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titleConfiguração
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titleAssistente de Configuração

Por conta da complexidade de políticas de viagens corporativas e as variações de regras entre as empresas, o processo de viagens possui uma série de parametrizações. Estas estão concentradas no Assistente de Configuração (FINA691) e dividas em:


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titleGerais
  • Avisos por e-mail - permite o envio de e-mail das notificações de aprovação da prestação de contas e do adiantamento
  • Dias de Retrocedência - permite a parametrização da data retroativa para consulta de pedidos via web service (integração Protheus x Reserve)
  • Aprovador Padrão - aprovador utilizado na importação de pedidos que não possuem autorizador vinculado (integração Protheus x Reserve)
  • Usa dias úteis ou corridos - define se a atuação do parâmetro "Dias de Retrocedência" será sobre dias úteis ou dias corridos
  • Grupo de Acesso Padrão - define um único grupo de acesso a ser considerado nas rotinas de viagens
  • Exportação Protheus/Reserve - habilita exportação de cadastros do Protheus para o Reserve: 1=Sim, 0=Não. Ordem: C. Custo, Clientes, Participantes. Ex: 001 (exporta apenas participantes)
  • Participante como aprovador - permite que o participante seja autoaprovador (informando o seu próprio código no campo Aprovador no cadastro de participante)
  • Usuário do Departamento de Viagens - define os usuários que atuarão no departamento de viagens, informando o código do usuário Protheus (e não o código do cadastro de participante)
  • Valida acesso do participante? - Define se o acesso a solicitações de viagem será controlado pela relação do aprovador/participante a solicitação desejada.
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titleFaturamento
  • Produto
  • Condição de Pagamento
  • TES de Entrada
  • TES de Saída
  • Antecipa o Faturamento
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titlePrestação de Contas
  • Prefixos dos títulos a pagar e receber
  • Tipos de título a pagar e receber
  • Naturezas dos títulos a pagar e receber
  • Natureza para os abonos a pagar e receber
  • Prefixo dos abonos
  • Dias de atraso
  • Cliente e loja padrões
  • Tipo de taxa utilizada - Cotação turismo, primeiro dia da viagem ou último dia da viagem
  • Moeda para o reembolso - Forte ou Original
  • Moeda para o adiantamento - Forte ou Original
  • Dias para vencimento dos títulos a pagar e receber


Informações
titleImportante - Tipos de Títulos

Os títulos gerados não poderão ser antecipações, créditos, débitos ou provisórios, sendo obrigatório que sejam títulos passiveis de operações de baixas.

Por este motivo os tipos de títulos RA,PA,NCC,NDF e PR não são permitidos serem informados na configuração.

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titleAdiantamento
  • Dias máximo - prestação de contas em aberto
  • Quantidade máxima - prestações de contas em aberto
  • Adiantamento sem pernoite
  • Valor Fixo
  • Valor Diário
  • Natureza
  • Dias para previsão
  • Previsão de adiantamentos urgentes
  • Tipo de viagem - Nacional, Internacional ou Ambas
  • Tipo de Título
  • Prefixo de adiantamento solicitado com a viagem
  • Prefixo de adiantamento avulso
  • Data base do cálculo - Pedido ou início da viagem

Pedido: Considera como base de cálculo a data da solicitação da viagem até a data de finalização 
Início da Viagem: Considera como base de cálculo a data inicial da viagem até a data final

  • Conversão do Turismo - antes ou depois da geração do título
  • Bloqueia Adiantamento - define se o adiantamento será bloqueado na solicitação de viagens ou na aprovação do adiantamento, conforme configuração dos parâmetros "Dias máximo" e "Quantidade máxima".

Informações
titleImportante - Adiantamentos

Se a opção "Bloqueia Adiantamento" estiver com "1=Sim", o sistema passará a não permitir a geração do adiantamento, caso exista alguma prestação de contas em aberto para o participante na filial no qual está sendo incluída a solicitação, conforme parametrização das configurações "Dias (max.)" e "Quantidade (max.)".

Informações
titleImportante - Tipos de Títulos

Os títulos gerados não poderão ser antecipações, créditos, débitos ou provisórios, sendo obrigatório que sejam títulos passiveis de operações de baixas.

