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Speaking of assignment mechanisms... Image Modified

Os mecanismos de atribuição são instrumentos que permitem definir as possíveis pessoas que podem ser responsáveis em um processo, de acordo com os critérios estabelecidos pelo próprio mecanismo escolhido.

Os mecanismos podem ser utilizados para:

• definir os gestores do processo: configurado no próprio processo, permite definir quais são as pessoas que terão o poder de representar qualquer outra pessoa envolvida no processo, bem como receber notificações de acompanhamento das solicitações;

• definir quem pode abrir solicitações do processo: configurado na etapa inicial do processo – componente Início, permite definir quais são as pessoas que podem abrir solicitações do processo;

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The assignment mechanisms are tools that allow defining the possible individuals who can be responsible in a process, according to the criteria established by the chosen mechanism itself.

The mechanisms can be used to:

• define the process managers: configured within the process itself, it allows defining who will have the power to represent any other person involved in the process, as well as receive follow-up notifications of requests;

• define who can open requests for the process: configured in the initial stage of the process – Start component, it allows defining who can open requests for the process;

• define the individuals responsible for each stage of the process: configured in each stage of the process – Activity component, it allows defining who can be responsible for receiving the request when it arrives at each of the stages of the processdefinir os responsáveis por cada etapa do processo: configurado em cada etapa do processo – componente Atividade, permite definir quais são as pessoas que podem ser responsáveis por receber a solicitação quando ela chegar em cada uma das etapas do processo.

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Objetivo dos mecanismos

Os mecanismos de atribuição têm como principal objetivo direcionar as solicitações de processos de forma automatizada, facilitando a atribuição de responsabilidades.

Eles visam agilizar o andamento das solicitações, atribuindo cada etapa aos respectivos responsáveis, evitando gargalos, distribuindo as etapas entre grupos de pessoas e definindo responsabilidades claras.

Tipos de mecanismos

Por padrão, existem cinco tipos de mecanismos de atribuição disponíveis para uso atualmente: Qualquer pessoa, Grupo específico, Papel específico, Por campo de formulário e Pessoa específica.

A seguir é detalhado o funcionamento de cada um dos mecanismos.

Qualquer pessoa

Esse mecanismo permite definir que qualquer pessoa com cadastro ativo na plataforma pode ser a responsável pela etapa na qual foi configurado, ou seja, qualquer pessoa pode receber a solicitação quando ela for enviada para essa etapa ou qualquer pessoa pode abrir solicitações do processo, caso seja a etapa inicial.

Quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo configurado, é necessário selecionar uma pessoa para recebê-la.

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Objective of the mechanisms

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The assignment mechanisms aim to automatically direct process requests, facilitating the allocation of responsibilities.

They seek to expedite the progress of requests by assigning each stage to the respective responsible parties, avoiding bottlenecks, distributing stages among groups of people, and defining clear responsibilities.

Types of mechanisms

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By default, there are five types of assignment mechanisms currently available for use: Any person, Specific group, Specific role, By form field, and Specific person.

The functioning of each of the mechanisms is detailed below.

Any person

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This mechanism allows defining that any person with an active registration on the platform can be responsible for the stage in which it was configured, meaning that any person can receive the request when it is sent to this stage, or any person can open requests for the process if it is the initial stage.

When the request is moved from the previous stage to the stage that has this mechanism configured, it is necessary to select a person to receive it.

Neste caso, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente Início do processo – como:

→ Significa que qualquer pessoa da empresa pode abrir um chamado para solicitar suporte.

Grupo específico

Esse mecanismo permite definir:

• na gestão do processo: que apenas um grupo específico de pessoas são as gestoras do processo, ou seja, podem representar qualquer outra pessoa envolvida no processo, bem como receber notificações de acompanhamento das solicitações;

• nas etapas do processo: que apenas um grupo específico de pessoas são as responsáveis pela etapa na qual foi configurado, ou seja, apenas essas pessoas podem receber a solicitação quando ela for enviada para essa etapa ou apenas essas pessoas podem abrir solicitações do processo, caso seja a etapa inicial.

Ao selecionar esse mecanismo na gestão do processo ou nas configurações de uma etapa, é necessário informar qual é o grupo específico de pessoas.

