trueMecanismoMECHANISM

→ Grupo específico Specific group

trueCenário

Em um processo de Compra de equipamento eletrônico, como notebooks, monitores, mouse, teclado, fones de ouvido, dentre outros, apenas algumas pessoas da área de Infraestrutura têm autorização para solicitar a compra para a área de Compras da empresa. Ou seja, o colaborador que tem alguma necessidade de equipamento, deve, primeiramente, entrar em contato com a área de infraestrutura para notificá-los sobre sua necessidade. Eles analisarão se já possuem o equipamento solicitado ou se será necessário comprá-lo. Sendo necessário comprá-lo, as pessoas que exercem a função de gerenciar os equipamentos – compra, troca, controle de inventário, descarte etc. – da área de Infraestrutura podem abrir uma solicitação de compra do equipamento necessário.

SCENARIO

In an electronic equipment purchase process, such as laptops, monitors, mice, keyboards, headphones, among others, only a few people from the Infrastructure area are cleared to request purchases for the company's Purchasing area. That is, the employee who has a need for equipment must first contact the Infrastructure area to notify them of their need. They will analyze whether they already have the requested equipment or whether they will need to purchase it. If they need to purchase it, the people who manage the equipment – purchase, exchange, inventory control, disposal, etc. – in the Infrastructure area can open a purchase request for the equipment needed.

Thus, we can define the assignment mechanism for this step – process component – asDesta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente do processo – como:

→ This means that only people who manage the company's electronic equipment can open requests to the Purchasing area. Therefore, the assignment mechanism ensures that only authorized individuals with the needed information to decide whether to request a purchase can open requests, thus avoiding unnecessary purchases, conflicting information, outdated inventory, among other issues→ Significa que apenas as pessoas que exercem a função de gerenciar os equipamentos eletrônicos da empresa podem abrir solicitações para a área de Compras. Assim, o mecanismo de atribuição garante que apenas as pessoas autorizadas e que possuem as informações necessárias para decidirem se uma compra deve ser solicitada ou não abram solicitações, evitando assim, compras desnecessárias, informações desencontradas, inventário desatualizado, dentre outras questões.

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→ Por campo de formulário By form field

trueCenário

Em um processo de Aprovação de despesas, o solicitante preenche algumas informações, tais como o valor, a justificativa e a categoria da despesa. A aprovação dessa despesa varia de acordo com sua categoria (viagem, equipamento, marketing, contratação etc.), ou seja, dependendo da categoria, a aprovação precisa ser enviada para o gestor responsável por ela. Quando o solicitante escolhe a categoria, o campo Gestor responsável é automaticamente preenchido.

SCENARIO

In an expense approval process, the requester fills in some information, such as the amount, justification, and category of the expense. The approval of this expense varies according to its category (travel, equipment, marketing, hiring, etc.), meaning that depending on the category, you need to send the approval to the manager responsible for it. When the requester selects the category, the system automatically fills in the Responsible Manager field.

Thus, we can define the assignment mechanism for this step – process component – asDesta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente do processo – como:

→ This means that when the request goes to the Manager Approval step, the person responsible for it, who will receive the request, is the one entered in the Responsible Manager field of the form, which the system automatically fills in when you select the expense category. Thus, the assignment mechanism ensures that each request is directed straight to the responsible person, facilitating the management and approval of expenses and also avoiding the hassle of having to transfer the request to another person, for example→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação do gestor, a pessoa responsável por ela e que receberá a solicitação será a que foi informada no campo Gestor responsável do formulário, que foi preenchido automaticamente ao selecionar a categoria da despesa. Assim, o mecanismo de atribuição garante que cada solicitação seja direcionada diretamente à pessoa responsável, facilitando a gestão e a aprovação das despesas e, também, evitando transtornos de ter que transferir a solicitação para outra pessoa, por exemplo.

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→ Papel específico Specific role

trueCenário

Em um processo de Solicitação de abertura de vaga, somente os gestores das áreas podem abrir solicitações quando identificam a necessidade devido ao aumento de demanda, saída de um colaborador ou uma nova posição estratégica na equipe. Essa solicitação precisa passar por algumas aprovações, como o RH, diretores e gestores executivos.

