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motor da Admissão Digital é sustentado por um fluxo de processo

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​É considerado uma etapa quando (exemplos abaixo):

1. Aceite de termos (Ex: LGPD)

2. Entrega de documentos (Ex: CNH, RG)

3. Respostas a perguntas (Ex: Deseja vale transporte?)

4. Incluir pontos de controle (Ex: RH valida documentos e informações antes de gerar contrato)

​Customizações possíveis:

1. Alterar títulos de campos;

2. Alterar mensagem enviadas por e-mail e SMS;

3. Criar mais etapas de envio de documentos; 

4. Criar mais anexos para envio;

5. Criar mais etapas com perguntas livres dos tipos:

   • Sim/Não limitada até 5 perguntas;

   • Discursiva limitada até 5 perguntas;

   • Número limitada até 5 perguntas;

   • Data limitada até 5 perguntas.

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Principais campos:​

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1. Código do formulário público: selecionar a opção admissão digital;

2. Etapa: código da etapa;

   • OBS: este campo aceita somente números.

3. Descrição: descrição da etapa;

4. Help: existe a possibilidade de liberar a consulta da situação de contratação;

   • OBS: este campo é utilizado para sinalizar para o usuário um help para a etapa.

5. Ação: neste campo é informado o texto ação que o candidato devem executar quando estiver fazendo a etapa. Ele pode ser utilizado para orientar ou dar dicas de como tirar a foto ou dar boas vindas;

6. Link Ação: Este é o link que será utilizado pela solução no envio de e-mails e SMS. Ele é gerado automaticamente no cadastro. Em caso de mudança de DNS (url) do servidor é importante alterar este campo;

7. Habilita botão de Ação?: existem etapas que simbolizam o termino do processo e com este recurso o botão de enviar poderá ser eliminado;

8. Posição do botão de Ação: os botões podem ser posicionados Topo (Acima) da tela ou na base da tela (Abaixo);

9. Nome do botão de Ação: o nome do botão enviar pode ser personalizado "próximo documento";

10. Cor do botão na Ação: a cor da borda do botão pode ser personalizada;

11. Assunto do e-mail da Etapa: existem etapas que disparam e-mails e o assunto pode ser personalizado. É possível usar variáveis do processo aqui utilizando {{NOME_DA_VARIÁVEL}}. Quando ocorre disparo de SMS, o assunto será conteúdo do SMS;

    • "Ver mais detalhes" sobre disparo de e-mail e SMS em etapas padrões.

12. Conteúdo do e-mail da Etapa: existem etapas que disparam e-mails e o assunto pode ser personalizado. É possível usar variáveis do processo aqui utilizando {{NOME_DA_VARIÁVEL}}. No caso do link para acessar o processo a variável é "{{linkInsert}}";

    • "Ver mais detalhes" sobre disparo de e-mail e SMS em etapas padrões.

13. Atividades do Processo Ligadas na Etapa: uma etapa está ligada  atividades de processo que controle todo o fluxo da admissão, aqui é efetuada a ligação bem como será a atividade destino desta etapa. Para o caso da admissão digital os campos : "Resultado", "Resultado Campo Formulário" e "Prazo" não se aplicam;

14. Configuração dos Campos do Formulário na Etapa: uma etapa controla o acesso de campos e objetivos do formulário de processo, podendo:

    • Iniciar - Modificar: permite que o campo seja alterado pelo usuário;

    • Iniciar - Leitura: permite que o campo seja apresentado somente como leitura para o usuário;

    • Consultar: o campo será apresentado somente na tela de consulta pública de processo;

    • Ambos: o campo estará disponível para alteração e consulta;

    • Não visível: o campo será retirado da tela.

