Informações | |
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Esta rutina se ajustó para cumplir con la Ley General de Protección de Datos (Ley n° 13.709/2018), donde algunos campos que presentan informaciones consideradas como datos sensibles y/o personales, se ofuscarán y dejarán de ser legibles. |
La cotización es un método del proceso de compra que tiene como objetivo encontrar proveedores para productos y servicios identificados y formalizados por medio de solicitudes de compra.
Los proveedores envían propuestas de suministro para los productos y servicios solicitados informando precios, plazos, eventuales reajustes, condiciones de pago, tasas de financiación, etc. La empresa, por intermedio del comprador, negocia con estos proveedores para obtener la mejor condición de compra, es decir, aquella que es capaz de atender las expectativas del solicitante y de la empresa.
El proceso de compra se incluye por medio del análisis de la cotización, así , el comprador verifica todas las propuestas recibidas y opta por una que muestra las mejores condiciones para atender las solicitudes, transformándola en un contrato formal de compra por medio de un pedido o contrato.
Principales ventajas que consideran la utilización de la rutina Genera cotizaciones:
Optimización de tiempo y costos. Macroflujo del proceso
Solicitud de compras |
Genera cotizaciones |
Actualiza cotizaciones |
Analiza cotizaciones |
Pedido de compra |
Esta rutina permite generar cotizaciones con base en la Solicitud de compras considerando las informaciones relacionadas en las rutinas de Producto vs. Proveedor y Grupos vs. Proveedores. Esto porque al activar la rutina Genera cotizaciones aparece una ventana de Parámetros y, entre los campos presentados, está el ¿Utiliza vínculo? Si aquí se selecciona la opción Producto, se generarán cotizaciones para todos los proveedores que están vinculados al producto Producto vs. Proveedor. Al seleccionar la opción Grupo, se generan las cotizaciones para todos los proveedores relacionados al archivo de Grupos vs. Proveedores
Observación |
Las cotizaciones pueden ser generadas por más de un usuario simultáneamente. De esta manera, al marcar una solicitud de compras, esta no quedará disponible para los demás usuarios y se generan solamente las cotizaciones marcadas. Para utilizar este recurso, active el parámetro MV_MULTCOT con contenido igual a T.
Importante |
Durante la generación de la cotización, si el parámetro MV_ ENVCOT estuviera habilitado, el sistema consultará cada Proveedor relacionado con la cotización para encontrar su e-mail y enviar un mensaje que evidencia la necesidad de un cliente para los ítems presentados.
Ejemplo de envío de e-mail:
Encabezado:
· Datos del proveedor: Proveedor AAA.
· Datos del cliente: Cliente BBB.
· Mensaje solicitando cotización: Solicitamos la cotización de precios para los productos descritos, según el estándar establecido a continuación.
Ítems
· Ítem: 001
· Producto: 028.
· Descripción: Mouse.
· Cantidad: 2.
· Fch Necesidad: 20/03/2015.
Procedimientos
· ¿Filtra por fecha?: define si la generación de las cotizaciones se deben filtrar por fecha de emisión de la solicitud de compra. Presenta las opciones Sí y No.
· ¿Fch Emisión Inicial?: informe la fecha de emisión inicial para seleccionar las cotizaciones de compra. Esta información tiene validez solamente si el campo ¿Filtra por fecha? estuviera informado con la opción Sí.
· ¿Fch Emisión Final?: informe la fecha de emisión final para seleccionar las cotizaciones de compra. Esta información tiene validez solamente si el campo ¿Filtra por fecha? estuviera informado con la opción Sí.
· ¿Núm. días p/ validez?: informe el número de días que la cotización puede recibir propuestas de los proveedores. Ejemplo 10.
· ¿Filtra SC ya generada?: indica si las solicitudes de compra en proceso de cotización o cotizadas se deben presentar o aparecer en el browse.
· ¿Utiliza vínculo?: seleccione la opción que se debe considerar para obtener proveedores. Muestra las opciones Producto, Grupo y Ambos.
· ¿Imprime cotización?: permite definir si después de concluir la generación de las cotizaciones se debe imprimir el informe con las informaciones de este evento. Presenta las opciones Sí y No.
· ¿Tipo de cotización?: informe el mecanismo de cotización que se debe utilizar. Presenta las opciones:
Abierto | Permite cotizaciones de proveedores no solicitados previamente. |
Cerrado | No permite cotización de otros proveedores. |
· ¿De Solicitud?: informe la solicitud inicial.
· ¿A Solicitud?: informe la solicitud final.
