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Con un viaje en marcha o después de su finalización, el viajero debe efectuar su rendición de cuentas de los gastos para la empresa. Todo viaje, independientement de tener o no un anticipo, genera automáticamente un registro en la rutina Rendición de cuentas (FINA677) vinculada a esta. Una rendición de cuentas tiene los datos básicos de un viaje, como su número, fecha inicial y final, local, cliente que se atendió (si fuera aplicable), además de los entes de costo y porcentaje de facturación contra el cliente (si el cliente fuera aplicable), etc. El colaborador podrá informar ítem por ítem, los gastos que tuvo en su viaje informando: gasto, local, valor (en la moneda actual o en otra y su tasa de conversión), cantidad, entes de costo, etc. Además, los anticipos se listan en la rendición de cuentas y se descuenta del valor total al pie de la rendición de cuentas. Los valores utilizados, los reembolsables y el saldo también se muestran al pie del documento, en las 3 monedas tratadas por el Protheus: actual, dólar y euro.
Una vez finalizada y enviada al departamento de viajes (después de incluirla o en momento posterior por la opción de envío para verificación), el departamento de viajes hará la verificación de la rendición de cuentas. A pesar que el sistema ya efectúa los cálculos de los valores reembolsables de los gastos por medio de la regla de límites de los gastos, si el verificador identifica algún ítem en los comprobantes que están fuera de la política de viajes, este puede registrar los descuentos en este momento y el valor que se devolverá/reembolsará se actualiza. Si los pasos de aprobación y/o liberación para el financiero están activos, se generarán asuntos pendientes para el superior del viajante y para el financiero/departamento de viajes, respectivamente.
Ejemplo: Si todo el proceso debe pasar por aprobación o verificación, tenemos:
Si alguna etapa se pudiera realizar automáticamente, tenemos:
Finalmente, además de los viajes, la rutina también permite efectuar rendiciones de cuentas separadas.
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La verificación de servicios es simplemente la copia de la factura de una agencia de viajes o de los propios proveedores directos (compañías aéreas, hoteles, alquiladoras de automóviles, etc.). En esta rutina se pueden seleccionar los ítems de viajes, sea por servicio o considerando todos los tipos, para selección y edición del pago enviado en la factura. Con los pedidos debidamente seleccionados y los valores editados cuando sea necesario, se generará un pedido de compra, una factura o un título por pagar.
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