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Comentário: Inclusão de Nota no Controle de versão

Índice

Índice
outlinetrue
exclude.*ndice
stylenone

 


Falando de propriedades do documento

...

...

O modo avançado de criação de documentos permite definir uma série de propriedades para eles, bem como critérios de aprovação e de segurança.

 

Caminho básico

 

01. Depois de acionar a opção Novo documento (avançado) no local desejado, inserir uma descrição que identifique o novo documento.

02. Na aba Arquivos de publicação, acionar Escolher arquivos – para selecionar um documento da estação de trabalho – ou Copiar arquivo do ECM – para selecionar um documento que já está publicado na plataforma.

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titleSaiba mais

Essa aba permite efetuar a transferência do documento a partir de uma estação de trabalho para a plataforma. Essa transferência é chamada de upload e é necessária porque, para que um documento seja publicado, ele deve inicialmente ser gravado na área destinada aos arquivos a serem publicados. Apesar de ser um diretório único determinado nos Parâmetros gerais, a plataforma cria automaticamente nesse diretório uma área de upload para cada usuário. Essa definição faz com que cada usuário visualize somente os documentos existentes na sua área de upload.

03. Localizar e selecionar o documento a ser publicado.

04. Se há mais de um arquivo, selecionar o arquivo que será o principal e assinalar quais serão seus anexos.

05. Se desejado, assinalar Limpar diretório de upload ao publicar.

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titleSaiba mais

Quando assinalado, determina que os arquivos que estão no diretório de upload serão excluídos ao concluir a publicação do documento.

06. Acionar a aba Informações gerais.

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titleSaiba mais

Essa aba permite definir as informações gerais do documento que está sendo publicado.

07. Inserir as informações solicitadas.

para cada documento. Confira o passo a passo para inclusão de documento por tipo: DocumentoDocumento externoArtigoRelatório ou Aplicativo.

Deck of Cards
historyfalse
idTipos
Card
defaulttrue
labelDocumento

Image Added

Card
labelDocumento externo

Image Added

Card
labelArtigo

Image Added

Card
labelRelatório

Image Added

Card
labelAplicativo

Image Added

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titleSaiba mais
As informações solicitadas são:



Comentário

...

Breve descrição com informações relevantes sobre o documento e seu conteúdo.

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
 
Estado
subtletrue
titleDocumento externo
 
Estado
subtletrue
titleArtigo
 
Estado
subtletrue
titleRelatório
 
Estado
subtletrue
titleAplicativo


Tags

...

Rótulos atribuídos ao documento para facilitar a busca

...

. As tags funcionam como palavras-chave e permitem etiquetar o documento de maneira mais informal e pessoal. É possível encontrar o documento por navegação ou na busca. Inserir com ou sem o caractere "#" para ativar o auto complete das tags no campo de tags. O auto complete exibe uma lista suspensa com as cinco tags mais utilizadas a partir dos caracteres digitados depois do caractere "#".

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
 
Estado
subtletrue
titleDocumento externo
 
Estado
subtletrue
titleArtigo
 
Estado
subtletrue
titleRelatório
 
Estado
subtletrue
titleAplicativo


Descrição versão/revisão

...

Descrição da atual versão/revisão do documento.

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
 
Estado
subtletrue
titleDocumento externo
 
Estado
subtletrue
titleArtigo
 
Estado
subtletrue
titleRelatório
 


Versão/revisão

...

Número da versão/revisão

...

do documento

...

. Este campo somente é habilitado na inclusão de um documento e quando o campo "Controle manual da versão inicial" do recurso Parâmetros

...

 no Painel de Controle está assinalado. Quando o campo do Painel de Controle não está assinalado, é automaticamente atribuída a versão/revisão "1.000" para o documento e não é possível alterá-la. O formato desse campo é numérico (999.999), sendo que os três primeiros números representam a versão e os três demais representam a revisão. Após a primeira publicação, a plataforma controla automaticamente a evolução de versões e revisões, não permitindo a alteração dos números. Ao selecionar este campo, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão/revisão.

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
 
Estado
subtletrue
titleDocumento externo
 
Estado
subtletrue
titleArtigo
 
Estado
subtletrue
titleRelatório
 


Controle de versão

...

Forma de controle de versão aplicada ao documento. As opções disponíveis são:

 Nova revisão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma revisão da versão atual do documento. É normalmente utilizada quando o documento possui uma pequena alteração. Ao escolher esta opção, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova revisão.

 Nova versão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma nova versão do documento. É normalmente utilizada quando o documento possui uma alteração grande de conteúdo. Ao escolher esta opção, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão.

 Manter versão: quando selecionada, determina que será mantida a versão atual do documento. É utilizado quando o documento atual não é mais válido e é necessário trocar todo o conteúdo corrente por um novo atualizado. Caso o documento necessite de aprovação, o conteúdo anterior do documento continua sendo exibido até que a nova versão/revisão seja aprovada. Essa opção somente é exibida quando não for assinalada a opção "Criar versão/revisão obrigatória" ao criar o documento.  Ao escolher opção “Manter revisão", faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data de criação da versão original possa ser mantida, sem que se crie uma nova versão do documento.