15. Anexos solicitados na Etapa: define os anexos que serão solicitados na etapa;

    • ​Permite escolha de grupo de anexo?: indica que os anexos podem ser agrupados por tema (ex: grupo  "CHN", anexos frente e verso). É possível definir a descrição do campo de escolha para melhor orientar o usuário;

    • Grupo Anexo: nome do agrupador;

    • Ordem do Anexo: número sequência que será utilizado para ordenar os anexos;

    • Descrição do Anexo: é nome do anexo que será apresentado para o usuário; 

    • Tipo de Anexo: código do tipo de anexo que define tratamentos de OCR ou compactação da imagem;

    • Pasta Raiz do Anexo: pasta da gestão eletrônica de documentos que receberá o anexo;

    • Campo para nome da Pasta do Anexo: campo do formulário de admissão que será utilizado para criar a pasta dentro da pasta raiz;

    • Criar subpasta?: se estiver marcado como sim, será criada uma subpasta dentro da pasta relacionada ao campo com o nome definido na descrição do anexo;

    • Obrigatório:

      • Sim: o anexo será apresentado em vermelho e a etapa não será completada sem ele;

      • Não e Vermelho: o anexo será apresentado em vermelho mas não será obrigatório;

      • Não e Cinza: o anexo será apresentado em Cinza mas não será obrigatório;

      • Formulário: ele pode ser incluído via customização do formulário; 

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Etapas que tem disparo de e-mail/SMS para o Candidato no processo de Admissão Digital

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As etapas pré-cadastradas abaixo já estão preparadas para dispo de e-mail/SMS para o candidato:

• 010 - Início e aceite do Termo LGPD;

• 910 - Notificar Atraso Envio de Documentos;

• 800 - Assinar Contrato (indicar a necessidade de assinar os contratos);

• 810 - Aceitar Contrato (mensagem depois da assinatura dos contratos com os contratos anexos);

• 820 - Aceitar Contrato (mensagem depois da rejeição dos contratos);

• 920 - Notificar Atraso Assinatura de Contrato;

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flexível, que permite a personalização de etapas nativas ou a criação de novas etapas de acordo com a necessidade do negócio. Estas etapas são posteriormente orquestradas dentro do cadastro da Jornada de Admissão.

Exemplos de Aplicação

Uma etapa é configurada sempre que houver necessidade de:

• Conformidade Legal: Coleta de aceites formais (Ex: Termos de Consentimento LGPD).
• Coleta de Insumos: Upload de documentação obrigatória (Ex: RG, CNH, Comprovante de Residência).
• Interatividade: Respostas a questionários específicos (Ex: Opção por Vale Transporte ou Benefícios).
• Pontos de Controle: Instâncias de aprovação onde o RH valida dados antes da geração dos contratos.

Capacidade de Personalização

A ferramenta oferece alto nível de personalização para garantir que a comunicação reflita a cultura da empresa:

• Interface: Edição de títulos e labels de campos para facilitar a compreensão do candidato.
• Comunicação: Personalização do conteúdo de mensagens enviadas via E-mail e SMS.
• Expansão do Fluxo: Criação de novas etapas para envio de documentos ou formulários de perguntas livres.

Acessando a tela de Etapas

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Siga os passos abaixo para acessar as Etapas:

01. Através do menu lateral, clique em “TOTVS RH Processos Digitais”

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02. Clique em "Etapas"

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03. Clique em “Novo” para criar uma nova etapa do zero.

Uma aba para o preenchimento das informações abrirá.

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Navegação e Utilização de Etapas Nativas

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Na maioria dos fluxos de implantação, a criação de novas etapas torna-se desnecessária devido à abrangência dos modelos padrão já existentes.

• Localização de Recursos: Utilize a Barra de Pesquisa localizada à direita da interface. Esta ferramenta permite filtrar e navegar rapidamente por todo o catálogo de etapas disponíveis, facilitando a reutilização de componentes já validados pelo sistema.

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Campos de Configuração da Etapa

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Ao realizar o cadastro ou edição de uma etapa, os seguintes campos devem ser preenchidos para assegurar a correta funcionalidade do processo:

• Public Form: Selecione obrigatoriamente a opção digte_di_admissao para garantir a compatibilidade com a interface do candidato.
• Etapa: Código numérico identificador da etapa.

