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  Este documento tem por objetivo explicar como funciona a integração entre Gestão de Contratos (SIGAGCT) x TOTVS Assinatura Eletrônica. Outras informações referente a Totvs Assinatura Digital devem ser consultadas na documentação oficial neste endereço TOTVS Assinatura Eletrônica (Manual Operacional).

Abaixo descrevemos os tópicos abordados neste documento:

• Integração: Gestão de Contratos (SIGAGCT) x TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE);
• Requisitos mínimos: (Conhecimento prévio necessário para um bom entendimento de ambas as soluções e da integração);
• Como configurar a Integração: (Gestão de Contratos (SIGAGCT) x TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE));
• Processos de utilização: (Na mudança da Situação do Contrato e Através da Nova Rotina de Documentos);
• Perguntas frequentes;

 Observação: Para um melhor aproveitamento e entendimento da TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) no Gestão de Contratos (GCT) na seção Formas de Utilização, é importante que o usuário tenha o prévio conhecimento dos processos listados abaixo.

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Cadastro das credenciais de integração

Para integração, é necessário possuir um login cadastrado no TOTVS Assinatura Eletrônica. As credenciais de acesso ao TAE devem ser informadas antes de realizar o vínculo do documento, conforme imagem abaixo:

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Informar o mesmno usuário e senha utilizado para acesso a plataforma do TAE:

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Estas credenciais ficam armazenadas e serão utilizadas para comunicação durante todo o processo de vínculo e consulta dos documentos. Caso tenha alguma alteração de forma de acesso ou até mesmo mudança de senha cadastrada que impeça a comunicação, o módulo de Gestao de contratos poderá solicitar novamente o usuário e senha de acesso em alguma outra etapa do contrato.

Para realizar esta integração, foi criado um novo campo no cadastro de tipos de documentos CN5_ASSINA (Assinatura) e uma nova rotina de documentos (CNAT171). O que difere da rotina antiga é que nela há dois novos campos de Nome e E-mail do destinatário, estes receberão os documentos a serem assinados (Passo 03).

A integração com o TOTVS Assinatura Eletrônica está diretamente ligada as rotinas de Cadastro de Documentos e Controle de Situações do Contrato.

Uma vez informado no cadastro de tipos de documento que o documento necessita de assinatura eletrônica, o contrato não alterará seu status enquanto o processo de assinatura do documento não for realizado.

Com isso, o envio de documentos é realizado na mudança de situação do contrato ou através da nova rotina Documentos (CNTA171). Depois de assinado via TOTVS Assinatura Eletrônica, o contrato muda seu status conforme configuração realizada.

Abaixo, o passo a passo para configuração do processo.

1. Configurar os parâmetros MV_CNTSIGN = 1 e MV_CNTSURL = https://totvssign.totvs.app
2. Cadastrar tipos de documentos e informá-lo que necessita de assinatura eletrônica;
   
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3. Cadastrar amarração Documentos x Situações e informar os documentos necessários (cadastro anterior) para cada situação em que se deseja controlar;
   
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A) Pela mudança de situação do Contrato: Assinatura necessária para alterar o status do contrato para Vigente.

1. Ao alterar a situação do contrato para vigente, abrirá uma "Tree" com os documentos pendentes que deverão ser Integrados/Assinados;
   
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2. Clicar com o botão direto do mouse "em cima" do documento apresentado e selecionar a opção Incluir Documento. A tela apresentada é a nova rotina de documentos. Este processo continua o mesmo, sendo necessário apenas a inclusão dos destinatários que receberão o documento anexado para assinar. Os tipos Assinar, Validar ou Testemunhar são apenas informativo não tendo alteração do processo de assinatura;
   
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3. Depois de confirmado a inclusão do documento, será necessário anexar o arquivo que será enviado para assinatura. Para isto, clicar com o botão direito do mouse no documento incluso anteriormente e clicar em Banco de Conhecimento. O Arquivo a ser anexado obrigatoriamente deverá ser em formato pdf.
   
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4. Realizar a integração com o TOTVS Assinatura Eletrônica. Clique no botão Assinatura Eletrônica e Integrar Assinaturas;
   
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5. Acessar o portal do TOTVS Assinatura Eletrônica com o usuário informado no destinatário para realizar a assinatura;
   
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6. Depois de assinado, será necessário atualizar o status do documento para que o sistema "entenda" que ele já foi assinado e alterar a situação do contrato para o status desejado. Neste exemplo é Vigente.
   Observação: Este procedimento de atualizar status, só é necessário caso fique com a tela de contrato aberta enquanto a assinatura é realizada.
   
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B) Pela nova rotina de Documentos (CNTA171)

1 - Com o contrato já incluso, acesse a nova rotina de Documentos e inclua um novo documento. Mesmo processo do exemplo anterior;

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2 - Anexar o documento que será enviado para assinatura eletrônica;

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3 - Integrando o documento para ser enviado para assinatura;

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4 - Acessar o portal do TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) com o usuário informado no destinatário para realizar a assinatura;

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5 - Depois de assinado, alterar a situação do contrato para vigente.

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P - É possível vincular mais que um documento no banco de conhecimento?

R - Para seguir o padrão do TOTVS Assinatura Eletrônica, permitimos apenas um conhecimento por documento, visto que para cada documento é gerada uma assinatura.

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P - Após a publicação da assinatura, é permitido alterar o arquivo do banco de conhecimento vinculado ao documento/contrato?

R - Não é possível alterar um documento que foi integrado. Será necessário realizar a exclusão do documento pela rotina Documentos (novo) e incluir um novo.

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P - É possível criar uma assinatura e ou rubrica e usá-lo para assinar o documento?

R - Sim, desde que utilize a opção Assinatura Digital, conforme documentação do Totvs Assinatura Eletrônica.

https://tdn.totvs.com/pages/viewpage.action?pageId=605878142

Saiba mais  em: https://tdn.totvs.com/pages/releaseview.action?pageId=605018639