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A rotina de Fechamento Contábil irá facilitar os fechamentos de seu ambiente, esta funcionalidade permitira permitirá que você monitore o status das contabilizações vindas dos módulos que integram com a contabilidade no período desejado e , acompanhar o progresso de sua conciliação contábil, garantindo que os saldos dos contábeis estejam corretos, ao final do processo será possível bloquear os calendários e processos contábeis do período selecionado.
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02. PRIMEIROS PASSOS
02.1. REQUISITOS MÍNIMOS
02.1.1. CAMPOS UUID (MSUIDT)
No fechamento contábil, serão utilizados os campos do tipo UUID que também são utilizados pelo Conciliador Backoffice, se o seu ambiente ainda não possui os campos do tipo UUID nas tabelas a serem acompanhadas no fechamento, confira a documentação abaixo, siga o passo a passo e inclua os campos UUID nas tabelas pré-definidas no Conciliador nas configurações de conciliação padrão.
02.1.2. PROCEDURES
Para garantir a integridade dos seus saldos contábeis, utilizaremos as procedures 01 e 29. Portanto antes de acessar o Fechamento Contábil, acesse a rotina de Gestão de Procedures no menu do configurador e instale as procedures 01 (Reprocessamento Contábil) e 29 (Gravar as inconsistências de saldos na tabela QLJ).
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02.1.3. DICIONÁRIOS:
No fechamento utilizaremos as novas tabelas QLF, QLJ, QLK e QLI, confira se o dicionário de dados de seu ambiente já possuí essas tabelas antes de acessar o Fechamento Contábil.
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02.1.4. PORTA MULTI PROTOCOLO
Para a utilização do Fechamento Contábil, é necessária a ativação da porta multi protocolo no appserver.ini do seu ambiente Protheus.
- Na seção GENERAL, deve-se incluir a chave “App_Environment”, cujo valor deve ser o nome do ambiente que os serviços rodarão.
- Na seção DRIVERS, deve-se habilitar a porta multiprotocolo na chave “MultiProtocolPort” com o valor = 1.
- Por padrão a conexão SSL está ativa na porta multiprotocolo, os detalhes das configurações estão disponíveis na documentação Application Server - Porta Multiprotocolo. Para desabilitar a conexão por SSL é necessário informar a chave “MultiProtocolPortSecure = 0”
Para mais informações sobre essa configuração acesse a página Application Server - Porta Multiprotocolo.
Exemplo: 
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02.1.5. POSTGRESQL
Caso esteja utilizando banco de dados Postgres confira se sua fonte de dados ODBC está configurada corretamente conforme a documentação:
É necessário habilitar a chave chave MemoInQuery no DBAccess.ini
Essas configurações são essenciais para o correto funcionamento do Fechamento Contábil em ambientes que utilizam banco de dados PostgreSQL.
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02.2. CONFIGURAÇÃO DE SERVIDOR DE E-MAILS
O fechamento contábil possui uma etapa de conferência de integrações com a contabilidade, onde é possível ver o progresso de integração dos lançamentos contábeis e até mesmo a notificação notificar por e-mail dos os responsáveis pelas áreas quando há alguma pendência. Caso deseje utilizar esta funcionalidade, configure o servidor de e-mails para o correto funcionamento desta funcionalidade.
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Folder padrão para envio de e-mail:
02.3 FILIAIS
Para selecionar as filiais a serem utilizadas, confira a documentação detalhada abaixo de seleção de filiais no Fechamento Contábil.
Caso queira adicionar uma imagem ao e-mail enviado, basta incluir uma imagem em formato .bmp no diretório "Protheus_data/system/" de seu ambiente com o nome "fechamento" + código do Grupo Empresa utilizado no fechamento.
Por exemplo:
Em um ambiente onde o código de grupo empresa é "T1", a imagem deve estar nomeada como "fechamentoT1.bmp", conforme o exemplo abaixo:
Sugerimos que utilizem a imagem abaixo, salve-a em seu diretório /system/
Imagem padrão para envio de e-mail:
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03.
