Objetivo

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Este guia tem o objetivo de apresentar uma visão geral sobre a plataforma o TOTVS Fluig Plataforma, abordando os principais recursos e suas aplicações.

Opção 'Ajuda'

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A central de Ajuda é destinada aos usuários finais, administradores da plataforma e desenvolvedores. Ela apresenta links para as documentações pertinentes ao conteúdo exibido na página e também permite a pesquisa pelos termos desejados pelo usuário. Estes links são classificados da seguinte forma:

• Manual do Usuário -Help Fluig
• Documentação Técnica - Portal do Desenvolvedor
• FAQs- FAQ Fluig
• Perguntas Frequentes
• Vídeos How-toVídeos How-to - Aprendizado Fluig.

Para acessar a ajuda do Fluig, verifique o ícone de AjudaImage Removed Ajuda Image Added localizado em cada tela, ou pelo menu Configurações conforme demonstrado nas figuras abaixo.

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Navegação de documentos

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A Navegação de documentos tem como objetivo a gestão eficiente de documentos de uma organização. O Fluig A plataforma agrupa diferentes formatos de arquivos, tais como: e-mails, relatórios, imagens, gráficos, vídeos, projetos e plantas, mantendo-os sempre atualizados com o controle de versão. Além das facilidades de acesso e segurança por usuário.

Conhecendo pastas

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Pastas são locais onde os documentos, normas, desenhos, planilhas e cronogramas são agrupados para facilitar a futura localização e navegação.

No menu principal do Fluigda plataforma, ao clicar no ícone de menu Documentos, você poderá observar a Navegação de documentos, nesta área você categoriza seus documentos, permitindo administrar pastas de projetos. incluir desenhos, atas, cronogramas e todos os arquivos digitais.

Esta área exibe as principais pastas do Fluig, podendo ser efetuada a navegação de todo o conteúdo existente, tudo é controlado por perfil de segurança do usuário que está acessando a solução Fluigplataforma.

Acessando o local para publicação

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Você irá acessar as pastas para visualizar ou publicar um documento.

Para acessar as pastas, basta clicar sobre os respectivos links da tela, note que o Fluig é tão simples como navegar na Internet. .  Ex.: clique na pasta Plantando Ideias/Programa Plantando Ideias e acesse o documento “Filial”.

Criando uma pasta

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Para criar uma pasta basta seguir os seguintes passos abaixo:

Visualizando documentos

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Veja como é fácil visualizar documentos inseridos dentro das pastas:

• Para visualizar documentos você pode navegar na estrutura de pastas.
• Faça buscas por documentos publicados no Fluig utilizando , utilizando o campo O que deseja buscar?, exibido no topo do portal Fluigda plataforma.
  
• Efetue buscas mais refinadas alterando as opções de busca.

Publicando um documento

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Fazer a publicação de um arquivo no Fluig é na plataforma é muito simples! Confira três formas fáceis de publicar:

Mais recursos!

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Conheça mais recursos e facilidades do ECM na plataforma TOTVS Fluig:

Documento externo

Esta função permite que o Fluig a plataforma faça referência a uma página da Internet. Mais detalhes sobre os documentos externos podem ser obtidos na documentação Plataforma ❙ Documento externo.

Documento espelho

Tem como objetivo a publicação de um atalho para um documento em mais de uma pasta, sem a necessidade de duplicá-lo fisicamente. Confira mais informações sobre os documentos na documentação Plataforma ❙ Espelhar documento.

Controle de versão e aprovações

Todas as modificações de um documento geram uma nova revisão ou uma nova versão, sendo possível restaurar a versão caso necessário. Além disso, é possível configurar um fluxo de aprovações, para que um documento passe obrigatoriamente pela avaliação de pessoas-chave antes de ser publicado. Saiba mais na documentação Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento.

Controle de expiração

Todos os documentos podem ter um prazo de validade, para que sejam revisados e atualizados. Por isso, existe o controle de expiração, com um indicativo de quando o documento estará expirado e com a configuração de e-mails que serão disparados como notificação aos envolvidos. Confirma mais detalhes na documentação Documento avançado.

Ações sociais

Se você criou um documento e liberou as permissões de acesso, provavelmente você quer que outras pessoas o acessem e o leiam. Para ampliar a divulgação, é possível compartilhar esse documento e permitir que os usuários efetuem ações sociais, como apoiar, comentar, definir como favorito e também compartilhar. Cada visualização efetuada pelo usuário ficará registrada nas propriedades do documento.

