVS Assinatura Eletrônica.

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title	Alterando um documento

Para alterar um documento, ele primeiro precisa estar no status "Rascunho".
Ao abrir o documento, você verá a opção, "Ações", na parte superior da exibição do documento, ao lado do botão "Baixar".

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Logo após, clique no botão “Ações” e clique na opção "Editar".

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O modal "Editar publicação" ira abrir, ele opera da mesma forma que o "Adicionar documentos" então é só selecionar qual arquivo que você desejar (lembrando que pode ser tanto .pdf, quanto arquivos .doc, .docx) e clicar em "Salvar"

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title	Inserindo anexos

O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Anexos” no canto superior direito da tela. Logo após, clique no botão “Procure em seu computador” ou arraste o arquivo desejado até a área tracejada.

Obs: O tamanho do envelope varia de acordo com o plano contratado pelo cliente. (10mb ou até 25mb). Incluindo os documentos e seus anexos. O tamanho pode ser consultado na barra de progresso abaixo do botão "Procure em seu computador".

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Todos os participantes da documentação podem consultar e baixar os anexos, porém só o autor pode inserir e removê-los.

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title	Adicionando novos destinatários

Informações

title	Importante

Usuários Administradores que possuam a permissão Gerenciar documentos também poderão realizar essa ação.

É possível também, adicionar novos assinantes à um documento já publicado. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Destinatários” no canto superior direito da tela. Logo após, informe os novos destinatários a partir da sua agenda ou da adição de um novo destinatário, em seguida selecione o respectivo papel de acordo com a finalidade pretendida. Por fim, clique no botão “Adicionar destinatário(s)”.

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Ao clicar no botão novo destinatário será exibido o formuário para informar os dados do destinatário:

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Um e-mail para acesso ao documento será enviado ao(s) destinatários(s).

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title	Removendo signatários pendentes

Informações

title	Importante

Usuários Administradores que possuam a permissão Gerenciar documentos também poderão realizar essa ação.

Você também poderá excluir os assinantes de um documento já publicado. Para isso o usuário deverá ser o responsável pela publicação do documento e, só poderá ser excluído, o assinante que ainda não realizou a assinatura, caso contrário, essa opção não será exibida.

Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela. Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento. Clique no ícone “ ” para excluir um determinado destinatário.

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Uma janela será exibida solicitando a confirmação da exclusão. Clique no botão “excluir”.

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Após a exclusão, o usuário será removido da lista de assinante daquele documento.

Caso o documento utilize ordenação, a lista seguirá para a próxima pessoa, permitindo o seguimento do fluxo.

Card

label	Buscando documentos
title	Buscando documentos

Uma vez publicados ou recebidos, os documentos associados ao seu usuário serão exibidos na tela inicial, sendo o padrão de ordenação a data de movimentação em ordem crescente.

É possível alterar a ordem de exibição dos registros, bem como qual campo (dos disponíveis) será usado para defini-la.

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A esquerda da tela, está disponível uma barra de pesquisa para busca de documentos pelo nome, ao digitar basta clicar na lupa a direta para realizar a pesquisa.

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À direita da barra existe uma caixa de seleção de Status que, após escolhida uma opção, filtrará e exibirá todos os documentos que respeitem aquela condição.

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A cada mudança nos filtros: busca de documentos, status do documento, ordenação ou ordem crescente/decrescente, aparecera um botão para limpar os mesmos, voltando todos os campos

ao estado inicial.

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Ao final há a opção de escolha de filtro avançado para busca de documentos, com alguns parâmetros mais específicos:

Autor ou participante do documento;
E-mail (do autor ou participante do documento);
Data de criação do documento (inicio e fim);
Data de modificação do documento (inicio e fim);
Data de expiração do documento (inicio e fim);
Pesquisar em toda empresa (opção exibida apenas caso você seja um administrador e possua a permissão Gerenciar documentos): essa opção faz a busca em todos documentos associados à usuários de sua empresa.

