Histórico da Página
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Esta documentação é válida a partir da atualização 1.7.0 - Lake. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma. |
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Objetivo
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Este guia tem o objetivo de apresentar uma visão geral sobre o TOTVS Fluig Plataforma, abordando os principais recursos e suas aplicações.
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Para mais informações sobre a plataforma e seus recursos, assista também aos treinamentos disponíveis no Fluig Academy. |
Opção 'Ajuda'
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A central de Ajuda é destinada aos usuários finais, administradores da plataforma e desenvolvedores. Ela apresenta links para as documentações pertinentes ao conteúdo exibido na página e também permite a pesquisa pelos termos desejados pelo usuário. Estes links são classificados da seguinte forma:
Para acessar a ajuda, verifique o ícone de Ajuda 
localizado em cada tela, ou pelo menu Configurações conforme demonstrado nas figuras abaixo.
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Navegação de documentos
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A Navegação de documentos tem como objetivo a gestão eficiente de documentos de uma organização. A plataforma agrupa diferentes formatos de arquivos, tais como: e-mails, relatórios, imagens, gráficos, vídeos, projetos e plantas, mantendo-os sempre atualizados com o controle de versão. Além das facilidades de acesso e segurança por usuário.
Conhecendo pastas
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Pastas são locais onde os documentos, normas, desenhos, planilhas e cronogramas são agrupados para facilitar a futura localização e navegação.
No menu principal da plataforma, ao clicar no ícone de menu Documentos, você poderá observar a Navegação de documentos, nesta área você categoriza seus documentos, permitindo administrar pastas de projetos. incluir desenhos, atas, cronogramas e todos os arquivos digitais.
Esta área exibe as principais pastas, podendo ser efetuada a navegação de todo o conteúdo existente, tudo é controlado por perfil de segurança do usuário que está acessando a plataforma.
Acessando o local para publicação
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Você irá acessar as pastas para visualizar ou publicar um documento.
Para acessar as pastas, basta clicar sobre os respectivos links da tela. Ex.: clique na pasta Plantando Ideias/Programa Plantando Ideias e acesse o documento “Filial”.
Criando uma pasta
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Para criar uma pasta basta seguir os seguintes passos abaixo:
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Visualizando documentos
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Veja como é fácil visualizar documentos inseridos dentro das pastas:
- Para visualizar documentos você pode navegar na estrutura de pastas.
- Faça buscas por documentos publicados, utilizando o campo O que deseja buscar?, exibido no topo da plataforma.
- Efetue buscas mais refinadas alterando as opções de busca.
Publicando um documento
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Fazer a publicação de um arquivo na plataforma é muito simples! Confira três formas fáceis de publicar:
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Mais informações sobre a publicação de documentos podem ser obtidas na documentação Plataforma ❙ Documento. |
Mais recursos!
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Conheça mais recursos e facilidades do ECM na plataforma TOTVS Fluig:
Documento externo
Esta função permite que a plataforma faça referência a uma página da Internet. Mais detalhes sobre os documentos externos podem ser obtidos na documentação Plataforma ❙ Documento externo.
Documento espelho
Tem como objetivo a publicação de um atalho para um documento em mais de uma pasta, sem a necessidade de duplicá-lo fisicamente. Confira mais informações sobre os documentos na documentação Plataforma ❙ Espelhar documento.
Controle de versão e aprovações
Todas as modificações de um documento geram uma nova revisão ou uma nova versão, sendo possível restaurar a versão caso necessário. Além disso, é possível configurar um fluxo de aprovações, para que um documento passe obrigatoriamente pela avaliação de pessoas-chave antes de ser publicado. Saiba mais na documentação Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento.
Controle de expiração
Todos os documentos podem ter um prazo de validade, para que sejam revisados e atualizados. Por isso, existe o controle de expiração, com um indicativo de quando o documento estará expirado e com a configuração de e-mails que serão disparados como notificação aos envolvidos. Confirma mais detalhes na documentação Documento avançado.
