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Baixar APP no Fluig

Acesse o TOTVS Fluig Plataforma

Acesse o menu Painel de Controle

Pesquise por Itens da Store:

Localize na tela inicial ou pela Busca o APP TOTVS Assinatura Eletrônica e clique em adquirir/configurar.

Clique em Instalar

Pronto! Agora o TAE já se encontra no seu menu de aplicativos.

Instalar o App TOTVS Assinatura Eletrônica

No canto esquerdo do menu, acesse a página de instalação “Wizard de Instalação”:

Instalando os Datasets

Na tela do Wizard de Instalação, instale os Datasets listados que são necessários par funcionamento da assinatura eletrônica, clicando em “Instalar”:

Após a conclusão da instalação dos Datasets, clique em “Próximo”

Instalação do Formulário

1º Na tela de instalação do formulário, selecione em qual pasta do GED o formulário será instalado.

Nota: Caso não selecione uma pasta o Fluig irá instalar o formulário na pasta de Código 2 “Formulários Fluig”

2º Após selecionar a pasta a ser instalada, clique em “Instalar”

Após a confirmação de instalação, Clique em “Próximo”:

Instalação BPM

Clique em “Instalar”:

Após a confirmação da instalação, clique em “Próximo”:

Instalação Grupos

1º Informe quais o(s) grupo(s) que terá acesso para inicializar o processo de assinatura Eletrônica:

2º Após a confirmação de instalação, Clique em “Próximo”:

Instalação Serviços

1º Informe o Domínio que será instalado o serviço:

2º Clique em Instalar:

3º Após a confirmação da instalação, clique em “Finalizar”

Adquirindo o TRIAL / Contratando o TAE

Para adquirir o TRIAL, o responsável pela empresa deve efetuar o cadastro pelo link abaixo. Clicando em: Crie uma Conta Grátis.

https://www.totvs.com/assinatura-eletronica/

Deve preencher o formulário:

E automaticamente a empresa será provisionada em produção. O responsável pela empresa receberá seu acesso inicial com permissão de administrador, que pode gerenciar via PORTAL WEB TAE, seus usuários, configurar regras para o funcionamento do TAE na sua empresa e visualizar análises de consumo.

Para adquirir pacotes de documentos do TOTVS ASSINATURA ELETRÔNICA utilize a TOTVS STORE.

Ao acessar o App serão exibidas as opções de Login e Cadastro.

Login no Sistema (TAE): 

O formulário para cadastro será exibido após clicar na opção “Cadastre-se aqui”, abaixo da sessão de login.

Nesta tela, preencha os campos ali dispostos seguindo as regras abaixo:

• Nome Completo: Campo obrigatório;
• CPF: Campo obrigatório. Deverá conter 11 dígitos correspondentes à um CPF válido;
• Cargo: Campo NÃO obrigatório;
• Telefone: Campo NÃO obrigatório;
• E-mail: Campo obrigatório;

Caso seja colaborador de uma empresa licenciada, o e-mail deve corresponder ao e-mail corporativo da empresa (ex: [email protected]); Se for um usuário convidado poderá utilizar qualquer e-mail.

• Empresa: Este campo somente será exibido para colaboradores e caso o sistema identifique uma empresa licenciada vinculada ao seu e-mail. Sendo assim, você deverá selecionar uma das empresas.
• Senha: Campo obrigatório. Possui as seguintes regras:
  • Deve conter no mínimo 5 cararectes;
  • Deve conter pelo menos 1 caracter maiúsculo (A-Z);
  • Deve conter pelo menos 1 caracter minúsculo (a-z);
  • Deve conter pelo menos 1 dígito (0-9);
  • Deve conter pelo menos 1 caracter especial (@#$¨&*);
• Confirme a Senha: Campo obrigatório. Deve ser correspondente ao campo “Senha” digitado anteriormente;

Abaixo um exemplo de cadastro com e-mail corporativo de empresa licenciada:

Abaixo um exemplo de cadastro de convidado:

Após preencher os dados de cadastro é necessário ler e concordar com a Política de privacidade e Termo de uso. Para ter acesso à esses documento é só clicar em cima deles e ele abrirá o documento para leitura.