• Descrição: Identificação nominal da etapa para controle interno e seleção na jornada.
• Instrução ao Usuário: Texto informativo exibido diretamente ao candidato durante a execução da etapa. O campo opera como um editor de texto rico, permitindo a inclusão de mensagens de boas-vindas, orientações técnicas (ex: como capturar fotos de documentos de forma legível) ou dicas para facilitar o preenchimento.

Configurações de Interface e Interação

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Esta seção detalha o comportamento dos botões e as permissões de arquivos durante a experiência do candidato:

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• Link Ação: URL utilizada para o redirecionamento via e-mail e SMS. Este campo é gerado automaticamente pelo sistema.

• Habilita botão de Ação: Define a visibilidade do botão de envio. Em etapas de encerramento ou puramente informativas, este recurso pode ser desativado para remover o botão de ação da tela.
• Posição do botão de Ação: Permite definir a localização do botão na interface, podendo ser posicionado no Topo ou na Base (Abaixo) da página.
• Nome do botão de Ação: Campo de personalização do rótulo do botão (Ex: "Próximo Documento", "Avançar" ou "Concluir").
• Cor do botão na Ação: Permite a customização visual da borda do botão para alinhamento com a identidade visual da empresa.
• Habilita download de anexo: Quando ativo, permite que o candidato realize o download de arquivos previamente anexados pelo recrutador (Ex: Manuais, Políticas Internas).
• Habilita upload de anexo: Funcionalidade que habilita o campo de envio para o candidato. Deve ser ativado em etapas que exijam a submissão de documentos (Ex: RG, CNH, Comprovante de Escolaridade).

Gestão de Notificações e Comunicações

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O sistema permite o disparo automatizado de mensagens para candidatos e equipes internas, garantindo fluidez no processo de admissão.

Notificações para a Equipe de RH

O envio de alertas para o time de RH é definido durante o setup do projeto. A manutenção dessas configurações varia conforme o modelo de implantação:

• On-Premises: As alterações podem ser realizadas diretamente pelo time de RH nas configurações do processo.
• SaaS: Solicitações de alteração devem ser encaminhadas via chamado para o suporte ([email protected]).

Configuração de Mensagens (Candidato)

Para etapas que exigem interação do usuário, utilize os campos abaixo para personalizar a comunicação:

• Enviar Notificação: Chave que define se a etapa em questão deve ou não disparar alertas (E-mail/SMS/WhatsApp).
• Conteúdo do SMS: Texto simplificado para envio via mensagem de texto.
• Grupo de Tipo de Contrato: *
• Tipo de Destino Notificação: *
• Assunto do E-mail: Título da mensagem eletrônica. É permitida a utilização de variáveis do processo no formato {{NOME_DA_VARIAVEL}} para personalização.
• Conteúdo do E-mail: Corpo da mensagem enviada ao candidato.

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Atividades do Processo Ligadas na Etapa

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Cada etapa está vinculada a atividades de processo que controlam a progressão da admissão. Esta configuração estabelece quem possui acesso à informação e para onde o processo deve seguir após a conclusão de uma ação.

Visibilidade e Acesso (Tipo de Etapa)

A visibilidade da etapa é determinada pela sua classificação:

• Pública: Fases destinadas à interação direta do candidato (ex: upload de documentos).
• Privada: Fases restritas ao uso interno, visíveis apenas para as equipes de Recrutamento, RH e Folha de Pagamento.

Parâmetros de Movimentação

• Código da Atividade: Define a ação técnica executada na etapa atual dentro do workflow.
• Código da Atividade Destino: Estabelece para qual atividade o processo deve ser encaminhado automaticamente após a finalização da etapa corrente.

• Tipo Responsável da Etapa: Utilizado para o direcionamento inteligente de etapas. Este campo permite segregar o acesso, garantindo que apenas grupos específicos, usuários ou valores inseridos em campos do formulário determinem a visualização ou atuação em determinadas fases do processo.

Configuração dos Campos do Formulário na Etapa

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A configuração dos campos é fundamental, determinando quais informações do formulário são pertinentes para aquele momento da jornada e como o usuário pode interagir com elas.