SCENARIO

In a Job-Opening Request process, only area managers can open requests when they identify the need due to increased demand, the departure of an employee, or a new strategic position in the team. This request needs to go through some approvals, such as HR, directors, and executive managers.

Thus, we can define the assignment mechanism for this step – Process component – asDesta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente do processo – como:

→ This means that only those who hold the role of people management within the company's areas can open a job-opening request. Thus, the assignment mechanism ensures that only authorized individuals who have the necessary information to open a position can submit requests→ Significa que apenas quem exerce o papel de gestão de pessoas dentro das áreas da empresa pode abrir uma solicitação de abertura de vaga. Assim, o mecanismo de atribuição garante que apenas as pessoas autorizadas e que possuem as informações necessárias para a abertura de uma vaga abram solicitações.

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→ Grupo específico Specific group

trueCenário

Em um processo de Recompra de ações, é necessário que os membros do conselho da empresa estejam de acordo com a estratégia apresentada pela equipe executiva, bem como com o preço que será pago por cada ação e com a proposta de valor que essa decisão trará para a companhia. Sendo assim, uma das etapas do processo é a Aprovação do conselho.

SCENARIO
In a Share Buyback process, the members of the company's board need to agree with the strategy that the executive team presents, as well as with the price to be paid for each share and with the value proposition that this decision brings to the company. Therefore, one of the steps of the process is the Board Approval.

Thus, we can define the assignment mechanism for this step – Process component – asDesta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente do processo – como:

→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação do conselho, todas as pessoas do grupo Conselheiros verão a solicitação como pendente e ela poderá ser assumida por qualquer uma das pessoas. É necessário que 90% das pessoas do grupo assumam a etapa e tomem a mesma ação (aprovar) para que o consenso seja atingido e a solicitação siga adiante. Assim, o mecanismo de atribuição garante que a maioria dos conselheiros esteja ciente e de acordo com a proposta de recompra para que ela seja aplicada no mercado, evitando qualquer tipo de desencontro de informações ou mal-entendidosThis means that when the request goes to the Council Approval step, all members of the Advisors group see the request as pending, and any of the individuals can take it on. 90% of the group members need to take on the step and take the same action (approve) to reach the consensus and move the request forward. Thus, the assignment mechanism ensures that the majority of advisors are aware of and agree with the buyback proposal in order to apply it in the market, avoiding any type of information mismatch or misunderstandings.

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→ Por campo de formuláriotrueCenário

Em um processo de Aprovação de orçamento, é necessário informar alguns dados, dentre eles, o valor total do orçamento a ser aprovado. O responsável por aprovar esse orçamento varia de acordo com o valor, visto que existem alçadas de aprovação para o gestor, para o gestor executivo e para o diretor. Ao ser informado o valor no formulário, o campo Responsável pela aprovação é automaticamente preenchido e a etapa Aprovação deve ser enviada para essa pessoa.

By form field

trueSCENARIO
In a Budget Approval process, you need to provide some data, including the total amount of the budget to be approved. The person responsible for approving this budget varies in accordance with the amount, as there are approval limits for the manager, for the executive manager, and for the director. When you enter the amount in the form, the system automatically fills in the Person Responsible for Approval field, and you must send the Approval step to this person.

Thus, we can define the assignment mechanism for this step – process component – asDesta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente do processo – como:

→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação, a pessoa responsável por ela e que receberá a solicitação será a que foi informada no campo Responsável pela aprovação do formulário, que foi preenchido automaticamente ao informar o valor do orçamento a ser aprovado. Assim, o mecanismo de atribuição garante que cada solicitação seja direcionada diretamente à pessoa responsável, facilitando a gestão e a aprovação dos orçamentos e, também, evitando que os gestores recebam solicitações fora da sua alçada de aprovação e tenham que transferi-las para outro responsável.

→ This means that when the request goes to the Approval step, the person responsible for it and who receives the request is the one indicated in the Person Responsible for Approval field of the form, which the system automatically filled in when you entered the amount of the budget to be approved. Thus, the assignment mechanism ensures that each request goes directly to the responsible person, facilitating the management and approval of budgets, and also preventing managers from receiving requests outside their approval limits and having to transfer them to another responsible party.

