Para realizar a publicação de um documento, clique no botão indicado na imagem abaixo. Nota: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa.
Clique em “Adicionar documentos”. Image Added
No modal aberto. informe os dados do Envelope a ser enviado para assinatura: Envelope: Nome do envelope a ser enviado. Salvar arquivos do desktop no ECM em: Informar em qual pasta o envelope deverá ser salvo no ECM do Fluig. Buscar documento no Meu computador: Permite o envio de Arquivos do próprio computador. Buscar documento no ECM: Permite o envio de Arquivos que estão no TOTVS Fluig - ECM.
Após a inclusão das informações, Clique em "Próxima Etapa" Image Added É permitido subir até 10 MB ou plano contratado de arquivos por envelope (conjunto de documentos).
Na tela exibida, informe os Destinatários: ABA - Destinatários: Desejo assinar o documento e enviar Se selecionada está opção, o documento será assinado automaticamente, podendo selecionar a opção de Assinatura Eletrônica ou Testemunha. Caso não participe da assinatura/validação do documento deixe a opção “Desejo assinar o documento e enviar” desmarcada.
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Definir ordem de assinaturas: Possibilita definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos. No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para a Karina, quando ele assinasse seria disparado o e-mail para o Gabriel e assim por diante. O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura.
Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada. Image Added Image Added
Solicitar assinatura manuscrita: Marcando essa opção o autor define como obrigatório o uso de assinaturas manuscritas e rubricas no documento. Image Added
Adicionar Destinatários:
Nota: Os usuários da plataforma TOTVS Fluig não são listados no campo de destinatários. Somente os contatos da sua agenda no TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) serão exibidos.
Selecione os usuários que assinarão o documento como assinante, testemunha ou validador, de acordo com a finalidade pretendida. - Assinantes: Usuários que assinarão eletronicamente via TOTVS Fluig Plataforma. Para assinar digitalmente, utilizando certificados A1/A3, o usuário deverá utilizar o PORTAL WEB TAE pelo link recebido no e-mail;
- Testemunhas: Usuários que irão testemunhar o documento.
- Validadores: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
- Observadores: Usuários que acompanharam o processo sem nenhuma ação sobre com o documento.
Nota: Quando um documento é enviado com a ação: ASSINAR, o destinatário poderá usar qualquer plataforma para assinar esse documento: App no TOTVS Fluig Plataforma, App "Minha Assinatura Eletrônica" disponível para Android e IOs ou via PORTAL WEB TAE. Caso o destinatário queira realizar a assinatura digital, utilizando certificado digital A1/A3, precisará realizá-la exclusivamente via portal web.
Formas de Inclusão: Novo destinatário, Contato da agenda e Grupo da agenda.
Novo Destinatário: Image Added
Informa os campos obrigatórios: EMAIL: e-mail para quem será enviado o documento para assinatura; AÇÃO: Informar qual ação deve ser tomada no Documento, sendo elas: Assinar, Validar, Testemunhar, Observar e Assinar com Certificado (A1 / A3). PAPEL NA ASSINATURA: Opção não é obrigatória: Informar qual o papel do assinante, com as opções: - como administrador
- como contratante
- como gestor
- para aprovar
*Entre outras opções
TIPO DE AUTENTICAÇÃO: Informe o tipo de Autenticação com as opções: - Login no Sistema (TAE): Será necessário efetuar o login no TAE.
- Envio do código por E-mail: Link do documento é enviado para o e-mail informado, com um código para acesso. Não é necessário login no TAE.
Se selecionado “Envio do código por E-mail” informe os campos abaixo: DADOS PARA AUTENTICAÇÃO VIA ENVIO DE CÓDIGO POR E-MAIL NOME COMPLETO: Nome de quem receberá o documento que será exibido na assinatura do documento TIPO DE IDENTIFICAÇÃO: Selecione o tipo de Identificação com as opções: - Brasil (CPF ou CNPJ): Informe no campo “DOCUMENTO DE IDENTIFICAÇÃO” os dados da documentação.