Estrutura de Exibição

• Grupo de Campos: Recurso que permite organizar logicamente diferentes campos em blocos temáticos, facilitando a navegação do usuário.
• Campo do Formulário: Seleção técnica do campo de dados que será configurado naquela etapa específica.

Níveis de Visibilidade (Formulário Público)

Define como o campo se comporta na interface de interação:

• Iniciar - Modificar: O campo fica aberto para inserção ou edição de dados pelo usuário.
• Iniciar - Leitura: O dado é exibido, mas permanece bloqueado para alterações (somente visualização).
• Consultar: O campo é exibido exclusivamente na tela de consulta pública de processos.
• Ambos: O campo fica disponível tanto para edição quanto para consulta posterior.
• Não visível: O campo é omitido da interface, permanecendo oculto para o usuário.

Regras de Obrigatoriedade

Define as condições de validação para o avanço da etapa:

• Conforme regra do processo: O campo assume o comportamento nativo do sistema (geralmente não obrigatório, a menos que definido no core do produto).
• Diferente de vazio: Bloqueia a finalização da etapa caso o campo não contenha nenhuma informação.
• Diferente de zero: Aplicado a campos numéricos; exige que o valor inserido seja obrigatoriamente superior a zero.

Recomendação Prática de Configuração

Ao criar uma nova etapa, utilize inicialmente o comando "Adicionar Todos os Campos do Formulário". Esta ação automatiza a ocultação de todos os campos existentes de uma só vez, permitindo que você habilite manualmente apenas os campos necessários para aquela fase, garantindo um layout limpo e focado.

Anexos solicitados na Etapa

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Quando a funcionalidade de upload está habilitada, a configuração de anexos determina quais arquivos são necessários e como eles serão processados pelo sistema.

Estrutura e Organização

• Permite escolha de grupo de anexo: Habilita o agrupamento de documentos por categoria (Ex: Grupo "CNH" contendo os anexos "Frente" e "Verso"). É possível personalizar a descrição do campo de seleção para orientar o usuário.
• Grupo Anexo: Nome identificador do agrupador temático.
• Ordem do Anexo: Sequencial numérico que define a prioridade de exibição dos arquivos na tela.
• Descrição do Anexo: Rótulo amigável apresentado ao candidato (Ex: "Cópia do RG com CPF").
• Tipo de Anexo: Código técnico que define o tratamento do arquivo, como o acionamento de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) ou protocolos de compactação de imagem.

Armazenamento e Diretórios

• Pasta Raiz do Anexo: Define o diretório na Gestão Eletrônica de Documentos (GED) que servirá de destino para os arquivos.
• Campo para nome da Pasta do Anexo: Utiliza um dado do formulário de admissão (como o CPF ou Nome do Candidato) para nomear a pasta de destino, organizando os arquivos por indivíduo.
• Criar pasta exclusiva: Se ativado, o sistema gera uma subpasta específica dentro do diretório do candidato para aquele documento em particular.

Exemplo de configuração padrão de um diretório de documento:

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Regras de Obrigatoriedade e Identificação Visual

A configuração de obrigatoriedade define o comportamento do sistema e a sinalização para o candidato:

Com a configuração da etapa, é necessário salvar, clicando no botão inferior direito:

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Manutenção e Gestão de Etapas

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Após a conclusão do cadastro, o sistema oferece ferramentas para a gestão do catálogo de etapas. Na interface principal de administração, as seguintes ações podem ser executadas:

• Editar: Ao selecionar um registro e clicar em "Editar", o formulário de configuração é reaberto com todos os parâmetros, regras de visibilidade e configurações de anexos preservados.

• Excluir: A opção "Excluir" remove a etapa permanentemente do catálogo. Esta ação deve ser realizada apenas se a etapa não estiver vinculada a nenhuma Jornada de Admissão ativa, para evitar interrupções no fluxo de trabalho.
• Copiar: A funcionalidade "Copiar" permite gerar uma nova etapa baseada em uma configuração já existente. Diferente da edição comum, esta opção habilita a definição de um novo código, facilitando a criação de etapas similares (como variações de upload de documentos) sem a necessidade de reconfigurar todos os campos e permissões manualmente.