Assuntos a serem acompanhados

Cada usuário pode definir as notificações que irá receber, e também os assuntos que gostaria de acompanhar. Confira mais detalhes na documentação Definir assuntos que acompanho.

Formulário

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Formulário é um tipo de pasta formatada, ou seja, todos os documentos (formulários) abaixo dessa estrutura terão o mesmo formato.

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• Formulário é um documento formatado que solicita informações pré-definidas.
• Os Formulários são normalmente utilizados para padronizar o registro de informações sobre algo que se deseja saber.
• No Fluig é Na plataforma é necessário que o formulário seja criado no padrão HTML.
• Também podem ser utilizados para iniciar processos Workflow.
• Os registros de formulários devem sempre respeitar o padrão do Formulário onde foram criados e por esse motivo não podem ser movidos de um Formulário para outro. Para atender essa necessidade é possível criar documentos espelhos para exibir os formulários em pastas.

Publicando um formulário

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Para publicar um formulário siga os passos abaixo:

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Deck of Cards
effectDuration 0.5 id Sample effectType fade
Card id 1 label Passo 1 Em um projeto Fluig previamente cadastrado, na pasta forms, clique com o botão direito e escolha a opção Novo -> Definição de formulário. Card id 2 label Passo 2 Na tela de criação de formulário, basta preencher o nome desejado e clicar em Concluir. Card id 3 label Passo 3 Ao concluir, um pacote referente ao formulário é criado na pasta forms e o editor de formulário fica disponível para edição. Card id 4 label Passo 4 A partir do editor, todo o conteúdo HTML é desenvolvido. No exemplo um formulário simples de cadastro foi desenvolvido. Após criar o formulário desejado, basta realizar a exportação para o servidor.

Exportando um formulário

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Após a exportação, ao acessar a navegação de documentos na pasta de destino informada, será possível verificar que o formulário foi exportado com sucesso.

Publicando um registro de formulário

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O processo de publicação de registro de formulário na navegação de documentos do Fluig pode de documentos pode ser conferido nos passos abaixo:

Deck of Cards
effectDuration 0.5 id Sample effectType fade
Card id 1 label Passo 1 Na navegação de documentos do Fluig, encontre a pasta na qual o Formulário foi exportado. Em seguida clique sobre a pasta que indica o Formulário. Card id 2 label Passo 2 Em seguida acesse a opção Novo no menu de Ações e clique em Registro de Formulário. Card id 3 label Passo 3 Na tela de formulário, preencha a descrição do registro de formulário, que será o nome da publicação. E informe os campos para preenchimento do conteúdo do formulário. Card id 4 label Passo 4 Após preencher os campos corretamente, clicamos em Confirmar para publicar o formulário.

Workflow

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É um conjunto sequencial de atividades. Tem como objetivo fazer com que usuários, clientes, fornecedores e parceiros participem ativamente da empresa, administrando os processos, gerenciando fluxos de trabalho, desenhando e evoluindo processos simples e complexos, sustentados por formulários eletrônicos e administrados por regras parametrizáveis, interagindo com outros sistemas e aplicativos da empresa.

Tarefas

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As tarefas são atividades pontuais controladas pelo Fluigpela plataforma, elas são de responsabilidade de execução de um usuário ou de vários (Consenso), toda gestão de execução das atividades é pró-ativa, com envio de mensagens de execução e atrasos.

Na Central de tarefas, no menu principal do Fluigda plataforma, você irá visualizar quais são as atividades pendentes. Esta seção demonstra todas as tarefas a concluir, solicitações pendentes e documentos a aprovar, nesta seção podem estar incluídas: tarefa para conclusão de RNC (Registro de Não Conformidade), RAP (Registro de Ação Preventiva), requisição de compras, helpdesk, e todas as solicitações existentes na sua organização.

Como criar um processo Workflow

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O processo de criação e configuração de processos Workflow no na plataforma TOTVS Fluig pode ser conferido nos passos abaixo:

Cadastrando um formulário de um processo Workflow

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Formulários, são documentos formatados que solicitam informações especificas. Além da opção de criação de formulários através do Fluig Studio, permite-se também a criação e inclusão de formulário no processo Workflow, diretamente pela ferramenta web.