Ações sociais
Se você criou um documento e liberou as permissões de acesso, provavelmente você quer que outras pessoas o acessem e o leiam. Para ampliar a divulgação, é possível compartilhar esse documento e permitir que os usuários efetuem ações sociais, como apoiar, comentar, definir como favorito e também compartilhar. Cada visualização efetuada pelo usuário ficará registrada nas propriedades do documento.
Assuntos a serem acompanhados
Cada usuário pode definir as notificações que irá receber, e também os assuntos que gostaria de acompanhar. Confira mais detalhes na documentação Definir assuntos que acompanho.
Formulário
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Formulário é um tipo de pasta formatada, ou seja, todos os documentos (formulários) abaixo dessa estrutura terão o mesmo formato.
Com isso, para adicionar anexos de um registro de formulário é necessário que o formulário já tenha anexos, e é necessário escolher qual anexo do formulário será sobrescrito com o anexo no registro de formulário desejado. Para sobrescrever um anexo do formulário recomendamos que o novo anexo seja do mesmo formato/tipo para não comprometer a estrutura do formulário.
Exemplo: Se o anexo do formulário é uma imagem, o anexo do registro de formulário deve ser uma imagem também.
Atualmente, os registros de formulário não possuem seus próprios anexos, visto que seguem a estrutura do formulário. Caso seja necessário complementar um registro de formulário com um documento adicional, é possível utilizar Documentos relacionados. Com isso, é possível controlar acessos, versionamento e segurança.
O registro de formulário é um documento publicado em uma pasta do tipo Formulário. Ela é criada conforme o formulário HTML definido no cadastro do Formulário em que está contida.
- Formulário é um documento formatado que solicita informações pré-definidas.
- Os Formulários são normalmente utilizados para padronizar o registro de informações sobre algo que se deseja saber.
- Na plataforma é necessário que o formulário seja criado no padrão HTML.
- Também podem ser utilizados para iniciar processos Workflow.
- Os registros de formulários devem sempre respeitar o padrão do Formulário onde foram criados e por esse motivo não podem ser movidos de um Formulário para outro. Para atender essa necessidade é possível criar documentos espelhos para exibir os formulários em pastas.
Publicando um formulário
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Para publicar um formulário siga os passos abaixo:
A publicação de Definição de Formulário é feita a partir do Fluig Studio, posteriormente é feita a exportação para o servidor Fluig, identificando uma pasta da navegação de documentos.
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Exportando um formulário
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Para publicar o formulário na navegação de documentos é necessário exportá-lo para o servidor Fluig. Juntamente ao formulários, são exportados os eventos de personalização.
Para realizar a exportação siga os passos abaixo:
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Após a exportação, ao acessar a navegação de documentos na pasta de destino informada, será possível verificar que o formulário foi exportado com sucesso.
Publicando um registro de formulário
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O processo de publicação de registro de formulário na navegação de documentos pode ser conferido nos passos abaixo:
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Workflow
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É um conjunto sequencial de atividades. Tem como objetivo fazer com que usuários, clientes, fornecedores e parceiros participem ativamente da empresa, administrando os processos, gerenciando fluxos de trabalho, desenhando e evoluindo processos simples e complexos, sustentados por formulários eletrônicos e administrados por regras parametrizáveis, interagindo com outros sistemas e aplicativos da empresa.
Tarefas
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As tarefas são atividades pontuais controladas pela plataforma, elas são de responsabilidade de execução de um usuário ou de vários (Consenso), toda gestão de execução das atividades é pró-ativa, com envio de mensagens de execução e atrasos.
Na Central de tarefas, no menu principal da plataforma, você irá visualizar quais são as atividades pendentes. Esta seção demonstra todas as tarefas a concluir, solicitações pendentes e documentos a aprovar, nesta seção podem estar incluídas: tarefa para conclusão de RNC (Registro de Não Conformidade), RAP (Registro de Ação Preventiva), requisição de compras, helpdesk, e todas as solicitações existentes na sua organização.
