Calendário de Tarefas -

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html-crm.task.calendar

Visão Geral do Programa

Esse programa permite a organização e a análise de todas as tarefas que serão desempenhadas junto ao contato do cliente ou ao cliente (conta). Nele é possível acompanhar as tarefas, executar, detalhar ou mesmo alterá-lasapresenta em um calendário as tarefas a serem realizadas com os clientes (contas), facilitando a visualização e o acompanhamento por mês, semana ou dia.

Informações

title	Importante:

Somente o responsável pela tarefa a ser desempenhada tem acesso as informações quando é utilizada a Regra de Times, caso contrário todos os usuários possuirão acesso as informações da tarefa.
Qualquer usuário do CRM pode abrir uma tarefa para qualquer conta do CRM, porém quando é utilizada a Regra de Times o usuário não poderá ser responsável por tarefas de contas que não são de sua carteira. Desta forma a tarefa é aberta para usuários que possuem acesso à conta.

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As funções disponíveis e as regras validadas nesse programa, bem como os status das tarefas são os mesmos aplicados no programa Tarefas do Usuário.

Controle de Acesso

O CRM possibilita personalizar a disponibilidade de alguns campos e funções nos programas. Por intermédio do programa Manutenção Controle de Acesso CRM é possível ocultar campos e funções, mantendo apenas aqueles necessários para a empresa.

Calendário

Objetivo da tela:

Consultar,

Acompanhar e registrar

e manutenir

as tarefas efetuadas com as contas

.

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Status:

Descrição:

Aberta (No prazo)Tarefas abertas que estão dentro do prazo de execução

.

Suspensa Tarefas que foram suspensas.ExecutadaTarefas já executadas.Aberta (Futura)Tarefas abertas que estão com a data e a hora de início posteriores a data e a hora atuais do sistema.Aberta (Em atraso)Tarefas abertas que deveriam ter sido finalizadas, ou seja, a data e a hora de início são anteriores a data e a hora atuais do sistema.

Outras Ações/Ações Relacionadas:

Quando acionados, efetuam um filtro na lista de tarefas. Esses são filtros padrão localizados acima da lista de tarefas.
Os filtros predefinidos disponíveis para tarefas são:

Minhas Tarefas: Apresenta todas as tarefas do usuário logado independente do status;

Meus Grupos: Apresenta todas as tarefas que estão delegadas para os grupos aos quais o usuário logado pertence;

Esse filtro é disponibilizado em tela somente quando é ativado no programa Alterar Parâmetros do CRMo parâmetro 'Utiliza grupo de usuário na tarefa?'. Caso esse parâmetro esteja ativo e o grupo ao qual a tarefa pertence estiver configurado como 'Somente responsável executa tarefa', será bloqueada a execução e a alteração da tarefa caso o usuário logado não seja responsável por ela.

Abertas: Apresenta todas as tarefas abertas do usuário logado. Considera todas as tarefas abertas: No prazo, Futuras e Atrasadas;

Aberta (No prazo): Apresenta todas as tarefas abertas do usuário logado que estão dentro do prazo de execução, ou seja, o prazo para finalizar a tarefa ainda não se esgotou;

Aberta (Futura): Apresenta todas as tarefas abertas do usuário logado que estão com a data e a hora de início iguais ou posteriores a data e a hora atuais do sistema;

Aberta (Em Atraso): Apresenta todas as tarefas abertas do usuário logado que deveriam estar encerradas, ou seja, a data e a hora finais são anteriores a data e a hora atuais do sistema.

Suspensas: Apresenta todas as tarefas do usuário logado que estão suspensas.

Executadas: Apresenta todas as tarefas do usuário logado já encerradas.

Ação:

Descrição:

Nova Tarefa

Quando acionado permite cadastrar uma nova tarefa para o usuário logado.

Relatório

Quando acionado executa os relatórios configurados para as tarefas do usuário.

Exportar

Quando acionado exporta os resultados da consulta de tarefas para o Excel.

Preferências do Usuário (CRM)

Quando acionado permite ativar a pesquisa estrita.

Busca Simples

Inserir o tipo de informação a ser utilizada para a pesquisa de tarefas. As opções de informação disponíveis são:

Conta: Razão Social da conta;
Número: Número do registro da tarefa;
Ação: Descrição da ação da campanha.

