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O que é?
É a substituição dos livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes digitais.
Como funciona?
A partir do seu Sistema de contabilidade, a entidade gera um arquivo digital, no formato especificado no anexo único à Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil (RFB) nº 787/07.
Devido às peculiaridades das diversas legislações que tratam da matéria, este arquivo pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Digital – ECD, ou Escrituração Contábil em forma eletrônica.
Este arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo SPED.
Por meio do PVA, execute os seguintes passos:
- Validação do arquivo contendo a escrituração;
- Assinatura digital do livro pela(s) pessoa(s) que têm poderes para assinar, de acordo com os registros da Junta Comercial e pelo Contabilista;
- Geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta Comercial de sua jurisdição. Para geração do requerimento é indispensável, exceto para a Junta Comercial de Minas Gerais, informar a identificação do documento de arrecadação do preço da autenticação. Verifique na Junta Comercial de sua Jurisdição como obter a identificação.
Assinados a escrituração e o requerimento, transmita o arquivo ao SPED, assim que concluída, será fornecido um recibo. Imprima-o, pois ele contém informações importantes para a prática de atos posteriores.
Ao receber a ECD, o SPED extrai um resumo (Requerimento, Termo de Abertura e Termo de Encerramento) e o envia à Junta Comercial competente. Verifique, no órgão da sua jurisdição, como fazer o pagamento para autenticação.
Após a confirmação do pagamento a Junta Comercial analisa o Requerimento e o Livro Digital e desta análise podem haver três situações, com termo próprio:
- Autenticação do livro;
- Indeferimento;
- Sob exigência.
Para que um livro, colocado sob exigência pela Junta Comercial, possa ser autenticado, após sanada a irregularidade, reenvie-o ao SPED. Não é necessário novo pagamento pela autenticação. Gere o requerimento para substituição de livros não autenticados, colocados sob exigência. |
O PVA tem ainda a funcionalidade de Visualização da escrituração e Geração da recuperação de backup.
Autenticada a escrituração, adote as medidas necessárias para evitar a deterioração, extravio ou destruição do livro digital.
Ele é composto por dois arquivos principais: o livro digital e a autenticação (extensão aut).
Faça, também, cópia do arquivo do requerimento (extensão rqr) e do recibo de entrega (extensão rec).
Importante:
Todos os arquivos têm o mesmo nome, variando apenas a extensão.
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