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
 
Estado
subtletrue
titleDocumento externo
 
Estado
subtletrue
titleArtigo
 
Estado
subtletrue
titleRelatório
 

Nota
titleImportante

Quando o documento estiver em check-out, os campos de Versão/Revisão e Controle de versão presentes na aba Informações gerais, serão bloqueados, com isso, não será permitido realizar a troca de versão. No entanto, será possível a troca de versão somente ao efetuar o check-in.


Criar versão/revisão obrigatória

...

Quando selecionado, determina que não é possível alterar o documento e manter a mesma versão/revisão, ou seja, somente é possível efetivar alterações criando uma nova versão ou revisão dele. Se na publicação do documento esse campo for assinalado, ele permanece desabilitado ao editar as propriedades do documento.

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
 
Estado
subtletrue
titleDocumento externo
 
Estado
subtletrue
titleArtigo
 
Estado
subtletrue
titleRelatório
  Para alterar esse campo e tornar o documento novamente alterável sem a necessidade de uma nova versão/revisão, é necessário realizar check-out.


Documento expira?

...

Quando assinalado, determina que o documento expirará na data informada no campo "Válido até". Caso contrário, o

...

documento não expirará e a data informada no campo "Válido até" não é considerada. Essa opção será exibida assinalada quando o campo "Documento expira?" – do recurso Parâmetros

...

do Painel de Controle – estiver assinalado. E a notificação será apresentada somente para o autor do documento. Image Added Assista ao vídeo

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
 
Estado
subtletrue
titleDocumento externo
 
Estado
subtletrue
titleArtigo
 
Estado
subtletrue
titleRelatório
 
Estado
subtletrue
titleAplicativo


Período de notificação de expiração

...

Para que a notificação seja emitida é necessário existir uma tarefa do tipo Expiração de documentos no agendador de tarefas.

Período de antecedência – em dias – a partir do qual a emissão de notificação de expiração do documento se iniciará. Se for inserido zero (0) será considerado o número de dias informado nos

...

Parâmetros do Painel de Controle. A notificação será apresentada para o autor do documento.

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
 
Estado
subtletrue
titleDocumento externo
 
Estado
subtletrue
titleArtigo
 
Estado
subtletrue
titleRelatório
 
Estado
subtletrue
titleAplicativo


...

Válido a partir de

...

Data a partir da qual o documento estará disponível para os usuários – de acordo com as permissões de acesso. Essa data permite ao autor do documento agendar sua visualização para os demais usuários da plataforma, pois ele somente será exibido a partir dessa data.

...

A data para publicação

...

não pode ser menor que a data corrente e a publicação futura não envia e-mail de notificação (aprovação, nova versão/revisão do documento etc.). Quando o documento é válido somente a partir de uma data futura, para o autor ele é identificado com o ícone Image Added, que representa que é um documento futuro. Veja a imagem.Image Added Veja a imagem

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
 
Estado
subtletrue
titleDocumento externo
 
Estado
subtletrue
titleArtigo
 
Estado
subtletrue
titleRelatório
 
Estado
subtletrue
titleAplicativo


Válido até

...

Data a partir da qual o documento será considerado como expirado quando a opção "Documento expira?" estiver assinalada. A data de expiração é sugerida considerando o campo "Dias expiração documentos" – do recurso Parâmetros

...

do Painel de Controle – quando ele tiver algum valor definido. Se o campo "Documento expira" desse recurso não estiver assinalado, essa data é desconsiderada. Quando o documento estiver expirado, ele será apresentado na cor vermelha e com o ícone Image Added. Veja a imagem.Image Added Veja a imagem

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
 
Estado
subtletrue
titleDocumento externo
 
Estado
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titleArtigo
 
Estado
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titleRelatório
 
Estado
subtletrue
titleAplicativo


Tipo de documento

...

Tipo ao qual o documento pertence.

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
 
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titleDocumento externo
 
Estado
subtletrue
titleArtigo
 
Estado
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titleRelatório
 
Estado
subtletrue
titleAplicativo


Assunto

...

Assunto ao qual o documento está relacionado. É possível digitar o assunto desejado, a partir dos assuntos configurados na tela de Assuntos.

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
 
Estado
subtletrue
titleDocumento externo
 
Estado
subtletrue
titleArtigo
 
Estado
subtletrue
titleRelatório
 
Estado
subtletrue
titleAplicativo


Utiliza visualizador interno?

...

Quando assinalado, determina que o documento será exibido no visualizador interno da plataforma. Por padrão esse campo é assinalado e os documentos são exibidos no visualizador interno. Esse campo somente é habilitado para alteração quando é definido que ele não deve ser herdado da pasta pai.