Busca Avançada

Quando acionado executa a tela Pesquisa Avançada, na qual é possível combinar filtros a serem aplicados na pesquisa de tarefas. Para mais detalhes acesse: Busca Avançada.

Filtrado por

Exibe os filtros utilizados e permite excluí-los. Ao remover um filtro a pesquisa é realizada novamente considerando apenas os filtros restantes.

Informações

title	Importante:

Para remover o filtro de usuário responsável é necessário ativar o parâmetro 'Permite remover o filtro de responsável ao listar as tarefas no cadastro de tarefas e calendário?', localizado no grupo 'Tarefas' do programa Alterar Parâmetros do CRM. Ao remover o filtro e não haver nenhum outro informado na listagem das tarefas, um filtro de data é criado para o período 'data atual menos dez meses' e 'data atual mais dois meses'. Este filtro pode ser removido, porém é adicionado novamente caso nenhum outro filtro esteja configurado.

Filtros Predefinidos

Informações

title	Importante:

Calendário

Exibe por período (mês, semana ou dia) as tarefas realizadas, atrasadas, em execução e futuras

Nota

title	Nota:

Por serem padrão do programa, esses filtros não podem ser removidos.

Mais FiltrosQuando acionado permite adicionar, editar, excluir, pesquisar e selecionar filtros predefinidos, que são exibidos acima da lista de tarefas. Veja mais detalhes em: Mais Filtros.Lista de Tarefas

Exibe e disponibiliza para detalhamento e manutenção as tarefas cadastradas.

Nota

title	Nota:

As tarefas são apresentadas na lista em ordem cronológica: dia / mês / ano / hora.

Ao clicar no identificador do registro da tarefa - composto pelo código e pela descrição da ação -

é

é apresentada a tela de

detalhamento com mais informações e funções para a manutenção

Resumo da Tarefa.

Quando a Regra de Times está ativa e o usuário logado não possui acesso a conta relacionada a tarefa, é apresentado junto ao identificador da tarefa um ícone em forma de cadeado, indicando que o usuário logado não pode acessar o detalhamento da tarefa.

Junto ao identificador do registro da tarefa também pode ser exibido um ícone em forma de clip, indicando que o registro contém anexo.

Anterior Próximo

Quando acionado retorna/avança o calendário para o mês, semana ou dia anterior/seguinte.

Hoje

Quando acionado exibe no calendário o dia atual do sistema

Executar

Quando acionado apresenta a tela de registro de ação, para que seja registrada a execução da tarefa.

Informações

title	Importante:

Essa função considera os seguintes parâmetros do programa Alterar Parâmetros do CRM:

Somente o responsável pela tarefa do CRM poderá executá-la?: Quando ativado, indica que somente o usuário responsável poderá executar a tarefa. Quando desativado, qualquer usuário poderá executá-la.
Deseja registrar uma ação para quitar a Tarefa?: Quando ativado, indica que deverá ser solicitado o registro de uma ação para quitar as tarefas.

Editar

Quando acionado detalha a tarefa em modo de edição, permitindo ao usuário:

Alterar o período de execução da tarefa;
Transferir a tarefa para outro usuário responsável (veja mais informações em: Regra de Times);
Alterar o contato ou inserir um novo contato para tarefa;
Inserir um texto que justifique a alteração da tarefa;
Anexar arquivos a tarefa;
Integrar a tarefa com o Outlook;

Alterar o status da tarefa.

Nota

title	Nota:

Quando o status da tarefa for 'Aberto', poderá ser movimentado para:

- Executado: Indica que a tarefa foi gerada e o responsável a encerrou dentro do prazo;
- Suspenso: Indica que a tarefa está suspensa. Somente tarefas que não foram executadas podem ser suspensas.

Quando o status for 'Suspenso', poderá ser movimentado para:

- Executado: A tarefa foi gerada e o responsável a encerrou dentro do prazo;
- Aberto: A tarefa foi gerada e está dentro do prazo, porém o responsável ainda não efetuou alguma ação.