Quando a opção "Filtros avançados" estiver ativa, o botão limpar anteriormente e escondido e substituído pelo "Limpar".

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Enquanto a opção de filtro avançado estiver ativa, a lupa de pesquisa para filtrar por nome de documento e desativada. Assim, deve-se clicar em "Aplicar filtros"

para realizar os filtros avançados em conjunto com a filtragem por nome do documento.

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Para limpar todos os filtros de busca e voltar ao estado inicial da listagem de documentos, basta clicar no botão "Limpar'.

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Caso existam vários documentos (filtrando ou não), a lista de exibição será paginada exibindo no máximo 12 itens por vez. Você poderá navegar entre as páginas usando os botões logo abaixo da lista.

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Card

label	Download de um documento
title	Download de um documento

Localize o documento que deseja baixar pela busca ou grid, clique na seta ao lado de visualizar e escolha a opção Baixar Manifestou ou Arquivo digital. Caso deseje baixar o documento original ou um arquivo compactado com todas as opções abra o documento.

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Clique na seta ao lado de Baixar documento e selecione a opção que deseja realizar o download.

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Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções:

Manifesto: Documento com o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF;
Original: Documento original submetido ao TOTVS Assinatura Eletrônica;
Documento digital: Documento digital para validação no site do governo (https://verificador.iti.gov.br);
Todos os documentos: Arquivo “zipado” com os dois documentos.

Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma:

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Caso o documento utilize assinaturas manuscritas, após os dados dos assinantes seram exibidas as assinaturas manuscritas e rubricas.

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E as rubricas serão exibidas na parte inferior de cada página do documento.

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Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes.

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Card

label	Pastas e subpastas
title	Pastas e subpastas

Card

label	Pastas
title	Pastas

O TAE possibilita a criação de pastas (com até um nível de hierarquia) para agrupar seus documentos, que podem ser localizadas no menu "Pasta" à esquerda.

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Após navegação a esse menu (e também na página inicial), é possível identificar na barra de ferramentas a opção para criar uma nova pasta.

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Para isso, basta preencher o nome (máximo 12 caracteres) da pasta e clicar em 'Criar'.

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Caso queira criar uma subpasta, realize o mesmo processo. Porém selecione a pasta pai no campo “Organizar Pasta em:”. Para criar a seguinte estrutura de pastas “CONTRATOS/RH”, crie uma pasta chamada Contratos e em seguida crie uma subpasta chamada RH seguindo o exemplo abaixo.

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Para mover os arquivos para as pastas basta selecionar os arquivos desejados, clicar no símbolo de mover e escolher seu novo destino.

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Por fim, o sistema também disponibiliza opções para renomear, excluir e compartilhar pastas.

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Para compartilhar uma pasta, e os documentos pertencentes à ela, basta clicar em Compartilhar no menu de opções da pasta, e em seguida será exibida a tela exibindo as opções de compartilhamento.

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Selecione os contatos que terão acesso à pasta, e clique em Compartilhar.

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Para remover o compartilhamento de uma pasta, navegue até o menu de compartilhamento da pasta desejada, e clicar em Remover o contato desejado.

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Card

label	Agenda

No menu lateral à esquerda, é possível acessar a Agenda.

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Nela será possível gerir seus contatos, além de disponibilizar também o agrupamento dos mesmos.

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Veja abaixo com mais detalhes.
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title	Contatos

Nessa tela é possível criar e gerenciar seus contatos, além de conseguir filtrá-los pelos campos: apelido, e-mail, grupo (caso possuir) e ação padrão.

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Ao clicar no botão "+ Criar contato" uma nova janela se abrirá para que o cadastro possa ser efetuado.

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No campo Grupo (não obrigatório), serão listados todos os grupos de contatos criados por você. Ao escolher uma opção diferente de "Nenhum", após salvar o contato, o mesmo será associado ao grupo destinado.