Specific group

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This mechanism allows defining:

• in process management: that only a specific group of people are the managers of the process, meaning they can represent any other person involved in the process, as well as receive follow-up notifications of requests;

• in the process steps: that only a specific group of people are responsible for the step in which it was configured, meaning only these people can receive the request when it is sent to this step or only these people can open requests for the process, if it is the initial step.

When selecting this mechanism in process management or in the configurations of a step, it is necessary to specify which is the specific group of people.

Next, for the step, it is also necessary to define how it should be executed – whether individually or jointlyEm seguida, para a etapa, também é necessário definir como deve ser a sua execução – se individual ou conjunta.

Individual

A etapa deve ser executada por uma única pessoa, ou seja, apenas uma pessoa do grupo específico deve executar essa etapa. Nesse caso, é necessário definir, também, se apenas uma pessoa do grupo deve receber a solicitação quando ela for movimentada ou se a solicitação deve ser enviada para todas as pessoas do grupo e a primeira que a assumir se torna a responsável por executar a etapa:

• Seleção de uma pessoa do grupo: quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo e essa forma de execução configurados, é necessário selecionar uma pessoa do grupo para recebê-la;

• Envio para todos do grupo (pool): quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo e essa forma de execução configurados, ela será automaticamente enviada para todas as pessoas do grupo e a primeira que a assumir se torna a responsável por executar essa etapa.

Conjunta

A etapa deve ser executada por várias pessoas, ou seja, mais de uma pessoa do grupo específico deve executar a etapa. Nesse caso, é necessário definir, também, se várias pessoas do grupo devem receber a solicitação quando ela for movimentada ou se a solicitação deve ser enviada para todas as pessoas do grupo para que possa ser executada por quaisquer pessoas até que o percentual de consenso seja atingido:

• Seleção de múltiplas pessoas: quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo e essa forma de execução configurados, é necessário selecionar mais de uma pessoa do grupo para recebê-la;

• Atribuição para todos do grupo: quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo e essa forma de execução configurados, ela será automaticamente enviada para todas as pessoas do grupo para que a etapa possa ser executada por quaisquer pessoas até que o percentual de consenso seja atingido.

Ao definir essa forma de execução para a etapa, é necessário definir, também, o percentual de consenso para conclusão: 

• Consenso para conclusão: percentual de consenso que é necessário atingir para que a etapa seja considerada concluída, ou seja, percentual de pessoas que devem assumir a etapa e tomar a mesma decisão para que a solicitação possa ser movimentada para a próxima. Por padrão, o consenso é definido em 100%.

Individual

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The step must be executed by a single person, meaning that only one person from the specific group should perform this step. In this case, it is also necessary to define whether only one person from the group should receive the request when it is moved or if the request should be sent to all people in the group, and the first one to take it will become responsible for executing the step:

• Selection of one person from the group: when the request is moved from the previous step to the step that has this mechanism and this execution method configured, it is necessary to select one person from the group to receive it;

• Sending to all in the group (pool): when the request is moved from the previous step to the step that has this mechanism and this execution method configured, it will be automatically sent to all people in the group, and the first one to take it will become responsible for executing this step.

Joint

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The step must be executed by multiple people, meaning that more than one person from the specific group should perform the step. In this case, it is also necessary to define whether multiple people from the group should receive the request when it is moved or if the request should be sent to all people in the group so that it can be executed by any individuals until the consensus percentage is reached:

• Selection of multiple people: when the request is moved from the previous step to the step that has this mechanism and this execution method configured, it is necessary to select more than one person from the group to receive it;

• Assignment to all in the group: when the request is moved from the previous step to the step that has this mechanism and this execution method configured, it will be automatically sent to all people in the group so that the step can be executed by any individuals until the consensus percentage is reached.

When defining this execution method for the step, it is also necessary to define the consensus percentage for completion:

• Consensus for completion: the consensus percentage that must be reached for the step to be considered completed, meaning the percentage of people who must take on the step and make the same decision for the request to be moved to the next one. By default, the consensus is set at 100%.

In a Supplier Payment process, the last step is executed by the Accounts Payable department of the company, which consists of 5 employees. All of them are capable of taking on this step and making the actual payment, but the request must be taken on by only one person.

