Linha Datasul

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changes.mady.by.user Jean Vieira

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Integração

...

entre CRM e Outlook

Visão Geral

...

da Função

Esta função é habilitada por intermédio do plugin do CRM para o Microsoft Outlook, e tem

...

Tem como objetivo principal permitir que sejam registrados no CRM os relacionamentos realizados com os clientes a partir do Microsoft Outlook.

Informações
titleImportante:

Este manual detalha as funcionalidades que ficam disponíveis no Microsoft Outlook

...

após a instalação do plugin do CRM.

Para instalar o plugin, confira em Cross Segmentos - Linha Datasul - CRMOUT - Como realizar a instalação do Plugin Outlook no CRM? e as informações de compatibilidade abaixo:

...

WindowsOutlookRelease
102016 (365) - (32/64 bits)12.1.19 ou superior.
102013 (32/64 bits)12.1.19 ou superior.
72016 (365) - (32/64 bits)12.1.19 ou superior.
72013 (32/64 bits)12.1.19 ou superior.

O Plugin possui duas versões para atender os ambientes TOTVS que possuem disponível o Datasul For THF (versão 2.0 do Plugin) e ambientes que não possuem esta arquitetura (versão 1.0 do Plugin).

Versão PluginRelease
2.0 (32/64 bits)12.1.27 ou superior.Ambientes com o Datasul For THF e utiliza comunicação REST, necessário ter o ambiente disponível com autenticação Basic Authentication.
1.0 (32/64 bits)12.1.19 ou superior.Ambientes JBoss sem o Datasul For THF e utiliza comunicação SOAP. 
Informações
titleImportante:

Vale ressaltar que há dois instaladores do plugin, um para o ambiente Microsoft 32 bits e outro para 64 bits. É importante verificar a versão correta para a instalação, conforme detalhado em Cross Segmentos - Linha Datasul - CRMOUT - Como realizar a instalação do Plugin Outlook no CRM?.

Acesse aqui para mais detalhes de como utilizar o Datasul For THF.

Pasta Página Inicial / Tela de Mensagem

...

> Pasta Mensagem

Objetivo da tela:

Através da pasta "Página Inicial", ficam disponíveis as ações que permitirão o usuário registrar o email Registrar o e-mail selecionado ou registrar o remetente do email e-mail selecionado como um lead no CRM.


Principais Campos e Parâmetros:

Campo:

Descrição:

Registrar E-mailQuando acionado permite salvar o e-mail no CRM em formato de histórico de ação para uma conta específica, a ser selecionada. É possível selecionar contas cujo o e-mail é um contato no CRM, bem como contas que não são contatos e foram sincronizadas pelo usuário no plugin.

Registrar e Enviar

Quando acionado permite enviar a mensagem para os destinatários selecionados e a salva

e Enviar

Esta opção está disponível juntamente a aba mensagem durante o processo e edição/visualização de um email.

Ao executar esta operação, o email será enviado para o(s) destinatário(s) e também será será armazenado no CRM em formato de histórico de relacionamento, para a conta que possui o email endereço de e-mail informado no destinatário.

Registrar Lead

Esta funcionalidade Quando acionado permite que o remetente do email selecionado seja registrado no CRM como um LEADlead.

Pasta

...

TOTVS CRM

Objetivo da tela:

A aba "Totvs CRM" possui os acessos para configurar Configurar a integração do complemento CRM outlook como 'TOTVS CRM Outlook' com o servidor de aplicação que possui o CRM.


Outras Ações/Ações Relacionadas:

Ação:

Descrição:

SincronizarSincronizar

Quando acionado possibilita sincronizar os relacionamentos de duas formas:

  • Parcial: Executa a sincronização apenas dos dados que estão pendentes de envio, tanto no sentido outllok Outlook > CRM quando quanto no sentido CRM > Outlook.;
  • Total: Executa a sincronização de dados como sendo a primeira sincronização, eliminando os dados existentes e realizando a carga completa de dados do servidor.

Configurar

Quando acionado exibe a tela Configuração - Totvs CRM, para que sejam definidas as preferências de recebimento no Outlook.

Painel CRM

Quando acionado exibe/oculta o Painel CRM.

Configuração -

...

TOTVS CRM

Objetivo da tela:

Através desta interface é possível definir Definir o usuário de integração, servidor e demais preferências que irão indicar indicarão quais dados serão recebidos no Outlook.

...

Outras Ações/Ações Relacionadas:

Ação:

Descrição:

Testar

Quando acionado , executa um teste de conexão, utilizando os dados de servidor, usuário e senha informadoinformados.


Principais Campos e Parâmetros

Campo:

Descrição:

ConexãoNesta sessão deverá ser fornecido os dados

Inserir as informações de conexão com o servidor que possui o CRM, para que seja possível receber os dados do usuário informado nos parâmetros

abaixo

dessa tela e retorná-los ao CRM quando for executada alguma ação no Outlook.