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O campo Ação padrão serve como apoio para o processo de adição de destinatários à publicação. Seu valor base é "Assinar" e possui as seguintes opções:

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O campo Autenticação indica a forma que o usuário deverá entrar na plataforma, sendo as opções:

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Importante lembrar que usuários autenticados via código no e-mail não possuem ação de "Observar" disponível

Para contatos já criados, as seguintes opções estão disponíveis após clicar no botão "Ações". Lembrando que todos os campos de um contato são passíveis de edição. Obs.: somente poderá existir um contato por e-mail, ou seja, não é possível criar ou editar um contato indicando um e-mail já cadastrado.

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title	Grupos de Contatos

Nessa tela é possível criar e gerenciar seus grupos de contatos,

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Ao clicar no botão "+ Criar grupo", uma nova janela se abrirá para que o cadastro possa ser efetuado. Obs.: o campo Nome é obrigatório.

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No campo Contatos (não obrigatório), serão listados em primeiro lugar na lista, os registros já associados ao grupo. Logo abaixo virão todos os seus contatos ainda não vinculados.

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Para grupos já criados, as seguintes opções estão disponíveis após clicar no botão "Ações". Lembrando que todos os campos de um grupo são passíveis de edição.

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Card

label	Editar perfil, senha, assinatura manuscrita e rubrica
title	Editar perfil, senha, assinatura manuscrita e rubrica

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title	Editar Perfil

Alguns campos do perfil podem ser modificados, para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil" e aba Informações pessoais

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title	Permissões

Na aba Permissões é possível consultar o que o usuário é capaz de fazer no sistema, de acordo com o que foi configurado para ele.

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Caso o mesmo não tenha permissões administrativas definidas, o grupo todo ficará oculto.

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title	Alterar Senha

Pode-se alterar a senha. Para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil" e aba Alterar senha

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title	Resetar senha

Caso seja necessário alterar a senha ou por motivo de esquecimento, clique na opção “Esqueceu a senha?” presente na tela de login.

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Será exibido um campo para você informar o seu e-mail:

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Informe o e-mail e clique no botão "Enviar".

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Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá clicar no link do e-mail para redefinir sua senha.

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Informe os dados da nova senha nos campos que serão exibidos e clique no botão "Atualizar".

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title	Cadastrar assinatura manuscrita e rubrica

Alguns campos do perfil podem ser modificados, para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil" e aba Assinaturas.

Clique em editar assinatura

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É possível escrever a mão livre usando o mouse ou mesa digitalizadora a assinatura e a rubrica pela aba "Desenhar".

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É possível usar a opção Texto para gerar a assinatura.

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E também é possível usar a opção Upload para carregar uma assinatura.

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Carregando imagens no formato PNG, que após o carregamento será mostrada a imagem a direita para o recorte, com a previa da mesma a esquerda.

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Após o corte, basta clicar em "Salvar Ass. Manuscrita" ou "Salvar Rubrica" de acordo com a opção escolhida.

Por fim, basta clicar em salvar.

Card

label	Verificação de conformidade de Documentos
title	Cartório virtual TAE

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title	Verificador de documentos (Cartório virtual)

No cartório virtual você consegue verificar os detalhes do documento que você recebeu. Para fazer isso você precisa ter em mãos o Hash do documento e coloca-lo no campo demonstrado abaixo:

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* Ao preencher o hash, o botão "Verificar" ficará disponível, o deixando na cor azul.

Caso o hash não seja válido a tela ficara da seguinte forma:

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*Aqui é retornado para o usuário o possível erro, o que nesse caso foi o código estar incorreto.

Após validar o código, ele ira encaminhar para a tela onde no começo da página é mostrado as informações do Documento:

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Nesta parte você tem o nome do envelope, o nome e e-mail do autor, o status do documento, a sua data de publicação, o Hash (o mesmo usado no verificador), o Hash sha256 e o link do documento na plataforma.