Thus, we can define the assignment mechanism for this step – Activity component – as follows:

→ This means that when the request is sent to the Make payment step, all members of the Accounts Payable group will see the request as pending, and it can be taken on by any of the individuals. As soon as one person takes on the request, they become responsible for making the payment, and the request is no longer displayed as a pending item for the rest of the group. Therefore, the assignment mechanism facilitates the distribution of activities among the group, allowing that when one person finishes their current activity, they can take on the next pending one, ensuring a constant flow of requests→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Efetuar pagamento, todas as pessoas do grupo Contas a pagar verão a solicitação como pendente e ela pode ser assumida por qualquer uma das pessoas. Assim que uma pessoa assumir a solicitação, ela se torna responsável por efetuar o pagamento e a solicitação deixa de ser exibida como uma pendência para o restante das pessoas do grupo. Portanto, o mecanismo de atribuição facilita a distribuição das atividades entre o grupo, permitindo que, quando uma pessoa finalizar sua atividade atual, ela pode assumir a próxima pendente, dando vazão constante às solicitações.

Papel específico

Esse mecanismo permite definir:

• na gestão do processo: que apenas as pessoas que exercem um papel específico são as gestoras do processo, ou seja, podem representar qualquer outra pessoa envolvida no processo, bem como receber notificações de acompanhamento das solicitações;

• nas etapas do processo: que apenas as pessoas que exercem um papel específico são as responsáveis pela etapa na qual foi configurado, ou seja, apenas essas pessoas podem receber a solicitação quando ela for enviada para essa etapa ou apenas essas pessoas podem abrir solicitações do processo, caso seja a etapa inicial.

Ao selecionar esse mecanismo na gestão do processo ou nas configurações de uma etapa, é necessário informar qual é o papel específico.

Em seguida, para a etapa, também é necessário definir como deve ser a sua execução – se individual ou conjunta.

Individual

A etapa deve ser executada por uma única pessoa, ou seja, apenas uma pessoa que exerce o papel específico deve executar essa etapa. Nesse caso, é necessário definir, também, se apenas uma pessoa que exerce o papel deve receber a solicitação quando ela for movimentada ou se a solicitação deve ser enviada para todas as pessoas que exercem o papel e a primeira que a assumir se torna a responsável por executar a etapa:

• Seleção de uma pessoa do papel: quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo e essa forma de execução configurados, é necessário selecionar uma pessoa que exerce o papel para recebê-la;

• Envio para todos do papel (pool): quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo e essa forma de execução configurados, ela será automaticamente enviada para todas as pessoas que exercem o papel e a primeira que a assumir se torna a responsável por executar essa etapa.

Conjunta

A etapa deve ser executada por várias pessoas, ou seja, mais de uma pessoa que exercem o papel específico deve executar a etapa. Nesse caso, é necessário definir, também, se várias pessoas que exercem o papel devem receber a solicitação quando ela for movimentada ou se a solicitação deve ser enviada para todas as pessoas que exercem o papel para que possa ser executada por quaisquer pessoas até que o percentual de consenso seja atingido:

• Seleção de múltiplas pessoas: quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo e essa forma de execução configurados, é necessário selecionar mais de uma pessoa que exerce o papel para recebê-la;

• Atribuição para todos do papel: quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo e essa forma de execução configurados, ela será automaticamente enviada para todas as pessoas que exercem o papel para que a etapa possa ser executada por quaisquer pessoas até que o percentual de consenso seja atingido.

Ao definir essa forma de execução para a etapa, é necessário definir, também, o percentual de consenso para conclusão: 

Specific role

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This mechanism allows defining:

• in process management: that only individuals who hold a specific role are the managers of the process, meaning they can represent any other person involved in the process, as well as receive follow-up notifications for the requests;

• in the steps of the process: that only individuals who hold a specific role are responsible for the step in which it was configured, meaning only these individuals can receive the request when it is sent to this step or only these individuals can open requests for the process, if it is the initial step.

When selecting this mechanism in process management or in the configurations of a step, it is necessary to specify what the specific role is.

Next, for the step, it is also necessary to define how it should be executed – whether individually or jointly.