Ao concordar com os documentos listados acima e se todos os dados estiverem preenchidos corretamente o botão "Cadastrar" será habilitado.

Ao clicar no botão "Cadastrar", uma mensagem será exibida informando que o cadastro foi realizado com sucesso:

Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá seguir as instruções do e-mail para confirmar seu cadastro.

Caso você já possua um usuário cadastrado, realize o login. Após preencher o e-mail e senha clique no botão “Entrar”.

Nota: O botão “Entrar” somente será habilitado, após o preenchimento dos campos.

Acessando o Painel de Acompanhamento

O Painel de Acompanhamento - TAE oferece a facilidade de monitorar os documentos enviados para assinatura através do workflow de assinatura eletrônica - TAE, bem como o envio de documentos diretamente pelo portal.

No menu, clique em “Assinatura Eletrônica - TAE”:

Clique em “Acompanhamento - TAE”:

Faça o login no TAE:

Após o Login, o Painel de acompanhamento do TAE será exibido:

Filtros Painel

Ordenação dos Envelopes a serem Exibidos.

É possível ordenar por Documento, Envio, Atualização e Expiração.

Campo de Pesquisa de Envelopes: 

No painel é possível efetuar a busca de envelopes pelo nome:

Filtros:

Possível filtrar os envelopes por: Todos, Pendentes, Finalizados, Rejeitados e Rascunhos.

Limpar Filtros:

Funcionalidades Painel

Atualizar os dados do TAE

É possível efetuar a atualização dos dados apresentados em tela:

Editar Perfil e dados do usuário: 

No painel é possível efetuar a busca de envelopes pelo nome:

Informações que podem ser alteradas:

Inclusão e/ou alteração da assinatura Manuscrita

No painel é possível efetuar o cadastro e/ou atualização da assinatura manuscrita:

Logoff / Trocar usuário:

Botão para efetuar o logoff do usuário logado:

Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal.

Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado. Role até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura.

Após clicar no botão “Próxima etapa”, verifique os dados, marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. O documento será assinado e as informações serão gravadas no documento.

Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.

Clique no documento que deseje rejeitar e em seguida clique no botão ”Próxima etapa” conforme descrito no item 2.7. Logo após, clique no botão “Rejeitar”.

Uma janela será exibida solicitando que descreva o motivo da rejeição do documento. Preencha esse campo e clique no botão “Rejeitar”.

Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a rejeição.

Clique no documento que deseje fazer o download e em seguida clique no ícone “” no canto superior direito da tela e selecione uma opção.

Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções:       

• Manifesto: Documento com o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF;
• Original: Documento original submetido ao TOTVS Assinatura Eletrônica;
• Documento digital: Documento digital para validação no site do governo (https://verificador.iti.gov.br);
• Todos os documentos: Arquivo “zipado” com os dois documentos.

Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma:

Caso o documento utilize assinaturas manuscritas o manifesto será exibido conforme imagem abaixo.

E as rubricas serão exibidas na parte inferior de cada página do documento.

Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes.

Um documento já publicado, poderá ser excluído pelo responsável pela publicação a qualquer momento, desde que o documento ainda não tenha sido assinado por todos os assinantes, ou seja, o documento não deverá estar com o status “finalizado”.

Clique no documento que deseje excluir e em seguida clique no ícone “” no canto superior direito da tela e selecione a opção “Excluir documento”.

Logo após, clique no botão “OK” para confirmar a exclusão do documento do TOTVS Assinatura Eletrônica.

Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a exclusão do documento.

O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento. 

Os anexos não são assinados, são documentos complementares. Exemplo: Foto de documentos, atas de reuniões, ou qualquer outro documento necessário.

Para realizar o upload de um anexo do seu computador clique no botão "Seu Computador" e selecione o arquivo.