Logo abaixo tem as informações dos assinantes do documento:

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Eles vem em formato de lista, que pode ser expandida tanto individualmente quanto em grupo ( clicando no botão "Expandir" localizado no canto superior direito )

E nela conseguimos ver as mesmas informações referente ao assinante que esta no manifesto.

Card

label	Relatórios
title	Relatórios TAE

No canto esquerdo do Totvs Assinatura Eletrônica existe a opção "Relatórios", onde serão disponibilizados todos os possíveis relatórios para os usuários.

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title	Relatório - Meus Documentos

Ao clicar em Meus documentos será encaminhado para pagina de geração do relatório.

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Nessa tela há um formulário contendo os seguintes campos:

Nome do documento: onde você irá colocar o nome do documento que você quer gerar.
Stauts: quais serão os status do documento que você irá querer filtrar.
Data de criação início/Data de criação fim: aqui você irá estipular o período do relatório que será gerado
Email do destinatário: aqui você irá colocar os emails dos destinatários dos documentos, estão opção fica ativa como padrão, mas e desativada quando a opção "Incluir detalhes sobre a assinatura de cada participante dos documentos" esta desabilitada.

OBS: os campos Data de criação início/Data de criação fim são obrigatórios.

Após clicar em "Exportar" será exibida o modal informativo sobre a geração do relatório:

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Ao clicar em "Ok" o modal irá sumir e será exibido histórico de gerações, agora atualizado com o novo relatório gerado, constando a data e a hora da solicitação, assim como a data e a hora de expiração do relatório.

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IMPORTANTE

A datas de expiração tem validade de 3 dias a partir do dia da solicitação, como demonstrado na tabela acima.

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title	Histórico de Atualização do Documento

Criação do documento.

Observadores: Usuários que acompanharam o processo sem nenhuma ação sobre com o documento.

Obs: Quando um documento é enviado com a ação: ASSINAR, o destinatário poderá usar qualquer plataforma para assinar esse documento: App no TOTVS Fluig Plataforma, App "Minha Assinatura Eletrônica" disponível para Android e IOs ou via PORTAL WEB TAE. Caso o destinatário queira realizar a assinatura digital, utilizando certificado digital A1/A3, precisará realizá-la exclusivamente via portal web.

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Ao digitar são listados os e-mails dos usuários que você já enviou algum documento anteriormente e que já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE). Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TAE ou ainda não tenha realizado o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo destinatário e teclar “ENTER” para que ele seja inserido na lista. Então você poderá selecioná-lo como um assinante/validador/testemunha/observador.

Obs: Os usuários do TOTVS Fluig Plataforma não são listados no campo destinatário. Somente serão exibidos os contatos da sua agenda no TAE, conforme detalhado acima.

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Defina a forma de assinatura que você, como portador do documento, irá escolher para assinar. Caso não participe da assinatura/validação do documento deixe a opção “Desejo assinar o documento e enviar” desmarcada .

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Caso deseje assinar, assinale a opção ilustrada acima e clique em "Próxima etapa".

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Na etapa seguinte selecione o tipo de assinatura e concorde com em usar assinaturas e registros eletrônicos.

Clique no botão “Assinar documento” . O documento será salvo no TOTVS Assinatura Eletrônica e os destinatários receberão um e-mail solicitando que acessem a ferramenta e realizem a assinatura/validação.

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Também é possível definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos. No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para o Marcos, quando ele assinasse seria disparado o email para o Diego e assim por diante. O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura.

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Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada.

Outra forma de ordenação possível é utilizando grupos. Onde definimos um grupo de pessoas para receber o documento primeiro, e após todas elas assinarem o documento é disponibilizado para o grupo dois, e assim sucessivamente. Para criar um grupo clique na numeração de um contato e arraste até a opção “Arraste aqui para criar um grupo”

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Também é possível incluir anexos em uma publicação. Basta selecionar a aba Anexos e escolher a forma de upload.