Após salvar as alterações da tarefa, o CRM registrará em forma de relacionamento (ação) as alterações executadas, utilizando para isso os seguintes valores dos parâmetros do CRM:

Campanha, ação e resultado padrões para registrar a ação na alteração da tarefa;
A descrição da ação é fornecida ao ser informada a justificativa da alteração da tarefa.

Informações

title	Importante:

A edição é disponibilizada somente quando está ativo no programa Alterar Parâmetros do CRM o parâmetro 'Habilita a edição de históricos?', e quando o usuário logado é o mesmo que registrou a ação, caso contrário o botão 'Editar' não é apresentado;
É possível editar somente o texto, o detalhamento, o contato, a mídia, a data (que não pode ser maior que a data já informada) e a hora da ação;
Não é mantido um histórico sobre as alterações;
Não é permitido alterar uma ação que acumule resultados;
O botão 'Editar' possui controle de acesso tanto na lista quanto no detalhamento de tarefas, portanto pode ser ocultado. Veja mais informações em: Manutenção Controle de Acesso CRM.

Operações

Quando acionado permite efetuar as seguintes ações:

Registrar Ação: Essa opção executa a tela Registrar Ação, dessa forma é possível registrar o relacionamento executado na tarefa, pois em alguns casos é necessário registrar várias ações para que uma tarefa seja executada. Exemplo: Uma tarefa de apresentação de produto pode ser postergada várias vezes pelo cliente. Neste caso o responsável pela tarefa pode registrar essas ações facilmente.
Nova Tarefa: Possibilita o registro de uma nova tarefa, relacionando-a com a tarefa em questão.

Assumir: Essa opção torna o usuário logado o responsável pela tarefa.

Informações

title	Importante:

Para disponibilizar essa operação, é necessário que:

- A tarefa não esteja fechada;
- O usuário logado não seja o responsável pela tarefa, possua acesso a conta da tarefa e esteja no grupo de usuários ao qual a tarefa pertence;
- O grupo de usuários deve estar ativo e não pode estar configurado para somente o responsável executar a tarefa.

Detalhamento

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Objetivo da tela:

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Detalhar as informações das tarefas realizadas com as contas. Ao detalhar uma tarefa é possível visualizar informações da conta e do contato, anexos, relacionamentos executados, entre outras.

Informações

title	Importante:

Quando a empresa não utiliza Regra de Times, o usuário logado pode visualizar os detalhes de qualquer tarefa registrada no CRM. Quando a empresa a utiliza, o usuário logado pode visualizar apenas os detalhes das tarefas que estão sob sua responsabilidade e das tarefas das contas nas quais possui acesso pela 'Regra ou Exceção'.

é disponibilizada apenas para o tipo de visualização 'Dia'.

Mês
Semana
Dia

Quando acionados determinam o tipo de visualização do calendário:

Mês: Exibe as tarefas do primeiro ao último dia do mês corrente. O filtro é aplicado sobre o campo de data de início da tarefa.
Semana: Exibe as tarefas do primeiro ao último dia da semana corrente. O filtro é aplicado sobre o campo de data de início da tarefa.
Dia: Exibe as tarefas com data de início para o dia corrente.

Âncora
Resumo da Tarefa
Resumo da Tarefa

Resumo da Tarefa

Objetivo da tela:

Apresentar informações como responsável, conta, campanha e objetivo da tarefa, além de permitir que a tarefa seja detalhada, executada, editada ou fechada.

Conteúdos Relacionados:

Contas

Manutenção Controle de Acesso CRM

Tarefas do Usuário

Detalhamento - Conta

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Objetivo da tela:

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Apresentar algumas das informações da conta relacionada a tarefa.

Detalhamento - Contato

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Objetivo da tela:

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Apresentar informações do contato relacionado a tarefa.

Detalhamento - Pasta Descrição

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Objetivo da tela:

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Exibir informações adicionais registradas sobre a tarefa.

Detalhamento - Pasta Anexos

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Objetivo da tela:

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Exibir, adicionar e excluir os arquivos relacionados a tarefa.
Veja mais informações na página: Pasta Anexos.

Detalhamento - Pasta Histórico

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Objetivo da tela:

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Exibir todas as ações executadas para a tarefa, bem como registrar e manutenir novas ações para a tarefa.
Para mais informações consulte a página: Histórico de Ação.