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Com a finalidade de controlar os gastos de material extraPedido Extra, ou seja, material Pedido além do planejado, foi criado o processo de Pedido de Material Extra, onde são controladas todas as movimentações de pedidos, autorização do pedido, quantidade pedida para determinada tarefa e principalmente as pessoas envolvidas no processo.

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Para realização do processo, toda a

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parametrização da integração da Requisição

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do TOTVS Obras e Projetos com o Gestão de Estoque Compras e Faturamento deverá ser realizada anteriormente, inclusive a integração de movimentos e inclusão de locais de estoque.

No Pedido Extra é possível definir a utilização do Preço Orçado:

Utiliza preço orçado: Este campo indica se o pedido usará o preço orçado no envio para suprimentos. (Geração do movimento)
Calculo do preço orçado: 
O preço será recuperado do insumo respeitando o parâmetro de vigência de preço. (Será utilizado o campo Valor com Leis).

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 Caso não seja possível recuperar o preço do Insumo o preço será recuperado do produto.
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Informações
titlePreço Calculado

Para utilização do preço orçado é importante que o preço do insumo esteja calculado.

Também é possível definir a possibilidade de alteração de preço nos itens que não possuem insumo, ou seja realizar a definição do preço orçado no momento da inclusão do item.

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Para ativar

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a integração com o Gestão de Estoque Compras e Faturamento

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, seguir os passos:

  • Acessar os Parâmetros do Projeto | Integração | Integração CRM |

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  • Pedido Extra

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  • ;
  • Informar os campos;
  • Para

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  • cadastro do Grupo de Atendimento

...

  • no CRM, acessar CRM |

...

  • Workflow |

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  • Grupos;
  • Para

...

  • cadastro do Tipo de Atendimento

...

  • no CRM, acessar CRM |

...

  • Workflow | Tipo de Atendimento

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  • ;
  • Para cadastro do parâmetro do tipo de atendimento, acessar Anexos | Parâmetros do Tipo de Atendimento

...

  • ;
  • Para

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  • cadastro de Etapas do tipo de atendimento, acessar Anexos |

...

  • Etapas;
  • Para

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  • cadastro do Fluxo das etapas do tipo de atendimento, acessar Anexos | Fluxo de

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Informações

Obs. Parâmetros associados ao tipo de Atendimento.

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  • Etapas.

Para configuração de usuários no CRM, acessar o menu Atendentes

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, cadastrar um atendente e associar o usuário ao mesmo.

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Esse processo deve ser realizado tanto para o usuário aprovador quanto para o usuário não aprovador.

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O atendente inicial deverá estar vinculado ao aprovador e o grupo deve ser um grupo para o qual esse mesmo atendente esteja vinculado.

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Para envio de e-mail ao usuário aprovador, acessar CRM | Ambiente | Parâmetros Globais.
Configurar os dados do e-mail do usuário remetente, para que ao ser enviado o

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Pedido Extra para aprovação, o usuário aprovador receba um e-mail de aviso desde que o mesmo possua um e-mail devidamente cadastrado no cadastro de atendentes. 

Processo do Pedido de Material Extra
Inclusão e Acesso
Para acesso à funcionalidade, acessar Projeto/Opções->>Geração Para incluir um Pedido Extra no TOTVS Obras e Projetos, basta acessar a funcionalidade através do Menu Planejamento | Geração de Pedido Extra.
Com a tela Pedido de Material Extra aberta, acionar o botão "Incluir" para inclusão de um novo pedido.e informar os campos.

Os itens são incluídos através do anexo | Item de Pedido Extra, acionar o botão "Incluir", preencher os campos necessários e "salvar".

Após incluir os itens, é necessário enviar o pedido para aprovação, através do processo "Enviar Pedido Extra para Aprovação" e em seguida o Sistema deverá Criação e Definição de Regras para o Pedido
Para Criação do Pedido, com a tela de novo pedido aberta, Configurar: Opcional(Utiliza Preço Orçado, Tipo do Movimento, Local de Estoque(o campo ficará visível, somente se parametrizado, caso contrário, o campo não aparecerá)). Obrigatório: Tipo de Geração, e acionar "Salvar".Inclusão de Itens
Na aba Item de Pedido de Material Extra, acionar botão "Novo", selecionar a tarefa, a datade entrega do produto, o produto, a quantidade, se existir contrato de material vinculado ao produto, selecionar o contrato, e um motivo de pedido extra através de uma lista de motivos cadastrados, com opção de detalhamento do motivo por item, após inclusão de todos os itens, acionar o botão "salvar".
Envio do Pedido para Aprovação e Aprovação Automática
Para Envio do Pedido, acessar a tela de Pedido material extra, selecionar o pedido para aprovação e acionar Processos->>Enviar Pedido Extra para Aprovação, em seguida o Sistema deverá emitir mensagem de sucesso e alterar o status do pedido para: "Em Aprovação".