Caso já exista anexos inseridos serão listados abaixo dos botões.

Obs: Os anexos não são assinados, são documentos complementares. Exemplo: Foto de documentos, atas de reuniões, ou qualquer outro documento necessário.

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Para realizar o upload de um anexo do seu computador clique no botão "Seu Computador" e selecione o arquivo.

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Ou selecione um arquivo direto do TOTVS Fluig - ECM:

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É possível realizar o download de cada anexo, excluír ou excluir todos.

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Ao clicar em excluir será exibida uma janela de confirmação para a ação:

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Também é possível realizar configurações adicionais na aba Opções.

Como definir a data de expiração para a publicação que será exibida na tela inicial. Essa data serve como um lembrete para os destinatários.
Solicitar assinatura manuscrita, marcando essa opção o autor define como obrigatório o uso de assinaturas manuscritas e rubricas no documento.
Assunto e Corpo da Mensagem essas opções serão usadas para personalizar o envio do e-mail de notificação de documento pendente para seus destinatários.

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Card

label	Assinando um documento
title	Assinando um documento

Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal.

Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado. Role até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura.

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Após clicar no botão “Próxima etapa”, verifique os dados, marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. O documento será assinado e as informações serão gravadas no documento.

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Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.

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Card

label	Rejeitando um documento
title	Rejeitando um documento

Clique no documento que deseje rejeitar e em seguida clique no botão ”Próxima etapa” conforme descrito no item 2.7. Logo após, clique no botão “Rejeitar”.

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Uma janela será exibida solicitando que descreva o motivo da rejeição do documento. Preencha esse campo e clique no botão “Rejeitar”.

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Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a rejeição.

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Card

label	Download de um documento
title	Download de um documento

Clique no documento que deseje fazer o download e em seguida clique no ícone “Image Added” no canto superior direito da tela e selecione uma opção.

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Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções:

Manifesto: Documento com o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF;
Original: Documento original submetido ao TOTVS Assinatura Eletrônica;
Documento digital: Documento digital para validação no site do governo (https://verificador.iti.gov.br);
Todos os documentos: Arquivo “zipado” com os dois documentos.

Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma:

Caso o documento utilize assinaturas manuscritas o manifesto será exibido conforme imagem abaixo.

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E as rubricas serão exibidas na parte inferior de cada página do documento.

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Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes.

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Card

label	Excluindo um documento
title	Excluindo um documento

Um documento já publicado, poderá ser excluído pelo responsável pela publicação a qualquer momento, desde que o documento ainda não tenha sido assinado por todos os assinantes, ou seja, o documento não deverá estar com o status “finalizado”.

Clique no documento que deseje excluir e em seguida clique no ícone “Image Added” no canto superior direito da tela e selecione a opção “Excluir documento”.

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Logo após, clique no botão “OK” para confirmar a exclusão do documento do TOTVS Assinatura Eletrônica.

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Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a exclusão do documento.

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Card

label	Anexos do documento
title	Anexos do documento

O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento.

Os anexos não são assinados, são documentos complementares. Exemplo: Foto de documentos, atas de reuniões, ou qualquer outro documento necessário.

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Para realizar o upload de um anexo do seu computador clique no botão "Seu Computador" e selecione o arquivo.

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Ou selecione um arquivo direto do TOTVS Fluig - ECM:

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É possível realizar o download de cada anexo, excluír ou excluir todos.

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Ao clicar em excluir será exibida uma janela de confirmação para a ação:

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Card

label	Adicionando novos assinantes
title	Adicionando novos assinantes

É possível também, adicionar novos assinantes à um documento já publicado. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Destinatários” no canto superior direito da tela. Logo após, informe os novos destinatários e selecione o respectivo papel de acordo com a finalidade pretendida clique em adicionar para colocá-los na lista de participantes. Por fim, clique no botão “Adicionar destinatário(s)”.

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Um e-mail será enviado ao(s) assinantes(s) e o documento ficará pendente de sua assinatura.

