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Índice
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Hablando de Iniciar Solicitud...
Una vez que el proceso se ha modelado completamente y está liberado para su uso, los usuarios que tienen permiso pueden iniciar solicitudes del proceso.
Durante todo el período en que una solicitud está activa, dicha solicitud utilizará las actividades y flujos definidos en la versión en la que se crea, incluso cuando se liberen nuevas versiones.
El área de decisión muestra las opciones de actividades y usuarios disponibles para el movimiento de la solicitud.
El área de instrucciones muestra las instrucciones definidas para el proceso y para la actividad actual. Las instrucciones son informaciones con el objetivo de ayudar en la ejecución del proceso y de la actividad actual.
Cuando el mecanismo de asignación no puede encontrar un usuario que cumpla con los requisitos definidos para la actividad, se asigna al gestor del proceso.
Se puede transferir la actividad a otro usuario. Para ello se debe seleccionar la opción Transferir, que se muestra al activar la flecha ubicada del lado derecho de Enviar, y seleccionar el usuario que debe recibir la tarea. Hay casos en los que la opción Transferir no estará disponible, esto ocurre cuando se configuró en la actividad que ésta no debería permitir la transferencia.
En el caso de transferencia, no se cambia el plazo para la ejecución de la tarea.
Si el ejecutor de la actividad necesita realizar algún registro en la actividad (inclusión de adjuntos, cambios en los datos del formulario o inclusión de observaciones en la solicitud y no pretende mover la tarea a la siguiente actividad en este momento, se puede grabar la información utilizando el botón Guardar.
Cada solicitud que se inicia recibe una identificación numérica que la representa. Esta identificación numérica es común para todos los procesos creados en la plataforma.
En esta ventana también se puede definir un proceso como favorito y copiar su enlace que se dirige directamente a la apertura de la solicitud.
Inicialización rápida
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01. En el menú principal, activar Procesos.
02. Activar Iniciar solicitudes.
03. En Inicialización rápida, se pueden ver los últimos 5 procesos que se abrieron y desde ellos, facilitar la inicialización de una solicitud
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La inicialización rápida puede estar vacía cuando se abre por primera vez. Dado que los procesos solo se mostrarán en la inicialización rápida después de que se hayan iniciado. Después de ello, se contabilizarán los procesos y los 5 últimos a los que se accedió quedarán en lista. |
Iniciar solicitudes
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01. En el menú Procesos registrados se pueden visualizar todos los procesos registrados. Y además, marcar y visualizar los procesos favoritos, ubicar y seleccionar los procesos por categorías y subcategorías.
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Se puede buscar un proceso específico por medio del campo Buscar procesos, que se encuentra en el lado izquierdo de la pantalla. La búsqueda se puede realizar |
Ruta Básica
01. Seleccionar la función Iniciar Solicitud en el menú principal.
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El atajo para la función Iniciar Solicitudes está disponible en el menú principal a través del ícono Procesos. Para visualizar el manual de procedimientos de cómo Ejecutar Actividad, haga clic aquí |
02. Seleccionar la categoría del proceso y, a continuación, el proceso.
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Es posible encontrar un proceso específico mediante el campo "Buscar", ubicado en la parte superior izquierda de la ventana. La búsqueda puede realizarse por proceso, por la categoría o por la subcategoría a la que pertenece el proceso pertenece. |
03. En la solapa Formulario, se presentan los campos de la definición de formulario informada en la configuración del proceso. Complete los campos requeridos.
02. Al seleccionar un proceso que desea iniciar, es necesario completar la información solicitada.
03. Completar los datos del formulario, si existe.
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Los campos presentados en el formulario se definen son definidos previamente mediante por el recurso Definición de Formulario, que permite estandarizar el formato, la disponibilidad y los campos que se completarán deben completar en determinada actividad. En el caso de que el proceso no cuente con una definición de formulario relacionado al mismo, la solapa Formulario no se presentará. |
04. Activar la solapa Historial.
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La solapa Historial presenta el registro de todos los movimientos realizados en la solicitud, cuáles actividades se ejecutaron hasta el momento, el responsable y la fecha en la que se ejecutó cada actividad, así como las observaciones realizadas por cada usuario. Al iniciarse la solicitud de un proceso, la solapa Historial no se presentará. El historial sólo se presentará después del primer registro de movimientos para la solicitud en cuestión. |
