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01. Sobre

Um fluxo de aprovação para a inclusão de lançamentos contábeis manuais é essencial para garantir a integridade, precisão e conformidade dos registros contábeis, além de fortalecer os controles internos e a governança corporativa como um todo.

Através deste recurso garantimos:

• Controle de qualidade: como uma camada adicional de controle de qualidade sobre os lançamentos contábeis manuais, visando garantir que os lançamentos sejam revisados por partes independentes e competentes antes de serem registrados nos livros contábeis.
• Prevenção de erros: permitindo que os lançamentos sejam revisados quanto à precisão e conformidade com as políticas contábeis da organização, reduzindo significativamente a probabilidade de erros ou omissões nos registros contábeis.
• Mitigação de fraudes: garantida pela revisão e aprovação dificultando que os dados sejam manipulados indevidamente, promovendo dessa forma, a transparência e a prestação de contas dentro da organização.
• Conformidade regulatória: com o atendimento à regulamentações específicas que exigem controles rigorosos sobre os registros contábeis, ajudando a demonstrar a conformidade com essas regulamentações em caso de auditorias externas ou revisões regulatórias.
• Auditoria interna eficaz: facilitando o trabalho da equipe de auditoria interna ao fornecer um rastro claro de quem revisou e aprovou os lançamentos contábeis, simplificando o processo de revisão durante as auditorias internas e permitindo uma identificação rápida de quaisquer problemas ou discrepâncias.

02. Configuração

Para habilitar os Processos de Aprovação de Lançamentos Manuais é preciso habilitar o parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote Zero" disponível na Etapa 1 - Manutenção dos Lotes Contábeis.

03. Funcionamento

Lote zero

• Parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote Zero" marcado:
  • O sistema impede o usuário de realizar a inclusão, alteração ou exclusão de lançamentos manuais no Lote Zero.
  • Os processos abaixo não são afetados pela utilização do parâmetro:
    • Transferência de Grupos Contábeis;
    • Estorno de partidas no Lote Zero por outros módulos;
    • Equivalência Patrimonial;
    • Ajuste de Conversão de Multimoeda.
• Parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote Zero" desmarcado:
  • O sistema permite o usuário de realizar a inclusão, alteração ou exclusão de lançamentos manuais no Lote Zero.

Lote N

• Parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote Zero" marcado
  • No cadastro de Lotes N, os lotes Contábeis apresentarão os campos de Status e Usuário Solicitante.
  • Quando o lote for criado o Status padrão será "Em Edição".
  • O Status de aprovação so poderá ser alterado via processos.
  • Lotes N com Status: "Aguardando aprovação" ou "Aprovado", não permitem inclusão, alteração ou exclusão de lançamentos. 
• Parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote Zero" desmarcado:
  • Cadastro de Lotes não exibira os campos de Status de Aprovação
  • Manutenção dos lançamentos dos lotes funcionara normalmente sem nenhuma nova regra.

04. Status

Possibilidades de Status de Aprovação dos Lotes.

Em Edição

• Somente Lotes neste Status poderá incluir/ altera ou excluir Lançamentos
• Não Pode ser Integrado ao Lote Zero

Aguardando Aprovação

• Não e Permitido efetuar nenhuma, inclusão/ alteração ou exclusão de Lançamentos
• Não pode ser Integrado ao Lote Zero

Aprovado

• Enquanto o Lote estiver neste Status, poderá ser Integrado ao Lote Zero
• Não e Permitido efetuar nenhuma, inclusão/ alteração ou exclusão de Lançamentos

05. Processos

Solicitar Aprovação

• Para Solicitar Aprovação, o usuário precisa ter permissão de Solicitador
• So pode ser feito em lotes do modulo Contábil
• Somente o Solicitante poderá cancelar a Solicitação
• O processo de Solicitação, ira alterar o Status de Aprovação do Lote de "Em Edição" para "Aguardando Aprovação"
• Um e-mail será encaminhado para todos os usuários com permissão de Aprovador

Cancelar Solicitação

• Ponderar ser efetuada somente pelo usuário que Solicitou Aprovação para aquele Lote
• Deverá ocorrer, quando a solicitação feita precise de alguma modificação
• O processo irar retornar o lote do Status de Aprovação "Aguardando Aprovação" para "Em Edição"

Aprovação

• Para Aprovar qualquer solicitação de Lote, o usuário precisa de permissão de Aprovador
• O Processo altera o Status de Aprovação de "Aguardando Aprovação" para "Aprovado"
• Usuários que incluiu ou alterou algum lançamento, não poderá Aprovar a Solicitação.

Recusar Aprovação

• Para recusar qualquer Solicitação de Aprovação ou até mesmo Aprovações já efetuadas, o usuário precisa de permissão de "Recusa Solicitação/Aprovação"
• A Recusa Aprovação poderá ocorrer em lotes que esteja tanto com Status de Aprovação, "Aguardando Aprovação" quanto em "Aprovado"
• O Processo Ira retornar o lote para Status de Aprovação "Em Edição"

Integração Lote Zero

• So pode integrar ao Lote Zero, lotes com Status de Aprovação "Aprovado"
• Após integrar ao Lote Zero, todos os lançamentos do Lote N serão migrados para o Lote Zero, o Status de Aprovação do Lote N retornará para "Em Edição" ou o Lote sera excluído, dependendo da parametrização

Observações sobre os Status do Processo de Aprovação

• Somente Lotes com Status de Aprovação "Aprovado" podem ser integrados ao Lote zero
• Somente poderá incluir/alterar ou excluir lançamentos que estiverem em Lote com Status de Aprovação "Em Edição"

06. Materiais de Apoio