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DEFINIÇÕES DE FECHAMENTO
No menu de Definições de Fechamento, serão definidas os módulos e tabelas que integram com a contabilidade e serão acompanhados no processo de fechamento. As definições ficarão gravadas mas poderão ser alteradas quando necessário.
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03.
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1.
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SELEÇÃO DE MÓDULOS E TABELAS
Na primeira fase das definições de
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fechamento, serão selecionados os módulos e tabelas a serem monitorados durante o processo. Pode-se optar pela seleção do módulo inteiro ou das tabelas específicas pertencentes ao módulo.
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03.
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2.
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ATRIBUIÇÃO DE RESPONSÁVEIS
Na segunda fase serão definidos os responsáveis pelos módulos e tabelas selecionados na fase anterior. Os responsáveis poderão receber notificações por e-mail em caso de alguma pendência de contabilização dos registros da tabela de sua responsabilidade.
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É possível adicionar mais de um responsável por modulo/tabela.
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Ou um responsável especifico para cada tabela do módulo.
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03.3.
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MENSAGEM DE SINALIZAÇÃO PADRÃO
Na ultima fase de definição de fechamento, será definida a mensagem que será enviada aos responsáveis caso seja necessária uma notificação. Esta mensagem é apenas um modelo que pré definido pelo usuário que poderá ser alterada no momento de enviar a notificação.
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04. FECHAMENTO CONTÁBIL
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Após configurar suas definições, acessando a funcionalidade de Fechamento Contábil, será exibida a tela abaixo caso este seja seu primeiro fechamento com a ferramenta.
Caso você já possua fechamentos contábeis realizados com a ferramenta, será exibida uma tabela com a listagem dos fechamentos já realizados.
De qualquer forma, selecione a opção 'Iniciar Fechamento Contábil' para dar inicio ao processo.
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04.1.
PARÂMETROS DE FECHAMENTO
Na opção de Fechamento Contábil será iniciado o fechamento de acordo com as definições selecionadas anteriormente. Nesta fase serão informados a moeda e o período a ser fechado e a moeda.
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04.2. CONFERÊNCIA DE MOVIMENTAÇÕES
Na fase de conferência de movimentações será possível monitorar o progresso das contabilizações dos movimentos de tabelas selecionadas nas definições Definições de fechamento Fechamento, considerando o período de informado no passo anterior.
Os dados serão disponibilizados em um gráfico com três legendas:
- Integrados - Movimentos que já foram contabilizados.
- Faltam Integrar - Registros que ainda não foram contabilizados.
Desprezados - Registros que já passaram por contabilização mas não serão contabilizados por
alguma definição de lançamento padrão.
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conta da regra de lançamento padrão configurada.
Nota title Registros desprezados Para uma contabilização ser considerada desprezada, é necessário que exista um lançamento padrão configurado para esta movimentação e que a movimentação tenha passado por alguma contabilização (Online ou Offline).
Se houverem movimentações que não possuam uma configuração de lançamento padrão, serão considerados como 'Não contabilizados'.
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04.2.1. VER PENDÊNCIAS
Para ver com mais detalhes o que resta integrar com a contabilidade, é só clicar no botão 'Ver pendências' embaixo da tabela que deseja conferir. Será exibida uma lista com os registros que ainda não foram contabilizados.
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04.2.2. SINALIZAR ÁREAS COM PENDÊNCIA
O botão 'Sinalizar áreas com pendência' abre um modal para seleção das áreas que deverão ser notificadas junto da mensagem pré-definida de sinalização. A mensagem fica disponível para alteração, caso seja necessário.
Selecione os módulos que deverão receber a sinalização, se necessário .altere a mensagem e clique em enviar.
*Se e-mail configurado para receber o e-mail for o mesmo para mais de um módulo, ao selecionar um destes módulos, todos serão selecionados.