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A ordenação da lista de solicitações pelo número da solicitação é feita de forma alfabética, sendo que ele ordena pelo primeiro número considerado e não pela ordem numérica. Exemplo: em uma lista de 10, 7, 51 a ordem seria 10, 51 e 7 crescente e 7, 51 e 10 decrescente. |
Como criar um processo Workflow
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O processo de criação e configuração de processos Workflow na plataforma TOTVS Fluig pode ser conferido nos passos abaixo:
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| Informações |
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Veja o exemplo (attachment-required-wf) em nosso repositório aqui. |
Cadastrando um formulário de um processo Workflow
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Formulários, são documentos formatados que solicitam informações especificas. Além da opção de criação de formulários através do Fluig Studio, permite-se também a criação e inclusão de formulário no processo Workflow, diretamente pela ferramenta web.
Para criar formulários em um processo Workflow, siga os passos abaixo:
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Cadastrando atividades de um processo Workflow
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Em um processo as atividades podem representar:
O início do processo, podendo existir apenas um início por processo.
- Toda e qualquer decisão ou atividade como aprovação, avaliação, checagem, etc., executada pelos usuários.
- O final do processo, pode existir mais uma atividade que caracteriza o fim o processo.
Nesse cadastro de atividades são definidas as principais informações a serem consideradas durante uma solicitação de processo Workflow. Desta forma é necessário definir com atenção essas informações, garantindo assim o correto funcionamento do processo.
- Na tela de modelagem clique sobre a atividade, no menu lateral e a arraste para o palco.
Nova atividade do Processo Workflow.
Para editar as propriedades da atividade, passe com o mouse sobre a atividade e clique no respectivo ícone. A tela de propriedades da atividade será exibida.
- Na aba Geral: serão cadastradas informações principais da Atividade.
- Na aba Acompanhamento: será indicado quem receberá a notificação de acompanhamento, Tolerância e Frequência de notificação.
- Na aba Atraso: será indicado quem receberá a notificação de atraso, Tolerância e Frequência de notificação.
Na aba Esforço: será informado o tipo do controle de esforço e o esforço previsto.
Atividades automáticas
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Em processos Workflow é comum encontrarmos fluxos em que uma das atividades deve determinar qual o caminho que o fluxo deve tomar, baseado em uma série de informações. A escolha de qual atividade deve continuar o fluxo pode depender das informações inseridas em um formulário ou ainda de lógicas mais complexas, dependendo das aplicações de negócio.
Para atender essa situação a plataforma oferece a possibilidade de utilizar atividades de decisão automática em seus processos workflow. A possibilidade de incluir atividades de decisão automática em um processo Workflow, além de minimizar a necessidade de personalização na plataforma, potencializa sua utilização.
Na imagem abaixo há um exemplo de atividade de decisão automática. Que baseado em uma informação do formulário, será tomada uma decisão.
Exemplo de uma Atividade de decisão automática.
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Temos o processo de Compras, e no campo “valor” existe uma regra. Se o “valor” for menor que 20mil, o fluxo segue para a atividade “Autorização 01”, que pode ser aprovado de forma simples. Se o “valor” for acima de 20mil e menor que 40mil, o fluxo segue para a atividade “Autorização 02”, onde precisa da aprovação da gerência. Agora se o “valor” for acima de 40 mil, segue para a atividade “Autorização 03”, que pode ser a aprovação do diretor onde necessita de uma avaliação de alguém de um nível hierárquico maior. A atividade de decisão automática permite que seja criado um mecanismo automático, sem que haja necessidade de interação do usuário nessa decisão. No Cadastro do fluxo de atividades é necessário atentar ao fato de que, os fluxos de ida de uma atividade normal para uma atividade automática não permitem retorno.
Enquanto, fluxos de ida de uma atividade automática para uma atividade normal permitem retorno , sendo que o retorno é efetuado diretamente para a atividade que antecede a de decisão automática.