- Id Internacional: Informe no campo “DOCUMENTO DE IDENTIFICAÇÃO” os dados da documentação.
- Não Possui (Não Solicitar): Destinatário não possui ou não é necessário documentação.
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Contatos da agenda: Ao digitar são listados os e-mails dos usuários que você já enviou algum documento anteriormente e que já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE). Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TAE ou ainda não tenha realizado o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo destinatário e teclar “ENTER” para que ele seja inserido na lista. Então você poderá selecioná-lo como um assinante/validador/testemunha/observador.
Nota: Os usuários da plataforma TOTVS Fluig não são listados no campo de destinatários. Somente os contatos da sua agenda no TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) serão exibidos, conforme detalhado acima.
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Na tela apresentada, selecione o usuário da agenda que deverá efetuar a assinatura, depois clique em "Selecionar". Image Added
Editar contato Também é possível Editar a participação do usuário no processo, clicando no ícone "lápis": Image Added
Tela apresentada para edição: Nota: Todos os campos abaixo são editáveis.
Após alterações, clique em "Incluir" Image Added
Grupo da Agenda: Image Added
Na tela apresentada, selecione os grupos pré-cadastrados no TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) que devem assinar os documentos e em seguida clique em "Selecionar": Image Added
Editar Contato Também é possível Editar a participação do usuário no processo, clicando no ícone "lápis": Image Added
Na tela apresentada, é possível alterar as informações do grupo:
Nota: Os usuários da plataforma TOTVS Fluig não são listados no campo de destinatários. Somente os contatos da sua agenda no TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) serão exibidos, conforme detalhado acima.
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ABA - Anexos: O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento. Os anexos não são assinados, são documentos complementares. Exemplo: Foto de documentos, atas de reuniões, ou qualquer outro documento necessário. Nota: Os anexos não são assinados, são documentos complementares. Exemplo: Foto de documentos, atas de reuniões, ou qualquer outro documento necessário.
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Caso escolha Buscar documento no Meu computador o modal abaixo se abrirá. Image Added
Ao clicar na área vermelha escolha um documento e clique em “Abrir”. Image Added
Caso escolha Buscar documento ECM o modal abaixo se abrirá. Selecione o documento e clique em "Confirmar" Image Added
Após a inclusão o documento é listado abaixo:Image Added
É permitido subir até 10 MB ou plano contratado de arquivos por envelope (conjunto de documentos).
É possível realizar o download de cada anexo, excluir ou excluir todos. Image Added
Ao clicar em excluir será exibida uma janela de confirmação para a ação: Image Added
ABA - Opções: Data limite para assinaturas: Informe uma data de expiração para assinatura. Lembretes automáticos via e-mail: opções: - A cada 1 dia
- A cada 2 dias
- A cada 3 dias
- A cada 5 dias
- A cada 7 dias
- A cada 14 dias
Permitir rejeitar o Documento? Se selecionado, o destinatário poderá rejeitar a assinatura do documento. Personalizar e-mail: Assunto da Mensagem: Informar o assunto do e-mail enviado ao destinatário Corpo da Mensagem: Informar um texto para ser exibido no corpo do e-mail enviado ao destinatário. Essas opções serão usadas para personalizar o envio do e-mail de notificação de documento pendente para seus destinatários.
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Após efetuar as inclusões das informações, clique no botão "Enviar Documento": Image Added
Nessa nova tela você irá definir a forma de assinatura, quem serão os assinantes/validadores e a data de expiração caso tenha uma. Após o envio será exibida uma tela com as informações do envelope que foi enviado para assinatura, sendo possível efetuar a inclusão de novos destinatários e o envio da documentação novamente para assinatura: Image Added
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Ao clicar em "Fechar", o painel retornará à tela inicial, exibindo os documentos enviados anteriormente: Image Added
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