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
    


Marca d'água

...

Permite selecionar uma marca d'água conforme os registros configurados na tela de Marca d'água. Ao definir uma marca no documento, ela passa a ser obrigatória na visualização, no download e na impressão de cópia controlada do documento. É importante ressaltar que, para definir uma marca d'água é necessário habilitar o Visualizador Interno.

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
    


Tipo de ícone

...

Elemento gráfico para representar o documento. Quando não é escolhido o ícone, é associado um ícone padrão com base na extensão do arquivo. É possível incluir ícones personalizados, por meio do recurso Cadastro de ícones do Painel de controle. 

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
 
Estado
subtletrue
titleDocumento externo
 
Estado
subtletrue
titleArtigo
 
Estado
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titleRelatório
 
Estado
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titleAplicativo


Autor

...

Usuário autor do documento

...

.

Painel

Disponível em: 

Estado
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titleDocumento
 
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titleDocumento externo
 
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titleArtigo
 
Estado
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titleRelatório
 
Estado
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titleAplicativo


Publicador

...

Campo informativo, contendo o nome do usuário que realizou a publicação do documento. 

Painel

Disponível em: 

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titleDocumento
 
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titleDocumento externo
 
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titleArtigo
 
Estado
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titleRelatório
 
Estado
subtletrue
titleAplicativo


...

Idioma

...

Idioma ao qual o documento

...

está relacionado. O idioma é utilizado para indexar as informações do conteúdo e do documento. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo. Como padrão, é exibido o idioma determinado nas preferências do usuário. Se não estiver definido no perfil do usuário, é sugerido o idioma padrão definido nos Parâmetros

...

do Painel de Controle.

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
 
Estado
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titleDocumento externo
 
Estado
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titleArtigo
 
Estado
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titleRelatório
 
Estado
subtletrue
titleAplicativo


...

Notificar?

...

Quando assinalado, determina que os usuários que possuem o assunto relacionado ao documento como assunto de interesse serão notificados sobre a sua publicação e atualização. Se o assunto relacionado ao documento é um assunto obrigatório, todos os usuários ativos serão notificados, independente de terem ou não o assunto como interesse.

...

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
 
Estado
subtletrue
titleDocumento externo
 
Estado
subtletrue
titleArtigo
 
Estado
subtletrue
titleRelatório
 
Estado
subtletrue
titleAplicativo


Permite download e

...

impressão?

...

Quando assinalado, determina que o documento permite que sejam

...

efetuados download e impressão do seu conteúdo por usuários

...

que possuem permissão para isso, ou seja, a opção Download e impressão na aba Segurança do documento está assinalada para um usuário ou um grupo ao qual ele pertence.

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
    


Atualiza propriedades de cópia controlada?

...

Quando assinalado, efetua a atualização das informações nas propriedades do documento, necessárias para a impressão da cópia controlada do documento.

Utiliza visualizador interno?
Quando assinalado, determina que o documento será exibido no visualizador interno da plataforma. Por padrão esse campo é exibido assinalado e os documentos são exibidos no visualizador interno. Esse campo somente é habilitado para alteração quando é definido que ele não deve ser herdado da pasta pai.

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
   
Estado
subtletrue
titleRelatório
 


Campos customizados

...

Informações gerais de um documento. O cadastro desses campos é realizado no recurso Campos customizados do Painel de controle.

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento
 


URL

...

URL para a qual o usuário será direcionando quando acessar esse documento externo. 

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleDocumento externo
   


Aplicativo

...

Aplicativo que será publicado na navegação de documento e que foi previamente cadastrado em Aplicativos.

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleAplicativo


Parâmetros

...

Caminho e nome do programa do aplicativo a ser executado.

Painel

Disponível em: 

Estado
subtletrue
titleAplicativo

08. Acionar Adicionar campo, localizado no quadro Campos customizados da aba Informações gerais para inserir campos personalizados para o documento, se desejado.

09. Selecionar o campo que será relacionado ao documento.

10. Acionar Selecionar.

11. Acionar a aba Documentos relacionados

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titleSaiba mais

Essa aba permite relacionar um documento já publicado na plataforma ao documento que está sendo publicado.

12. Acionar Adicionar.

13. Localizar e selecionar o documento a ser relacionado ao documento que está sendo publicado.

14. Acionar Confirmar.

15. Acionar a aba Aprovação.

Expandir
titleSaiba mais

Essa aba somente é exibida se a pasta na qual o documento está sendo criado não possuir critérios de aprovação.

16. Definir os critérios de aprovação para o documento.

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titleSaiba mais

Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento.

17. Acionar a aba Segurança.

18. Definir os critérios de segurança para o documento.

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titleSaiba mais

Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento.

19. Acionar Confirmar.

...



Informações
titleFique atento!

Esta documentação é válida a partir da atualização 1.57.100 - Lake. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.

 

...