Individual

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The step must be executed by a single person, meaning that only one person who holds the specific role should execute this step. In this case, it is also necessary to define whether only one person who holds the role should receive the request when it is moved or if the request should be sent to all people who hold the role, with the first one to take it becoming responsible for executing the step:

• Selection of one person from the role: when the request is moved from the previous step to the step that has this mechanism and this execution method configured, it is necessary to select one person who holds the role to receive it;

• Sending to all in the role (pool): when the request is moved from the previous step to the step that has this mechanism and this execution method configured, it will be automatically sent to all people who hold the role, and the first one to take it becomes responsible for executing this step.

Joint

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The step must be executed by multiple people, meaning that more than one person who holds the specific role should execute the step. In this case, it is also necessary to define whether multiple people who hold the role should receive the request when it is moved or if the request should be sent to all people who hold the role so that it can be executed by any of them until the consensus percentage is reached:

• Selection of multiple people: when the request is moved from the previous step to the step that has this mechanism and this execution method configured, it is necessary to select more than one person who holds the role to receive it;

• Assignment to all in the role: when the request is moved from the previous step to the step that has this mechanism and this execution method configured, it will be automatically sent to all people who hold the role so that the step can be executed by any of them until the consensus percentage is reached.

When defining this execution method for the step, it is also necessary to define the consensus percentage for completion:

• Consensus for completion: the consensus percentage that must be reached for the step to be considered completed, meaning the percentage of people who must take on the step and make the same decision for the request to be moved to the next one. By default, the consensus is set at Consenso para conclusão: percentual de consenso que é necessário atingir para que a etapa seja considerada concluída, ou seja, percentual de pessoas que devem assumir a etapa e tomar a mesma decisão para que a solicitação possa ser movimentada para a próxima. Por padrão, o consenso é definido em 100%.

Thus, we can define the assignment mechanism for this step – Activity component – as follows:

→ This means that when the request is sent to the Approval VPs step, all members of the Vice-presidents group will see the request as pending, and it can be taken on by any of the individuals. It is necessary for 80% of the group members to take on the step and take the same action (approve) for the consensus to be reached and the request to proceed. Thus, the assignment mechanism ensures that the majority of vice presidents are aware of and agree with the campaign for it to be launched to the market, avoiding any type of information mismatch or misunderstandings→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação VPs, todas as pessoas do grupo Vice-presidentes verão a solicitação como pendente e ela poderá ser assumida por qualquer uma das pessoas. É necessário que 80% das pessoas do grupo assumam a etapa e tomem a mesma ação (aprovar) para que o consenso seja atingido e a solicitação siga adiante. Assim, o mecanismo de atribuição garante que a maioria dos vice-presidentes estejam cientes e de acordo com a campanha para que ela seja lançada ao mercado, evitando qualquer tipo de desencontro de informações ou mal-entendidos.

Por campo de formulário

Esse mecanismo permite definir que apenas a pessoa informada em um campo do formulário da solicitação em alguma etapa anterior é a responsável pela etapa na qual foi configurado, ou seja, apenas essa pessoa recebe a solicitação quando ela for enviada para essa etapa.

By form field

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This mechanism allows defining that only the person indicated in a field of the request form in a previous step is responsible for the step in which it was configured, meaning that only this person receives the request when it is sent to this step.

When selecting this mechanism in the configurations of a step, it is necessary to specify which form field will be used to obtain this personAo selecionar esse mecanismo nas configurações de uma etapa, é necessário informar qual é o campo do formulário de onde será obtida essa pessoa.

Quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo configurado, ela é enviada automaticamente para a pessoa que consta no campo do formulário que foi definido no mecanismo.

When the request is moved from the previous step to the step that has this mechanism configured, it is automatically sent to the person listed in the form field that was defined in the mechanism.

In an access request process for a system, the requester needs to inform who their manager is and why they need access to the tool they are requesting. Before being forwarded to the IT department, responsible for granting access, the request will be sent to the requester's manager for approval or denial of access. The manager responsible for approval varies according to the requester.