Por este motivo os tipos de títulos RA,PA,NCC,NDF e PR não são permitidos serem informados na configuração.

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titleCadastros Gerais
  • E-mails dos administradores
  • Centro de Custo de Rateio
  • Ambiente de interação com o Reserve
  • Integração com o Reserve - Desativado, Online, Schedule, Online e Schedule
  • Numeração de Viagens Internacionais
  • Numeração de Viagens Avulsas
  • Configuração de Aprovações
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titleViagens Avulsas
  • Aéreo
  • Hotel
  • Carro
  • Seguro
  • Rodoviários
  • Outros
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titleVínculo Automático de Viagens
  • Passageiro
  • Cliente
  • Data - com tolerância
  • Centro de Custo
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titleConferência de Serviços
  • Prefixo
  • Tipo de título
  • Natureza
  • Fornecedor e Loja


É importante ressaltar que todas as alterações efetuadas neste assistente reflete diretamente nos parâmetros do Protheus (SX6).


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titleBKO Protheus X Reserve

Esta rotina é responsável pelo mapeamento das filiais do backoffice Protheus com o ambiente Reserve, tais como usuário e senha de acesso para integração. Para mais informações, veja a página o manual desta integração aqui.

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titleGrupo de Acesso

O grupo de acesso define as hierarquias de visualização dos dados de viagens dos colaboradores.

Por exemplo:

Temos os seguintes colaboradores da Empresa A:

  • João - Gerente
  • Paulo - Coordenador
  • Luciana - Analista de Sistemas
  • Ricardo - Analista de Sistemas

Existem dois grupos possíveis para configuração neste cenário:

1) João é o responsável do Grupo Departamento A, onde Paulo, Luciana e Ricardo são integrantes. Logo, João consegue visualizar as suas próprias viagens e as viagens que contém pelo menos um dos participantes do seu grupo;

2) Paulo é o responsável do Grupo Departamento A.1, onde Luciana e Ricardo são integrantes. Paulo consegue visualizar as próprias viagens e as que contém pelo menos um dos demais participantes do seu grupo.

Informações
titleImportante

Os usuários configurados no parâmetro de Usuário do Departamento de Viagens possuem visualização total dos dados.

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titleTipo de Despesas

As despesas são os tipos de gastos que um colaborador pode prestar contas à empresa. Através do cadastro de Tipo de Despesas (FINA679) é possível configurá-las.

Estas podem ou não efetuar algum controle de limites para a prestação de contas, tais como:

  • Sem limite - As despesas informadas serão consideradas reembolsáveis
  • Limite diário - A soma das despesas lançadas de mesmo tipo e no dia não deve ultrapassar o limite informado
  • Limite total - A soma de todas as despesas de mesmo tipo lançadas na prestação não deve ultrapassar o limite informado
  • Limite/despesa - A despesa está limitada ao limite informado

Caso seja necessário controlar estes limites, os valores possíveis para configuração de uma despesa são:

  • Valor Unitário - Para cálculo automático quando informada a quantidade na prestação de contas (ex. Km.).


    Informações
    titleImportante

    Caso este campo esteja preenchido não será possível alterar o valor unitário da despesa na prestação de contas. 

    Para que seja possível informar valores diferente na prestação de contas, este campo deve permanecer com o valor zero (0) e será controlado o limite através dos campos de Limite sem pernoite e Limite com pernoite.

  • Limite sem pernoite - Valor limite para viagens que não exigem pernoite
  • Limite com pernoite - Valor limite para viagens que exigem pernoite
  • Limite Moeda 2 - Valor limite para gastos efetuados em dólar
  • Limite Moeda 3 - Valor limite para gastos em euro

Os limites possuem vigência, ou seja, caso seja necessário alterar a política é possível encerrar uma vigência informando a Data Final e informando os valores para um novo período.

É possível vincular os tipos de despesas a localizações:

  • Nacionais
  • Internacionais
  • Ambos

Essa amarração é realizada como uma outra ação na tela de cadastro de tipo de despesas.