Em atividades automáticas, é possível incluir condições sem nenhuma codificação, apenas incluindo regras, através da opção Condição. Nas Condições avançadas, é possível inserir mecanismos inteligentes (expressões) utilizando de programação. Dependendo do resultado obtido, determinam para a atividade, dentre as possíveis que configuramos em tempo de desenvolvimento de processo, qual será o fluxo que aquela atividade deve ser encaminhada. Em uma atividade automática é possível configurar “n” expressões ou regras, porém a plataforma exige uma ordem de prioridade a ser considerada. Dessa forma, assim que a primeira expressão ou a primeira regra for atendida o fluxo segue para a atividade relacionada com a expressão ou regra em questão e as demais são ignoradas.
Definição da ordem de uma Atividade automática utilizando expressões
Definição da ordem de uma Atividade automática utilizando regras As expressões configuradas em uma atividade automática devem seguir padrões pré-estabelecidos, sendo possível, por exemplo, utilizar a função "getCardValue" que retorna o valor de um campo de formulário, podendo inclusive validar esse valor. Ex.: hAPI.getCardValue(“val_nota_fiscal”) > 1000. Para condições mais complexas é possível criar eventos e chamá-los na condição. Ao adicionar um evento no processo, basta informar o nome desejado e depois na condição basta chamar o evento e tratar o resultado. Ex.: retornaValor() > 1000 Para cada expressão configurada é necessário determinar para qual atividade a tarefa deve ser encaminhada, sendo que também é possível, porém não obrigatório, determinar um mecanismo de atribuição a ser considerado. Caso não seja determinado um mecanismo de atribuição, a tarefa considera o mecanismo de atribuição configurado na atividade destino. Caso seja configurado um mecanismo na atividade automática a plataforma efetua um tratamento especial.
As regras são baseadas na definição do campo de formulário, podendo ser determinado por Valor fixo ou Por campo de formulário. |
Para criação de uma atividade automática siga os passos abaixo:
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Sub-Processo
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A plataforma permite relacionar processos workflow. Quando um processo é relacionado a outro, ele é chamado de sub-processo. O relacionamento entre processos faz com que uma nova solicitação (do sub-processo) seja gerada automaticamente quando o usuário toma uma ação em uma determinada atividade.
Como no procedimento manual, o usuário responsável pela atividade relacionada ao sub-processo, torna-se o autor da nova solicitação. Uma vez cadastrado, um sub-processo é modelado no processo de forma semelhante a uma atividade.
Quando o fluxo que leva um sub-processo não permite retorno, a plataforma finaliza a solicitação original no momento em que a nova solicitação é criada.
Quando o fluxo que leva um sub-processo permite retorno, a plataforma suspende a solicitação original até que a nova solicitação seja finalizada. Neste momento, a solicitação original é reativada e retorna automaticamente para a atividade em que estava antes de iniciar o sub-processo.
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Os sub-processos podem ter apenas fluxos de entrada. |
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Determinada empresa possui os seguintes processos definidos: 1) Requisição Material
Processo Workflow Requisitar Material. 2) Requisição Compra
Processo Workflow Requisitar Compra. Utilizando o primeiro processo de requisição de material identificou que, caso não possuísse o material requisitado, deveria iniciar uma solicitação de Requisição de Compra. Desta forma, alterou o processo de requisição de material e tratou o processo “Requisitar Compra” como sub-processo do processo “Requisitar Material”.
Processo Workflow com o sub-processo. Assim, quando o material requisitado está em falta, o usuário pode iniciar a solicitação de requisição de compra e posteriormente, quando do recebimento do material, atender a requisição pendente. |
Vejamos como cadastrar um sub-processo em seu processo workflow:
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Atividades paralelas
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Em processos Workflow é comum encontrarmos atividades que deveriam trabalhar paralelamente. Para atender a essa situação a gestão de processos disponibiliza mecanismos para possibilitar o uso de atividades paralelas.
Na plataforma o Fork e Join indicam respectivamente início e fim das atividades paralelas. Quando existem atividades paralelas pendentes, o processo fica posicionado no Join, até que todas as atividades sejam concluídas. Quando as tarefas forem concluídas, ele passa automaticamente para a próxima atividade.