05. En el caso de que fuera necesario realizar notas, ingresar a la solapa Notas.
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La solapa Notas permite que el usuario registre las notas de horas trabajadas en la ejecución de la actividad. En el caso de que la actividad no controle el esfuerzo por notas, no se presentará la solapa Notas. Para incluir una nota nueva, se debe informar la fecha y el tiempo gastado, y activar el botón Guardar. Para borrar una nota, basta activar el ícono de la papelera de reciclaje al lado del registro de la nota. |
06. Activar la solapa Observaciones.
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La solapa Observaciones permite que el usuario registre comentarios sobre la ejecución de la actividad. Estos comentarios se almacenarán en el historial de la solicitud. |
07. Activar la solapa Adjuntos.
Si desea, active la pestaña Detalles para ver más información sobre el proceso, su diagrama e instrucciones.
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El diagrama de flujo de un proceso facilita la identificación de la actividad actual y la verificación de los flujos de avance y retroceso posibles. |
05. Si desea, active la pestaña Complementos para introducir observaciones en la solicitud.
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Esta pestaña permite registrar comentarios sobre la realización de la actividad. Estos comentarios se almacenan en el historial de la solicitud. Sin embargo, cuando una solicitud de un proceso se está iniciando, no se muestra la información histórica en esta pestaña, solo después del primer registro de movimiento de la solicitud en cuestión. |
06. En el campo mostrado, introducir el comentario y activar Agregar complemento.
07. Si desea, active la pestaña Adjuntos para adjuntar documentos a la solicitud.
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Esta pestaña permite | ||
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La solapa adjuntos permite al usuario adjuntar a la solicitud cualquier tipo de documento existente en la plataforma o, o incluso subir , realizar el upload de nuevos archivos. También es posible puede eliminar adjuntos existentes o publicar en la plataforma los documentos adjuntados por medio de la función de subir. La ejecución de estas acciones depende de la definición de seguridad de los datos adjuntos configurada que se configura para el proceso. La Función Adjuntos en la Solicitud presenta informaciones detalladas sobre esta actividad. |
08. Activar la solapa Proceso.
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La solapa Proceso permite visualizar el gráfico del flujo de un proceso, facilitando la identificación de la actividad actual y la verificación de los flujos de avance y retorno posibles. |
09. En el área de Decisión, seleccionar una opción en el campo Enviar para actividad.
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08. Activar Cargar archivo para adjuntar un archivo por upload; o Buscar en el ECM para adjuntar un documento que ya está publicado en la plataforma.
09. Buscar el documento y confirmar.
10. Activar Enviar.
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Al activar Enviar la solicitud se creará y moverá a la próxima actividad, que fue elegida en el campo Próxima actividad. También es posible inicializar el proceso activando Guardar, que se muestra al activar la flecha ubicada en el lado de Enviar. Sin embargo, de esta manera se guardan las informaciones introducidas y la solicitud permanece en la actividad inicial y queda bajo la responsabilidad del usuario solicitante, siendo necesario acceder a la Central de tareas para moverla a la próxima actividad. |
11. En la ventana que aparece, definir la información solicitada.
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Próxima actividad | ||
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Las actividades existentes en el cuadro de selección son las actividades de avance o de retorno que están configuradas para la actividad en cuestión. |
10. En el área de Decisión, seleccionar una opción en el campo con el usuario.
Responsable | ||
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El usuario elegido será responsable por de la actividad elegida en el campo "Enviar para Próxima actividad". Existen Hay casos en los que esta opción no apareceráse muestra, esto sucede ocurre cuando la actividad elegida en el campo “Enviar para actividad” Próxima actividad tiene alguna condición de atribución asignación que no necesita seleccionar el usuario, como por ejemplo un mecanismo de atribución POOL asignación pool para Grupo grupo o Papelpara papel, o una actividad conjunta para todos los usuarios. Es posible también buscar al usuario deseado escribiendo su nombre en el campo Revisar. |
11. Activar Enviar.
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Haciendo clic en el botón “Enviar”, la solicitud se creará y se moverá a la próxima actividad elegida en el campo "Enviar para actividad". También es posible iniciar el proceso en el botón "Guardar". Sin embargo, de esta forma la solicitud permanece en la actividad inicial y queda bajo la responsabilidad del usuario solicitante. |
Hablando de Iniciar Solicitud...
Una vez que el proceso haya sido totalmente modelado y esté liberado para su utilización, los usuarios que tienen permiso pueden iniciar solicitudes del proceso.