Exemplo de e-mail de sinalização recebido:
| Informações |
|---|
Para o correto funcionamento desta funcionalidade, é necessária a configuração de um servidor de e-mails por meio do Configurador. |
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04.3. CONCILIAÇÃO CONTÁBIL
A rotina de fechamento contábil é integrada com a rotina Conciliador Backoffice, neste passo do fechamento , será exibido o progresso das conciliações contábeis das tabelas selecionadas para serem monitoradas no processo de fechamento.
Os lançamentos contábeis conciliados receberão uma marca e caso sejam identificados lançamentos de integração sem conciliação, a rotina de fechamento ira alertar que a conciliação do período ainda está pendente.
possível acessar o conciliador sem a necessidade de sair da rotina de Fechamento. Para facilitar a navegação, o botão 'Acessar Conciliador' irá redirecionar o usuário para a rotina Conciliador Backoffice, para que as conciliações sejam realizadas.
Ao sair do Conciliador, o fluxo retorna para o fechamento contábil.
Se a conciliação contábil do período já estiver sido realizada, é só passar para a próxima etapa.
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04.4.
VERIFICAR SALDOS
É muito importante que os saldos contábeis estejam de acordo com as movimentações, portanto após conferir as conciliações o passo seguinte é verificar os saldos. Nesta etapa serão verificados se os saldos das entidades contábeis estão corretos.
Caso seja identificado alguma divergência, serão exibidas as divergências para que seus saldos sejam reprocessados.
Para corrigi-las é muito simples, basta clicar sem "Atualizar saldos agora' e apenas Apenas as entidades com divergência serão reprocessadas, não será necessário reprocessar todas as entidades.
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04.5. BLOQUEAR CALENDÁRIO
Para finalizar o fechamento, a ultima fase é a de bloqueio de calendário contábil, impedindo que novas movimentações sejam realizadas em um período que já foi fechado.
Nesta etapa serão exibidos os calendários contábeis referente ao período selecionado na primeira etapa do fechamento (Parâmetros de fechamento).
Para esta ação, é só selecionar o(s) calendário(s) e clicar em bloquear.
Após o bloqueio de calendário, o processo é finalizado.
. Neste passo o usuário terá duas opções, bloquear por processo ou bloquear por calendário.
04.5.1. POR PROCESSO
No modo de bloqueio por processo, serão listados todos os calendários por processo encontrados no período a ser fechado, que pertencem aos módulos que foram selecionados para monitorar nas definições de fechamento. Este modo de bloqueio é indicado para os usuários que desejam fechar cada modulo individualmente.
Para realizar o bloqueio, selecione os processos e clique no botão localizado na parte inferior da tela "Bloquear".
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04.5.2. POR CALENDÁRIO
No modo de bloqueio por calendário, serão listados todos os calendários contábeis encontrados no período a ser fechado. Este modo de bloqueio é indicado para os usuários que desejam bloquear todo período em uma única ação.
Para realizar o bloqueio, selecione os períodos que serão bloqueados e clique no botão localizado na parte inferior da tela "Bloquear".
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04.6. CONCLUSÃO DE FECHAMENTO CONTÁBIL
Após bloquear os calendários/processos, só resta finalizar o processo clicando em 'Avançar'.
Os dados dos fechamentos realizados ficarão salvos na tabela QLK.
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04.7. FECHAMENTOS REALIZADOS
Após a conclusão do primeiro fechamento contábil, ao acessar o menu Fechamento, a tela exibida será a tabela de fechamentos contábeis já realizados. O botão 'Iniciar fechamentos contábeis' será movido para a parte superior da tela.
A esquerda de cada linha da tabela há um ícone de expansão, ao clicar neste ícone serão exibidos os bloqueios de calendários e processos realizados no fechamento.
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05. TABELAS UTILIZADAS
- QLF - Definições de Fechamento Contábil
- QLK - Fechamentos Contábeis
- QLI - Registros não contabilizados
- QLJ - Registros com saldo divergente
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06. ASSUNTOS RELACIONADOS
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