Suponhamos que no processo abaixo existem 3 atividades paralelas “Reservar Hotel”, “Comprar Passagem” e “Depositar Adiantamento”. Quando uma das três atividades é concluída, o processo fica parado no Join até que todas as outras atividades sejam concluídas, ou seja, se a atividade “Comprar Passagem” for concluída ela só continuará o fluxo até a atividade “Viagem Ok?” quando as atividades “Reservar Hotel” e “Depositar Adiantamento” também forem concluídas.
Tela de processo Workflow com Fork e Join.
- Vejamos como cadastrar atividades paralelas em um processo workflow:
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Cadastrando os fluxos das atividades
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Os fluxos representam os caminhos que levam uma atividade à outra, até o final do processo. Os fluxos criam a ligação entre as atividades e guiam os usuários na sequência correta de execução do processo.
Para cadastrar o fluxo de um processo, na tela de edição do processo na aba Workflow Graphical Designer você deverá clicar com o botão direito do mouse sobre a atividade desejada e na aba Fluxo clicar no botão Adicionar Fluxo, um popup será aberto com as opções que você deverá informar para cadastrar um novo fluxo, são elas:
- Ativ. Fluxo: inserir texto a ser utilizado para identificar a ação de avanço da atividade origem para a atividade destino no fluxo do processo. Esse texto é apresentado como opção de ação ao usuário no momento da execução da atividade origem.
- Fluxo Automático: quando assinalado, determina que a atividade será movimentada automaticamente para a atividade destino quando seu prazo de conclusão vencer. Para que isto aconteça, é necessário configurar um agendamento do tipo Fluxo Automático, a partir do recurso Agendador de Tarefas.
- Permite Retorno: quando assinalado, determina que a atividade destino pode efetuar ação de retorno para a atividade origem.
- Ativ. Retorno: inserir texto a ser utilizado para identificar a ação de retorno da atividade destino para a atividade origem no fluxo do processo. Esse texto é apresentado como opção de ação ao usuário no momento da execução da atividade destino.
Cadastro dos fluxos das atividades.
Criando um Link
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Quando estamos preparando as instruções de uma atividade ou de um processo Workflow, é comum precisarmos buscar informações de outro arquivo ou site.
A gestão de processos possui o conceito de Hiperlink que permite que você inclua “acessos” para documentos da plataforma, evitando a replicação de informações e facilitando a navegação.
- Crie um processo workflow ou selecione um existente.
- No campo Instruções na aba Geral (do processo ou atividade) é necessário inserir a tag [WD:999999], onde 999999 deve ser substituído pelo número do documento na plataforma.
Visualizando o documento através do link criado
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- Escolha um processo Workflow que tenha um link cadastrado.
- Neste processo, você poderá acompanhar as instruções e o link para o documento no canto esquerdo da tela.
Exemplo de criação de um processo
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Iremos construir um Workflow simples, que será muito útil para o entendimento das facilidades de funcionamento da plataforma. O Workflow tem as seguintes atividades: Início, Aprovação e Fim.
Exemplo de um Processo de Workflow.
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Qualidade
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A plataforma possui recursos que apoiam a área da Qualidade na gestão das normas, garantindo a certificação ISO9000-2000. Esses recursos permitem e facilitam os controles de aprovação, acesso, validade, versões, revisões e distribuição de normas e procedimentos.
Funções:
- Cadastro de áreas.
- Impressão de cópia controlada.
- Log de cópias controladas emitidas.
- Geração de lista mestra.
Cópia Controlada
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Em ambientes empresariais existem documentos que possuem a impressão controlada, pois a via impressa deve sempre possuir a sua distribuição de forma controlada, garantindo também a autenticidade da informação. Isso ocorre com mais freqüência com documentos administrados pela Gestão da Qualidade, como por exemplo, normas, técnicas e metodologias.
O controle da distribuição das atualizações destes documentos normalmente é efetuado por área, onde cada área recebe os documentos atualizados impressos e assina um protocolo de recebimento.
Para facilitar e agilizar todo esse processo, a plataforma dispõe da recurso de Impressão de Cópia Controlada, que permite determinar a área destino da cópia que está sendo impressa e ainda permite a emissão automática do protocolo de entrega.