Dica
titleDica

O Tipo de Despesa possui em seu cabeçalho os dados das entidades de custo como facilitador para o lançamento da linha de despesas na prestação de contas.

O Grupo de despesas pode ser informado, mas não é obrigatório.

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titleGrupo de Despesas

O Grupo de Despesas (FINA681) possui as mesmas características do Tipo de Despesa, com exceção das entidades de custo, tipo de limite por despesa e valor unitário, que são específicos da linha de despesas, e tem como objetivo agrupar e definir limites padrões para um determinado grupo.

Aviso
titleAtenção

O valor configurado na despesa, quando informado, é prioritário no cálculo da prestação de contas.

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titleParticipantes

O processo de viagens utiliza a base de Participantes (APDA020) do SIGAAPD - Avaliação e Pesquisa de Desempenho. Para tanto, neste cadastro existe na aba Viagens as informações necessárias para torná-lo um viajante, são elas:

  • Aba "Dados Gerais"
    • E-mail - utilizado para que o participante receba e-mails da notificação de aprovação de prestações de contas e adiantamentos
    • Disp Viage - Informe se um participante possuí disponibilidade para viagens. Utilizado apenas na integração com RESERVE, para solicitação de viagens este campo foi descontinuado.
  • Aba "Viagem"
    • Nível de cargo - utilizado para a integração com o Reserve e que define o tipo de acesso que o participante terá
    • Login Reserve - login do participante no Reserve
    • ID Reserve - preenchido após a integração do cadastro com o Reserve
    • Empresa e Filial atual - empresa e filial onde o participante atua no momento para controle dos pedidos do Reserve
    • Empresa e Filial anterior - registro histórico da empresa e filial onde o participante atuou anteriormente para controle dos pedidos do Reserve
    • Permite Adiantamento - informa se o participante é elegível a adiantamento
    • Aprovador - ID do usuário aprovador
    • Substituto - ID do usuário aprovador substituto
    • Fornecedor e Loja - Código do fornecedor e loja para crédito dos adiantamentos e reembolsos
    • Substituto da Prestação de Contas - ID do usuário que pode realizar a prestação de contas no lugar do participante (Ex. Funcionário de um Escritório de Projetos, Secretárias ou Assistentes Executivas etc).
    • Permite Viagem? - Indica se o participante terá permissão de solicitação de viagens ou utilização do app minha prestação de contas.

Um participante pode ou não ser um funcionário e as integrações com o módulo de Gestão de Pessoal para este são as existentes no Protheus (do cadastro do Participante replicando para a folha ou vice-versa com a configuração do .ini)

Informações
titleImportante

Caso utilizado o campo "Permite Viagem? - SIM", o código de usuário utilizado no cadastro do participante não poderá se repetir em outro código de participante com a mesma permissão de viagem.

Informações
titleImportante

Para que o participante seja considerado autoaprovador, é necessário configurar o parâmetro MV_RESAPRT com o valor "1" (sim) e preencher o campo Aprovador no cadastro de Participantes (aba Viagem) com o seu próprio código. Só é possível realizar este processo do cadastro em operação de Alteração.

Aviso
titlePrivilégios para controle de acesso a rotinas

Os usuários que possuem acesso a rotina do menu aprovação (F677APROVA), rotina: FINA677 também deverão possuir acesso ao menu Aprovar/Reprovar (F677ARVrpv) da rotina FINA677APR. Caso o privilégio FINA677APR não seja adicionado junto ao FINA677, ocorrerá um erro de permissão no momento da aprovação de uma prestação de contas.

Segue abaixo um exemplo de configuração:


Para mais informações da integração de Participantes com o Reserve, consulte aqui.

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titleEntidades de Custos

Apesar do Reserve possuir somente como entidade de custo o Centro de Custo e o Protheus trabalhar com outras entidades, é possível efetuar as classificações no Protheus através da rotina de Viagens (FINA665). Em Ações Relacionadas, através da opção Alterar Ent. Custos, é possível informar também a Classe de Valor e o Item Contábil.

O restante das rotinas carregam estes custos da viagem ou então, no caso da Prestação de Contas ou Solicitação de Viagem, possuem campos para a entrada das entidades.