Exemplo:

  
  • Servidor:
  servidor
  •  servidor:porta;
  
  • Usuário: login_do_usuario;
  
  • Senha: senha_do_usuario.
Informações
titleImportante:

Devido a política de segurança, as senhas do produto TOTVS devem ser alteradas periodicamente. Quando a senha é alterada, ocorre a rejeição do servidor por motivo de senha inválida e a sincronização do plugin Outlook do CRM deixa de funcionar. Neste caso o plugin exibe uma tela de login para que a senha seja atualizada, não sendo necessário alterá-la na tela de configuração.


Contas

Assinalar os tipos de contas a serem sincronizadas.

PúblicoAssinalar quando deseja receber Quando assinalado o parâmetro 'Deve integrar os públicos do CRM?', indica que devem ser recebidos os públicos do CRM que estão habilitados para o Outlook.
GeralAssinalar para efetivar

Quando assinalado o parâmetro 'Ativar a integração com o TOTVS CRM' , indica que deve ser efetivado o envio e o recebimento de dados com o CRM.

Informações
titleImportante:

Este campo deve ser assinalado para possibilitar o uso das funcionalidades do plugin.

InstalaçãoExibe a identificação da instalação e a versão do plugin TOTVS CRM, facilitando a visualização das informações para o suporte ao produto.
Nota
titleNota:

São recebidas Será recebido no Outlook , apenas as contas que estiverem habilitadas para integrar com o Outlook, o mesmo vale para as contas que estão disponíveis no público.

Para habilitar, acessar a manutenção de contas, aba complemento e assinalar o campo "Integra Outlook".

...

As contas são habilitadas por meio do programa Manutenção de Contas, tela 'Detalhamento', pasta 'Complemento', parâmetro 'Integra Outlook'.

Painel TOTVS CRM - Pasta Contas

Objetivo da tela:Descreva

Listar todas as contas que o usuário configurado para sincronização de dados possui acesso.


Principais Campos e Parâmetros

Campo:

Descrição:

Nome

Descreva a regra de negócio dos principais campos e exemplos.

Contas

Detalhes

...

Inserir o nome da conta a ser localizada.

Contas

Exibe a razão social da conta que foi integrada com o TOTVS CRM.

Nota
titleNota:

Ao executar a ação de duplo clique sobre o nome da conta, é aberta a tela de novo e-mail, com o destinatário preenchido.

Detalhes

Exibe os detalhes da conta selecionada.

Nota
titleNota:

Os dados apresentados são enviados pelo CRM e não podem ser alterados no Outlook.

Painel TOTVS CRM - Pasta Tarefas

Objetivo da tela:Descreva

Visualizar e executar as tarefas que são de responsabilidade do usuário e que foram habilitadas para integrar com o Outlook.

Nota
titleNota:

A tarefa deve ser habilitada para a integração com o Outlook no momento de sua criação/edição, por meio do parâmetro 'Integra com Outlook' .



Principais Campos e Parâmetros:

Campo:

Descrição:

Futuras
Atrasadas
Hoje
Todas

Descreva a regra de negócio dos principais campos e exemplos.

Tarefas

DescriçãoDetalhes

...

Assinalar os filtros que permitem limitar os dados a serem visualizados:

  • Futuras: Lista as tarefas que possuem a data início maior que a data atual;
  • Hoje: Lista as tarefas que possuem a data início igual a hoje;
  • Atrasadas: Lista as tarefas que possuem a data inicial menor que a data atual;
  • Todas: Lista toda as tarefas disponíveis.

Tarefas

Exibe uma lista de tarefas baseada no filtro aplicado.

Nota
titleNota:
  • Ao executar a ação de duplo clique sobre o nome da tarefa, é aberta a tela para executar a tarefa.
  • Esta lista possui apenas as tarefas que ainda não foram executadas.
DescriçãoExibe o texto informado no momento de criação da tarefa.
Detalhes

Exibe os detalhes da tarefa, como ID do CRM, a conta a qual a tarefa está relacionada, a campanha e os demais dados.

Nota
titleNota:

Estas informações não podem ser alteradas no Outlook.

Painel TOTVS CRM - Pasta Públicos

Objetivo da tela:Descreva

Visualizar todos os públicos habilitados para integração com o Outlook.


Principais Campos e Parâmetros:

Campo:

Descrição:

Público

Descreva a regra de negócio dos principais campos e exemplos.

Públicos 

Contas

Inserir o nome do público a ser localizado.

Públicos 

Exibe uma lista dos públicos habilitados para serem enviados ao Outlook.

Nota
titleNota:
  • A data e a hora de criação ficam localizadas ao lado do nome do público correspondente;
  • Ao selecionar um público, a tabela de contas lista todas as contas referentes ao público;
  • Ao clicar duas vezes sobre o nome do público, é aberta a tela de novo e-mail com o público posicionado.
Contas

Exibe uma lista de todas as contas que estão presentes no público selecionado.

Nota
titleNota:

São exibidas apenas as contas que estão habilitadas a serem integradas ao Outlook.


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