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Deck of Cards
startHidden false effectDuration 0.5 history false id samples effectType fade
Card default true effectDuration 0.5 id 1 label Passo 1 effectType fade Após configurar o processo Workflow, selecione a opção Formulário no menu lateral. Tela de configuração de processos workflow Card effectDuration 0.5 id 2 label Passo 2 effectType fade Insira as informações necessárias: Título; Descrição; Pasta destino; Descrição principal dos registros; Templates. Configurações do Formulário Card effectDuration 0.5 id 3 label Passo 3 effectType fade Insira os campos desejados e edite as propriedades dos mesmos. Edição do conteúdo do formulário Card effectDuration 0.5 id 4 label Passo 4 effectType fade Insira regras para o formulário, conforme necessário. Edição do conteúdo do formulário Card effectDuration 0.5 id 5 label Passo 5 effectType fade Ordene os campos de Analytics. Edição do conteúdo do formulário Card effectDuration 0.5 id 6 label Passo 6 effectType fade Salve o formulário, o processo Workflow e libere uma nova versão. Pronto! O formulário está pronto para ser utilizado no processo.  Formulário salvo com sucesso

Cadastrando atividades de um processo Workflow

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Em um processo as atividades podem representar:

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• Na aba Geral: serão cadastradas informações principais da Atividade.
• Na aba Acompanhamento: será indicado quem receberá a notificação de acompanhamento, Tolerância e Frequência de notificação.
• Na aba Atraso: será indicado quem receberá a notificação de atraso, Tolerância e Frequência de notificação.

• Na aba Esforço: será informado o tipo do controle de esforço e o esforço previsto.

Atividades automáticas

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Em processos Workflow é comum encontrarmos fluxos em que uma das atividades deve determinar qual o caminho que o fluxo deve tomar, baseado em uma série de informações. A escolha de qual atividade deve continuar o fluxo pode depender das informações inseridas em um formulário ou ainda de lógicas mais complexas, dependendo das aplicações de negócio.

Para atender essa situação o Fluig a plataforma oferece a possibilidade de utilizar atividades de decisão automática em seus processos workflow. A possibilidade de incluir atividades de decisão automática em um processo Workflow, além de minimizar a necessidade de personalização na plataforma, potencializa sua utilização.

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Sub-Processo

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O Fluig A plataforma permite relacionar processos workflow. Quando um processo é relacionado a outro, ele é chamado de sub-processo. O relacionamento entre processos faz com que uma nova solicitação (do sub-processo) seja gerada automaticamente quando o usuário toma uma ação em uma determinada atividade.

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Quando o fluxo que leva um sub-processo não permite retorno, o Fluig finaliza a plataforma finaliza a solicitação original no momento em que a nova solicitação é criada.

Quando o fluxo que leva um sub-processo permite retorno, o Fluig a plataforma suspende a solicitação original até que a nova solicitação seja finalizada. Neste momento, a solicitação original é reativada e retorna automaticamente para a atividade em que estava antes de iniciar o sub-processo.

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Atividades paralelas

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Em processos Workflow é comum encontrarmos atividades que deveriam trabalhar paralelamente. Para atender a essa situação a gestão de processos do Fluig disponibiliza processos disponibiliza mecanismos para possibilitar o uso de atividades paralelas.

No Fluig Na plataforma o Fork e Join indicam respectivamente início e fim das atividades paralelas. Quando existem atividades paralelas pendentes, o processo fica posicionado no Join, até que todas as atividades sejam concluídas. Quando as tarefas forem concluídas, ele passa automaticamente para a próxima atividade.

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Cadastrando os fluxos das atividades

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Os fluxos representam os caminhos que levam uma atividade à outra, até o final do processo. Os fluxos criam a ligação entre as atividades e guiam os usuários na sequência correta de execução do processo.

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Cadastro dos fluxos das atividades.

Criando um Link

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Quando estamos preparando as instruções de uma atividade ou de um processo Workflow, é comum precisarmos buscar informações de outro arquivo ou site.

A gestão de processos do Fluig possui processos possui o conceito de Hiperlink que permite que você inclua “acessos” para documentos do Fluig e também para endereços na Internetda plataforma, evitando a replicação de informações e facilitando a navegação.

• Crie um processo workflow ou selecione um existente.
• No campo Instruções na aba Geral (do processo ou atividade) é necessário inserir a tag [WD:999999], onde 999999 deve ser substituído pelo número do documento no Fluigna plataforma.