Durante todo el período en que una solicitud esté activa, esta utilizará las actividades y flujos definidos en la versión en que se creó, también cuando versiones nuevas sean liberadas.
El área de decisión presenta las opciones de actividades y usuarios disponibles para movimiento de la solicitud.
El área de instrucciones presenta las instrucciones definidas para el proceso y para la actividad actual. Las instrucciones son informaciones con el objetivo de ayudar en la ejecución del proceso y de la actividad actual.
Para cada opción de actividad disponible la plataforma calcula la lista de usuarios válidos para la actividad, según el Mecanismo de Atribución definido para la misma. Si la actividad es conjunta, la plataforma permite que se seleccionen varios usuarios, utilizando la tecla Ctrl.
Cuando el mecanismo de atribución no consigue buscar un usuario que cubra los requisitos definidos para la actividad, esta pasa a incluirse al gestor del proceso.
Es posible transferir la actividad a otro usuario. Para esto se debe seleccionar la opción “Transferir” en el campo “Enviar para actividad” y seleccionar el usuario que debe recibir la tarea. Existen situaciones en que la opción “Transferir” no estará disponible, esto ocurre cuando se configura en la actividad que la misma debe inhibir la opción Transferir.
En caso de transferencia, la fecha límite para ejecución de la tarea no se modifica.
En caso de que el ejecutor de la actividad necesite realizar algún registro en la actividad (inclusión de adjuntos, modificación en los datos del formulario o inclusión de observaciones en la solicitud) y no pretende mover la tarea para la próxima actividad en ese momento, es posible grabar las informaciones utilizando el botón Guardar.
Cada solicitud iniciada recibe una identificación numérica que representa su referencia en la plataforma. Esta identificación numérica es común a todos los procesos creados en na plataforma.
Contraseña Anotaciones Repositorio Certificado |
12. Activar Enviar.
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Una vez enviado, el administrador o el usuario seleccionado recibirá una notificación por correo electrónico con las informaciones de esa solicitud, incluidos los complementos. De esta manera, no es posible enviar por correo electrónico únicamente los complementos de la solicitud. Recuerde que, para recibir notificaciones, es necesario configurar correctamente la recepción de la notificación por correo electrónico. |
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Luego de activar Enviar, el usuario podrá definir qué acción tomar. Las opciones disponibles se describen a continuación:
Al hacer clic en el número de la solicitud o en el enlace de Acceder a la solicitud, el usuario se redirigirá directamente a la solicitud. |
Copiar link del proceso
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01. En Procesos registrados, en la lista de categorías y subcategorías de procesos disponibles, buscar y seleccionar el proceso del que desea copiar el enlace que conduce a la apertura de solicitudes.
02. Activar el ícono enlace a la solicitud, que se encuentra del lado derecho del nombre del proceso.
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Al activar este ícono el enlace que conduce a la ventana de inicio de las solicitudes del proceso se copia al área de transferencia y se puede pegar en la ubicación deseada. |
Definir proceso como favorito
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01. En la lista de categorías y subcategorías de procesos disponibles, buscar y seleccionar el proceso que desea definir como favorito
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La definición de un proceso como favorito tiene como objetivo facilitar su ubicación para la posterior inicialización de solicitudes. |
02. Active el ícono que está representado por una estrella, que se encuentra del lado derecho del nombre del proceso.
03. El proceso quedará con el ícono de estrella en amarillo. Se podrá ver el proceso en el área de procesos favoritos.
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Para ver todos los procesos favoritos, solo debe activar el ítem Favoritos, que se encuentra del lado izquierdo de la pantalla. Se crea un filtro de todos los procesos marcados como favoritos y se muestra en la lista. |
Eliminar proceso de los favoritos
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01. En el área de procesos favoritos, buscar el proceso que desea eliminar de los favoritos.
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Para ver todos los procesos favoritos, solo debe activar el ítem Favoritos, que se encuentra del lado izquierdo de la pantalla. Se crea un filtro de todos los procesos marcados como favoritos y se muestra en la lista. |
02. Activar el ícono que está representado por una estrella, que se encuentra del lado derecho del nombre del proceso
03. El proceso se eliminará del área de procesos favoritos.
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Al activar este ícono, el proceso deja de mostrarse en el filtro de favoritos. |
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Esta documentación es válida a partir de la actualización 1.7.0 - Lake. Si utiliza una actualización anterior, la misma puede contener información diferente de la que usted ve en su plataforma. |
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