Aprovação Automática: Para itens que forem para uma tarefa de valor cotado e esta tarefa ainda possuir saldo e para os itens que forem de contrato e o mesmo ainda possuir saldo, o pedido será aprovado automaticamente.

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Algumas opções podem ser parametrizadas, através dos Parâmetros do Projeto | Integração | Suprimentos / Faturamento | Geral:

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  • Utilizar Fluxo de Aprovação para Pedido Extra

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  • Se o parâmetro estiver desmarcado, o

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  • Pedido Extra deverá ser criado com status de aprovado (Processo de aprovação deverá ficar desabilitado) e deverá permitir o processo de Gerar Movimento.

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  •  Se o parâmetro estiver marcado, o

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  • Pedido Extra deverá passar pelo processo de aprovação antes do processo de gerar movimento (Não será possível o Processo de gerar movimento antes da aprovação finalizada).

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  • Permitir Aprovação de Pedido Extra através de Senha

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  • Se o parâmetro estiver marcado, o usuário não aprovador poderá realizar o processo de aprovação através

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  • do Login e Senha do Aprovador.
    O usuário sem permissão terá acesso ao processo de Aprovação, desde que o mesmo possua o Login e Senha do aprovador.

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  • Neste caso, ao acessar a lista de pedidos ou itens do pedido, acionar o processo de aprovação, em seguida o sistema emitirá uma tela para Login e Senha do usuário aprovador, após realizar o login corretamente, o pedido ou item terá passado pelo processo de aprovação escolhido pelo usuário.

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  • Aprovar Tarefa Valor Cotado pelo Saldo: Se o parâmetro estiver marcado, o pedido será aprovado automaticamente apenas se existir saldo de verba para tarefa do Pedido Extra. Caso o parâmetro esteja desmarcado, sempre será solicitado a aprovação do Pedido Extra.
  • Permitir Motivo de Pedido Extra Vazio: Com esse parâmetro selecionado, o usuário poderá deixar sem preenchimento o motivo do pedido extra.

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Não serão permitidas alterações no Pedido

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Extra que já foi enviado para Aprovação.

Aprovação do Pedido no Totvs TOTVS Obras e Projetos1 -

Quando um pedido possuir itens e somente um for analisado e aprovado o sistema exibirá mensagem informando que os demais estão pendentes.


Exemplo:

Início do processo [Finalizar Aprovação de Pedido Extra]

Pedido 0000002 possui os itens (5,6) não analisados.

Fim do Processo [Finalizar Aprovação de Pedido Extra]


Para realizar a aprovação, estão disponíveis as seguintes opções:

  • Aprovação do pedido como um todo

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  • Selecionar o pedido e acionar Processos

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  • | Aprovar Pedido Extra, ou Menu de atalho (Aprovar Pedido Extra), ou abrir o pedido no modo de edição e acionar botão "Aprovar", o sistema emite mensagem de sucesso, altera o status do pedido para: "Aprovação Finalizada", salva a data e o nome do aprovador e habilita os botões do processo Gerar Movimento.

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  • Reprovação do pedido como um todo

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  • Selecionar o pedido e acionar

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  • processos | Reprovar Pedido Extra, ou Menu de atalho (Reprovar Pedido Extra), ou abrir o pedido no modo de edição e acionar botão "Reprovar" , o sistema

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  • emite mensagem de sucesso, altera o status do pedido para: "Aprovação Finalizada" e salva a data e o nome do aprovador.

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  • Aprovação Item a Item

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  • Selecionar o pedido com status pendente

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  • e acionar o processo de aprovação desejado na barra de tarefas ou acessar cada item no modo de edição, acionar os botões: "Aprovar" para aprovação total, para aprovação parcial, acionar "Aprovação Parcial" e indicar a quantidade que deseja aprovar, para reprovação do item, acionar "Reprovar", ou acionar "Em analise" para que o item fique em analise, caso queira realizar o processo de aprovação posteriormente.

Caso desejar relatar a justificativa pela ação tomada, preencher o campo, após todos os itens analisados e realização do processo de aprovação, finalizar o processo em: Finalizar Aprovação, em seguida o sistema altera o status do pedido para: "Aprovação Finalizada".


Envio do Pedido Extra

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É possível enviar o Pedido Extra através das opções:

  • Gerar 1 Movimento: Selecionar o pedido na visão de Geração de Pedido Extra, após selecionar o pedido, clique no

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  • botão Gerar 1 Movimento ou Processos | Gerar

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  • 1 Movimento.
    Através deste processo, o

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  • Pedido Extra se tornará em apenas um pedido do Gestão de Estoque Compras e Faturamento. Se as obras tiverem locais de estoque diferentes, será gerado um movimento para cada obra. A data de entrega do movimento será a data de início do primeiro período previsto.
    Após o processo, o sistema altera o status do pedido extra para "Enviado ".

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  • Geração de Movimentos para o Protheus com Controle de Status - Integração (EAI 2.0)

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  • Apesar de estar no mesmo processo, a geração do movimento foi separada internamente do processo de integração. Assim, caso haja erros de integração, os movimentos e consequentemente todos os cálculos efetuados continuam salvos na base e passíveis de serem reenviados para o sistema integrado.
    Para esse controle, foi acrescentado um novo status no Fluxo dos Pedidos para que o usuário final visualize os movimentos pendentes de integração. Ou seja, caso sejam gerados movimentos no RM e algum desses não seja integrado corretamente, o usuário final deverá somente ajustar a inconsistência e reenviar o movimento para integração.
    Enquanto esse movimento não for corrigido e reenviado pelo usuário, este ficará com o status: 

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  • "Em Suprimento/Faturamento com Movimentos não Integrados"

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  • .

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  • Gerar Movimento por Data

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  • Selecionar o pedido na visão de Pedido Extra, após selecionar o pedido, clique no botão Gerar movimento por Data ou Processos | Gerar Movimento por Data.
    Através desse processo, serão gerados N movimentos de acordo com os períodos planejados, onde para cada período o sistema criará um movimento correspondente no Gestão de Estoque Compras e Faturamento,
    A data de entrega dos itens será a data correspondente ao inicio de cada período.

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Em ambas as gerações de movimentos, será gerado um movimento por cada local de estoque e filial.

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As quantidades dos produtos a serem enviadas ao faturamento, serão sempre as quantidades aprovadas.

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Os produto reprovados não serão enviados ao faturamento.

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No momento de enviar o pedido para o Suprimento/Faturamento gerando apenas um movimento ou gerando movimento por data, será

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possível informar manualmente o fator de conversão para insumos

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específicos, a fim de chegar-se o mais próximo possível da quantidade real necessária do insumo na etapa corrente do projeto. Para

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isso, basta acessar o TOTVS Obras e Projetos | menu Orçamento |

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Insumos | Cadastros | pasta Identificação e marcar o parâmetro "Fator de Conversão Variável".

Edição de Pedido Extra

Para editar um pedido de material extra, basta clicar no pedido desejado e realizar a edição dos campos habilitados.

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Copiar Pedido Extra:

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  • Na tela do processo terá um loopkup para o Projeto, esse campo será preenchido com o Projeto atual e o cliente pode alterar.
  • Na tela vai ter um campo de Local de estoque que virá com o local de estoque do pedido atual. Se trocar de projeto tem que validar se o novo projeto tem esse local de estoque
  • Na final do processo, se não tiver a tarefa com o mesmo código vai logar a informação e não copiar o item
  • No final do processo se não tiver o motivo, vai copiar o motivo para o projeto de destino.
  • O objeto de contrato associado ao item será copiado apenas se o projeto de destino for o mesmo do projeto de origem.
  • O preço orçado dos itens será o mesmo do pedido de origem.

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Exclusão de

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Pedido Extra

Para a execução do processo, acessar a lista de

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Pedidos Extra, selecionar o item ou o pedido que deseja excluir e acionar o botão "Excluir".

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Não será permitida a exclusão de um item pertencente a um pedido, cuja quantidade de itens do pedido seja = 1.

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Não será permitida a exclusão de um item ou do pedido cujos movimentos já foram processados pelo Gestão de Estoque Compras e Faturamento.

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Para

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os movimentos com status "Em Suprimento/Faturamento com Movimentos não Integrados", a exclusão dos movimentos continuam de forma transparente para o usuário, não importando se o movimento já está Integrado ou com status de "Em Suprimento/Faturamento com Movimentos não Integrados", basta executar o processo de "Excluir Movimentos" para que esse movimento seja excluído e o pedido possa sofrer alterações novamente.
Caso a exclusão do movimento não ocorra por inconsistências de integração, seguirá o mesmo fluxo de status apresentado anteriormente.


Image AddedInformações Complementares

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Campos Complementares do Pedido de Material Extra

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Aprovação via FLUIG de Pedido Extra 

Rastreabilidade 

Gerar Workflow de Aprovação

Cancelar Workflow de Aprovação