Visualizando o documento através do link criado

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• Escolha um processo Workflow que tenha um link cadastrado.
• Neste processo, você poderá acompanhar as instruções e o link para o documento no canto esquerdo da tela.

Exemplo de criação de um processo

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Iremos construir um Workflow simples, que será muito útil para o entendimento das facilidades de funcionamento do Fluigda plataforma. O Workflow tem as seguintes atividades: Início, Aprovação e Fim.

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Qualidade

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O Fluig A plataforma possui recursos que apoiam a área da Qualidade na gestão das normas, garantindo a certificação ISO9000-2000. Esses recursos permitem e facilitam os controles de aprovação, acesso, validade, versões, revisões e distribuição de normas e procedimentos.

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• Cadastro de áreas.
• Impressão de cópia controlada.
• Log de cópias controladas emitidas.
• Geração de lista mestra.

Cópia Controlada

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Em ambientes empresariais existem documentos que possuem a impressão controlada, pois a via impressa deve sempre possuir a sua distribuição de forma controlada, garantindo também a autenticidade da informação. Isso ocorre com mais freqüência com documentos administrados pela Gestão da Qualidade, como por exemplo, normas, técnicas e metodologias.

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Para facilitar e agilizar todo esse processo, o Fluig dispõe a plataforma dispõe da recurso de Impressão de Cópia Controlada, que permite determinar a área destino da cópia que está sendo impressa e ainda permite a emissão automática do protocolo de entrega.

Dessa forma é possível evitar que o conteúdo de documentos controlados sejam alterados ou copiados de forma não autorizada.

O Fluig A plataforma oferece também total controle e rastreabilidade sobre as cópias impressas, pois para cada cópia controlada impressa é gerado um Log de Cópia Controlada Emitida, sendo possível verificar informações como: número do documento, descrição, emissor, data da impressão, área de destino, responsável pela área e outras informações.

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• O relatório pode ser acessado a partir do recurso Log de cópia controlada, disponível no Painel de Controle.

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Lista Mestra

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No Fluig é Na plataforma é possível criar uma lista mestra, ou seja, uma lista contendo todos os seus documentos, podendo listar também os documentos presentes em suas subpastas, se assim for definido.

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Saiba mais sobre esse recurso acessando o help Obter lista Plataforma ❙ Lista mestra da pasta.

Social e comunidades

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O item Social permite acessar as últimas notícias e comentários feitos pelos usuários que fazem parte de sua rede, como seguidores ou integrantes de uma comunidade. Já o item Comunidades possibilita ao colaborador visualizar as comunidades das quais participa.

Publicações

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A plataforma possibilita a criação publicações na própria timeline ou em comunidades, incluindo tags, documentos, fotos, imagens, vídeos, formulários e artigos. Sobre cada publicação, os usuários podem mencionar outros usuários, comentar, apoiar, compartilhar e acompanhar os temas discutidos. Para saber mais sobre as publicações, consulte a documentação Publicação.

Comunidades

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Por meio do recurso de comunidades, é possível acompanhar as comunidades existentes e receber notificações sempre que for adicionada uma nova publicação nas comunidades que estão sendo acompanhadas. É possível criar comunidades com participação e conteúdos restritos a quem for convidado, e também configurar os conteúdos que poderão ser postados na timeline da comunidade.

Configurações e personalizações

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A plataforma TOTVS Fluig oferece diversos recursos de personalização e configurações no Painel de controle. Acesse a documentação Plataforma ❙ Painel de controle e confira as parametrizações e recursos disponíveis.

Padrão visual

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É possível personalizar seu visual padrão, por meio da escolha de um tema e uma skin. Existem dois temas disponíveis para seleção: o clássico e o snowflake, e duas skins disponíveis: clássico e flat. A seleção de tema pode ser feita no Painel de Controle > Personalização > Temas. Para mais informações, consulte nossa documentação sobre Plataforma ❙ Temas.

Notificações

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Outra configuração possível é de notificações a serem enviadas pela plataforma. O administrador configura, no recurso de Notificações do Painel de Controle, as notificações que devem ser enviadas para os novos usuários que serão incluídos na plataforma. Após ter acesso à plataforma, cada usuário pode configurar suas próprias notificações, utilizando o recurso de Configuração de notificações.

Política de uso e Termo de consentimento

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Você pode escrever uma política de uso bem completa, para apresentar aos usuários suas responsabilidades e as responsabilidades da empresa, as regras de uso do sistema, entre outras informações.

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