Ou selecione um arquivo direto do TOTVS Fluig - ECM:

É possível realizar o download de cada anexo, excluír ou excluir todos.

Ao clicar em excluir será exibida uma janela de confirmação para a ação:

É possível também, adicionar novos assinantes à um documento já publicado. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Destinatários” no canto superior direito da tela. Logo após, informe os novos destinatários e selecione o respectivo papel de acordo com a finalidade pretendida clique em adicionar para colocá-los na lista de participantes. Por fim, clique no botão “Adicionar destinatário(s)”.

Um e-mail será enviado ao(s) assinantes(s) e o documento ficará pendente de sua assinatura.

Você também poderá excluir os assinantes de um documento já publicado. Para isso o usuário deverá ser o responsável pela publicação do documento e, só poderá ser excluído, o assinante que ainda não realizou a assinatura, caso contrário, essa opção não será exibida.

Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela. Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento. Clique no ícone “ ” para excluir um determinado destinatário.

Uma janela será exibida solicitando a confirmação da exclusão. Clique no botão “OK”.

Após a exclusão, o usuário será removido da lista de assinante daquele documento.

Uma vez publicados ou recebidos, os documentos associados ao seu usuário serão exibidos na tela inicial, sendo o padrão de ordenação o nome do documento.

Abaixo da barra de pesquisa existe botões que, após clicados, filtrará e exibirá todos os documentos que respeitem aquela condição.

Caso existam vários documentos (filtrando ou não), a lista de exibição será paginada exibindo no máximo 10 itens por vez. Você poderá navegar entre as páginas usando os botões logo abaixo da lista.

É possível incluir observadores no documento, tanto no momento de sua publicação, quanto após a mesma; desde que seu status não seja 'Rejeitado'.

Um usuário observador participa do documento de forma indireta, podendo apenas acompanhar seu fluxo mas nunca influenciá-lo. São listados na aba 'Informações' do documento, logo abaixo dos participantes ativos.

Também é permitido, no momento da adição de destinatários, converter um usuário participante (que assina, valida ou testemunha) em um observador. A conversão contrária ainda não existe; para que o usuário "observador@teste.com.br" seja convertido em um assinante, primeiro é necessário excluí-lo de sua listagem atual e incluí-lo novamente com a devida ação.

Caso o usuário deseje, é possível fazer o upload de múltiplos arquivos. Fazendo isso, todos os arquivos submetidos ao sistema serão agrupados em um único documento, e seu nome será definido de forma condicional.

Se múltiplos arquivos forem arrastados para a área de transferência, o nome do envelope será definido por você no campo "Envolope" que aparecerá após anexar mais de um arquivo, é possivel alterar tambem a ordem dos arquivos.

Segue abaixo algumas Informações Adicionais sobre o APP TOTVS Assinatura Eletrônica na TOTVS Fluig Plataforma:

APIS TAE: https://totvssign.totvs.app/
API para IP: https://api.ipify.org/
Documentação: https://tdn.totvs.com/

1º Clique em “Processos”

2º Clique em “Iniciar Solicitação”

3º Selecione a opção “TAE”:

4º Selecione “Requisição de Assinatura Eletrônica - TAE”

Abertura do processo de Assinatura Eletrônica – TAE

Login TAE 

Preencha os campos obrigatórios:

NOME DO ENVELOPE: Nome do Envelope

ARMAZENAR MANIFESTO EM: Informar em qual pasta no Fluig os arquivos ficarão salvos.

Documentos:

Selecione os documentos, que podem ser selecionados diretamente do computador ou de uma pasta no ECM do Fluig:

*Após a seleção, informe qual ação deve ser tomada para cada documento:

Opções:

• Enviar para Assinatura;
• Enviar como anexo;
• Não enviar;

Informar Destinatários:

• DESEJO ASSINAR O DOCUMENTO E ENVIAR: Se selecionada está opção, o documento será assinado automaticamente, podendo selecionar a opção de Assinatura Eletrônica ou Testemunha.
• DEFINIR ORDEM DE ASSINATURAS: Possibilita a alteração da ordem de assinaturas no documento.

