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  • Administrator: this type of account ensures access to user management, groups, applications, and other settings of the company context in Identity.
  • Regular user: this type of account allows access to the navigable applications or those assigned to the user by the administrator and to the user's personal profile.


Consult users

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01. Access the Users menu.

Painel
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A list will be displayed with all users registered in the company context in TOTVS Identity, both those imported from an Active Directory and those created manually. Next to each user's name, you can check the account type (Regular user or Administrator) and the status in the company (Activated, Invited, Deactivated, or Blocked).


Search users

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01. Access the Users menu.

02. In the Search user field, choose whether the search will be by email, by first name or last name, or by username.

03. Enter the text to be searched.


Filter users

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01. Access the Users menu.

02. Click the Filter button.

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04. To remove the applied filters and view the complete list again, click Clear filters.


Export users

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01. Access the Users menu.

02. Modify the filters as needed.

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Painel
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The browser should automatically present the option to save a file in CSV format. If this does not occur, in the open tab, click the Download option.

The CSV file contains the email, identifier, full name, role (regular user or administrator), and the current status at the time of generating the report.

Adicionar usuário

Esses passos se referem à inclusão manual de usuários em uma empresa do TOTVS Identity. Para conhecer a importação de usuários do Active Directory, consulte a documentação de Active Directory.

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01. Acione o menu Usuários.

02. Acione o botão Adicionar usuário.


Add user

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These steps refer to the manual inclusion of users in a company using TOTVS Identity. To learn about importing users from Active Directory, please refer to the Active Directory documentation.

01. Access the Users menu.

02. Click the Add User button.

03. Enter the requested information in the Account Data tab03. Insira as informações solicitadas na aba Dados da conta.

Painel
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As informações solicitadas sãoThe requested information is:

Estado
titleNovo usuário

Nome
Nome do usuário

Sobrenome
Sobrenome do usuário

Deseja habilitar o acesso com um nome de usuário?
Esse campo é apresentado somente se o acesso com nome de usuário for habilitado para a empresa.
Ao habilitar essa opção, o usuário acessará o sistema através de um nome de usuário, sem usar um e-mail. Essa forma de acesso só está disponível para usuários comuns.

Usuário
Esse campo é apresentado somente se o acesso com nome de usuário estiver habilitado.
Login utilizado para autenticação no Identity e nos aplicativos TOTVS. Esse login deve respeitar os seguintes requisitos: ter até 150 caracteres, não começar nem terminar com caracteres especiais e ser único na empresa.

E-mail
Esse campo é apresentado somente se o acesso com nome de usuário estiver desabilitado.
Endereço de e-mail que será utilizado para autenticação no Identity e nos aplicativos TOTVS. O endereço de e-mail deve ser válido e é único para cada conta do contexto.

Deseja tornar este usuário administrador?
Ao habilitar essa opção, define que este usuário terá papel de administrador, gerenciando usuários, grupos, aplicativos e demais configurações do contexto do Identity.

Estado
titleOpções de ativação

Na seção Opções de ativação é realizada aseleção da forma de ativação da conta. As opções disponíveis são:
  • E-mail de Convite: Quando assinalada, a ativação da conta é realizada através de um link contido no convite enviado para o e-mail do usuário.
  • Senha Temporária: Quando assinalada, a ativação da conta é realizada assim que o cadastro é concluído pelo administrador. Para visualizar a senha temporária gerada, o administrador deve acessar a página de visualização do usuário. Nenhum convite é enviado por e-mail nesta modalidade de ativação.
Nota

Ambas as formas de ativação exigem que o usuário crie uma senha pessoal para ter acesso ao contexto.

É possível configurar qual das formas de autenticação virá pré-selecionada no cadastro de novo usuário pela página Novas contas.

Estado
titleCampos customizados

A seção Campos customizados só é apresentadase houver campos criados no recurso de Customização do Identity.

NEW USER

First Name
User's first name

Last Name
User's last name

Would you like to enable access with a username?
This field is displayed only if username access is enabled for the company.
By enabling this option, the user will access the system using a username instead of an email. This access method is only available for regular users.

Username
This field is displayed only if username access is enabled.
Login used for authentication in Identity and TOTVS applications. This login must meet the following requirements: be up to 150 characters long, not start or end with special characters, and be unique within the company.

Email
This field is displayed only if username access is disabled.
Email address that will be used for authentication in Identity and TOTVS applications. The email address must be valid and unique for each account in the context.

Would you like to make this user an administrator?
By enabling this option, it defines that this user will have an administrator role, managing users, groups, applications, and other settings in the Identity context.

Estado
titleACTIVATION OPTIONS

In the Activation Options section, the method of account activation is selected. The available options are:

  • Invitation Email: When checked, account activation is performed through a link contained in the invitation sent to the user's email.
  • Temporary Password: When checked, account activation is performed as soon as the registration is completed by the administrator. To view the generated temporary password, the administrator must access the user view page. No invitation is sent via email in this activation mode.
Nota

Both activation methods require the user to create a personal password to access the context.

It is possible to configure which of the authentication methods will be pre-selected in the new user registration on the New Accounts page (documentation in Portuguese language).

Estado
titlecustom FIELDS

The Custom Fields section is displayed only if there are fields created in the Identity Customization feature.

04. Click the Groups tab and check the groups that should be associated with the user04. Acione a aba Grupos e marque os grupos que devem ser associados ao usuário.

Painel
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Por padrão, o usuário é automaticamente associado no grupo Everyone, que concentra todos os usuários da empresa. É possível utilizar a busca para filtrar, caso existam muitos grupos cadastrados.

Associando o usuário aos grupos, todos os aplicativos vinculados serão associados automaticamente ao usuário.

By default, the user is automatically associated with the Everyone group, which includes all users in the company. It is possible to use the search to filter if there are many registered groups.

By associating the user with the groups, all linked applications will be automatically associated with the user.

05. Click the Applications tab and check the applications that should be associated with the user05. Acione a aba Aplicativos e marque os aplicativos que devem ser associados ao usuário.

Painel
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O usuário é automaticamente associado aos aplicativos vinculados ao grupo Everyone e aos demais grupos em que ele for adicionado. É possível utilizar a busca para filtrar os aplicativos desejados.

The user is automatically associated with the applications linked to the Everyone group and any other groups they are added to. It is possible to use the search to filter the desired applications.

06. Click Add User to complete the user inclusion06. Acione Adicionar usuário para concluir a inclusão do usuário.


Visualizar usuário

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A página de dados de usuário reúne informações de cadastro e permite ao administrador tomar uma série de ações relativas à conta do usuário como, por exemplo, reenviar o convite por e-mail, redefinir a configuração MFA, alterar o tipo do usuário, associar grupos, atribuir aplicativos, provisionar no Active Directory, desativar a conta, entre outros.

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