Dessa forma é possível evitar que o conteúdo de documentos controlados sejam alterados ou copiados de forma não autorizada.
A plataforma oferece também total controle e rastreabilidade sobre as cópias impressas, pois para cada cópia controlada impressa é gerado um Log de Cópia Controlada Emitida, sendo possível verificar informações como: número do documento, descrição, emissor, data da impressão, área de destino, responsável pela área e outras informações.
São disponibilizadas para impressão somente documentos que tenham como arquivo principal um arquivo do MS-Word, MS-Excel ou PDF.
A impressão de cópia controlada permite que, no momento da geração da cópia, sejam efetuadas atualizações em campos no documento que está sendo impresso ou ainda no protocolo que está sendo utilizado. Para isso é necessário que os campos a serem atualizados sejam previamente criados nos documentos. A tarefa de criar esses campos possui características diferentes, dependendo do tipo de documento (WORD, EXCEL ou PDF).
- O relatório pode ser acessado a partir do recurso Log de cópia controlada, disponível no Painel de Controle.
| Informações |
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Veja o exemplo em nosso repositório aqui. |
Lista Mestra
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Na plataforma é possível criar uma lista mestra, ou seja, uma lista contendo todos os seus documentos, podendo listar também os documentos presentes em suas subpastas, se assim for definido.
É possível determinar quais características dos documentos devem ser consideradas na geração da lista mestra, como por exemplo, solicitar que sejam exibidos os documentos que possuem data de expiração com o intuito de saber quais já estão expirados e quais estão prestes a expirar.
Saiba mais sobre esse recurso acessando o help Plataforma ❙ Lista mestra da pasta.
Social e comunidades
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O item Social permite acessar as últimas notícias e comentários feitos pelos usuários que fazem parte de sua rede, como seguidores ou integrantes de uma comunidade. Já o item Comunidades possibilita ao colaborador visualizar as comunidades das quais participa.
Publicações
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A plataforma possibilita a criação publicações na própria timeline ou em comunidades, incluindo tags, documentos, fotos, imagens, vídeos, formulários e artigos. Sobre cada publicação, os usuários podem mencionar outros usuários, comentar, apoiar, compartilhar e acompanhar os temas discutidos. Para saber mais sobre as publicações, consulte a documentação Publicação.
Comunidades
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Por meio do recurso de comunidades, é possível acompanhar as comunidades existentes e receber notificações sempre que for adicionada uma nova publicação nas comunidades que estão sendo acompanhadas. É possível criar comunidades com participação e conteúdos restritos a quem for convidado, e também configurar os conteúdos que poderão ser postados na timeline da comunidade.
Configurações e personalizações
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A plataforma TOTVS Fluig oferece diversos recursos de personalização e configurações no Painel de controle. Acesse a documentação Plataforma ❙ Painel de controle e confira as parametrizações e recursos disponíveis.
Padrão visual
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É possível personalizar seu visual padrão, por meio da escolha de um tema e uma skin. Existem dois temas disponíveis para seleção: o clássico e o snowflake, e duas skins disponíveis: clássico e flat. A seleção de tema pode ser feita no Painel de Controle > Personalização > Temas. Para mais informações, consulte nossa documentação sobre Plataforma ❙ Temas.
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Notificações
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Outra configuração possível é de notificações a serem enviadas pela plataforma. O administrador configura, no recurso de Notificações do Painel de Controle, as notificações que devem ser enviadas para os novos usuários que serão incluídos na plataforma. Após ter acesso à plataforma, cada usuário pode configurar suas próprias notificações, utilizando o recurso de Configuração de notificações.
Política de uso e Termo de consentimento
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Você pode escrever uma política de uso bem completa, para apresentar aos usuários suas responsabilidades e as responsabilidades da empresa, as regras de uso do sistema, entre outras informações.
Essa política de uso pode ser configurada como um termo de consentimento: no primeiro login do usuário (seja na plataforma ou no aplicativo Fluig Mobile) ele terá que aceitar esse termo, para conseguir efetivar o acesso. Para mais informações consulte as documentações de Política de uso e Termo de consentimento.
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