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Imagem padrão para envio de e-mail:
02.3. FILIAIS
Para selecionar as filiais a serem utilizadas, confira a documentação detalhada abaixo de seleção de filiais no Fechamento Contábil.
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03. DEFINIÇÕES DE FECHAMENTO
No menu de Definições de Fechamento, serão definidas os módulos e tabelas que integram com a contabilidade e serão acompanhados no processo de fechamento. As definições ficarão gravadas mas poderão ser alteradas quando necessário.
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03.1. SELEÇÃO DE MÓDULOS E TABELAS
Na primeira fase das definições de fechamento, serão selecionados os módulos e tabelas a serem monitorados durante o processo. Pode-se optar pela seleção do módulo inteiro ou das tabelas específicas pertencentes ao módulo.
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03.2. ATRIBUIÇÃO DE RESPONSÁVEIS
Na segunda fase serão definidos os responsáveis pelos módulos e tabelas selecionados na fase anterior. Os responsáveis poderão receber notificações por e-mail em caso de alguma pendência de contabilização dos registros da tabela de sua responsabilidade.
É possível adicionar mais de um responsável por modulo/tabela.
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Ou um responsável especifico para cada tabela do módulo.
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03.3. MENSAGEM DE SINALIZAÇÃO PADRÃO
Na ultima fase de definição de fechamento, será definida a mensagem que será enviada aos responsáveis caso seja necessária uma notificação. Esta mensagem é apenas um modelo que pré definido pelo usuário que poderá ser alterada no momento de enviar a notificação.
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04. FECHAMENTO CONTÁBIL
Após configurar suas definições, acessando a funcionalidade de Fechamento Contábil, será exibida a tela abaixo caso este seja seu primeiro fechamento com a ferramenta.
Caso você já possua fechamentos contábeis realizados com a ferramenta, será exibida uma tabela com a listagem dos fechamentos já realizados.
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Na opção de Fechamento Contábil será iniciado o fechamento de acordo com as definições selecionadas anteriormente. Nesta fase serão informados a moeda e o período a ser fechado.
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04.2. CONFERÊNCIA DE MOVIMENTAÇÕES
Na fase de conferência de movimentações será possível monitorar o progresso das contabilizações dos movimentos de tabelas selecionadas nas Definições de Fechamento, considerando o período informado no passo anterior.
Os dados serão disponibilizados em um gráfico com três legendas:
- Integrados - Movimentos que já foram contabilizados.
- Faltam Integrar - Registros que ainda não foram contabilizados.
Desprezados - Registros que já passaram por contabilização mas não serão contabilizados por conta da regra de lançamento padrão configurada.
Nota title Registros desprezados Para uma contabilização ser considerada desprezada, é necessário que exista um lançamento padrão configurado para esta movimentação e que a movimentação tenha passado por alguma contabilização (Online ou Offline).
Se houverem movimentações que não possuam uma configuração de lançamento padrão, serão considerados como 'Não contabilizados'.
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Para ver com mais detalhes o que resta integrar com a contabilidade, é só clicar no botão 'Ver pendências' embaixo da tabela que deseja conferir. Será exibida uma lista com os registros que ainda não foram contabilizados.
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04.2.2. SINALIZAR ÁREAS COM PENDÊNCIA
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Selecione os módulos que deverão receber a sinalização, se necessário altere a mensagem e clique em enviar.
*Se e-mail configurado para receber o e-mail for o mesmo para mais de um módulo, ao selecionar um destes módulos, todos serão selecionados.
Exemplo de e-mail de sinalização recebido:
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A rotina de fechamento contábil é integrada com a rotina Conciliador Backoffice, neste passo do fechamento , será exibido o progresso das conciliações contábeis das tabelas selecionadas para serem monitoradas no processo de fechamento.
Os lançamentos contábeis conciliados receberão uma marca e caso sejam identificados lançamentos de integração sem conciliação, a rotina de fechamento ira alertar que a conciliação do período ainda está pendente.
possível acessar o conciliador sem a necessidade de sair da rotina de Fechamento. Para facilitar a navegação, o botão 'Acessar Conciliador' irá redirecionar o usuário para a rotina Conciliador Backoffice, para que as conciliações sejam realizadas.
Ao sair do Conciliador, o fluxo retorna para o fechamento contábil.
Se a conciliação contábil do período já estiver sido realizada, é só passar para a próxima etapa.
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04.4. VERIFICAR SALDOS
É muito importante que os saldos contábeis estejam de acordo com as movimentações, portanto após conferir as conciliações o passo seguinte é verificar os saldos. Nesta etapa serão verificados se os saldos das entidades contábeis estão corretos.
Caso seja identificado alguma divergência, serão exibidas as divergências para que seus saldos sejam reprocessados.
Para corrigi-las é muito simples, basta clicar sem "Atualizar saldos agora' e apenas as entidades com divergência serão reprocessadas, não será necessário reprocessar todas as entidades.
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04.5. BLOQUEAR CALENDÁRIO
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No modo de bloqueio por processo, serão listados todos os calendários por processo encontrados no período a ser fechado, que pertencem aos módulos que foram selecionados para monitorar nas definições de fechamento. Este modo de bloqueio é indicado para os usuários que desejam fechar cada modulo individualmente.
Para realizar o bloqueio, selecione os processos e clique no botão localizado na parte inferior da tela "Bloquear".
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04.5.2. POR CALENDÁRIO
No modo de bloqueio por calendário, serão listados todos os calendários contábeis encontrados no período a ser fechado. Este modo de bloqueio é indicado para os usuários que desejam bloquear todo período em uma única ação.
Para realizar o bloqueio, selecione os períodos que serão bloqueados e clique no botão localizado na parte inferior da tela "Bloquear".
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04.6. CONCLUSÃO DE FECHAMENTO CONTÁBIL
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Os dados dos fechamentos realizados ficarão salvos na tabela QLK.
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04.7. FECHAMENTOS REALIZADOS
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Após a conclusão do primeiro fechamento contábil, ao acessar o menu Fechamento, a tela exibida será a tabela de fechamentos contábeis já realizados. O botão 'Iniciar fechamentos contábeis' será movido para a parte superior da tela.
A esquerda de cada linha da tabela há um icone ícone de expansão, ao clicar neste ícone serão exibidos os bloqueios de calendários e processos realizados no fechamento.
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05. TABELAS UTILIZADAS
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