A solicitação ficará parada na etapa. Se o processo possuir gestores, apenas eles poderão fazer alguma ação no lugar da pessoa específicaThe request gets stuck at that step. If the process has managers, only they are able to take action in place of the specific person.

Não. No momento não é possível definir mais de um grupo como responsável por uma etapa ou pela gestão de um processoNo. At the moment, you cannot define more than one group as responsible for a step or for the management of a process.

A solicitação ficará parada nessa etapa e ninguém conseguirá assumi-la, a menos que o processo possua gestores, pois eles conseguem assumir a solicitação. Por essa razão, é muito importante sempre revisar e atualizar os papéis para que eles representem a atual organização das funções dentro da empresaThe request gets stuck at that step, and no one is able to take it over unless the process has managers, as they can take over the request. For this reason, it is very important to always review and update the roles to ensure they represent the current organization of functions within the company.

SimYes, é possívelyou can. Porém, se o processo já possui uma versão publicada, essa alteração implicará em uma nova versão do processo. E, para que a alteração seja aplicada nas próximas solicitações abertas, é necessário publicar o processo novamente.

However, if the process already has a published version, this change results in a new version of the process. And, to apply for the change to the next open requests, you need to publish the process again.

There is no way to guarantee this. However, there are resources and best practices that can help prevent this from happening, such as:

• configuring the step to notify the responsible person: this way, when the request reaches the step, the system notifies the responsible person, who becomes aware that a task is pending under their responsibility;

• defining at least one manager for the process: this way, if the requester is not available at the moment the request reaches the step (for example, they are absent), the manager can take over or transfer the request to another person;

• always reviewing groups and roles: this ensures that they are always reflecting the current organization of the company, preventing requests from getting lost throughout the process

Não há como ter essa garantia. Porém, existem recursos e boas práticas que podem contribuir para que isso não aconteça, tais como:

• configurar a etapa para notificar o responsável: assim, quando a solicitação chegar na etapa, o responsável é notificado e fica ciente de que existe uma pendência sob sua responsabilidade;

• definir pelo menos um gestor para o processo: assim, caso o solicitante não esteja disponível no momento em que a solicitação chegar na etapa (está ausente, por exemplo), o gestor consegue assumir ou transferir a solicitação para outra pessoa;

• sempre revisar grupos e papéis: assim, garante-se que eles estejam sempre refletindo a atual organização da empresa, evitando que as solicitações se percam ao longo do processo.

Sim, é possível utilizar, mas não é recomendado. Etapas que lidam com dados confidenciais ou críticos devem ser encaminhadas para as pessoas autorizadas a ter acesso e a tomar alguma decisão com base nelesYes, you can use it, but we do not recommend it. Steps that deal with confidential or critical data should be directed to authorized individuals who have access and can make decisions based on them.

There are two situations that may occur in this scenario:

• When the form belongs to the process at issue; that is, it was created for that process: a message notifies that the assignment mechanism for a certain step does not have the specified form field and that you cannot publish the process containing this change in the form unless you change the mechanism. This happens because, when editing the process form, the system automatically generates a new version for both the form and the process, and you need to publish them in order to apply the changes to the next requests to be opened.

• When the form already existed and was only related to the process at issue: an inconsistency occurs when the responsible person tries to move the request from the previous step to the step that has the mechanism configured by form field, indicating that the person responsible for the next step could not be found, and that the request will not move

Existem duas situações que podem ocorrer nesse cenário:

• Quando o formulário pertence ao processo em questão, ou seja, foi criado para esse processo: uma mensagem informando que o mecanismo de atribuição de determinada etapa não possui o campo de formulário informado e não será possível publicar o processo contendo essa alteração no formulário, a menos que o mecanismo seja alterado. Isso ocorre, porque, ao editar o formulário do processo, automaticamente é gerada uma nova versão, tanto do formulário quanto do processo, sendo necessário publicá-las para que as alterações sejam aplicadas nas próximas solicitações que serão abertas.

• Quando o formulário já existia e foi apenas relacionado ao processo em questão: ocorrerá uma inconsistência quando o responsável tentar movimentar a solicitação da etapa anterior para a etapa que possui o mecanismo por campo de formulário configurado, informando que não foi possível encontrar o responsável pela próxima etapa e a solicitação não será movimentada.