· ¿Vínculo Producto vs. Proveedor?: el vínculo se considera mediante la selección de la opción Código Producto o Código referencia de cuadrícula.
· ¿De Centro de Costo?: informe el código del centro de costo inicial que se utilizará como filtro en la selección de las solicitudes de compra.
· ¿A Centro de costo?: informe el código del centro de costo final que se utilizará como filtro en la selección de las solicitudes de compra.
· ¿Copia Proveedores?: indica si debe copiar los proveedores seleccionados en el primer ítem para los demás productos sin considerar los vínculos de grupos y productos. Presenta las opciones Sí y No.
· ¿Al finalizar la cotización generar?: seleccione la opción deseada que puede resultar en un Pedido de Compra o Contrato.
Verifique las informaciones y confirme.
Aparece una pantalla de Administrador de Filtros. Aquí se pueden definir criterios y orden para visualizar las informaciones en la ventana de la rutina de Solicitudes. Ejemplo:
Ejemplo 1:
Incluir un filtro para mostrar las solicitudes de compras que presenten el campo Segunda UM (unidad de medida) igual a DOCENA. |
Ejemplo 2:
Incluir un filtro para mostrar las solicitudes de compras que presentan el campo Cantidad con valor menor o igual a 1000. |
4. Después de crear los filtros, haga clic en Grabar y, en la siguiente pantalla, haga clic en Aplicar filtros seleccionados.
5. Si no es necesario crear un Administrador de Filtros, haga clic en Anular.
6. Seleccione la(s) solicitud(es) de compras deseada(s) y haga clic en Genera Cotización.
7. Si el parámetro MV_SELFOR está configurado con la opción No, el sistema solamente genera la cotización de las solicitudes de compras. Si está con la opción Sí, aparece la pantalla de parámetros para poder configurar los siguientes campos:
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8. Confirme la configuración de los parámetros. Aparece una pantalla dividida en:
Producto | Descripción |
000001 | Teclado |
000002 | Mouse |
000003 | Monitor |
Grupo de productos
Agrupa los productos de acuerdo con sus grupos registrados.
Ejemplo:
Cód. Grupo | Descripción |
0000 | Sin grupo definido |
0001 | Material de oficina |
0002 | Material de informática |
Productos
Muestra los productos de manera agrupada considerando el Grupo de Productos al que este pertenece.
Ejemplo - Grupo Material de Oficina:
Producto | Descripción |
000001 | Lápiz |
000002 | Bolígrafo |
000003 | Papel |
Proveedores/Participantes
Trae a los proveedores de acuerdo con los criterios definidos para generar la cotización. Permite también, incluir de manera manual, los proveedores (que ya están registrados en el sistema) y los participantes (no registrados en el sistema tan solo informando sus datos como nombre, e-mail y teléfono).
En la pantalla llamada Seleccionar Proveedores para Cotización está disponible el ítem Otras Acciones con las opciones:
Copiar p/ Grupo: permite que los proveedores/participantes informados en un determinado producto se incluyan en otro producto. Las opciones disponibles para copia son:
Todos | Copia todos los participantes. |
Participante | Copia solamente el participante posicionado. |
Interrumpir | Anular el procedimiento |
Ejemplo 1
Antes de la copia:
PROD1 | PROD2 |
FORN1 | FORN1 |
FORN2 |
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FORN3 |
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Después de la copia, seleccionar la opción Todos. Los proveedores se incluyen en el PROD2.
PROD1 | PROD2 |
FORN1 | FORN1 |
FORN2 | FORN2 |
FORN3 | FORN3 |
Ejemplo 2
Antes de la copia:
PROD1 | PROD2 |
FORN1 | FORN1 |
FORN2 |
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FORN3 |
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Después de copiar, seleccione la opción Participantes posicionado en el FORN3. El proveedor se incluye en el PROD2.
PROD1 | PROD2 |
FORN1 | FORN1 |
FORN2 | FORN3 |
FORN3 |
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9. Haga clic en Confirmar para realizar el procedimiento de generar la cotización.
En la pantalla principal de la rutina Genera Cotizaciones, también están disponibles las opciones:
Compra Centralizada: permite la transferencia de solicitudes de compra de diversas sucursales para que el proceso de compra se realice en la sucursal centralizadora, así, a partir de la confirmación de este procedimiento, el proceso de compra se dirige a la sucursal centralizadora que resulta en un Pedido de Compra o un Contrato para poder entregar en la sucursal origen (solicitante).
Observación |
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Vea también
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