Para mais informações da integração de Centro de Custos com o Reserve, consulte aqui.

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titleEnvio de e-mail

Alguns eventos do processo de Viagens realizam o envio de e-mail padrão para notificar o participante envolvido na ação que acabou de ser executada. Muito legal né ?! (sorriso) 

Veja quais são esses eventos:

Na rotina de Viagens (FINA665)

  1. Ao conferir a solicitação, transitando o status da mesma p/ "Aguardando Aprovação" - Notifica o aprovador.

Na rotina de Adiantamentos (FINA667)

  1. Ao gerar o adiantamento em status "Solicitado" - Notifica o aprovador;
  2. Ao reprovar um adiantamento na etapa de aprovação do gestor (incluindo a aprovação por lote) - Notifica o viajante;
  3. Ao liberar o pagamento do adiantamento gerando o título financeiro através da ação "Liberar Pagto" - Notifica o viajante.

Na rotina de Prestação de Contas (FINA677)

  1. Ao conferir uma prestação de contas pelo departamento de viagens através da ação "Conferir" - Notifica o aprovador;
  2. Ao reprovar uma prestação de contas na etapa de aprovação do gestor - Notifica o viajante;
  3. Ao liberar o reembolso para o viajante ou a devolução p/ a empresa, gerando o título financeiro através da ação "Liberar Financ." - Notifica o viajante.

Para que todo esse fluxo tenha a dinâmica do envio de e-mails, é necessário alguns pré-requisitos, tais como:

  • Configurar servidor de e-mail do Protheus;
  • Ter o campo "E-mail" preenchido no cadastro do Participante com um endereço válido;
  • Ter o parâmetro MV_RESAVIS (presente no Assistente de Configuração, seção "Gerais") configurado como "1";
  • Permitir que o serviço de e-mail (Google, Office365, etc) seja acessado pelo Protheus. Essa ação só se faz necessária caso você receba um alerta Google/Microsoft sobre o bloqueio à tentativa de conexão de um dispositivo desconhecido.

Exemplo de um e-mail que foi disparado para o gestor aprovador no momento em que o departamento de viagens conferiu a prestação de contas (ação "Conferir->Aprovar"):

Aviso
titleImportante

Em caso de utilização do workflow com o Fluig, para cada processo configurado (SOLVIAJ1 - Solicitação de Viagem, SOLADIANTA - Adiantamento, APVPRESTCO - Prestação de Contas), o envio de e-mail nesses eventos será desconsiderado.

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titlePrestação de Contas

Com uma viagem em andamento ou após a sua conclusão, o viajante deve efetuar sua prestação de contas das despesas para a empresa.

Toda viagem, independente de possuir ou não um adiantamento, gera automaticamente um registro na rotina de Prestação de Contas (FINA677) vinculada à ela.

Uma prestação de contas possui os dados básicos de uma viagem, como o seu número, data de início e fim, local, cliente que foi atendido (se for aplicável), além das entidades de custo e percentual de faturamento contra o cliente (se o cliente for aplicável) etc.

O colaborador poderá informar item à item, os gastos que teve em sua viagem informando: despesa, local, valor (na moeda corrente ou em outra e sua taxa de conversão), quantidade, entidades de custos etc.

Além disso, os adiantamentos são listados na prestação de contas e abatidos do valor total no rodapé da prestação de contas.

Os valores gastos, os reembolsáveis e o saldo também são exibidos no rodapé, nas 3 moedas tratadas pelo Protheus: corrente, dólar e euro.

Aviso
titleAtenção
  • Uma prestação de contas só pode ser finalizada desde que todos os adiantamentos vinculados à viagem, se houverem, estiverem pagos, ou seja, creditados ao colaborador. Isso previne que seja creditado um valor de reembolso indevido ao colaborador.
  • Todas as outras moedas são convertidas para dólar, uma vez que a operação mais comum é a de concessão de traveller checks em dólar para débito, crédito ou saque na moeda corrente de outros países. Por exemplo: Em uma despesa efetuada em rúpias, a taxa informada da transação do traveller check deve ser a de referência de conversão em dólar.
  • Título oriundo da prestação de contas: FINA667 ou FINA677 não pode ser negociado.