Adicionando Destinatários:

Nas opções de adicionar destinatários é possível adicionar manualmente, por contatos da Agenda Pré-cadastrados no TAE e por Grupos da agenda, também Pré-cadastrados no TAE

Adicionar Novo Destinatário:

Informa os campos obrigatórios:

EMAIL: e-mail para quem será enviado o documento para assinatura;

AÇÃO: Informar qual ação deve ser tomada no Documento, sendo elas: Assinar, Validar, Testemunhar, Observar e Assinar com Certificado (A1 / A3).

PAPEL NA ASSINATURA: Informar qual o papel do assinante, com as opções:

• como administrador
• como anuente
• como avalista
• como canal
• como cedente
• como cessionária
• como comodante
• como comodatário
• como condutor autorizado
• como contratada
• como contratado cedente
• como contratado responsável legal
• como contratante
• como devedor
• como devedor solidário
• como empregado
• como empregador
• como fiador
• como fiel depositário e devedor solidário
• como franqueado
• como franqueadora
• como gestor
• como interveniente anuente
• como locador
• como locatário
• como locatário e fiador
• como organizador
• como parte compradora
• como parte receptora
• como parte reveladora
• como parte vendedora
• como procurador
• como representante legal e fiador
• como responsável legal
• como responsável solidário
• como responsável técnico
• como transator
• como validador
• para acusar recebimento
• para aprovar
• para chancela jurídica
• para homologar

TIPO DE AUTENTICAÇÃO:  Informe o tipo de Autenticação com as opções:

• Login no Sistema (TAE):  Necessário o destinatário ter login no TAE.
• Envio do código por E-mail: Link do documento é enviado para o e-mail informado, com um código para acesso. Não é necessário login no TAE.

Se selecionado “Envio do código por E-mail” informe os campos abaixo:

DADOS PARA AUTENTICAÇÃO VIA ENVIO DE CÓDIGO POR E-MAIL

NOME COMPLETO: Nome de quem receberá o documento que será exibido na assinatura do documento

TIPO DE IDENTIFICAÇÃO: Selecione o tipo de Identificação com as opções:

• Brasil (CPF ou CNPJ): Informe no campo “DOCUMENTO DE IDENTIFICAÇÃO” os dados da documentação.
• Id Internacional: Informe no campo “DOCUMENTO DE IDENTIFICAÇÃO” os dados da documentação.
• Não Possui (Não Solicitar): Destinatário não possui ou não é necessário documentação.

ADICIONANDO DESTINATÁRIO POR CONTATO DE AGENDA:

Se o usuário logado tiver contatos adicionados no seu perfil no TAE, os mesmos serão exibidos para seleção:

ADICIONANDO DESTINATÁRIO POR GRUPO DE AGENDA:

Se o usuário logado tiver associados a grupos no seu perfil no TAE, os mesmos serão exibidos para seleção:

EDITANDO OS CONTATOS SELECIONADOS:

Clique no botão de Edição, na tela exibida, altere as informações e clique em Atualizar.

OPÇÕES ADICIONAIS (OPCIONAL)

*As informações neste bloco não são obrigatórias.

DATA DE EXPIRAÇÃO: Informe a Data de Expiração da assinatura do documento.

SOLICITAR ASSINATURA MANUSCRITA: Se selecionado, assinatura será no tipo manuscrita.

PERMITIR REJEITAR DOCUMENTO: Se selecionado, Permitirá que o destinatário rejeite os documentos, seguindo assim o fluxo para informar a reprovação.

ASSUNTO DA MENSAGEM: Informe um título ao corpo do e-mail que o destinatário receberá.

CORPO DA MENSAGEM: informe um texto que será exibido no corpo do e-mail.

REJEIÇÃO DOS DOCUMENTOS.

Quando o destinatário recusar a documentação, a solicitação será cancelada automaticamente, sendo adicionado a ela as informações da rejeição:

Visão geral do Fluxograma e Formulário:

Fluxograma:

Formulário: