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Índice
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Hablando de Visualizar Mis Tareas Bajo administración...
La opción Mis Tareas Bajo Gestión presenta todas las tareas de los procesos en los que el usuario es el gestor. De este modo, el usuario puede acompañar el curso de las tareas que está administrando.
Al mover una actividad como administrador, quedará registrado en el historial de la solicitud que la actividad fue ejecutada por el usuario gestor en nombre del usuario responsable.
Mis tareas bajo gerencia
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01. En
Ruta Básica
01. En el menú principal, activar seleccione Central de Tareas.
02. Activar la pestaña Mis Tareas Bajo Gestión Accionar mis tareas bajo administración.
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Esta pestaña sólo se muestra cuando el usuario autentica es | ||
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| La pestaña Mis Tareas Bajo Gestión sólo aparecerá para el usuario en caso de que sea gestor de algún proceso. Al acceder ,a ella se presentaránmuestran todas las tareas de los procesos bajo la administración del usuario. |
03. Seleccionar la tarea que desea administrar. Para abrirla, hacer clic sobre su código.
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Cuando el código de la solicitud está con color de fuente negro, indica que la actividad no tiene un plazo definido o no está retrasada. Y cuando está en color rojo, indica que la actividad está retrasada en relación al plazo previsto para su ejecución. |
04. Para completar el formulario, ingresar en la pestaña Formulario.
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Los campos presentados en el formulario se definen previamente mediante el recurso Definición de Formulario, el cual permite estandarizar el formato, la disponibilidad y los campos que se completarán en determinada actividad. En caso de que el proceso no cuente con una definición de formulario relacionada al mismo, no se presentará la pestaña Formulario. |
05. Para visualizar el historial de la solicitud, ingresar en la pestaña Historial.
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La solapa Historial presenta el registro de todos los movimientos realizados en la solicitud, qué actividades se ejecutaron hasta el momento, el responsable y la fecha en la que se ejecutó cada actividad, así como las observaciones realizadas por cada usuario. Al iniciarse la solicitud de un proceso, la pestaña Historial no se presentará. El historial sólo se presentará después del primer registro de movimiento para la solicitud en cuestión. |
06. De ser necesario realizar anotaciones, ingresar en la pestaña Anotaciones.
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La pestaña Anotaciones permite que el usuario registre las anotaciones de horas trabajadas en la ejecución de la actividad. En caso de que la actividad no controle el esfuerzo por anotaciones, no se presentará la pestaña Anotaciones. Para incluir una nueva anotación, se debe informar la fecha y el tiempo utilizado, y activar el botón Guardar. Para eliminar una anotación, basta activar el ícono de la papelera de reciclaje que está al lado del registro de la anotación. |
07. Para realizar observaciones en la ejecución de la actividad, acceder a la pestaña Observaciones.
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La pestaña Observaciones permite que el usuario registre comentarios sobre la ejecución de la actividad. Estos comentarios se almacenarán en el historial de la solicitud. |
08. Para agregar adjuntos a la solicitud, ingresar en la pestaña Adjuntos.
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La pestaña Adjuntos le permite al usuario adjuntar a la solicitud cualquier tipo de documento existente en la plataforma, o incluso subir nuevos archivos. También es posible eliminar adjuntos existentes o publicar en la plataforma los documentos adjuntados por medio de la función de subir. La ejecución de estas acciones depende de la definición de seguridad de adjuntos configurada para el proceso. Publicar Anexos presenta información detallada sobre esta actividad. |
09. Para visualizar el flujo, ingresar en la pestaña Proceso.
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La pestaña Proceso permite visualizar el gráfico del flujo de un proceso, permitiendo la identificación de la actividad actual y la verificación de los flujos de avance y retorno posibles. |
10. En el área de Decisión, seleccionar una opción en el campo Enviar para actividad.
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Las actividades existentes en el cuadro de selección son las actividades de avance o de retorno que se configuran para la actividad en cuestión. |
11. En el área de Decisión, seleccionar una opción en el campo con el usuario.
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El usuario elegido será responsable por la actividad elegida en el campo "Enviar para actividad". En algunos casos, esta opción no aparecerá, esto sucede cuando la actividad elegida en el campo “Enviar para actividad” tiene alguna condición de atribución por lo que no necesita seleccionar el usuario, como por ejemplo, un mecanismo de atribución POOL para Grupo o Papel, o una actividad conjunta para todos los usuarios. También es posible buscar el usuario deseado escribiendo su nombre en el campo Buscar. |
12. Activar Enviar.
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Haciendo clic en el botón Enviar, la solicitud se moverá a la próxima actividad elegida en el campo "Enviar para actividad". Al mover la actividad como gestor, se registrará en el historial de movimientos que la actividad fue ejecutada por el usuario gestor en nombre del usuario responsable. También es posible activar el botón Guardar, sin embargo, de esta forma, la solicitud permanece en la actividad actual, sólo guardando los datos informados. |
Hablando de Visualizar Mis Tareas Bajo Gestión...
La opción Mis Tareas Bajo Gestión presenta todas las tareas de los procesos en los que el usuario es el gestor. De este modo, el usuario puede acompañar el curso de las tareas que está administrando.
Al mover una actividad como administrador, quedará registrado en el historial de la solicitud que la actividad fue ejecutada por el usuario gestor en nombre del usuario responsable.
Ver las tareas que pertenecen a las solicitudes de procesos de las que el usuario autenticado es gestor.
Filtrar solicitudes bajo administración
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01. Haga clic en Filtro, en la barra de acción y elija el filtro deseado.
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Junto al campo Filtro, puede acceder a la configuración del filtro, como Agregar, Editar o Eliminar un filtro Todavía puede establecer uno como filtro predeterminado haciendo clic en el icono de estrella junto al filtro seleccionado, Más detalles sobre la configuración del filtro, acceda a la documentación de Filtros. |
Buscar solicitud bajo administración
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01. En la barra de acción, haga clic en Filtrar por solicitud. A través de él, será posible seleccionar una solicitud de los registros contenidos.
02. Seleccione una de las opciones de registro disponibles para ubicar las solicitudes.
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| Puede encontrar la solicitud por los datos de cualquiera de las columnas mostradas, es decir, por el número, descripción, solicitante, ubicación, responsable, identificador, fecha de apertura y plazo de finalización. |
03. Ingrese un valor o identificación en el campo de búsqueda junto al filtro de solicitud y haga clic en Actualizar para realizar la búsqueda.
Ver detalles de solicitud bajo administración
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01. En la lista de solicitudes, seleccione y abra la solicitud que desea ver.
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| Al abrir la solicitud es posible visualizar sus detalles, tales como el diagrama del proceso, el formulario, los anexos entre otros. Más información se puede obtener en Ver detalles de la solicitud. |
Cancelar solicitud
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01. En la lista de Mis tareas bajo administración, seleccione una de las solicitudes.
02. Al seleccionar y abrir la solicitud, en la flecha al lado del botón Enviar, seleccione la opción Cancelar solicitud.
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| Es posible cancelar una solicitud por medio del movimiento cuando sea el propio usuario que inició la solicitud o un gestor del proceso. |
Movimiento de solicitudes en bloque
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01. En la lista de solicitudes, seleccione las solicitudes que desea mover.
02. Accionar Movimiento en bloque, ubicado en la barra de acciones.
03. Las solicitudes se moverán todas de una sola vez para la próxima actividad.
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| Esta nueva función permite mover los procesos del mismo tipo / versión / actividad de una sola vez. |
Ejecutar tarea de solicitud bajo administración como administrador
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01. En la lista de solicitudes, accionar el código de la solicitud a la que se ejecutará la tarea.
02. En la pestaña Complementos, accionar Movimiento.
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| Al activar esta opción se muestra la ventana de ejecución de la tarea actual de la solicitud. Más información se puede obtener en Ejecutar tarea que se va a completar. Cuando el gestor ejecuta una tarea de la solicitud, en su historial se registra que la ejecución fue hecha por el gestor del proceso en nombre del usuario responsable. |
Exportar solicitudes bajo administración
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01. Accionar Exportar, ubicado en la barra de acciones.
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| Al activar esta opción se genera una hoja de cálculo que contiene todas las solicitudes que están bajo la dirección del usuario autenticado. |
Actualizar lista de solicitudes bajo administración
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01. Accionar Actualizar, ubicado en la barra de acciones.
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| Al activar esta opción, la lista de solicitudes que están bajo la administración del usuario autenticado se vuelve a cargar y actualizar. |
| Informações | ||
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| Esta documentación está válida a partir de la actualización 1.5.10. Si usted utiliza una actualización anterior, ésta puede contener informaciones diferentes de las que visualiza en su plataforma. |
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