Uma vez finalizada e encaminhada para o departamento de viagens (após sua inclusão ou em momento posterior pela opção de envio para conferência), o departamento de viagens fará a conferência da prestação. Apesar do sistema já efetuar os cálculos dos valores reembolsáveis dos gastos através da regra de limites das despesas, se o conferente identificar algum item nos comprovantes que estão fora da política de viagens, o mesmo pode lançar os descontos neste momento e o valor a ser devolvido/reembolsado é atualizado.

Caso os passos de aprovação e/ou liberação para financeiro estejam ativos, serão geradas pendências para o superior do viajante e para o financeiro/departamento de viagens, respectivamente.

Aviso
titleImportante

O processo de aprovação das prestações pelo Gestor imediato, só poderá ser realizado mediante a seleção do filtro "Em Avaliação do Gestor" no acesso a rotina FINA677(Prestação de Contas), caso o filtro seja desmarcado. será apresentado o help indicando que o processo de aprovação só poderá ser realizado mediante marcação do item no acesso a rotina.

Exemplo:

No caso em que o processo todo deve passar por aprovação ou conferência, temos:

Caso alguma etapa possa ser realizada automaticamente, temos:


Por fim, além das viagens, a rotina também permite efetuar prestações de contas avulsas.


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titleAlteração do viajante da prestação de contas

Na inclusão de uma Prestação de Contas Avulsa, existe a opção "Alt. Viajante" em que é possível alterar o participante da Prestação de Contas.

Como exemplo: 

Dois funcionários de uma empresa precisam fazer uma visita em um determinado cliente e um deles irá incluir a prestação de contas para o outro funcionário. 

Funcionário João : é quem irá incluir a prestação de contas para a Maria. Será o Substituto da Maria.

Funcionária Maria:  é quem terá a prestação de contas incluída pelo João. No seu cadastro de participante (APDA020), deverá ter configurado o usuário João como seu Substituto (RD0_USRPRE). 

Nesse caso, o usuário João deve acessar o sistema e na inclusão da Prestação de Contas Avulsa, deve efetuar a alteração do Viajante, informando o Participante: Maria . 

Dessa forma, o participante da  Prestação de Contas passará a ser a usuária Maria (FLF_PRESTA).  

Dica
titleDica

A contabilização da prestação de contas possui lançamentos específicos para a contabilização das despesas, sendo eles:

  • 8B3 - Item da Prestação de Contas/Despesa
  • 8B4 - Estorno do Item da Prestação de Contas/Despesa
  • 8B5 - Cabeçalho da Prestação de Contas*
  • 8B6 - Estorno do Cabeçalho da Prestação de Contas*

*Os totalizadores da prestação de contas são gravados na tabela FLF - Cabeçalho da Prestação de Contas

Para a contabilização off-line da prestação de contas: LP 8B3 e 8B5 - Contabilização da Prestação de Contas Off-line




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titleConferência de Serviços

A Conferência de Serviços nada mais é que o espelho da fatura de uma agência de viagens ou dos próprios fornecedores diretos (companhias aéreas, hotéis, locadoras de carros etc.).

Nesta rotina é possível selecionar os itens de viagens, seja por serviço ou considerando todos os tipos, para seleção e edição do pagamento enviado na fatura. Com os pedidos devidamente selecionados e os valores editados quando necessário, será gerado um pedido de compra, uma nota ou um título a pagar.

Informações
titleImportante
  • Quando uma viagem é remarcada, o pedido apenas é cancelado dentro da viagem, uma vez que muitos serviços incorrem taxas/custos de cancelamento ou remarcação. Por este motivo, tanto o remarcado quanto o ativo serão exibidos no pagamento.
  • Ao selecionar um pedido para conferência, é sugerido o valor do serviço cadastrado na viagem, mas é possível editá-lo para maior ou menor, sendo que esta última opção também permite finalizar o pagamento do item ou manter o saldo para conferências parciais.
  • Os percentuais das entidades de custo da viagem são proporcionalizados e carregados para o registro gerado da conferência.
Dica
titleDica

A contabilização do adiantamento é realizado pelo lançamento padrão de inclusão de título.

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