Card

label	Excluindo assinantes pendentes
title	Excluindo assinantes pendentes

Você também poderá excluir os assinantes de um documento já publicado. Para isso o usuário deverá ser o responsável pela publicação do documento e, só poderá ser excluído, o assinante que ainda não realizou a assinatura, caso contrário, essa opção não será exibida.

Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela. Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento. Clique no ícone “ ” para excluir um determinado destinatário.

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Uma janela será exibida solicitando a confirmação da exclusão. Clique no botão “OK”.

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Após a exclusão, o usuário será removido da lista de assinante daquele documento.

Card

label	Buscando documentos
title	Buscando documentos

Uma vez publicados ou recebidos, os documentos associados ao seu usuário serão exibidos na tela inicial, sendo o padrão de ordenação o nome do documento.

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Abaixo da barra de pesquisa existe botões que, após clicados, filtrará e exibirá todos os documentos que respeitem aquela condição.

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Caso existam vários documentos (filtrando ou não), a lista de exibição será paginada exibindo no máximo 10 itens por vez. Você poderá navegar entre as páginas usando os botões logo abaixo da lista.

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Card

label	Observador
title	Observador

É possível incluir observadores no documento, tanto no momento de sua publicação, quanto após a mesma; desde que seu status não seja 'Rejeitado'.

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Um usuário observador participa do documento de forma indireta, podendo apenas acompanhar seu fluxo mas nunca influenciá-lo. São listados na aba 'Informações' do documento, logo abaixo dos participantes ativos.

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Também é permitido, no momento da adição de destinatários, converter um usuário participante (que assina, valida ou testemunha) em um observador. A conversão contrária ainda não existe; para que o usuário "observador@teste.com.br" seja convertido em um assinante, primeiro é necessário excluí-lo de sua listagem atual e incluí-lo novamente com a devida ação.

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Card

label	Envelope
title	Envelope

Caso o usuário deseje, é possível fazer o upload de múltiplos arquivos. Fazendo isso, todos os arquivos submetidos ao sistema serão agrupados em um único documento, e seu nome será definido de forma condicional.

Se múltiplos arquivos forem arrastados para a área de transferência, o nome do envelope será definido por você no campo "Envolope" que aparecerá após anexar mais de um arquivo, é possivel alterar tambem a ordem dos arquivos.

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Card

id	infos_adc
label	Informações Adicionais
title	Informações Adicionais

Segue abaixo algumas Informações Adicionais sobre o APP TOTVS Assinatura Eletrônica na TOTVS Fluig Plataforma:

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title	Arquitetura API

Um App que consome dados através de API Rest desenvolvida em .NET Core em arquitetura de microserviços hospedada na Cloud do TOTVS Apps, utilizando conteiners orquestrados por Kubernets na plataforma Azure DevOps. Banco de Dados está em um cluster de alta disponibilidade Postgres.

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title	URLs Externas

Para fins de liberações de urls, o sistema utiliza as urls abaixo:

APIS TAE: https://totvssign.totvs.app/
API para IP: https://api.ipify.org/
Documentação: https://tdn.totvs.com/

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title	Abertura de Tickets de Suporte

O Suporte do TAE segue o padrão dos produtos TOTVS. Acesse o link: https://totvscst.zendesk.com/hc/pt-br/#home

Acesse o sistema com seu usuário TOTVS → clique em Meu Espaço → Minhas Solicitações

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Clique em Abrir nova Solicitação.

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Preencha o formulário:

Assunto

Descrição

Tipo da Solicitação: (Suporte ou Consultoria)

Impacto: De acordo com sua necessidade

País: Brasil

Macrossegmento: Cross Segmentos

Produto: TOTVS Assinatura Eletrônica

Módulo: Assinatura Eletrônica

Informações referentes aos canais extras de suporte e SLA são definidas no contrato do cliente.

Confira o passo a passo no vídeo abaixo:

Conector de Widget

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