Thus, we can define the access approval assignment mechanism – Activity component – as:

→ This means that when the request is sent to the Manager approval stage, the person responsible for it and who will receive the request will be the one informed in the Manager field of the process form. Therefore, the assignment mechanism ensures that each request is directed directly to the responsible person, facilitating the management and approval of access requests→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação do gestor, a pessoa responsável por ela e que receberá a solicitação será a que foi informada no campo Gestor do formulário do processo. Assim, o mecanismo de atribuição garante que cada solicitação seja direcionada diretamente à pessoa responsável, facilitando a gestão e a aprovação dos pedidos de acesso.

Pessoa específica

Esse mecanismo permite definir que apenas uma pessoa específica é a responsável pela etapa na qual foi configurado, ou seja, apenas essa pessoa recebe a solicitação quando ela for enviada para essa etapa ou apenas essa pessoa pode abrir solicitações do processo, caso seja a etapa inicial.

Ao selecionar esse mecanismo nas configurações de uma etapa, é necessário informar quem é a pessoa específica.

Specific Person

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This mechanism allows defining that only a specific person is responsible for the stage in which it was configured, meaning that only this person receives the request when it is sent to this stage or only this person can open requests for the process, if it is the initial stage.

When selecting this mechanism in the configurations of a stage, it is necessary to specify who the specific person is.

When the request is moved from the previous stage to the stage that has this mechanism configured, it is automatically sent to the specific person defined in the mechanismQuando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo configurado, ela é enviada automaticamente para a pessoa específica que foi definida no mecanismo.

In a Contract Approval process, the person responsible for approving and releasing the contract signature is the director of the Contracts area of the company. Only this director can access the necessary information to approve or not approve the signing of contracts.

Thus, we can define the assignment mechanism for contract approval – Activity component – as:

→ This means that when the request is sent to the Director Approval stage, the person responsible for it, who will receive the request, is Maria da Cunha; only she can decide on this approval. Thus, the assignment mechanism ensures that the responsibility for approving the contract is clearly defined and that only the configured person can execute this stage, ensuring efficiency, accountability, and confidentiality of the information in the process→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação do diretor, a pessoa responsável por ela e que receberá a solicitação é a Maria da Cunha, apenas ela pode decidir essa aprovação. Sendo assim, o mecanismo de atribuição garante que a responsabilidade pela aprovação do contrato seja claramente definida e que apenas a pessoa configurada possa executar essa etapa, assegurando eficiência, responsabilidade e sigilo das informações no processo.

Exemplos de uso

Reunimos aqui vários cenários nos quais podem ser aplicados os diferentes mecanismos de atribuição. Os exemplos contam com o mecanismo, o cenário onde será aplicado e o que acontece quando a solicitação for movimentada para a etapa no qual foi configurado.

Usage Examples

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We have gathered several scenarios here in which different assignment mechanisms can be applied. The examples include the mechanism, the scenario where it will be applied, and what happens when the request is moved to the stage in which it was configured.

Examples with some types of assignment mechanisms are demonstrated. Click on each scenario to see its detailsSão demonstrados exemplos com alguns tipos de mecanismos de atribuição. Clique em cada cenário para ver seus detalhes.

<script>
    (function() {
        function toggleAreas(isExpand, $parent) {
            var $items = $parent.find('.panel');

            $.each($items, function(idx, el) {
                var $arrow = $(el).find('span.cloakToggle').find('span');
                var $content = $(el).find('span.cloak');
                if (isExpand) {
                    $arrow.removeClass('cloakDefaultOpen').addClass('cloakDefaultClose');
                    $content.show();
                } else {
                    $arrow.addClass('cloakDefaultOpen').removeClass('cloakDefaultClose');
                    $content.hide();
                }
            });
        }

        $(document).on('click', '#toggleAll-1', function(ev) {
            ev.preventDefault();
            var isExpand = $(this).data('expand');
            var $parent = $(this).nextAll('.sectionColumnWrapper').first();
            toggleAreas(isExpand, $parent);
            $(this).data('expand', !isExpand);
        });
    })();
</script>
<a id="toggleAll-1" href="#" data-expand="true">Abrir>Open/fecharclose todosall os exemplos<examples</a>

Dúvidas frequentes

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Confira aqui algumas dúvidas frequentes sobre os mecanismos de atribuição.

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